البحث في الموقع

جرّب أن تنظر إلى فريق عملك عن قرب، وستجده يضم أشخاصًا موهوبين وأذكياء ومنتجين معظم الوقت، لكن لابد أن يمر وقت على هذا الفريق المنتج، ليواجه أمورًا كثيرةً وضغوطًا في العمل، الأمر الذي سيؤثر سلبًا على إنتاجية الفريق. والحقيقة أن ذلك يحدث لعدة أسباب، سواء كان ذلك بسبب الافتقار إلى الحافز، أو انخفاض الروح المعنوية، أو المشكلات الشخصية التي تؤثر على الإنتاجية والعمل. وبالنسبة لك بصفتك مديرًا، فيجب أن تعرف السبب الحقيقي وراء تلك المشكلات حتى تجد الحلول المناسبة وتعيد فريقك إلى الطريق الصحيح، لكنك قد تتساءل عن الطريقة الأفضل لتطبيق ذلك، ونوعية الاستراتيجيات التي يجب اتباعها لتحسين إنتاجية فريقك. لذلك إليك مجموعةً من الأفكار التي ستساعدك على زيادة إنتاجية فريق عملك. ما هي إنتاجية فريق العمل؟ تُعرّف إنتاجية الفريق بأنها الطريقة التي تعبّر عن طريقة عمل فريقك، كما أنها المفهوم الذي يعبّر عن قدرة فريق عملك على إدارة المهام بفعالية وتحقيق النجاح. وتجدر الإشارة إلى أن مفهوم إنتاجية الفريق يختلف عن مفهوم إنتاجية الموظف، فالحقيقة أنه من المهم أن يتمتع الأشخاص بالاستقلالية لينجزوا المهام بأنفسهم، إلا أن ذلك لا يعني بالضرورة أن يكون فريقك منتجًا، خاصةً إذا لم يستطع الموظفون أن ينسجموا ويعملوا وفق خطة واحدة. وبذلك نجد أن أساس إنتاجية الفريق هو التعاون، حيث يتعلق الأمر مباشرةً بقدرة كل موظف على التعاون، والاستفادة من نقاط القوة كفريق، ليمتد هذا إلى ما هو أبعد من السعي لتحقيق أهداف الموظف الشخصية ودفع الفريق إلى الأمام نحو تحقيق الأهداف الجماعية. تُعَد الفرق التي تتمتع بإنتاجية عالية من أكثر الأمور التي تميز المنظمات الناجحة. حيث يمكن تسخير قوة المجموعة لإحداث تأثير أكبر بكثير وبناء فريق عالي الأداء، وهذا يعني تحقيق نتائج أفضل مما لو كان الأشخاص يعملون بمفردهم، حتى لو كان كل موظف من هؤلاء الموظفين منتجين إفراديًا. 6 استراتيجيات لتحسين إنتاجية الفريق قد تحتاج إلى اتباع نهج قصير الأمد ونهج متوسط الأمد ونهج طويل الأمد لتحسين إنتاجية فريق عملك، ويعتمد هذا على سياق فريقك والتحديات الإنتاجية التي يواجهها. تحسين الإنتاجية على المدى القصير 1. حدد سبب انخفاض إنتاجية الفريق ابدأ بفهم الأسباب الكامنة وراء انخفاض إنتاجية فريقك وراقب ما يحدث مع فريقك وشركتك، فقد تمر الشركات والفرق الإنتاجية مثلًا بتغيرات عديدة، وقد يسبب إدخال سياسات عمل جديدة، بذل جهودٍ أكبر للتكيف مع هذه التغيرات. وهو الأمر الذي يُخفض الروح المعنوية للفريق، وبالتالي يقلل من الإنتاجية في العمل. من ناحية أخرى، تُعَد المشكلات المتعلقة بالإنتاجية إشارةً لمشكلات أكبر داخل مؤسستك، مثل معاناة الموظفين من عدم التقدير أو المساواة، وهو الأمر الذي يخفض الرغبة في العمل والأداء في نفس الوقت. 2. اتخذ خطوات فورية لمعالجة المشكلات التي تجدها بعد أن حددت أسباب انخفاض الإنتاجية، يجب البدء في العمل على هذه الأسباب. استمع إلى اقتراحات فريقك للحلول المحتملة، وناقش معهم ما إذا كان هناك أي شيء يمكن العمل عليه لدعمهم، فكلما عالجت المشكلات التي تسبب تراجع إنتاجية الفريق بطريقة أسرع، زادت سرعة عودة فريقك إلى المسار الصحيح، وهذا يعني العودة إلى الأداء العالي وتحقيق النتائج المرضية في العمل. في حال انضم موظف جديد إلى فريقك مثلًا ووجدت أن الفريق يعاني من تقسيم المهام، فيمكنك جدولة نشاط الفريق لمساعدة الأشخاص على التعاون بفعالية أكبر، فإذا كان فريقك يكافح من أجل التكيف مع عملية أو تقنية جديدة، فوفّر المزيد من التدريب المتعمق لجعلهم مواكبين لكل التغيرات. تحسين الإنتاجية على المدى المتوسط 1. ضع توقعات واضحة للفريق بأكمله يؤدي عدم الوضوح في الأهداف إلى ارتباك فريق العمل، وبالتالي حدوث مشكلات في الإنتاجية، لذلك احرص على وضع توقعات واضحة وشارك الموظفين خططك المستقبلية، فكلما كان الأمر أكثر وضوحًا مع فريقك بشأن ما هو متوقع منهم، كان من الأسهل عليهم تلبية توقعاتك، فإذا كنت تريد أن يتواصل فريقك بطريقة أكثر فاعلية مثلًا، فضع توقعات واضحة حول علاقات وخطط الفريق من خلال إنشاء قنوات اتصال مفضلة لأشياء معينة. ووضح الأدوار الوظيفية لكل فرد من أفراد فريقك. 2. امنح فريقك مساحة للتنفس يعتقد الكثير من المديرين أنهم يجب أن يكونوا مع الفريق لإعطاء التعليمات مباشرةً، لكن أسلوب الإدارة المركزية يؤثر على روح العمل وسرعة الأداء، لذلك يجب أن تعطي الموظفين مساحةً جيدةً للتعبير عن أفكارهم وتنفيذها، لتضمن التجدد والاستمرارية في طريقة العمل، وبالتالي زيادة الإنتاجية وتعزيزها. تذكر أنك جزء من هذا الفريق، وتقع على عاتقك مسؤولية قيادة الفريق ودعمه في نفس الوقت، والتأكد من جودة العمل وأهميته. حدد يومًا في الأسبوع مثلًا لمناقشة آخر التحديثات والتطورات مع فريق العمل، وذلك بدلًا من المتابعة معهم عدة مرات يوميًا، مع منحهم مساحة لإدارة المهام بين تحديثات المشروع على النحو الذي يرونه مناسبًا، وستجد حينها أنهم يحرزون تقدمًا في تلك الفواصل الزمنية المنتظمة. تحسين الإنتاجية على المدى الطويل 1. استعد للتحديات المرافقة للحفاظ على الإنتاجية يكمن السر في هذه النصيحة بالاستعداد المسبق للتحديات المستقبلية، فإذا كان بإمكانك توقع أشياء قد تتداخل مع إنتاجية الفريق، فستتمكن من اكتشاف الحلول المناسبة قبل وقوع المشاكل، وبذلك يمكنك حل المشكلات قبل أن يكون لها تأثير سلبي على أداء وإنتاجية فريقك. إذا كنت تعلم أن فترة التغيرات التي تمر بها الشركة ستؤثر على إنتاجية وأداء الموظفين، فضع الخطط المناسبة لدعم فريقك في هذه المرحلة، ويُفضل وضع تلك الخطط في الفترة التي تسبق التغيير مباشرةً. تعني المعرفة المسبقة بالمشاكل والتحديات، مواكبة ما يشعر به فريقك من خلال استبيانات الموظفين والاجتماعات الفردية، حيث يمكن تحديد المشكلات التي قد تؤثر على الإنتاجية مبكرًا والتعامل معها قبل أن تصبح مشكلةً كبيرة. 2. عدل خطط عملك حسب الضرورة يُعَد التخطيط المبكر من أفضل أساليب المدير الناجح، لكن الحقيقة أنه لا يمكن توقع كل شيء قد يحدث في المستقبل. لذلك احرص على أن تكون خطط عملك مرنةً وقابلةً للتكيف مع أي وضع جديد يُفرض على فريق عملك. الأمر الذي يساعدك على معالجة مشكلات الإنتاجية عند ظهورها. بحيث إذا غادر عضو رئيسي في الفريق بشكل غير متوقع مثلًا، فقد يؤدي ذلك إلى إبعاد فريقك عن المسار الصحيح، لذلك يجب إجراء التغييرات المناسبة على مهام الفريق وتحديد موعد اجتماع طارئ، لمناقشة الوضع الجديد والمخاوف المرافقة لذلك التغير، ومن ثم إيجاد الحلول المناسبة والحفاظ على المستوى العالي من الإنتاجية. تذكّر أنه لا يمكن التحكم بكل شيء حولنا، وأن هناك أشياءً جديدةً وغير متوقعة من المحتمل أن تهدد إنتاجية الفريق.، لكن الاستعداد المسبق سيسهل مواكبة هذه التغييرات وتعديل استراتيجيات العمل وفقًا لذلك. الفريق المنتج هو فريق عالي الأداء إن الحفاظ على إنتاجية فريق العمل أمر لا بد منه إذا كان التقدم والتطور ضمن خطة عملك. لذلك اتبع النصائح السابقة، فهي كل ما يلزمك للحفاظ على إنتاجية فريق عملك. ترجمة -وبتصرف- للمقال How to improve team productivity so people do their best work لصاحبته Deanna deBara. اقرأ أيضًا مجموعة أفكار فعالة لتحسين مشاركة الموظفين والتواصل معهم رفع أداء الموظفين عبر تحديد أهدافهم كيفية بناء فريق عمل

السؤال الحالي الذي يُطرَح على المديرين هو: كيف تنجح في إنجاز مهامك اليومية الكثيرة؟، وهو السؤال المؤرِّق الدائم لهم، ولذا بدأنا بالبحث عن إجابة محددة بدقة حول كيفية تحديد الأولويات، بحيث يكون المدير هناك مع فريق موظفيه، ويُنجِز في الوقت ذاته العمل الخاص به. لقد جمعت آنا كولانتس Ana Collantes وفريقها بعض الشهادات، واطلعوا على الأساس العلمي الذي ترتكز عليه الإنتاجية، فصيغ في منهج من خمس قواعد ستُحدِث ثورةً في الطريقة التي تنجز فيها المهام في عملك، وبالنسبة لفريقك وشركتك. سنتحدث تاليًا عن كيفية ترتيب أولوياتك، والشعور بالتحكم والتوقع وتتبع الأمور ومعرفة متى يكون الأمر الطارئ طارئًا غعلًا. كيف تحدث الإنتاجية؟ لو أردت الحصول على نظام تحديد أولويات ناجح، فعليك البدء بفهم الكيفية التي يعالج فيها دماغك المهام ويساعدك في أن تكون مُنتِجًا. سوف نستكشف الأساس العلمي الذي ترتكِز عليه الإنتاجية، كما ستفهم كيف تؤثر عليك قائمةُ الأشياء التي لا ينتهي إنجازُها، والسببَ الذي يجعلك تشعر بأنك لا تُنجِز ما يكفي، وأنك لستَ الوحيد في هذا الصراع. دعك من قوة الإرادة في كتابه "قوة الإرادة لا تفي بالغرض"، حيث يشرح بنيامين هاردي السبب في أنّ قوة الإرادة لا تساعدك في إنجاز الأشياء، ولا تعدو كونها تتعلق بقدرتك على دفع نفسك لفعل أمر ما بصرف النظر عن ماهيته. وما لا تأخذه هذه الذهنيةُ بالحسبان، هو العوامل الخارجية الحقيقية (غير المتوقعة أحيانًا) التي تؤثّر في كيفية استجابتك للحياة وشعورك تجاهها، لذا لا تُعوِّل كثيرًا على قوة الإرادة لإنجاز الأشياء، بل ادفع نفسك للتركيز على المهام ذات الأهمية، أو لتحسين إنتاجيتك، واتبع بدلًا من ذلك مناهج توصلك إلى تحقيق ذلك، بصورة مستقلة عن شعورك أو قوة إرادتك. احذر من غريزة التأجيل لديك أظهرت الدراسات أن أدمغتنا تميل إلى تجنّب المشاكل المعقدة، والذهاب مباشرةً نحو المهام البسيطة وتلك التي لا تتطلب جهدًا ذهنيًا، فقبل أن نبدأ إنجاز المهام أو المشاريع، تفكّر أدمغتنا نحو الأمام فتكتشف الأجزاء الصعبة، ثم تقرر التركيز على المهام البسيطة الأسهل في الإنجاز، والتي لا تحتاج لبذل كثير من الجهد الذهني، ولهذا فإن أردتَ تحسين ترتيب أولوياتك، فعليك استيعاب أن دماغك قد ينظّم الأشياء وفقًا لدرجة تعقيدها، وليس بالضرورة وفقًا لدرجة إلحاحها أو أهميتها. أخذ الاستراحات ضروري لإنتاجيتك لِنقُل إنك تعلم ما ستمنحه أولويةً، ولكنك ما تزال تفشل في إنهاء المهام. ربما يعود سبب ذلك إلى افتقادك لأوقات التركيز والاستراحات، لهذا فيجب ألا تكون الاستراحات قابلةً للتفاوض، لأنه ثبتَ أنّ الاستراحات تجعلك أكثر إنتاجيةً. فكِّر فيما يفعله العدّاؤون خلال سباق الماراثون: فهم لا يجرون بسرعة من بداية السباق الممتد 42 كيلومترًا وحتى نهايته، بل يوزعون خطواتهم وطاقتهم على تلك المسافة. وينطبق الأمر ذاته على الموسيقيين المحترفين، إذ لا يتدرب هؤلاء طوال اليوم دون توقف، بل يحددون جلسة التدريب بتسعين دقيقة، ويأخذون استراحات خلالها أيضًا، فبدلًا من صرف طاقتهم على امتداد اليوم؛ فهم يركّزون ويعملون بجدّ، ثم يستريحون استعدادًا لمعاودة التدريب لاحقًا. احجز وقتًا للمهام الصعبة، وحافظ على الاستراحات خلالها، ولا تستهلك طاقتك على طول اليوم، بل ركِّزها على أداء العمل بجد ضمن وقت محدد، ثم أتْبِع ذلك باستراحات. هناك أمر لا شك فيه، وهو أننا لا نعلم ما سيحمله الغد لنا، لهذا احرص على شحن طاقتك، وعلى أن يكون لديك ما يكفي منها استعدادًا لما هو قادم، مع المحافظة مسبقًا على الطاقة التي تحتاجها للعمل الأكثر تعقيدًا. تعدد المهام يبطئ تقدمك أظهرت الدراسات أن الأشخاص متعددي المهام لا ينجزون سوى القليل، لأن تعدد المهام يجعلك تعمل قليلًا على كل مهمة دون أن تُكمِل إنجاز الكثير. ورغم أنه ستكون هناك دائمًا بعض المهام المتعددة التي عليك إنجازُها، فاحرص على وضع حدود لنفسك، وركِّز على أمر واحد حينما يكون ذلك ممكنًا، فهنا تحديدًا تتجلى فائدة ترتيب الأولويات الصحيح. القواعد الخمسة لكيفية ترتيب الأولويات تتمثل هذه القواعد في الآتي: 1. ركز على ما يحتاج إليه فريقك فعلًا إنّ من أفضل ما تفعله بوصفك مديرًا مواجهةَ المشاكل التي قد يعاني منها فريقك، واستيعابها، قبل أن تتعقد أكثر، ويعني ذلك اتباعَ نظام يجعلك شخصًا يستبق الأمور ويتجنب المشاكل فيما يتعلق بسعادة فريقك. فمعرفتك الدقيقة للمشاكل التي يعاني منها فريقك نقطة تحوّل في هذا المجال. تأتي طريقة أخرى أساسية -لمعرفة على ما ستركّز- مباشرةً من التقييمات التي يبديها موظفوك، ولهذا لا تنتظر طويلًا قبل جمعِها، وأبقِ الباب مفتوحًا ليتواصل معك الموظفون، بحيث تتمكن من ترتيب أولوياتك بالنسبة للمشاكل التي تبدو مستمرةً بينهم. 2. اتبع نظام مستويات لأجل عمل فريقك يعيش المديرون واقِعَين اثنين هما: عملهم اليومي، ودورهم الإداري. ومن شأن ترتيب أولوياتك على نحو سليم- ضمن مجموعة المهام تلك- أن يساعدك في أن تصبح منتِجًا ومتحكِّمًا. لقد أوصى كل من كريس دو وآدم مورغان من جمعية Real Creative Leadership في أحد المؤتمرات عبر الويب التي أجرياها؛ بضرورة اتباع نظام مستويات مع فريقك لتحديد أولويات العمل، وإليك كيف صاغا ذلك النظام فعليًا: المستوى 1: هل إنجاز مهمة ما أولوية للفريق لتحقيق أهدافنا؟ إذا كان الجواب "نعم"، فتُعَد تلك مهمةَ مستوىً أول تتطلب إسهام المدير وعنايته. المستوى 2: أما لو لم تكن المهمة من أولويات الفريق، ولكنها على درجة ما من الأهمية، فهذا يجعلها في المستوى 2. وبالنسبة للفريق، يعني ذلك إمكانية إنجازها بأكثر من طريقة، ويمكن- حتى- الاستعانة بمصادر خارجية لإنجازها، أي تعهيدها. المستوى 3: أما إذا كانت المهمة متعلقةً بالاتصالات الداخلية والعمل الداخلي، فهذا يجعلها في المستوى 3. إذ يأتي مديرو الفريق بنماذج ومبادئ توجيهية، ولكنهم يسمحون لأعضاء ذلك الفريق بتولي المبادرة "بأنفسهم، والإتيانِ بالنتائج بالكيفية التي يريدون". يقول آدم مورغان: عندما يكون لديك نظام مستويات قيد التطبيق، ويأتي إليك أعضاء فريقك بمهمة جديدة، فستتمكن من الإحاطة بالأمر بمجرد تحديد المستوى الذي تنتمي إليه تلك المهمة، أي ستنجح بثقة في تحديد ما إذا كان تدخُّلك مطلوبًا، أو ما إذا كان يكفي الاقتصار على تشجيع أعضاء فريقك ليؤمِنوا بقدراتهم ويكونوا مستقلين. 3. اتبع نظام أولويات لعملك الخاص نوصي بشدة باستخدام مصفوفة إيزنهاور لاتخاذ القرار، فخلافًا لغيرها من الأساليب؛ تساعدك هذه المصفوفة- التي تمثل أسلوبَ تحديد أولوياتٍ رباعيًا- في التفكير العميق بما يمكنك تفويضه وما يمكنك رفضُه، وهذا ما لا غنى عنه لقدرتك على أن تصبح مديرًا منتِجًا ومؤثِّرًا. مصدر الصورة: Officevibe 4. ممارسة الثقة من العناصر الأساسية للإنتاجية معرفة متى تُفوِّض، فإذا كنت مديرًا، فأنت مسؤول عن أداء مجموعة من الأشخاص، ولهذا السبب فقد تكون تفعل أكثر مما عليك بدون أن تعلم، ولكن لِمَ يكون صعبًا جدًا أحيانًا أن تفوِّض الآخرين؟ الجواب غالبًا سيكون: "قلة الثقة". يقول مايلز كارتر Myles Carter، وهو مدير محتوى لدى شركة البرمجيات المسماة شيرغايت Sharegate: مارِسِ الثقة بالآخرين وارتَح لتفويض المهام، وبعدها ستتمكن من التركيز أكثر على المهام التي تتطلب دورك الإداري. 5. اعكس عاداتك الرقمية وغيرها شاركت امرأة تُدعى ليز ويليتس Liz Willits -وهي صاحبةُ شركة ومؤثِّرةٌ في مجال التسويق- في منشور على موقع لينكد إن قائمةً بالخطوات التي تتبعها لتُحافِظ على إنتاجيتها: ووفق ما أظهرته التعليقات على المنشور أعلاه؛ فسيختلف التعاطي مع ما جاءَ فيه من مدير لآخر، إذ ليس بوسع كل شخص أن يعطّل إشعارات البريد الإلكتروني أو يلغي الجزء الأكبر من اجتماعاته، ولكن بوسعنا جميعًا إعادة النظر بالأنشطة اليومية التي نعلق بها والتي تستغرق كثيرًا من وقتنا، لهذا توقّف عن إعطاء الأولوية لأمور لا تستدعي ذلك، وألغِ ما لا يساعدك في إنجاز عملك (مثل الاجتماعات التي يمكن استبدالها بوثيقة مكتوبة بعناية). الخلاصة ترتبط الإنتاجية بترتيب الأولويات ارتباطًا عضويًا، وهذا الأمر مهم للمديرين خصوصًا، لأنهم موظفون لديهم مهام ينبغي إنجازُها، ومديرون في الوقت ذاته، فينشطون على هذين المحورين، لهذا التزِم بالقواعد الخمسة التي عرضناها في هذا المقال، وسرعان ما ستلمس التغيير. ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to prioritize: 5 rules to be a more productive manager لصاحبته Ana Collantes. اقرأ أيضًا كيف تستفيد من قوائم الأعمال والأفكار في إنجاز المهام في شركتك الناشئة تحديد الأولويات البسيطة لمدراء المنتجات كيف تجري عملية التخطيط في المؤسسات

إذا كنت لا تعمل حسب الجدول الزمني الاعتيادي للأشخاص الذين يعملون بدوام كامل (من الساعة 9 صباحًا حتى الساعة 5 مساءً)، فمن السهل ألّا تدرك كيف مرَّت كل تلك الساعات. كيف ضاع كل ذلك الوقت؟ إذا كنت تجاهد نفسك من أجل أن تُبقيَ تركيزك على مهمة واحدة أو كنت ترغب في استغلال وقتك أفضل استغلال، فإنَّ تطبيقات مراقبة الوقت التالية ستساعدك على ذلك. حان الوقت لكي تصحِّح مسار حياتك العملية! 1. Toggl ما رأيك ببرنامج مجاني أو رخيص الثمن لمراقبة الوقت؟ تطبيق Toggl مرن ويمكن أن تستخدمه فِرَق العمل مهما كان حجمها. تستطيع من خلال عدَّاد الوقت الذي يعمل بضغطة زر أن تحصل على بيانات قيِّمة وإحصائيات عن العمل، وهذا سيجعلك قادرًا على استعادة السيطرة على الساعات المهدرة من وقتك. خطط الأسعار المعقولة جدًا التي يتيحها تطبيق Toggl ستجعلك غير مضطرًا إلى أن تدفع أكثر ممّا هو يستحق، كما أنَّ فِرق العمل التي لا تزيد عن خمسة أفراد تستطيع استخدامه مجانًا. 2. Harvest Harvest عبارة عن تطبيق لمراقبة الوقت موجَّه خصيصًا للأعمال، ويحتوي على الكثير من المزايا، كما يوفِّر لك كل ما تحتاجه حتى تتمكَّن أنت وفريقك من التركيز على تحقيق الأهداف. يسمح لك هذا البرنامج بضبط عدَّادات الوقت أو تعبئة الجدول الزمني بنفسك. إنَّه بسيط للغاية، وتستطيع باستخدامه إدارة مشاريعك ومعرفة كيفية أداء فريق العمل الخاص بك وإرسال الفواتير لزبائنك من الهاتف أو الجهاز المكتبي أو المتصفح. 3. Clockify Clockify عبارة عن برنامج بسيط لمراقبة الوقت، وهو مجاني 100% بدون قيود، وقد أُنشئ بهدف توفير طريقة سهلة تُمكِّن فِرَق العمل والمستقلين من مراقبة أوقاتهم. قد لا يحتوي هذا التطبيق على المزايا الجذّابة الموجودة في التطبيقات الأخرى، ولكنَّه يفعل ما تريده بالضبط، وهو مناسب لمراقبة الأنشطة الفردية التي تقوم بها أو أنشطة فريق العمل أو الوقت المستغرق في إنجاز المشاريع، ويمكن استخدامه بدون أي عناء. 4. DropTask DropTask مصمَّم لأصحاب التفكير البصري، وهو برنامج مجاني لإدارة المهام وموَّجه للأشخاص الذين يبحثون عن المرونة، فإذا كنتَ تشعر أنَّ التطبيقات الأخرى تحتوي على الكثير من القيود، لا شك أنَّك ستكون سعيدًا بتجربة هذا التطبيق، إذ يمكنك استخدامه لوحدك أو مع اثنين من زملائك في فريق العمل، أو حتى يمكنك تجربة النسخة التجارية إذا كنت بحاجة إلى المزيد من التحكم. 5. RescueTime حان الوقت لإنشاء جدول زمني يحقِّق التوازن بين العمل والحياة! يعمل تطبيق RescueTime في الخلفية وينشئ تقاريرًا عن التطبيقات والمواقع التي أمضيت وقتًا عليها، وهذا الأمر يساعدك على تحديد مشتِّتات انتباهك بدقة. التطبيق مجاني، ولكنَّ النسخة المدفوعة منه تسمح لك بحظر المواقع أو بإنشاء تنبيهات. أمَّا النسخة المخصَّصة للمؤسسات، فهي تقدِّم لمحة عامة عن سلوك الموظَّفين، وفي الوقت نفسه تسمح لهم بالحفاظ على خصوصيتهم عن طريق التقارير العامة. 6. HubStaff هل تدير فريقًا من المستقلين؟ تطبيق HubStaff مصمَّم للشركات وأصحاب الأعمال الحرَّة الذين يحتاجون إلى طريقة لمراقبة الوقت الذي يقضيه موظَّفوهم. يتوفَّر التطبيق أيضًا للاستخدام الفردي مجانًا! إنَّه عبارة عن برنامج شامل يتضمن مزايا مراقبة الوقت، إلى جانب جدول الرواتب وإعداد الفواتير وتخطيط الجدول الزمني وغيرها المزيد. 7. Billings Pro يلخِّص الشعار الواضح الخاص بتطبيق Billings Pro المزايا التي يقدِّمها: «راقب الوقت، وأعدَّ الفواتير، وتقاضى أجرك.» يمكنك باستخدام هذا التطبيق إرسال الأسعار إلى الزبائن ومراقبة أوقاتك مدفوعة الأجر، إضافةً إلى إنشاء التقارير المفيدة وإرسال الفواتير عند الانتهاء من العمل. إنَّه تطبيق بسيط ويؤدِّي الغرض، ويمكن استخدامه على مختلف الأجهزة بما فيها ساعة أبل. 8. Hours من السهل التسجيل في تطبيق Hours، كما أنَّه سهل الاستخدام، ويسمح لك بالتبديل بين عدَّادات الوقت بواسطة نقرة واحدة. تتيح لك ميزة المخطَّط الزمني الخاصَّة بالتطبيق التعديل على الساعات المسجَّلة بسهولة عند حدوث خطأ والحصول على تقارير ذات دقة أكبر. يمكنك استخدامه على أي جهاز أو من خلال المتصفح مباشرة. 9. TimeCamp إذا كنت بحاجة إلى طريقة مجانية لمراقبة ما تقوم به على جهاز الحاسوب الخاص بك، فما رأيك بتجربة تطبيق TimeCamp؟ التطبيق مجاني للأبد في حالة استخدمه شخص واحد فقط، كما أنَّ التقارير التي ينشئها مفصَّلة جدًا لدرجة أنَّها تسجِّل متى شغَّلت جهازك الشخصي ومتى أطفأته. أمَّا عند استخدام النسخة المدفوعة، يمكنك الحصول على دعم فريق العمل والوصول إلى عشرات الإضافات المساعِدة. تخلَّص من المشتِّتات! يقولون بأنَّ الوقت من ذهب؛ فما قيمة الوقت بالنسبة لك؟ عندما تجد أنَّ الأعمال المطلوبة لم تُنجز بعد وتتساءل عن السبب، فإنَّها اللحظة التي تحتاج فيها إلى الاستعانة بإحدى هذه التطبيقات الرائعة لمراقبة الوقت، إذ من المفيد حقًا معرفة مقدار الوقت الذي تقضيه في المشتِّتات على مدار اليوم. بعد أن تتزوَّد بهذه المعرفة، ستتمكَّن من إيقاف هدر تلك الساعات وستصبح قادرًا على الحفاظ على إنتاجيتك. ترجمة -وبتصرف- للمقال 9 Time Tracking Apps for Freelancers لصاحبته Brenda Stokes Barron

في بداية 2014، قررت أن أقوم ببعض التغييرات في حياتي. كنت أعمل في مكتب في إحدى الشركات الناشئة في مدينة Town Cape. لقد عملت في المكاتب طوال حياتي المهنية تقريبًا. كنت أسافر يوميًا إلى العمل، مستغرقًا حوالي ساعة ونصف في اليوم. لقد كان السفر إلى العمل والرجوع منه جزءًا من عملي أيضًا. لدي عائلة جميلة ورائعة. لدي زوجتي التي تعمل من المنزل، وفي أيام العطلة تعمل كمصورة لحفلات الزواج؛ ولدي ابن ذو أربعة سنوات، وابنتي طفلة وُلدت حديثًا. أعيش في إحدى الضواحي النائية في مدينة Cape Town ‎(Muizenberg)، والتي تعد معروفة ومشهورة برياضة ركوب الأمواج. بيتي قريب من المحيط، ومنذ انتقلت إلى هذا المكان ورياضة ركوب الأمواج هي رياضتي المسلية. أحب أن أكون في الخارج قرب المحيط، قريبًا من الطبيعة؛ أحب الجوانب المادية والتأملية لرياضة ركوب الأمواج؛ ورغم أن جسمي يكون متعبًا بعد فصل من ركوب الأمواج، إلا أنه يكون راضيًا، وعقلي يكون مرتاح البال. أنا أحب عملي، لكن بعد ثلاثة أعوام من العمل في الشركة، شعرت بحاجة إلى اكتشاف شيء جديد. شعرت أنني لم أكن أعيش الحياة التي أريدها. كنت أعمل بجدٍّ لكني لم أكن أقضي وقتًا كافيًا مع عائلتي، ولا في ركوب الأمواج. أنا أحب عملي، دائمًا ما كنت فعلًا أحب عملي، لكنني لم أستطع التأقلم مع فكرة الانقسام الحاد بين العمل وبين باقي عناصر الحياة. الافتقاد إلى تشارك الحياة كنت أترك البيت باكرًا وأسرع إلى العمل، ثم أعود ليلًا، وكلي أمل أن أدرك أولادي قبل أن يخلدوا إلى النوم. غالبًا ما كنت أفتقدهم، كنت أفتقد ما الأحداث التي جرت في يومهم. كنت غير قادر على مساعدة زوجتي، لذا غالبًا ما كان عليها أن ترعى الأولاد بنفسها طوال اليوم. كثيرة هي الأيام التي غادرت فيها باكرًا إلى العمل، أقود سيارتي مارًّا بالمحيط، ناظرًا إلى الأمواج الرائعة التي أتمنى أن لو أستطيع ركوبها، لكني أعرف أنني لا أستطيع. كنت أرى بعض الأشخاص الذين يستمتعون بركوب الأمواج، وكنت أتساءل بتعجب: ألا يعمل هؤلاء؟ لقد كان أغلبهم صغارًا في السن، ليس لديهم مسؤوليات بعد. لقد كان بإمكانهم ركوب الأمواج بحرية، غير قلقين بشأن الالتزامات الأسرية أو العائلية، يستمتعون بحياتهم. لكن بالنسبة لي فقد كان مصيري مختلفًا، أو هل كان حقًا كذلك؟! العمل في مواجهة الحياة ربما يبدو هذا الأمر مألوفًا لكثير من الناس. فنحن نتقبل هذا الأمر على أنه حقيقة من حقائق الحياة. إن العمل يستحوذ على أغلب حياتك، وعليك أن ترتب بقية الأمور لتتناسب مع ظروف العمل، وإذا كانت هناك أمور أخرى فلا تملك إلا أن تضعها في الفراغات بين العمل، مثل أيام العطلة أو ما تبقى من ساعات الليل أثناء الأسبوع. لكن في بعض الأحيان، يستحوذ العمل على هذه الفراغات كذلك، فربما تقضي يوم السبت كاملًا للوفاء بموعد نهائي لا يمكن تأجيله لصباح يوم الاثنين، إلا إذا لجأت إلى سلوك مشكوك فيه مثل ادّعاء أنك "مريض". لكن لا يجب أن تسير الأمور على هذا النحو، فأنا أحب عملي، وأحب حياتي خارج العمل كذلك؛ لمَ يجب على أحد الأمرين أن ينتقص من الآخر؟ لمَ لا أستطيع الحصول على أفضل ما فيهما معًا؟ أنا أريد أن أحب عملي دون الشعور بالذنب تجاه عدم وجودي مع عائلتي، أو عدم امتلاكي الوقت للقيام بالأشياء الأخرى التي أحبها. لماذا هذا التمييز بين ما نسميه «العمل» وبين ما نسميها «الحياة»؟ لماذا لا يمكن أن تكون «المعيشة» وفقط؟ مبادئ العمل عن بعد شعرت أن الإجابة عن هذه السؤال تكمن في العمل عن بعد. عرفت أنني سأحب العمل عن بعد، لكن للنوع المناسب من الشركات. لقد حصل «العمل عن بعد» على سمعة سيئة في بعض الأماكن، لكنني دائمًا ما كنت أفكر أن الخطأ لا يكمن في فكرة وجود فريق عمل مُوَزّع، لكن يكمن في ثقافة الشركة المحيطة بهذا الأمر. في خطوة لتوسيع أفقي، قرأت كتابين رائعين: كتاب «Remote» لـ 37signals، وكتاب «The Year Without Pants» لـ Scott Berkun. تعلمت من هذين الكتابين أنه لكي تنجح شركة في العمل بكلية عن بعد، فإن للعمل عن بعد أن يُؤسَّس في النسيج البنيوي للمنظمة. هناك بالتحديد بعض الأشياء التي تفتقر إليها بيئات المكاتب التقليدية، ولا يُحدث غيابها تأثيرًا كبيرًا أو حتى تتم ملاحظتها على الإطلاق؛ لكن افتقاد المجموعات الموزعة لهذه الأمور قد يكون كارثيًا، فالتواصل عنصر مهم وجوهري جدًا، وكذلك بالنسبة لثقافة الاحترام والثقة المتبادلتين. والشفافية تجعل الجميع على نفس الخط في إنجاز العمل. لذلك، مجرد ما قررت أن آخذ الخطوة، وأحرر نفسي من قيود المكاتب والسفر إليها ذهابًا وإيابًا؛ والبدء في البحث عن فرصة في العمل عن بعد؛ عرفت أن هذا الأمر يجب أن يكون مع الشركة المناسبة. معرفة المزيد عن Buffer لقد كنت مولعًا بتطبيق Buffer، لقد أحببت التطبيق وغالبًا ما كنت أستخدمه، كنت كذلك مفتونًا بالشركة. أتذكر كيف استطاعت الشركة معالجة بعض هجمات القرصنة السيئة للغاية. تميل معظم الشركات في هذه الحالة إلى معالجة الأمر في الخفاء، تاركة مستخدميها يهيمون في الظلام غير مدركين لما يحدث. لكن Buffer كانت صريحة بشأن الموقف بالكامل مع مستخدميها، حيث أبقت الجميع على دراية بما يحصل، واستطاعت التحكم في هذا الموقف السيء من جذوره، وبتقديمهم كذلك لخدمة عملاء ممتازة، ازداد تعلقي بهم. كنت سعيدًا لمعرفتي أنهم بالكامل عبارة عن فرق موزعة، مع أعضاء منتشرين على المناطق الزمنية في جميع أنحاء العالم. تعلمت أكثر عن مبادئهم، وكيف أنهم تبنوا سياسة الفرق الموزعة. وعلمت حينها أنني لا أريد العمل عن بعد فحسب، لكنني أريد العمل لدى شركة Buffer. الحصول على الوظيفة قضيت حوالي أسبوعًا في كتابة بريد؛ لأقدم به طلبًا في الحصول على منصب «المطور الخلفي» الذي كان متاحًا آنذاك. أتذكر كم كنت دقيقًا في نسج كل جملة لأحصل على أفضل نتيجة، ثم أعيد قراءتها مرة أخرى. حاليًا ابتسم كلما أعدت قراءة هذا البريد، لقد كان طويلًا حقًا، لكن كان لدي الكثير لأقوله، كنت أريد أن أثبت أنني مستعد فعلًا للأمر، وكم أنا راغب في العمل لدى Buffer. أتذكر كم كنت سعيدًا حين قام Sunil بالرد على بريدي، وقمنا بتحديد أول مقابلة بيننا. ورغم قلقي، إلا أنني رأيتها فرصة لاستكشاف ما إذا كانت Buffer تلبي توقعاتي عنها، ولم يخِب ظني، فمع جريان وقت مقابلة العمل كنت ازداد قناعة أن هذا هو المكان الذي أنتمي إليه؛ وقد كنت مندهشًا لرؤيتي كم كان كل العاملين على قدر من الذكاء، والانفتاح، والأمانة. انعقد اللقاء بيني وبين Sunil و Joel و Leo، ولا زلت أتذكر أن Leo كان ألطف شخص ناقشته في المقابلة، لدرجة أنني لم أشعر أنها مقابلة عمل من الأساس، بل محادثة خفيفة ومرحة؛ ثم حصلت على الخبر السعيد، فقد تمت دعوتي إلى الانضمام إلى Buffer في معسكر تأهيلي لـ 45 يومًا. لقد كان يومًا رائعًا. التكيف مع العمل عن بعد إن الانتقال من العمل في مكتب إلى العمل بدوام كامل عن بعد ليس أمرًا سهلًا؛ فالانضباط الذاتيّ يصير ضروريًا للغاية؛ لقد تعلمت مجموعة جديدة من المهارات التي لا تحتاج إليها المكاتب التقليدية على الدوام، صار عليك المزيد من المسؤوليات؛ إن الأمر أشبه بإدارتك لشركتك الصغيرة. المشهد المقابل لنافذة مكتبي الآن بينما أعمل عن بعد إن التواجد ضمن فريق مُوَزَّع يتمتع بالحساسية والمراعاة والتفهم نحو الآخرين أمر مهم للغاية، فإحدى القيم الأساسية لدى Buffer هو أن تعمل على تطويرك الذاتيّ. وبالنسبة لشخص لم يجرب العمل عن بعد من قبل، فلا أحد يتوقع منك أن تكون مثاليًا على الفور؛ أن تشق طريقك بصعوبة أمر طبيعيّ، طالما أنك لا تمل من محاولة إيجاد طرق للتطوير، والتطوير يصير أسهل في بيئة طبيعية ومريحة. وأكثر ما كنت أكافح فيه، وأشق طريقي فيه بصعوبة هو «هيكلة الوقت والتواصل». لقد كنت أظن أنه من الصعب أن تبقى فعّالًا ومنتجًا إذا عملت من البيت، هذا يحدث في بعض الأحيان. بالنسبة لي كانت المشكلة هي أنني يمكن أن أكون فعّالًا ومنتجًا بدرجة كافية، لكني لا أعمل على الأشياء الصحيحة. هذا يعود بنا إلى أهمية التواصل، فحين تعمل في مكتب ويذهب كل الموظفين إلى العمل في آن واحد، فإن التواصل يكون سهلًا، للدرجة التي تجعله أمرًا مفروغًا منه؛ لكن حين تعمل مع فريق مُوزّع في مناطق زمنية مختلفة في أنحاء العالم، فإن التواصل يصير أمرًا مهمًا للغاية. فوائد أن تعيد بتصميم حياتك إن إحدى أهم وأروع جوانب العمل في شركة عن بعد، أنك تستطيع أن تدير وقتك بقوة وحرية، وهذا يساعدك على تصميم البناء اليومي والأسبوعي لحياتك، وهذا أيضًا أحد أكبر التحديات في الأمر! على عكس العمل التقليدي، أنت المسؤول؛ فأنت من تحدد ساعاتك، وتتخذ قراراتك، متى تعمل وكيف تبني نظامك اليومي بنفسك. وعليك أن تضع في اعتبارك أنه من السهل جدًا أن تتطور لديك عادات سيئة بما أنه ليس لديك "رئيس" يفحص العمل من وراءك. وقد وجدت أنه من المفيد الالتزام بروتين معين يساعدك على إنجاز عملك، ومن الجيد أن هذا الروتين مرن وقابل للتعديل. والحيلة تكمن في إيجاد هذا التوازن، والالتزام بروتين ثابت على مدار الأيام، الأمر الذي يضفي مرونة على العمل تمكنك من التعامل مع الطوارئ غير المتوقعة التي ستلقيها عليك الحياة. موضوعات يوم العمل أحب أن أرى الأمر كما لو أن الأيام والأسابيع عبارة عن "موضوعات"، بدا هذا الأمر وكأنه يشابه نظام العمل التقليدي الذي يبدأ في 8ص وينتهي في 5م؛ لكن مع مرور الوقت قمت ببعض التعديلات حتى يتناسب الأمر مع حياتي الطبيعية. إليك كيف يبدو شكل "الموضوع" النموذجي ليوم عملٍ مثلًا: من الأحد إلى الجمعة: الاستيقاظ مبكرًا، حوالي الساعة 6:25 ص، إذا كانت الأمواج مناسبة فإني أطلب من زوجتي أن تأخذ الأولاد إلى المدرسة، لهذا أساعدها في تجهيزهم وإلباسهم وإطعامهم، وحينما تأخذهم إلى المدرسة، أذهب أنا إلى ركوب الأمواج. إذا لم تكن الأمواج مناسبة، فإني آخذ الأولاد إلى المدرسة. ثم أعود وأبدأ العمل بعد 9:00 ص بقليل، وإذا تحسنت حالة الأمواج أثناء اليوم، فإني أخرج لركوب الأمواج لمدة ساعة وأحيانًا أكثر. بعد ذلك، أظل أتابع العمل حتى وقت الغداء، ثم أقوم بتجهيز وجبة مطبوخة في المنزل، أو ربما أتمشى إلى كافيه. وفي بعض الأيام وحتى أخرج من المنزل فإني أقضي بضعة ساعات أعمل في إحدى محلات الكافية. إذا قمت بممارسة رياضة ركوب الأمواج في النهار، فإني أذهب كي أجلب الأولاد من المدرسة بعد الظهر. غالبًا ما أتوقف عن العمل حوالي الساعة 5:30م لأجل أن أتعشى مع العائلة، ونلعب سويًا، ثم نتحمم، ثم وقت النوم للأولاد. هذا أكثر وقت مليء بالجنون في اليوم، لكنني أستمتع به رغم ذلك، أعمل على زيادة الترابط بين العائلة، نتكلم عما حدث أثناء اليوم، ونمرح قليلًا مع الأولاد، ولا بأس أن أكون سخيفًا مع أولادي، فهذا يشعرني بسعادة. بعدما يخلد الأولاد إلى النوم، أعود سريعًا إلى العمل لنحو ساعة أو ما يقاربها، حتى أنتهي فقط من أية مهام ممتدة أو عاجلة، وأكون على تواصل ومسايرة مع زملاء الفريق في المناطق الزمنية المتأخرة. في عطلة نهاية الأسبوع: ربما أعمل فيها، لكن ليس على حساب عائلتي أو الأشياء التي أحبها؛ وغالبًا ما يكون عملي في عطلة نهاية الأسبوع في المهام التي أنوي إنجازها في أيام العمل الأسبوعية، أو في إصلاح بعض الأعمال الطارئة، أو ربما فقط بعض الأعمال المرحة التي لم يكن باستطاعتي إنجازها قبل ذلك. وغالبًا ما أقضي عطلتي الأسبوعية دون لمس حاسوب العمل. من المدهش أن نمط الأيام لم يتغير كثيرًا عما كان قبل العمل عن بُعد، لكن مع بعض التعديلات البسيطة أصبحت قادرًا على دمج العمل مع حياتي الطبيعية بطريقة رائعة. سنة واحد في العمل عن بُعد: ولا أتخيل الرجوع صرت أعمل لدى Buffer منذ سنة الآن، عدا بعض الأيام القليلة. شعوري العام هو أنني لا أتخيل العودة إلى العمل التقليدي؛ ففي خلال سنة فقط، أصبحت هذه الطريقة من العمل متأصلة وطبيعية جدًا لدرجة أنني أجد أنه من الصعب تخيل نفسي أعمل بطريقة أخرى. على مدى القرن الماضي، أصبحنا كمجتمع نفكر تقليديًا أن العمل ينبغي أن يأتي أولًا وعلى حساب بقية حياتنا. لا يمكننا أن نختار أحدهما على الآخر. وأنا أرى أن أفكارًا كالعمل عن بعد، وعن طريق مجموعات موزعة سوف يفتح أعيننا على عالم جديد من الفرص، حيث يمكننا فيه أن نُكيف العمل حسب طريقة حياتنا بطريقة منطقية، تجعلنا سعداء ومنتجين في نفس الوقت. إذا شعرتَ- كما كنت أشعر أنا- أنك عالقٌ في خندق، وأن العمل هو من يتحكم في حياتك، فأرجو أن يكون هذا المقال مشجعًا لك على النظر في وضعك الحاليّ، ويمنحك القوة للتغيير وتحدي الوضع الراهن. نحن جميعًا مسؤولون عن سعادتنا الخاصة، والعالم بتغير بطريقة تمنحنا القوة على تشكيل حياتنا كما لم يحدث من قبل. آمل أن تتمكن من العثور على نمط حياتك المثاليّ، وأن تعيش حياةً سعيدة! ترجمة- وبتصرف- للمقال How I Learned to Balance Work, Family, and Life Through Remote Work لصاحبه Michael Erasmus.

لا ترتبط ثقافة الشركة بامتلاك مكان عملٍ فاخر؛ بل ترتبط بامتلاك فريق عمل منتج ينسجم أعضاؤه مع بعضهم بعضًا ويعملون تجاه تحقيق هدفٍ مشترك. يختار العديد من الموظفين في وقتنا الحالي العمل عن بعد لكي يستمتعوا بحياتهم ويحصلوا على المزيد من الحرية؛ فمع تطور التكنولوجيا، أصبح من السهل على الناس أن يعملوا من المكان الذي يريدونه وفي الوقت الذي يرغبونه مع حفاظهم على مستوى عالٍ من الإنتاجية. يذكر كتاب Remote: Office Not Required: «تتمثل النقلة النوعية المتعلقة بوجود قوة عاملة موزَّعة في التحوِّل من أسلوب التعاون المتزامن إلى التعاون غير المتزامن، إذ إلى جانب عدم وجود ضرورة في أن يتواجد الجميع في نفس البقعة الجغرافية لكي يعملوا سويًا، فليس هناك -أيضًا- ضرورةً في أن يعملوا سويًا في وقتٍ واحد.» مزايا وعيوب العمل عن بعد إنّ العمل عن بعد ليس حلًا مثاليًا لا عيب فيه، ولكن له مزايا عديدة منها: 1. سهولة تحقيق التوازن بين الحياة المهنية والحياة الشخصية يمنح العمل عن بعد الموظفين إحساسًا بالحرية التي تجعلهم قادرين على تنفس الحياة خارج جدران العمل، إذ يمكنهم تنظيم يومهم بحيث يشمل قضاء وقت مع العائلة، وحضور المواعيد، وأمور شخصيّة أخرى. الوقت الذي يقضيه الناس للذهاب إلى العمل في الوظائف الاعتيادية (والتوتر الذي ينشأ عنه) لا يجعل الموظفين يتمتّعون بتوازن جيّد بين الحياة المهنية والحياة الشخصية. 2. مُحصِّلة عدد الساعات التي يعملها الموظفون عن بعد أكبر بيّنت تجربة أجراها باحثون من جامعة ستانفورد أنّ الأفراد الذين يعملون من المنزل سجَّلوا عدد ساعاتٍ أكثر من أولئك الذين يعملون في المكاتب أثناء فترة مناوبتهم المعتادة، كما أنّهم أخذوا إجازات مَرَضية أقل؛ وهذا يعني أنّهم استطاعوا العمل لساعاتٍ أكثر بالمجمل. وقد أظهرت دراسة أجرتها شركة غالوب (Gallup) أنّ عدد ساعات العمل التي يقضيها الموظفون عن بعد أكثر بمعدل أربع ساعات في الأسبوع من تلك التي يقضيها نظراؤهم الذين يعملون في المكاتب. 3. الموظفون عن بعد أكثر إنتاجية لا يعمل الموظفون عن بعد لساعاتٍ أكثر فحسب؛ بل إنّهم –أيضًا- يكونون عادةً أكثر إنتاجيّة نتيجة وجودهم في بيئة أكثر هدوءًا، كما أنّ طاقتهم لا تُستنزف بسرعة لأنّهم قادرون على تحقيق التوازن في حياتهم على نحوٍ أفضل، وهذا يُمكِّنهم من الحفاظ على معدل إنتاجيّتهم لمدة أطول. 4. معدل دوران الموظفين عن بعد أقل يُقصد بدوران الموظفين: ترك الموظفين لوظائفهم الحاليّة والانتقال إلى وظائف أخرى. في تجربة جامعة ستانفورد سابقة الذكر، تبَيَّن أيضًا أنّ معدل دوران العاملين من المنزل كان أقل بنسبة 50% تقريبًا مقارنةً بالمجموعة الضابطة. إنّ هذه الإحصائية مهمّة للغاية إذا ما توقفت للتفكير بها. رغم أنّ كلّ ما سبق يبدو رائعًا، إلا أنّه ليس مثاليًا تمامًا، إذ هناك بعض العيوب المتعلِّقة بالسماح للموظفين بالعمل من المنزل منها: 1. ضرورة أن يكون الموظفون عن بعد منظمين بدرجة كبيرة من السهل جدًا أن يتشتّت انتباهك أو أن تفتر همَّتك عندما تعمل عن بعد (ألا ترغب في الاسترخاء ومشاهدة بعض مقاطع الفيديو عبر Netflix؟). معظم الناس ليس لديهم التركيز أو التنظيم الكافي الذي يؤهِّلهم لكي يكونوا من ضمن الموظفين الجيّدين العاملين عن بعد، ولذلك يقع على عاتقك -بصفتك مديرًا- التأكّد من أنّ الموظفين عن بعد لديهم كل ما يؤهّلهم لإنجاز عملٍ جيّد. 2. صعوبة بناء ثقافة مشتركة لا شكّ أنّ بناء ثقافة مشتركة مع الموظفين عن بعد أمرٌ ممكن، ولكنّه أصعب من عملية بنائها مع الذين يعملون في المكاتب التقليدية. وبطبيعة الحال، كلّما اجتمع أعضاء الفريق مع بعضهم بعضًا، توطَّدت علاقاتهم وزادت الثقافة المشتركة بينهم. صحيحٌ أنّ الأدوات والبرامج يمكنها أن تُبقيَ الجميع على اتصال وأن تخلق شعورًا بوجود غاياتٍ مشتركة، ولكنّها حتمًا تتطلّب الكثير من الجهد والالتزام. 3. عملية التواصل أصعب هناك حاجة إلى وجود أفراد يجيدون التواصل؛ بل وحتى أفراد يجيدون الكتابة ضمن فريق العمل. ينبغي -برأيّي- أن تكون الكتابة هي المهارة الأولى التي يبحث عنها المديرون عند توظيف أحد الموظفين عن بعد. الكثير من عمليات التواصل ستتم عبر المحادثات المكتوبة أو البريد الإلكتروني، لذلك أنت في حاجة إلى التعامل مع أشخاص يستطيعون توضيح أفكارهم ويمتلكون سرعة في الفهم، كما أنّك في حاجة إلى التواصل بطريقة أفضل وأوضح حتى يفهم أي أحد قد ينضم للمحادثة لاحقًا الموضوع بالضبط. إذا كنت تعتقد أنّ مزايا العمل عن بعد تفوق عيوبه، وكنت لا تمانع من أن يكون لديك موظفون عن بعد، فإنّ السؤال الذي قد يتبادر إلى ذهنك هو: كيف أبني ثقافة مشتركة مع الموظفين عن بعد؟ نصائح لبناء ثقافة مشتركة مع الموظفين عن بعد إنّ أساس بناء ثقافة مشتركة مع الموظفين عن بعد هو التواصل المستمر. لذا، ينبغي عليك أن تبذل جهدًا إضافيًا للتأكد من أنّ جميع الأفراد يشعرون أنّهم جزءٌ لا يتجزأ من فريق العمل، ومن المهم أيضًا أن تدرك أنَّ الامتيازات الرائعة ومكاتب العمل الفاخرة وملابس العمل ليست هي ما يؤدي إلى بناء ثقافة عظيمة للشركة؛ بل إنّ الأهداف السامية والقيم الأساسية المؤثّرة ووجود الكثير من الثقة والاحترام هي الأمور التي تؤدي إلى وجود ثقافة جيّدة للشركة. فيما يلي بعض النصائح التي تساعد في تفاعل الموظفين عن بعد واندماجهم: 1. الثقة هي المفتاح الأساسي إنّ المفتاح الأساسي للنجاح في توطيد العلاقات مع الموظفين عن بعد هو الثقة بهم. لكن، إذا وجدت موظفيك «غير متصلين بشبكة الإنترنت» لمدة ساعةٍ أو ساعتين وبدأت تفكّر فيما إذا كانوا يعملون بالفعل أم أنهّم يلعبون ألعاب الفيديو، فهذا يعني أنّك لا تثق بهم ثقةً تامة. إذا كنت قد وثقت بهؤلاء الأشخاص لدرجة جعلتك تقوم بتوظيفهم وبدفع المال لهم، فعليك أيضًا أن تثق بهم بدرجة كافية في إنجاز الأعمال المطلوبة منهم. إنّ الثقة طريق ذو اتجاهين؛ فإذا أظهرت للموظفين أنّك تثق بهم، سيثقون هم بك وسيكافئونك من خلال اجتهادهم في العمل. 2. الاستثمار في الأدوات والبرامج المناسبة يجب التأكد من أنّ جميع أعضاء فريق العمل يشاركون في اتخاذ القرارات وقادرون على التعاون والعمل بكفاءة، ومن الرائع أيضًا أن يستمتعوا ببعض المرح. من الأدوات والبرامج التي تساعد في ذلك: Slack Skype Google Drive Trello IDoneThis Join.me 3. الاجتماع وجهًا لوجه يجتمع أفراد عدد من الشركات كشركة Buffer وجهًا لوجه بضعة مرّات في السنة «اجتماعات لإعادة شحن الطاقة» لضمان تواصل جميع الموظفين عن بعد مع بعضهم بعضًا، وهذا الأمر يجعل عملية إقامة العلاقات بين أعضاء الفريق ممكنة حتى لو لم يتواجدوا دائمًا في مكانٍ واحد. قد يبدو هذا الامر مكلِّفًا، ولكنّ من المؤكد أنّ توفير هذه الفرصة للجميع يستحق تلك التكلفة. 4. إجراء عدد أكبر من الاجتماعات يجب أن تتأكد من أنّ الجميع يشارك في اتخاذ القرارات، لذلك ينبغي عليك إجراء عددًا أكبر من الاجتماعات مع فريق العمل، ومن الأفضل أن تتم هذه الاجتماعات عبر الفيديو. ينبغي عليك أيضًا أن تعقد على نحوٍ دوريّ اجتماعاتٍ فردية مع كل موظف على حدة، وأن تسألهم عن حياتهم الشخصيّة. إحدى الأفكار الجيّدة هي أن تجتمع فرديًا مع كل موظف مرةً في الأسبوع، ثمّ تعقد اجتماعًا للفريق كلّه مرةً كل أسبوعين. 5. تعزيز مشاركة فريق العمل يجب أن تكون واضحًا وصريحًا مع أعضاء فريق العمل الخاص بك، وأن تحرص على مشاركتهم في اتخاذ أكبر عددٍ من القرارات. إنّ العمل عن بعد قد يجعل الأفراد يشعرون بالوحدة، لذلك من المهم أن تبذل قصارى جهدك لكي تُشعِر الموظفين عن بعد أنّهم جزءٌ لا يتجزأ من فريق العمل. حان دورك الآن لتترك تعليقًا تخبرنا من خلاله عمّا إذا كان لديك أية نصائح أخرى تساعد في بناء ثقافة مشتركة مع الموظفين عن بعد. ترجمة -وبتصرف- للمقال Building Culture On Remote Teams لصاحبته Alison Robins