كيفية إنشاء علاقات قوية مع العملاء والحفاظ عليها

على الرّغم من تواصلي المستمر لسنوات عديدة مع الكثير من العُملاء المستقلّين، إلا أنّني عندما غادرت Buffer مبكراً في بدايات سنة 2014، فإنّ تلك كانت المرّة الأولى لي في الاعتماد على هذا النوع من الدّخل غير الثابت لتحصيل المعيشة.

لقد كان تحولا غير مسبوق بالنّسبة لي.

بالرّغم من ذلك، وفي غضون السنوات القليلة الماضية، تعلّمت الكثير حول آليّة تطوير العلاقات مع العُملاء وأصحاب المشاريع وكيفيّة المحافظة عليها.

إنَّ اختياري للعمل الحر كمصدر للدّخل، كان يعني قضائي لفترات طويلة ـأكثر من المتوقّع- بحثاً عن عمل. وفي اللّحظة التي كنت أشاهد فيها الصفقة مع أحد العملاء المُحتملين تبوء بالفشل، كنت أتساءل عن الطّريقة التي سأتمكّن فيها من تأمين الإيجار للشهر المقبل.

وبما أنّي قضيت وقتًا طويلًا في التّعامل عن قرب مع الكثير من العملاء المُحتملين، فقد طوّرت نهجًا عمليًا ساعدني في بناء علاقات مميزة مع الكثير من الشركات التي أكنُّ لها كل الاحترام مثل شركتي Crew و Zapier. وعندما لا أتقيّد بهذا النّهج (كما سيظهر لكم من خلال المقال) عندها فقط أستطيع أن أُثبت لنفسي لماذا صمّمته منذ البداية.

إنَّ إنشاء قواعد واضحة لعملي، ساعدني على وضع الخطوط الحمراء مبكرًا، والخروج من أيّ موقف غير مريح بالنّسبة لي. ولذلك أنصح بتطبيق هذا النّهج بشدة.

سأقوم هنا بسرد خطوات الآلية Process –بشكلها الحالي– والتي وضَعتُ أسسها بعد سنوات من التجّربة، وسأشرح كذلك فعاليّة وفائدة كل خطوة من هذه الخطوات.

كن واضحا حول طريقة العمل والتوقعات قبل البدء بأي مهمة

إذا توجّب عليَّ اختزال هذه المقالة بأكملها في نصيحة واحدة أوجهها لكلِّ المستقلّين، فإنّها ستكوّن "أن لا يفترضوا شيئاً أبداً".

لقد وقعت في الكثير من المتاعب من خلال الافتراض أنّني على توافق تامّ مع العملاء وأنّنا نفّهم بعضنا البعض، أو أنَّهم يدركون آليّة عملي مسبقاً دون أن أشرح لهم ذلك. من الصحيح أن سوء الفهم للتوقعات كان عادة ما يتم إصلاحه وإعادة توجيهه، إلا أنه بين الحين والآخر كان الافتراض الخاطئ هو ما يكشف لي -متأخراً- أن العلاقة مع أحد العملاء الجدد لن تستمر.

وفيما يلي بعض التوقعات الرئيسية التي يجب توضيحها لكل عميل قبل البدء بتنفيذ أي عمل:

إجراءات الدفع والرسوم

كن واضحًا حول السّعر المطلوب للمهمّة، وأرفق عرضك ببيانات تتضمّن الخدمات التي ستقدّمها وطريقة احتسابك لقيّمتها، وحدّد العملة التي تتعامل بها (أنا أعيش في أستراليا، ولكنّني عملت مع الكثير من العملاء المقيمين في أمريكا، والذين كانوا عادة ما يفترضون أننّي أتقاضى أتعابي بالدّولار الأمّريكي في حين أن الدّولار الذي أقصده هو الدولار الأسترالي).

ومن الواجب عليك أيضا أن تسأل العملاء عن طريقة الدّفع الّتي يفضّلونها، سواءً كانت الدفع بمجرّد تسليم أو نشر العمل، أو الدّفع بشكل دوري حين يدفعون لباقي المُستقلّين الذين يتعاملون معهم.

عملية الاستلام والتسليم

بمجرّد البدء بمناقشة صلب العمل، قم بتحديد صيغة واضحة لشكل العمل المراد تسليمه (بالنّسبة لي فإن هذا يعني الاتّفاق على ما إذا كان العميل يفضل أن يستلم العمل على شكل ملفّ Markdown، أو أنّه سيقوّم بعمل حساب خاصّ بي على مدوّنته كي أقوم بإضافة المحتوى إليها بشكل مباشر).

خطوات سير العمل

بالرّغم من أنَّ هذا قد يبدو مبالغاً فيه بعض الشّيء، إلّا أنّني أفضّل أن أشرح للعملاء الجدد الأسلوب الذي أتّبعه في العمل خطّوة بخطّوة تجنّبًا لحدوث أيّة مفاجئات أثناء القيام به، ويتضمّن ذلك متوسّط الوقت الذي يتطلّبه إنشاء محتوى جديد، وعمليّات البحث التي أقوّم بها، وكيفيّة العمل فيما بعد على إدّراج الصّور و تحسين ظهور المحتوى في محرّكات البحث (SEO)، ومن ثم القيام بعمليّة عدّ الكلمات.

ما الذي يحدث عند عدم الالتزام بتحديد توقعات واضحة

إنّ الافتراض بأنّك والعميل على توافق تام في الرؤية سيؤدي مستقبلًا إلى حدوث عدّة مشاكل، على سبيل المثال، ارتكبت خطأ خلال عملي مع عميل عندما ظننت أنّ المحتوى الذي كتبته سينشر باسمي ككاتب للمقال (لطالما رفضت بحزم أيّة عروض للقيام بالكتابة الخفيّة، وهذا ما جعلني أفترض خطأ بأنّ حدوث خلل أمر مستبعد) ، إنّ افتراضاتي المسبقة وضعتني في موقف محرج عندما أجّرى العميل تعديلاته المتعدّدة على العمل ونشره باسمه الشخصي.

لقد كان هذا الموقف بمثابة إشارة تحذير كبيرة لي، فأنا أؤمن بأن سمعتي أو "علامتي التجارية الشخصيّة" هي ما يدفع العملاء لاختياري لأداء المهام في المقام الأوّل. لقد عملت لسنوات في بناء سمعتي وخبراتي الشخصيّة في مجال تسويق المحتوى حتى أتمكّن لاحقاً من الاعتماد على اسمي الشخصي كعامل مهمّ يدفع العملاء لتوظيفي.

ومنذ ذلك الحين قمت بإضافة هذه النّقطة إلى "قائمة الأشياء التي يجب توضيحها للعملاء قبل البدء بالعمل"، وتطوّل هذه القائمة في كل مرة أواجه فيها حالة من الخلل أو سوء الفهم.

ابدأ علاقتك مع العميل الجديد بفترة تجريبية

كما يحدث عند بداية أية علاقة، فإنّك تحتاج لأخذ الوقت الكافِ في التّعرّف على العميل الجديد، وقد تعلّمت من التّجربة بأنّ البدء بفترة تجريبيّة شيء أساسي.

وبالرّغم من مرونتي في العمل، إلا أنّي عادة ما أقترح على العميل الجديد كتابة مقالين كتجربة.

إنّ الفترة التجّريبيّة هي فرصة مناسبة لوضع الملاحظات مثل:

• ما هي المدّة التي يأخذها العميل للإجابة على استفساراتك؟
• هل توقعات العميل واضحة؟
• هل تستوعب استراتيجيات وأولويات العميل وتوافق عليها؟
• ما هي المدة التي يأخذها العمل ليتحول من فكرة إلى منتج نهائي جاهز للتسليم.

كما أنّ الفترة التجّريبيّة تمنح العملاء الجدد فرصة للتعرف عن قرب إلى الطريقة الّتي أعمل بها. وما هو المحتوى الذي أعتبره ملائمًا، وما هي أولويّاتي عندما أقوّم بصنع المحتوى الجديد لجمهورهم.

وفي حال حدث أيّ خلل أثناء العمل على المحتوى الأوّل فإنّه سيكوّن بالإمكان معالجته في المحتوى الثّاني، أمّا في حالات ظهور خطوط حمراء، أو عدم جاهزيّة أيّ من الفريقين لتقديم التّنازلات، فإنّه بالإمكان عندها إنهاء العلاقة بسهولة عند تلك النّقطة. أمّا في حال لم أكن متأكدة من إمكانيّة استمرار العلاقة بعد إتمام الفترة التجّريبيّة بينما كان العميل راض عنها، فإنه لا مشكلة بالنّسبة لي في تمديد الفترة إلى أن أقوم بإكمال تقييّمي للعلاقة وإمكانيّة استمرارها على المدى الطّويل.

إن لكلّ عميل استراتيجياته وأهدافه وجمهوره الّذي يجب على المستقل التواؤم معه، وفي بعض الأحيان يكون هذا النّمط من التّوائم غير مريح بالمرّة بالنّسبة لي، ولذلك فإنّ الفترة التجّريبيّة تمنحني الفرصة لتقييم مدى توافق النّمط الّذي أعمل به مع متطلّبات العميل وتوقّعاته.

كن واضحا وصريحا حول أية مشاكل تواجهك

أحيانًا يمّكن للخلافات أن تحل. ولطالما شعرت بالراحة عندما كنّت أبدي قلقي حول أمّر ما وأجد العميل مستعدّا لمناقشتي بكل رحابة صدر حول إجراء التّغييرات على النّهج الخاص به أو على الطّريقة التي يسير بها العمل المتّفق عليه.

إن الاضطرابات والإخفاقات عادة ما تكون نتيجة لسوء تفاهم بسيط، والتّعامل بصراحة ووضوح إزاء أية مخاوف تواجهني، أو لماذا أرى أنّ خيارًا بديلا سوف يعمل بشكل أفضل، بإمكانه أن يؤدّي في نهاية المطاف إلى نقاش مثمر لي وللعميل على حدّ سواء، وربما يفضي في النّهاية إلى إصلاح سوء الفهم الحاصل وبالتّالي إكمال العمل سويًّا.

على سبيل المثال، عندما أصرّ أحد العملاء على إضافة كلمات مفتاحيّة لتحسين نتائج محرّكات البحث (SEO) إلى مقالتي، ولم تكن لتلك الكلمات أيّ علاقة بما كنّت قد كتبت عنه، أبديت له عدم ارتياحي التّام لما جرى، ومن خلال النّقاش مع العميل تم التّوصّل إلى حل وسط يرضي الطّرفين.

ربّما كان باستطاعتي تجنّب حدوث هذا الموقف مجددا (غالباً بأن لا أعمل مع ذلك العميل مرة أخرى بما أن لنا توجّهات مختلفة)، ولكن بدلا عن الهروب من المشكلة، كنّت سعيدة بأنّنا توصّلنا إلى اتّفاق كان مرضيا لكلا الطّرفين.

إظهار الاهتمام بالنجاحات المتبادلة

العلاقات هي عبارة عن طريق ذي اتّجاهين، وإنّ من أفضل العلاقات التي حظيت بها مع العملاء كانت تلك التي كان كلانا يود فيها رؤية الآخر يحقّق النّجاح.

إنّ هذا هو أقل جانب ملموس في الآلية الخاصة بي، ولكنّني حين أحاول التّركيز على ذلك عند بدء التّعامل مع أحد العملاء الجدد، فإنّني عادة ما أجد هذا الاهتمام بالنّجاح المتبادل يظهر على شكلين رئيسيين :

مشاركة الموارد

عندما أقوّم بكتابة محتوى أفخر به لأحد العملاء، فإنّني أضمنه في نشرتي الأسبوعيّة وأقوم بمشاركته لجمهور المتابعين لي على تويتر، لقد عملت لسنوات وحتّى هذه اللّحظة على بناء جمهوري الخاص بي، وعند العمل مع العملاء، فإن جمهوري هو من إحدى أهم الامتيازات التي يحصلون عليها طوال فترة عملي معهم.

أقوم كذلك بإرسال دعوات التّرويج، أو تعريف العملاء على عدد من المحرِّرين العاملين في منشورات أخرى والّتي من الممكن أن تقوّم مستقبلاً بترويج المحتوى الخاص بهم (في حال كونه ملائماً). وعندما أقُوم بكتابة محتوى مثير للاهتمام لأحد العملاء الّذين يملكون استراتيجيات عظيمة واهتمام خاص بجمهورهم، فإنني أرغب في مساعدتهم على بناء ذلك الجمهور وجلب متابعين أكثر للاستفادة من ذلك المحتوى.

وعلى الجانب الآخر، فقد تعاملت مع محرّرين قاموا بتزكيتي لعملاء آخرين، وقاموا كذلك بتقديمي إلى معارفهم عندما كنّت أحتاج مساعدتهم، وقد كان ذلك أحيانًا مقدّمة للتّعرّف على عميل جديد، أو على صديق لعميلي باستطاعته أن يساعدني بطريقة ما في العمل الخاص بي. إن معرفتي بأنّ عميلي يرغب في رؤيتي أتقدّم يشجعني أكثر على طلب المساعدة منه عندما أحتاجها.

تبادل الخبرات

عوضًا عن العمل كآلة للإيجار، أقوّم عادة بعرض خبراتي المتراكمة في تسويق المحتوى على العميل، والطّرق المختلفة التي قمت بتجربتها، وكيفيّة قيامي ببناء الجمهور الخاص بي وما إلى ذلك من خبرات وتجارب. وفي المقابل فإن أفضل العملاء الذين تعاملت معهم كانوا أولئك الّذين يشاركون تحليلاتهم لكي أستطيع الحصول على أفكار أفضل حول مدى فاعليّة المحتوى الذي أقدمه وتلاؤمه مع الجمهور المتابع لهم، وطرق صناعة محتوى جديد يساعدهم في التقدّم بشكل أفضل نحو تحقيق أهدافهم وتطلّعاتهم.

إنّ هذه الخطوة تعتمد على "الحسّ الغريزي" بشكل أكبر من باقي الخطوات، فأنا لم أعمل قط مع عميل يعلن بشكل واضح عدم رغبته برؤيتي أتقدّم، ولكني بكل تأكيد أستطيع تمييز العميل الذي يود مشاهدتي أنجح. إن تلقّي الملاحظات البنّاءة الّتي تصب في صالح تحسين المحتوى العام الذي أقدّمه لطالما كان إشارة جيّدة في العلاقة بيني وبين العميل.

فالمراجعات والملاحظات الإيجابيّة التي تصلني حول نتائج العمل الذي قدّمته للعملاء، يتم استثمارها لاحقًا، سواءً في الأعمال الّتي أقدّمها للعملاء، أو في الأعمال الخاصة بي.

خاتمة

خلال هذه الفترة أنا محظوظة بامتلاكي الفرصة لاختيار الأشخاص الذين أرغب بالعمل معهم، لذلك أفضل اختيار العملاء الذين يقومون بإنتاج محتوى أؤمن به، ويستهدف جمهورًا أستطيع التّوافق معه وتقديم قيمة حقيقة له. إنّ هذه العملية لا تقوم على أساس المقارنة بين العملاء وتصنيفهم إلى (جيد) أو (سيّء)، ولكنّها في الواقع اختيار للعميل الذي يوافق قيمي والنّهج الذي أسير عليه.

إنّ هذه الآليّة ما تزال قيد الإنجاز وهي متغيّرة باستمرار، فإذا كنت مستقلًّا، أو تفكّر في أن تصبح كذلك، فأنا أشجعك على إنشاء آلية خاصة بك في أسرع وقت ممكن، ستتغير الآلية وتتبدّل مع مرور الوقت، ولكن ما أن تبدأ ببناء مرجعيّة صلبة لنفسك، فإنّه سيكون بإمكانك الاعتماد عليها لبناء قرارات حاسمة حول الأشخاص الذين تودّ العمل معهم.

ترجمة ـوبتصرفـ للمقال: How to establish and maintain awesome client relationships لصاحبته : Belle Beth Cooper.

حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.