53 نصيحة سريعة للشركات الناشئة حول الإنتاجية وسير العمل

نتحدّث كثيرًا في Techstars حول الإنتاجية وإدارة البريد الإلكتروني وإنجاز المهام، والأمور الأساسية في تطوير الشركة، وثقافة الحصول على التمويل.

فيما يلي مجموعة من النصائح العامة التي نقدّمها إلى مؤسّسي الشركات التي تنضمّ إلى Techstars، وقد تكون مفيدة لك ولشركتك الناشئة، خصوصًا إن كانت هذه هي المرة الأولى التي تخوض فيها هذه التجربة.

الإنتاجية

حدّد أولوياتك، وأنجز ما هو ضروري فقط. تجنب العمل الفوضوي، وتعلم رفض الأمور التي لن تجني منها أي فائدة.
إذا أصبح كل شيء مهمًّا فهذا يعني أنّ كل هذه الأشياء ليست مهمّة. عوّد نفسك على تقسيم أولوياتك في العمل إلى عدّة مستويات. المستوى الأول أولى، ثم الثاني، ثم الثالث وهكذا... ومن الناحية العملية أنجز المهام التي تكون في المستوى الأولى فقط. حدّد أولوياتك والتزم بها دون أدنى تنازل.
تجنب قبول الأهداف المبهمة. اجعل أهدافك واضحة ثم ابدأ التنفيذ.
لا تقم بإضافة المهام الجديدة إلى بداية قائمة المهام، فمكانها في نهاية القائمة. لا تترك أبدًا ما أنت عاكف على إنجازه. يمكنك الاطلاع مقالة قوائم الأعمال والأفكار لمزيد من المعلومات.
اصنع جدول أعمالك وتحكم به من خلال التقويم. استخدم الكتل الزمنية Time Blocks لتنظيم وقتك في كل ما يخصّ المكالمات الهاتفية، واللقاءات، والعمل الذي يحتاج إلى تركيز، وغير ذلك من الأمور، بل وحتى متابعة البريد الإلكتروني وقضاء الوقت مع العائلة وممارسة التمارين الرياضية.
إن لم تكن المهمة التي ترغب في إنجازها مدرجة في التقويم فلا تقم بإنجازها على الإطلاق.
أجر التعديلات اللازمة على الوقت الذي يستغرقه كل نشاط تنجزه خلال اليوم، وابحث عن الطريقة الأنسب بالنسبة إليك.
راجع التالي: 7 نصائح لإدارة جدول أعمالك، قوائم الأعمال والأفكار.
راجع جدول أعمالك قبل أن يبدأ الأسبوع لتكون متهيّئًا للعمل.
تجنب استخدام قنوات التواصل المتزامن، واستبدلها بالقنوات غير المتزامنة.
لا تستخدم برامج الدردشة أو برامج التراسل النصي، فهذه البرامج تدمّر الإنتاجية وتقطع سير العمل. احترم وقتك ووقت فريق العمل.
تجنّب عقد الاجتماعات مع أعضاء الفريق دون التخطيط لذلك. لا بأس في دعوة فريق العمل إلى الاجتماع لتبادل الأفكار ومناقشتها، ولكن أخبرهم بأنّ الاجتماع يقتصر على هذا الهدف، واجعل هذه الاجتماعات قصيرة.
حدّد المدّة المتوقعة لجميع الاجتماعات بشكل مسبق، عادة ما تكون ساعة كاملة الحدّ الأقصى لمثل هذه الاجتماعات، أما 30 دقيقة فهي فترة مناسبة جدًّا، إلا إن كان الاجتماع يتضمن جلسة تبادل أفكار مطوّلة فيمكن حينها زيادة مدة الاجتماع مع الحرص على تقسيمها إلى عدة أقسام.
احترم إنتاجية بقية أعضاء الفريق، ولا تقم بإضافة مهام جديدة إلى قائمة مهامهم الأصلية. يحدث هذا عادة مع المدراء التنفيذيين، حيث يطلبون من أحد الأشخاص تأدية مهمّة مستعجلة من أجلهم. قد تؤدي مجموعة من المهام السريعة إلى التشويش على أعضاء الفريق، خصوصًا المهندسين منهم والمبرمجين.
اعتن بنفسك وبصحتك، وخذ قسطًا من الراحة خلال اليوم لتستعيد نشاطك.
ممارسة التمارين الرياضية بشكل منتظم أمر ضروري للغاية. خصّص كتلًا زمنية للتمارين الرياضية في تقويمك، وإلا فإنّك لن تمارسها على الإطلاق.
احرص على أن تنام لمدة كافية كل يوم (ولكن أقل من المعتاد) وتجنب حالات الإرهاق الشديد.

البريد الإلكتروني

إنه وحش مفترس، إن لم تسيطر عليه فسيسيطر عليك.
لا تتفقد صندوق بريدك الإلكتروني وتفتح الرسائل الواردة إليه بشكل متواصل، فهذا سيضعف من إنتاجيتك. خصّص وقتًا ثابتًا للتعامل مع البريد الإلكتروني بجميع أنواعه.
تعلّم استخدام خانة (نسخة إلى CC) ولا ترسل نسخًا من رسائلك الإلكترونية إلى الآخرين إن لم يكن ذلك ضروريًا، واطلب من الآخرين كذلك أن لا يرسلوا إليك نسخًا من رسائلهم الإلكترونية إن لم تكن مهمّة بالنسبة إليك. ينطبق هذا بشكل خاص على المدراء التنفيذيين، إذ أنّهم يرغبون في معرفة كل شيء يدور في الشركة، وهذا قد يكون مربكًا.
تعلّم كيفية استخدام النسخ المخفية من الرسائل (BCC). انقل إلى هذا الحقل مثلًا الأشخاص الذين لا يحتاجون إلى مُتابعة سير المُحادثة الحالية (كشخص قام بتقديمك إلى شخص آخر). علّم بقية أعضاء الفريق كيف يستخدمون هذا الحقل عند إرسال الرسائل إليك وحسبما تقتضيه الحاجة، وينطبق الكلام نفسه عند الرد على جميع الرسائل Reply All. كذلك استخدم توقيع بريدك الإلكتروني Email signature بحكمة، واحرص على أن يتضمن معلومات مفيدة. تجنب استخدام الشعارات أو الصور لأنّها تثقل الرسالة وقد يتم إخفاءها عند عرض الرسالة في صندوق بريد المستلم.
تعلم كتابة الرسائل القصيرة، والتي تتكوّن من جملتين/فقرتين أو ثلاث على الأكثر، وتأكد قبل إرسالها من عرضها وقراءتها على الهاتف النقّال؛ لأنّك لو اضطررت إلى تمرير الشاشة كثيرًا فهذا يعني أن الرسالة طويلة جدًّا. استخدم أقل عدد ممكن من الكلمات، وراجع الرسالة عدّة مرات قبل إرسالها.
اكتب بأسلوبك الخاص، ولا تلجأ إلى قوالب النصوص الجاهزة. إرسال رسائل إلكترونية قليلة أفضل بكثير من إرسال رسائل كثيرة تحتوي على قوالب نصوص جاهزة.

التعرف على الآخرين

تجنب الرسائل الإلكترونية الباردة قدر الإمكان، واستخدم شبكة علاقاتك للتعرف على المزيد من الأشخاص.
يمكنك الاستفادة من بعض الأدوات مثل goconspire.com و LinkedIn.
تواصل مع الآخرين بشكل مستمر، واحرص دائمًا على توسيع شبكة علاقاتك في LinkedIn.
تعلّم كيفية قراءة حسابات مستخدمي موقع LinkedIn. حاول الاطلاع على مجالات عمل مختلفة مثل التوظيف، أو تطوير المشاريع التجارية، أو رؤوس أموال مخاطرين، أو أي مجال آخر. من المفيد جدًّا أن تتكوّن لديك فكرة حول هؤلاء الأشخاص وذلك بالاطلاع على هذه الحسابات بشكل جيّد.
ابحث دائمًا عن الشخص (أو الأشخاص) المناسب، ولا تطلب إجراء مقابلة مفتوحة على الإطلاق.
لا تطلب إجراء مقابلات مفتوحة غير واضحة الأهداف مع المستثمرين الجريئين والمستثمرين الملائكة، حاول أن تدرس وتستوعب بشكل جيّد ما يرغبون في الاستثمار فيه، وألق نظرة إلى أعمالهم ونشاطاتهم السابقة.
إن كنت ستطلب إجراء مقابلة مع مسؤول علاقات خارجية Biz Dev في إحدى الشّركات، فتأكد من أن يكون ذلك الشخص مناسبًا لهذه المهمّة. ابحث عن عدد من الأشخاص الذين تعتقد أنّهم مناسبون لهذه المهمّة ثم ألق نظرة على حساباتهم في LinkedIn.
لنائب رئيس الشركة تأثير كبير فيها، فقد يكون قادرًا على اتخاذ القرارات، أو سيوجّهك إلى الشخص المناسب؛ لذا إن كنت راغبًا في عقد صفقات أو شراكات مع شركات أخرى، حاول التعرّف على هذه الشريحة.
عليك إتقان فن كتابة رسائل إلكترونية تعريفية قابلة لإعادة التوجيه. إن كنت ترغب في تقديم نفسك إلى جهة معينة عن طريق أحد الأشخاص، أرسل إليه رسالة إلكترونية مختصرة وواضحة تخاطب فيها تلك الجهة، ليتسنى للوسيط إضافة بعض الكلمات أو العبارات ليعيد توجيهها بعد ذلك، وهكذا يصبح تقديمك إلى تلك الجهة أكثر سهولة.
مع أن تقديم نفسك عن طريق الرسائل الإلكترونية هو الأفضل، إلا أنّ استخدام LinkedIn قد يكون مفيدًا أيضًا، ولكن تبقى الرسائل الإلكترونية الوسيلة الأفضل في هذا المجال.

جدولة اللقاءات

قم بجدولة لقاءاتك بشكل فعّال وذلك من خلال إنشاء عدد من الخانات المعرفة مسبقًا في تقويمك لكل نوع من أنواع اللقاءات.
على سبيل المثال: الإثنين، الأربعاء، الجمعة 9ص - 10ص مكالمات هاتفية مدتها 15 دقيقة لتقديم نفسي إلى الآخرين. الإثنين، الأربعاء، الجمعة، 2م-4م لقاء لمتابعة المستشارين.. الخ.
حدّد دائمًا 3 إلى 4 مواعيد مخصّصة للقاء معين وذلك بالاعتماد على طبيعة ذلك اللقاء، ثم ضعها في خانات الوقت الشاغرة في التقويم.
إن كان الشخص الذي تحاول التواصل معه شديد الانشغال، فتحلَّ بشيء من المرونة، وحاول إعادة ترتيب الكتل الزمنية الخاصّة بك لتتلائم مع وقته.
حاول التقليل من عدد الرسائل الإلكترونية الخاصّة باختيار موعد اللقاء. إن وافق الطرف المقابل على مقابلتك، اقترح مباشرة عددًا من المواعيد، ولا تطلب منه اقتراح تلك المواعيد.

نصائح عامة حول مدة اللقاء

في حالة المكالمات الهاتفية التعريفية: حاول أن لا تزيد المدة عن 15 دقيقة، وسيقدّر الناس دعوتهم إلى مكالمة تمتدّ لـ 15 دقيقة والالتزام بهذه المدة.
في حالة اللقاءات التعريفية: فلا تتجاوز الـ 30 دقيقة. قد تكون ساعة كاملة طويلة جدًّا خصوصًا إن كنت أنت الضيف، إلا إذا طلب المضيف منك البقاء لفترة أطول.
إن لم تكن متأكدًا من أن هذه الفترة كافية أم لا، يمكنك سؤال الطرف المقابل عن ذلك، وينطبق هذا الأمر كذلك عند إجراء مقابلات العمل أو مقابلة المستثمرين الملائكة أو الجريئين. ولكن هناك بعض الحالات الاستثنائية، فقد يُضطّر أحدهم للسفر لمقابلتك فيتوقّع أن تمتدّ المقابلة لفترة زمنية أطول.

أثناء اللقاء

لا تصل متأخّرًا، فهذا تصرف غير لائق، بل حاول الحضور مبكّرًا.
لا تأخذ وقتًا أكثر من الوقت الذي تحتاجه المقابلة.
احترم أوقات الآخرين ولا تضيعها في أمور غير مهمّة.
تجنب الأحاديث غير المرتبطة بالموضوع. لا بأس بالقليل منها ولكن لا تكثر.
يجب أن تعرف الهدف من هذا اللقاء، وعليك أن تدخل إلى صلب الموضوع مباشرة.
لا تترد في طرح الأسئلة، ولكن لا تبالغ في ذلك.
حاول الانسجام مع الطرف المقابل وتعرّف إلى اهتماماته.
اقرأ الطرف المقابل جيدًا، وتعرّف جيدًا إلى نشاطاته وأعماله، أو ما يرغب في الاستثمار فيه، أو ... الخ.
لا تقدّم عروضك فقط، بل استمع إلى الطرف المقابل أيضًا. تُعقد معظم الصفقات التجارية بعد الاستماع المطوّل للطرف المقابل وليس بعد الحديث المطوّل. استمع إلى ما يقوله الآخرون، واطرح الأسئلة.
إن واجهك الطرف المقابل بالرفض، فلا بأس في ذلك، تفهّم الأمر وتجاوزه أو حاول مرة أخرى في وقت لاحق.
اعرض على الطرف المقابل الأمور التي يحتاجها، ولا تكتف بالارتقاء بالصفقة فقط. بيّن دائمًا الفوائد التي سيجنيها العميل من المنتج الذي تقدّمه.
احرص دائمًا على أن يكون لديك ملخّص واضح عن اللقاء، واقترح الخطوات التالية. يمكنك إرسال رسالة إلكترونية أو إجراء مكالمة هاتفية أو إجراء لقاء آخر، أو يمكن الاتفاق على إرسال المزيد من المواد، أو التعارف بشكل أكبر... الخ. مهما كانت الخطوة التالية عليك تلخيص اللقاء عند الختام.