الدليل الشامل للمديرين حول كيفية إعطاء الملاحظات للموظفين

تتطلب قوة العمل الحديثة إعطاء آراء تطلعية بصورة متكررة من المديرين إلى الموظفين وبالعكس، إذ تثير كلمة تعليق أو رأي في الأداء بحد ذاتها رد فعل، سواءً كان رد الفعل حماسًا أو خوفًا أو مجرد نظرات تساؤل.

يدرك المديرون العظماء أن تقديم الملاحظات هو عنصر أساسي في عملية التطور المستمر وتحسين أداء الموظفين وتكوين فريق عمل مرن. ومع ذلك، فإنه ليس من السهل القيام به على النحو الصحيح دائمًا.

قد يجد المديرون الجدد بعض الصعوبة في تقديم الملاحظات بفعالية، مثل إعطاء الملاحظات بصورة منتظمة أو إجراء محادثات معقدة عن الأداء، لذا أعددنا هذا الدليل الشامل حول ملاحظات الموظفين، مع تقديم جميع النصائح والأمثلة وأفضل الممارسات التي تحتاج إليها حتى تجعل ملاحظاتك أكثر تأثيرًا.

تُعَد الملاحظات أمرًا ضروريًا لتحقيق الرضا الوظيفي عند القوى العاملة الحديثة الموجَّهة نحو التنمية، إذ يبحث الناس عن أدوار توفر لهم فرصًا للتعلم المستمر والنمو. يرغب الناس في أن يشعروا بالقوة والحركة في العمل، لكن مع وجود مدير يستثمر شخصيًا في تطورهم، فإنهم يصبحون مهيّئين جدًا لتحقيق إمكاناتهم، إذ يدعم المدراء ثقافة الشركة في التطوير المستمر للمواهب عندما يقدمون ملاحظات منتظمةً ويقدّرون الموظفين.

يؤدّي قادة الفريق دورًا مهمًا ومخيفًا إلى حدٍ ما في إعطاء الملاحظات للموظفين، إذ تساعد هذه الملاحظات على تطوير خبراتهم وعملهم بأساليب أكثر ترابطًا ومهارة. يُعَد هذا الأسلوب واحدًا من الأساليب الكثيرة التي يؤدي من خلالها المديرون دورًا لا غنى عنه في النجاح المؤسسي، وتجدر الإشارة هنا إلى أن تقديم ملاحظات للموظف لا يقل أهميةً عن قبول الملاحظات من الموظفين، إذ تساعدك هذه الملاحظات على تحسين دورك وتضفي شعور الأمان بين أفراد فريقك لمشاركتهم واقع ما يشعرون به معك.

توفر استبيانات الموظفين مجهولة الاسم مساحةً آمنةً لطرح الموضوعات الصعبة، وهي تساعد على بناء الثقة والدعم والتواصل الحقيقي، كما أنها تسمح للموظفين بطرح الأسئلة بثقة، لذلك يُعَد إخفاء الهوية أمرًا مهمًا للغاية.

إحصائيات الملاحظات

وفقًا لبيانات استطلاع Officevibe فإن:

17% من الموظفين يشعرون بأن الملاحظات التي يتلقونها غير محددة.
23% من الموظفين غير راضين عن تكرار الملاحظات الواردة من المدير مباشرةً.
أفاد 28% من الموظفين بأن الملاحظات لا تُجرى بما يكفي لمساعدتهم على فهم كيفية التحسن.

على الرغم من وجود العديد من المشكلات المرتبطة بجودة الملاحظات التي يتلقاها الموظفون وتكرار تلقيها، إلا أن الأمر يحتاج إلى التعديل لتكون الملاحظات فعالةً بصورة ملحوظة. لن تُفيد الملاحظات الرائعة كثيرًا إذا حصل عليها الموظفون مرةً واحدةً فقط في كل عام أثناء تقييم الأداء السنوي، كما لن تكفي جلسة ملاحظات مدتها 15 دقيقة يوميًا إذا لم يكن هناك ما يدعم الموضوع.

يغطي هذا المقال الأساليب والنصائح والأمثلة التي تساعدك على صقل ملاحظاتك من حيث التوقيت والقيمة.

ما هو الوقت والمكان المناسب لإعطاء الملاحظات للموظف؟

يأتي معدل تكرار الملاحظات في المرتبة السابعة من بين أدنى 26 مقياسًا ثانويًا لمشاركة الموظفين في الاستبيان الذي أجراه Officevibe، إذ يشير الاستبيان إلى أن 21% من الموظفين غير راضين عن معدل لقاءاتهم بمديرهم في جلسة الملاحظات.

تخبرنا الأرقام السابقة بأن أفضل ما يجب أن تبدأ به هو التخطيط الجيد للوقت، فمع تسارع وتيرة القوى العاملة، لم يَعُد الموظفون يطيقون الانتظار إلى نهاية السنة -أو حتى إلى نهاية الشهر- لتلقي الملاحظات، لذا من المهم أن يجري المديرون محادثات مستمرةً مع الموظفين، ويخصصوا فترات محددةً لإعطاء ملاحظات فعالة للموظفين.

عند تخصيص الوقت والمكان المناسبيْن للملاحظات، سيشعر الموظفون والمديرون بالجاهزية والحماس لتبادل الملاحظات. يجب الاستعانة بالاجتماعات الفردية الدورية لتقديم الملاحظات، أو إعداد جلسات ملاحظات مخصصة في مدة زمنية تتناسب مع كل عضو في الفريق.

اقتباس

نصيحة بشأن التوقيت: تحقق أولًا، فقد لا تعرف أبدًا الظروف التي يمر بها الأشخاص في حياتهم، لذا تحقق دائمًا من الوقت المناسب لإعطاء ملاحظاتك، وذلك من خلال سؤالهم عن ظروفهم الراهنة، والتي تعطيهم انطباعًا بأنك مهتم، وهي النية الحقيقية من وراء التعليقات في المقام الأول (سنقدم المزيد عن ذلك فيما بعد).

ما هي ميزات الملاحظات الجيدة؟

تتخذ الملاحظات في الغالب صيغًا عديدة، وكلما قدمتها بأريحية أكثر، زادت قدرتك على تكييف أسلوبك بناءً على ما يفضله الموظفون والعلاقات التي تربطك بهم. توضح الأمثلة التالية بعض الأفكار المهمة حول الأمور التي يجب أن تتصف بها الملاحظات، وكذلك الأمور التي يجب أن تخلو منها.

الصفات التي يجب أن تتحلى بها الصفات الجيدة:

التركيز على المستقبل: يمكن أن تقول للموظف على سبيل المثال: " يمكنك في المرة القادمة التخطيط لإجراء بحث مسبق عن الحالة".
محددة وواضحة: يمكن أن تقول للموظف على سبيل المثال: "ساعدت خطة عملك الأخيرة على تحسين الكفاءة، هل يمكنك العمل بها مجددًا هذه المرة؟"
قابلة للتنفيذ والتطبيق: يمكن أن تقول للموظف على سبيل المثال: "نظرًا لأننا نعمل ضمن ميزانية محدودة، فعلينا أن نركز على التفاصيل، حتى لا نقدم المنتج بجودة متدنية".
الأفكار أو مقدمات التفكير: يمكن أن تقول للموظف على سبيل المثال: "يقلل سوء تباين الألوان من قابلية قراءة النص".
الهدف منها التحسين: إذ يمكنك أن تقول للموظف مثلًا: " لدي بعض الاقتراحات قبل أن تنتهي".

الصفات التي يجب أن تخلو منها الملاحظات:

مرتبطة بعمل سابق: مثل أن تقول: "من المحتمل أن يكون العمل أكثر كفاءةً إن أجريت بحثك أولًا".
غامض أو عام: كأن تقول للموظف على سبيل المثال: "كل ما فعلته في المرة السابقة كان ناجحًا، كرره في المرة القادمة".
غير عملي أو غير مرتبط بالحالة: مثل أن تقول للموظف: "إذا كانت لدينا ميزانية أكبر، فإننا نريد تحسين جودة هذا المنتج وجعله أفضل بعشر مرات".
رأي أو نقد: يمكن أن تقول للموظف على سبيل المثال: "هذه اﻷلوان غير مناسبة، كما أنني أُفضِّل الخط الرفيع".
يهدف إلى إثبات فكرة: مثل أن تقول: "لأكون واضحًا تمامًا، أشعر بخيبة أمل حول النتيجة التي وصلت إليها".

أحد أهم العناصر التي يجب التركيز عليها هنا هو الهدف من وراء الملاحظات، حيث يجب أن ينبع مصدر الملاحظات من حقيقة أنك مهتم بتطوير العمل، وهي واحدة من المهارات الواجب توافرها في القائد الجيد، كما يجب أن تهدف الملاحظات إلى مساعدة الموظف على التحسن والتطور، وليس لأجل أن تُسمع كلماتك فحسب.

5 مبادئ مهمة لتقديم الملاحظات بطريقة فعالة

مع تحديد الأهداف الصحيحة واختيار الوقت المناسب والمساحة الآمنة، لم يتبق سوى شيء واحد للاستعداد له، وهو تقديمك الخاص للملاحظات. إليك فيما يلي 5 مبادئ رئيسية لتقديم ملاحظات فعالة للموظفين، مع الأمثلة الواضحة لكل منها.

1. التأسيس لهدف مشترك

قد تكون على دراية بدوافعك، لكنك تريد أن تتأكد من إيصالهم بوضوح إلى أعضاء فريقك، والتوصل إلى توافق في الآراء بشأن الهدف. تكمن أهمية الاتفاق على الهدف من الملاحظة في وضع توقعات واضحة لكلا الطرفين، إضافةً إلى وضع الأساس لمحادثات أكثر فائدة.

اقتباس

يمكن أن تقول على سبيل المثال: "في آخر اجتماع فردي لنا، قررنا أنك ستبدأ في تقديم نتائج بحث المستخدم في اجتماعات الفريق الأسبوعية، لذا أرغب في مشاركة بعض التعليقات حول عرضك التقديمي الأول، لمساعدتك على الاستمرار في تحسين طريقة العرض".

2. انسب الملاحظات لنفسك

تذكر أن ملاحظاتك شخصية، واعرضها على هذا النحو. على هذا الأساس، استخدم العبارات والضمائر الشخصية، وانسب ملاحظاتك وتوقعاتك إليك، مما يُظهر مدى وعيك بالحالة ويساعد على بناء الثقة مع الموظف.

اقتباس

على سبيل المثال: "لاحظت أنك أشرت بتكرار إلى بعض الأفكار أثناء عرضك التقديمي، وشعرت أنه يمكنك الاعتماد أكثر على التواصل البصري في إيصال المعلومات إلى الآخرين".

3. التركيز على المستقبل

حاول أن تركز على المستقبل في ملاحظاتك واربطها بمبادراتهم القادمة أو بالأهداف التي يعملون على تحقيقها. لن تكون ملاحظاتك مؤثرةً إذا كانت غير قابلة للتنفيذ أو غير مرتبطة بالحالة.

اقتباس

يمكن أن تقول للموظف على سبيل المثال: "كانت رسائلك إلى الفريق واضحةً جدًا في الفترة الأخيرة، وأرى أن أهميتها كبيرة للفريق. ونظرًا لأن الاتصالات الداخلية هي جزء جديد من دورك، أود أن أناقش معك الكيفية التي يمكن من خلالها الاستفادة من هذه القوة عند نموك في هذا المجال".

4. إعطاء ملاحظات واضحة ومدعومة بالأمثلة

من الصعب تفسير العبارات الغامضة والعامة، أو فهم الملاحظات في حياتنا اليومية دون وجود أمثلة داعمة، لذا تجنب الصفات غير القابلة للقياس مثل "جيد" و"مفيد"، إذ يجب أن تحدد ما الذي يجعل عملهم أو سلوكهم جيدًا أو مفيدًا؟

على سبيل المثال، يمكنك أن تقول: "لقد ساعدنا تدخلك الأسبوع الماضي للمساعدة في فحص خلل البريد الإلكتروني وإصلاحه، مع أنك لم تكن في المشروع. هذا النوع من الدعم يجسد حقًا قيم شركتنا، ويظهر التزامك بأهداف الفريق الواسعة".

5. التأكد من الفهم المشترك

بعد إعطاء الملاحظات للموظف، من المهم مراجعته مجددًا للتأكد من أنه قد استوعب ما ذكرته وأنكم تتشاركون ذات الأفكار؛ لهذا اطلب من الموظف أن يشرح لك ما فهمه من المحادثة".

يمكنك أن تقول للموظف على سبيل المثال: "ما رأيك؟ كيف يبدو استيعابك لهذا الأمر؟ هل المثال الذي قدمته منطقي بالنسبة لك؟ أين ترى تطابق هذا مع حياتك اليومية؟ ما هي النقاط الرئيسية التي تريد التحدث عنها في هذه المحادثة؟" مع العلم بأنك قد لا تحتاج إلى طرح كل هذه الأسئلة في وقت واحد.

إعطاء ملاحظات نقدية سلسة

يُعَد تقديم الملاحظات النقدية أمرًا مهمًا للغاية، إذ تقترح بعض الأساليب أن الصدق هو السياسة الأفضل في هذه الحالة، ومع ذلك، فإن عددًا متزايدًا من البحوث يُظهٍر أن الملاحظات السلبية أقل فاعليةً من الملاحظات الإيجابية، كما يمكن أن تكون ضارّةً بمستوى أداء الموظفين.

صحيح أنه يجب أن تهدف الملاحظات في المقام الأول إلى التركيز على نقاط القوة بدلًا من التركيز على نقاط الضعف، لكن ثمة لحظات تكون فيها مشاركة النقد البنَّاء أمرًا ضروريًا لتطوير الموظفين أو لمصلحة الفريق.

ما هي الأوقات التي يمكن فيها تقديم ملاحظات نقدية؟

عندما يكون شخص ما غير مُدرك للطريقة التي ينظر بها الآخرون إلى سلوكه.
عندما تؤدي سلوكيات الموظف إلى نتائج عكسية في الوصول إلى أهداف الفريق.
إذا تسبب سلوك شخص ما في حدوث صراع بين أعضاء الفريق.
إذا سمعت نفس الملاحظات بخصوص موظف من مصدرين أو أكثر.

عندما تظهر هذه المواقف، من المهم إجراء محادثة شفافة دون محاولة إخفاء الملاحظات السلبية على أنها ردود فعل إيجابية، أو عدم قول أي شيء (وهو الأسوء). يترتب الأمر كله على ماهية الهدف من وراء الملاحظات البنَّاءة والطريقة التي قدمت بها، فأنت تريد أن تبدي اهتمامًا شخصيًا للموظف، وفيما يلي بعض النصائح حول تقديم الملاحظات البنّاءة:

اهتم شخصيًا: يجب أن تأتي التعليقات البنَّاءة من مكان الدعم الحقيقي، هذا عندما تكون أسس الثقة بمثابة منصة لمحادثات صادقة وحقيقية.
تحدَّث مباشرةً: هذا لا يعني أن تكون هجوميًا أو عدوانيًا، بل العكس من ذلك، إذ يساعد الحديث المباشر على اكتساب احترام الموظفين.

أمثلة على بعض الملاحظات السلبية

فيما يلي بعض الأمثلة على الملاحظات السلبية التي قُدِّمت بطريقة بنَّاءة ومباشرة مع إظهار التعاطف:

"لقد راجعت تقريرك الأخير، ووجدت فيه بعض العناصر التي لا تتماشى مع إرشادات الشركة. دعنا نراجعها معًا لنُجري التعديلات اللازمة عليها".
"مع الانخفاض الحالي في النسب، أصبح الوضع على المِحَك ويحتاج الفريق إلى دعمكم".
"أُدرك جيدًا مقدار المهام التي لديك في الوقت الحالي، لكن ما هي المهام التي يمكنك وضعها على الجانب مؤقتًا حتى تتمكن من المشاركة في حل المشكلة؟".
"من الواضح أن النتائج الحالية بعيدة عن أهدافنا، على الرغم من أننا اعتمدنا على هذا الأسلوب ووثقنا به. ربما حان الوقت لنبحث قليلًا عن العوائق لنعمل على بناء خطة جديدة".

نصائح لتقديم ملاحظات نقدية

تتشابه طرق تقديم الملاحظات السلبية كثيرًا مع طرق تقديم أي نوع من الملاحظات، ولكن هناك بعض الأمور الإضافية التي يجب أخذها في الحسبان:

امنح نفسك بعض المساحة لتنظيم أفكارك ومشاعرك والاستعداد لها.
اطلب من زميل تثق به أن يُناقش أفكارك معك إن كنت تشعر بالتردد.
ناقش الأفعال والسلوكيات وليس السمات الشخصية.
ركز على مردود الأعمال وافترض النوايا الإيجابية.
استخدم لغةً واضحةً، وتجنب التعميم، واستمر في التركيز على الموضوع المطروح.
كن مباشرًا في عملية التسليم، وتجنب التصرف بطريقة مخادعة.
يتمثل جزء من تدريب أعضاء فريقك في تحديهم بطريقة داعمة تساعدهم على النمو. هذه واحدة من الأشياء المدهشة حول كونك قائدًا حقيقيًا، لذلك ركز على الهدف الرئيسي وهو تحفيز الموظفين وتطوير فريق متعاون وعالي الأداء.

ختام المقال

لتتمكن من توجيه تطورات الموظفين، من المهم أن تجري معهم جلسات ملاحظات بين الحين والآخر بصورة منتظمة، وما يأتي بعد ذلك هو الجزء الأصعب. ستساعدك إضافة عنصر العمل الذي تحدده في كل لقاء فردي على ضمان المتابعة ومساعدة الموظفين على رؤية تطورهم، كما أنه يساعدك على رؤية أعضاء فريقك وهم يأخذون ملاحظاتك بجدية ويستمرون في تطبيقها بعد الجلسة.

سيساعدك جعل الملاحظات جزءًا من الحياة اليومية للجميع على بناء ثقافة الملاحظات في فريقك، بحيث يشعر الجميع بأنهم مسموعون ومُقدَّرون. لن يكون تقديم الملاحظات أمرًا مخيفًا عندما ننظر إليها على أنها هدية في حقيقتها، فهي تساعد على بناء نقاط قوتنا وتطوير مهاراتنا، لذا احرص على تخصيص الوقت الكافي لإعطاء الملاحظات للموظفين، وتعامل مع هذه الجلسات بعناية وتعاطف والتزام، لتحسين الموظفين وتحسين نفسك.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Employee feedback demystified: a comprehensive guide for managers لصاحبته Nora St-Aubin.