تبدو الأعمال اليوم مختلفةً كثيرًا عما كانت عليه من قبل، ففي هذا الوقت، صار يتوجب على العديد من الموظفين أن يتعاملوا مع التغيرات الحاصلة، كبيرها وصغيرها، من تعديل أساليب العمل، إلى التكيف مع التحولات في استراتيجيات الأعمال، والسعي للحفاظ على توازن بين العمل والحياة الشخصية، كما يتوجب على المديرين إنجاز الكثير من المهام الصعبة، لذا أصبحت اليوم مساءلة الموظفين في العمل أمرًا مهمًا جدًا لأداء الفريق.
ولترسيخ مفهوم العمل بمسؤولية، يجب على المديرين تحديد توقعات واضحة لأداء فرقهم والثقة فيهم، حيث تُعَد الثقة أمرًا بالغ الأهمية، خاصةً مع ازياد العمل عن بعد وأساليب العمل بفرق موزعة، ومع ذلك، فحسب بيانات من استطلاعات دورية يجريها موقع أوفيس فايب:
اقتباس"يشعر 17% من الموظفين أن مؤسساتهم لا تثق بهم للمساهمة في أداء رسالتها".
يميل الموظفون إلى الإجابة على هذا السؤال على نحو مشابه لإجاباتهم عن الأسئلة المتعلقة بمدى استمتاعهم بالعمل، وما إذا كانوا يشعرون بالإنجاز، لذا ضع معاييرًا لتجعل الجميع في فريقك يشعر بهذا الإحساس من المسؤولية والتحفيز.
مسؤولية الموظف تجاه عمله
تعني مسؤولية الموظف تجاه عمله الوفاء بمواعيد التسليم النهائية، وتحقيق الأهداف التي حددت، أي إنجاز العمل المطلوب. يدير الموظفون المسؤولون عن عملهم عبء العمل وفقًا لأهداف الفريق، ويطلبون المساعدة بتحضير مسبق عندما يحتاجون إليها ويتحملون مسؤولية أخطائهم.
عندما يكون لدى الموظفين ثقافة المساءلة، فإنهم يعطون الأولوية لمبادراتهم حتى تتماشى مع أهداف العمل، ويتعاونون معًا بفعالية، كما يواجهون الإخفاقات معًا بصفتهم فريقًا واحدًا، دون توجيه أصابع الاتهام، وتطبيق ما تعلموه من أخطائهم بإيجابية للمضي قدمًا.
تتكون القوى العاملة الخاضعة للمساءلة من موظفين مدفوعين لأداء عملهم وفرق عالية الأداء، حيث يمكنك أن تستشعر المسؤولية في العمل وهي قيد التنفيذ، وذلك عندما يعرف الناس ما يحتاجون إلى تحقيقه ويُسلَّمون الصلاحيات التي تمكنهم من الوصول إلى هناك على نحو مستقل. في ثقافة الشركة المسؤولة، يعترف الموظفون بالأخطاء، أما في حالات الفشل التي تُرتكب، فسيتبنونها ويتعلمون منها، ليساهم هذا الأمر في تعزيز ثقافة التعلم والنمو.
الموظفون المسؤولون لديهم فهم واضح للأمور التالية:
- دورهم داخل الفريق.
- المسؤوليات التي يتحملونها.
- التوقعات التي يجب عليهم تلبيتها.
أما الفرق المسؤولة فلديها فهم مشترك للأمور التالية:
- كيف يساهم عملهم في تحقيق أهداف الشركة.
- الإنتاج الذي يقع على عاتقهم تحمل مسؤوليته.
- الأهداف التي يسعون جاهدين لتحقيقها.
كيف تنمي شعور المسؤولية لدى الموظف
إذا كان أداء الموظفين منخفضًا، فستميل كثيرًا إلى التحقق من عملهم والتأكد من أنهم على المسار الصحيح، ولكن عندما يشعر الموظفون بأنك لا تمنحهم الثقة أو الصلاحيات لتولي مسؤولية عملهم، فسيؤثر ذلك على حماسهم وتفاعلهم ومعنوياتهم. لكن حسب بيانات من استطلاعات دورية يجريها موقع أوفيس فايب، نجد الأتي:
اقتباسيشعر موظف واحد من بين كل خمسة موظفين بأنه لا يملك الحرية الكافية لتحديد كيفية أداء عمله والتزاماته.
عندما تحدد بوضوح أسس العمل الذي يجب إنجازه، فستمنح الموظفين حرية اختيار الطريقة التي يرونها مناسبةً لإتمام العمل بمفردهم، ومع القليل من التدريب ومقدار مناسب من الثقة، ستلاحظ بسرعة زيادةً في المسؤولية لدى الموظفين.
كيفية مساءلة الموظفين
- اجتمع مع الموظفين على نحو فردي لتحدد لهم أدوارهم ومسؤولياتهم بوضوح، واستخدم أحد برامج الحاسوب المتخصصة في إجراء الاجتماعات مع الموظفين، وذلك لمناقشة السلوكيات والمهام والمهارات ومخرجات أدوارهم.
- بمجرد أن تصبح أدوار كل فرد واضحةً، حدد أهدافًا ذكيةً وواضحةً وقابلةً للقياس مع موظفيك حتى يكون لديهم شيء يتطلعون للعمل من أجله.
- أجرِ اجتماعات منتظمةً ومنظَّمةً مع الموظفين لمراقبة تقدمهم، وإعطاء ملاحظات بناءة، وإعادة النظر في أهدافهم عند الحاجة.
- إذا لاحظت انخفاض إنتاجية أحد الأشخاص، فاجتمع معه لمناقشة الأمر، وتقرب منه بفضول، مع طرح أسئلةً تساعد على فتح الحديث.
أربع استراتيجيات لتنمية ثقافة المساءلة في بيئة العمل مع الأمثلة
إذًا، كيف تنمي ثقافة المسؤولية لدى فريقك؟ استخدم الاستراتيجيات التالية لتحقيق التوافق والالتزام والوضوح، بحيث يكون كل شخص مسؤولًا عن دوره.
1. اجعل أعضاء الفريق على دراية بأهداف بعضهم البعض
بمجرد هيكلة الأدوار وتوضيح مسؤوليات كل عضو في الفريق، اجعلها في متناول الجميع ليطلعوا عليها، والأفضل من ذلك هو جعل أعضاء فريقك يشاركون أهدافهم الفردية مع بعضهم البعض، فكلما زادت الرؤية التي يتمتع بها كل شخص، زادت قدرة فريقك على الاستفادة من نقاط قوتهم الفردية والتعاون مع بعضهم على نحو فعال.
على سبيل المثال، اعقد اجتماعًا يمكن للجميع فيه تقديم عرض مبسط، بحيث يشرحون فيه أدوارهم ومسؤولياتهم، وكيف يتطورون مهنيًا، واطلب من أعضاء الفريق مشاركة أهدافهم الفردية وعلاقتها بأهداف بقية الفريق.
2. إشراك الموظفين في تحديد أهداف الفريق
اعقد اجتماعًا واعرض لفريقك النتائج الرئيسية المتوقع منهم أن يُسألوا عنها، وأي قيود لديهم من حيث الموارد والموظفين والوقت وما إلى ذلك، ومن هنا يمكنك العمل معهم لتحديد ما يحتاجون إليه لتحقيق أهدافهم، حيث سيساعد هذا الأمر في تنمية حسهم بالأهداف الجماعية وتعزيز شعورهم بالالتزام والمسؤولية، وهو الأمر الذي سيحسن من أداء الفريق.
بفرض أن رئيسك في العمل قد أعطاك هدفًا صعبًا لتنجزه في الربع القادم من السنة مثلًا، وأنت قلق من أن هذا الأمر سيسبب لفريقك الكثير من الضغط والتوتر؛ فإليك ما يجب فعله. اجتمع بفريقك واعرض لهم الهدف النهائي، ثم أجرِ عملية عصف ذهني جماعي حول الطرق المختلفة الممكنة للوصول إلى الهدف، فهل يمكن تقسيمه إلى أهداف شهرية أو نصف شهرية؟ أو تقسيم فريقك إلى فرق فرعية، بحيث يكون كل فريق مسؤولًا عن جزء من المشروع؟ أي شجعهم على رؤية هذه المهمة الصعبة على أنها تحدٍّ.
3. اجعل فريقك يخطط لمبادراته الخاصة
بنفس الطريقة التي يرغب بها الموظفون بامتلاك حرية اختيار كيفية إنجاز عملهم، يريدون كذلك أن يكون لهم رأي في ما يعملون عليه. ولكن قد حدث الآتي:
اقتباسيشعر موظف واحد من بين كل ثلاثة موظفين بأنه لا يشارك على نحو مناسب في القرارات التي تؤثر على عمله. بيانات من استطلاعات دورية يجريها موقع أوفيس فايب
عبر الأهداف والغايات الواضحة -التي ساعدوا في وضعها-، سيكون فريقك قادرًا على تحديد الإجراءات التي ستمكّنهم من تحقيق تلك الأهداف.
مثلًا، بفرض أنك تقود فريقًا من مطوري الإنترنت، وأن لديك هدفًا في أن تزيد عدد الزيارات إلى موقعك الإلكتروني في الربع القادم من السنة. اجتمع مع فريقك وناقش معه المسارات المختلفة التي ستوصلك إلى ما تريد، فهل يريدون خفض وقت تحميل الموقع؟ أو التعاون مع فريق التصميم لتحسين تجربة المستخدم؟ أو ربما جعله أكثر ملاءمةً للجوال؟ قيّم كل خيار بناءً على الجهد الذي سيبذل مقابل التأثير الذي سيصنعه، وحددوا معًا الأمور التي ستعملون عليها.
4. معالجة القضايا بمشاركة الفريق
إن الفرق الخاضعة للمساءلة لديها رؤساء يخضعون للمساءلة، لذا افتح قنوات للتواصل حتى تتمكن من متابعة أعمال موظفيك في الوقت الحقيقي، وكلما فهمت على نحو أفضل مشاركة فريقك ونقاط الألم، تمكنت من تحديد الأماكن التي تفتقر إلى الوضوح أو المساءلة على نحو أفضل. حوّل هذه النقاط إلى نقاط نقاش للفريق بأكمله، لمساءلة الموظفين وإشراكهم في تنفيذ الحلول.
مثلًا، يمكن أن يساعدك استخدام البرامج الحاسوبية المتخصصة، في فهم احتياجات فريقك وتتبع تفاعلهم، حيث سيتمكن الموظفون من مشاركة آرائهم وملاحظاتهم دون التصريح عن هويتهم، كما يمكنك الرد مباشرةً عبر هذه التطبيقات لتحويلها إلى محادثات ثنائية، أي أنك ستتمكن من تتبع ملاحظات الموظفين ومداخلات الفريق والاجتماعات الفردية من مكان واحد في أي وقت ومن أي مكان، وسيساعدك كل هذا على أن تكون حاضرًا من أجل تقديم الدعم لفريقك، بغض النظر عن مدى انشغالك.
ختامًا
يشكل الموظفون المسؤولون تجاه عملهم فرقا عالية الأداء، إذ تسير المسؤولية والأداء العالي جنبًا إلى جنب، ويرى فريقك في قيادتك عمادًا يستندون عليه كلما دعت الحاجة وحتى الوصول إلى الهدف المنشود، لذا ادعم فريقك عبر توجيه دفة جهودهم نحو وجهة واضحة، نحو النجاح، وهيّئ لهم الأدوات اللازمة ليعبروا مسارهم الخاص.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال Build accountability in the workplace of today: 4 strategies لصاحبته Nora St-Aubin.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.