تنص المقولة على أنك لا تترك أكثر من انطباع أولي واحد، لذا يجب على المدير الجديد الاهتمام بأول اجتماع له مع موظفيه، فقد يشعر الموظفون بالفضول أو حتى بالقلق حول مشرفهم الجديد، لذا يجب أن تلطف الجو مع فريقك في اجتماعك الأول وتترك انطباعًا جيدًا وتنطلق مع فريقك الجديد بأفضل طريقة ممكنة.
كيف تحقق ذلك وتتأكد من أن الاجتماع انتهى بدون أي عقبات وأنه كان ناجحًا وسيساعدك على الانطلاق مع فريقك؟ إذا كان تحضيرك جيدًا وأهدافك واضحةً وأجندة الاجتماع مرنةً، فستتعامل مع اجتماعك الأول مثل المحترفين.
استعداد المدير الجديد للاجتماع الأول مع موظفيه
استعدادك الجيد هو النقطة الحاسمة في نجاح الاجتماع الأول، لذا جهّز بعض الأمور قبل الاجتماع للتأكد من نجاح الاجتماع.
حدد أهداف الاجتماع
لا يمكن أن تحدد نجاح الاجتماع أو فشله ما لم تكن هناك أهداف واضحة، لذا حدد أهداف اللقاءات الفردية واجتماعات الفريق، وفكر مليًا بأهداف اجتماعك الأول قبل إجرائه، سواءٌ أردت أن تتعرف على فريقك، أو أن تتحدث عن مشروعك الأول.
اختر مواضيع مهمة لمناقشتها
لا ترسم سيناريو الاجتماع بالكامل، لكن حدد المواضيع التي ستناقشها، وإذا كان الغرض من الاجتماع هو التعرف على موظفيك الجدد، فتحدث عن خلفيتك المهنية أو أسلوب الإدارة الذي تتبعه أو فلسفة قيادتك.
حضر النقاط التي ستتحدث عنها
بعد معرفتك للمواضيع الرئيسية، جهّز بعض النقاط الخاصة لكل موضوع، وخصص بعض المواضيع لمناقشتها في لقاءات فردية وبعض المواضيع لمناقشتها في اجتماع الفريق. قل بعض النكات مثلًا، أو تكلم عن بعض الإنجازات، أو تعرّف على أعضاء فريقك، أو راجع فعاليات سابقة.
حدد موقع الاجتماع
فكر بجميع تفاصيل الاجتماع قبل إجرائه. هل سيكون الاجتماع في الشركة أم أنه اجتماع عن بعد؟ وأين سيكون الاجتماع؟ ومن سيحضر الاجتماع؟ أرسل هذه التفاصيل مع دعوة الحضور للأشخاص الذين سيحضرون الاجتماع.
هدئ من روعك
لا بأس بأن تشعر بالقلق والخوف قبل اجتماعك الأول، فالبدايات صعبة ومرهقة للأعصاب واجتماعك الأول مع فريقك ليس استثناءً لهذه القاعدة، لذا خصص بعض الوقت قبل الاجتماع لتهدئة عقلك وأعصابك. تمشى قليلًا وخذ أنفاسًا عميقةً.
إدارة الاجتماع الأول
الخطوة التالية بعد التجهيز هي إدارة الاجتماع الأول، وستساعدك النقاط التالية على تحقيق أهداف الاجتماع، وعلى الاتصال الفعال مع فريقك وبناء أساس قوي لفريق ناجح وفعال.
1. خفف من ضغط موظفيك
قد يشعر الموظفون بالفضول أو الخوف أو القلق في اجتماعهم الأول مع مديرهم الجديد، لذا خفف الضغط وهدئ من روع الجميع قبل الخوض في محتوى الاجتماع، وابدأ اجتماعك ببعض الألعاب للتعرف على الموظفين.
2. اجعل الاجتماع مرنا
من المهم وجود أجندة للاجتماع، لكن التزامك بالأجندة قد يسبب حرفيًا ضياع المحادثات الشيقة وفرصة الاندماج مع الفريق، لذا كن مرنًا ودع المحادثات والأسئلة تتسلسل من تلقاء نفسها.
3. اجعل الاجتماع تفاعليا
ابحث عن طريقة ليشارك الموظفون في الاجتماع ويتحدثون بالنيابة عنك، فالتحدث لمدة ساعة كاملة أمر مرهق وممل. يُبقِي هذا الأمر الموظفين مركزين في الاجتماع ويوصل فكرةً للموظفين بأنك تُقدِّر خبراتهم. أخبر الفريق مثلًا بخبراتك السابقة، ثم أعطِ فرصةً لكي يتحدث الجميع عن نفسه ودوره في الشركة.
4. تحكم بوقت الاجتماع
حتى لو استخدمت كافة الوسائل لإبقاء الموظفين مركزين في الاجتماع، فسيفقدون تركيزهم إذا كان الاجتماع طويلًا، لذا تحدث بإيجاز وحاول أن تكون مدة الاجتماع أقل من ساعة، وإذا كانت مدة الاجتماع أكثر من ساعة، فخصص بعض الوقت للاستراحة، وتذكر أنك تملك الفرصة لمقابلة أعضاء فريقك فرديًا. عند إدراكك لفوائد اللقاءات الفردية، ستستطيع أن تستفيد من الوقت المخصص للاجتماع بفعالية.
5. خصص بعض الوقت لأسئلة الموظفين
يقابلك ويتعرف عليك فريقك في اجتماعك الأول، فهي فرصتك لتقديم نفسك، إذ سيرغب الموظفون بطرح بعض الأسئلة، لذا أعطهم الفرصة في نهاية الاجتماع لطرح الأسئلة، وتذكر أنك تملك الفرصة لطرح أسئلتك في لقاءات فردية. ستتعرف على مخاوف وتحديات فريقك الجديد بالاستفادة من هذه الأسئلة، وقد لا تجد إجابات شافيةً لأسئلة فريقك، لذا دوِّن هذه الأسئلة وعُد لها لاحقًا.
6. أظهر شخصيتك بلا تكلف
يتحدث المدير الفعال مع فريقه بأمور شخصية، إذ ستحسن هذه المحادثات من التواصل بينكم وسترفع الثقة والاحترام وستقوي العلاقات، ومن ثم إذا تعرّف الموظفون عليك جيدًا، فسيثقون بك وستربطك بهم علاقة وطيدة، لذا تألق في اجتماعك الأول، فإذا كنت شخصًا ظريفًا مثلًا، فألقِِ بعض النكات وتحدث عن الهوايات التي تحبها. إذا أظهرت نفسك بلا تكلف، فستتفاهم مع فريقك سريعًا.
7. خطط لما بعد الاجتماع
يجب أن يعرف الجميع ما هو متوقع منهم وماذا سيحدث مستقبلًا بعد انتهاء الاجتماع، لذا خطط لما سيحدث بعد الاجتماع وأخبر موظفيك بهذه الخطط، وربما تخطر ببالك بعض الخطط المستقبلية أثناء الاجتماع.
هذه بعض الأفكار للخطط المستقبلية:
- جدوِل لقاءات فرديةً مع كل فرد في الفريق.
- خطط لدورات تدريبية للأنظمة والعمليات الجديدة.
- خطط ونسق للمشاريع المستقبلية.
- حدد وقتًا لمناقشة قيم ومبادئ الفريق.
نموذج من أجندة أول اجتماع للمدير الجديد
هل ما زلت قلقًا ولا تعلم ماذا ستفعل في أول اجتماع؟ لا تقلق، إذ ستساعدك نماذج أجندة الاجتماعات على تخطيط الاجتماع، أو على هيكلة الاجتماع، كما ستساعدك النماذج على مناقشة كل الأجندة قبل انتهاء الاجتماع. سيساعدك النموذج التالي على تصور هيكل الاجتماع وعلى الالتزام بالأجندة اثناء الاجتماع.
نموذج أجندة اجتماع مدته 45 دقيقة
- ألقِ التحية على فريقك ثم عرّف نفسك، بعد ذلك اطلب من الفريق أن يعرّفوا أنفسهم (5 دقائق).
- أدخل المرح للاجتماع بإجراء فعالية (5 دقائق).
- أخبر فريقك عن توقعاتك بوصفك مديرًا (10 دقائق).
- استفسر عن نقاط قوة وضعف الفريق، وعن الأشياء التي يرغبون بتغييرها والتي لا يرغبون بتغييرها (15 دقيقة).
- امنح الموظفين فرصةً لطرح اﻷسئلة (10 دقائق).
تكرار اجتماع الموظفين
فكر في التكرار المناسب لاجتماعات الفريق بعد انتهائك من أول اجتماع، إذًا ما هي المدة المناسبة قبل عمل اجتماع آخر؟ ليس هناك تكرار محدد لعدد الاجتماعات، فقد تجتمع بعض الفرق يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، ويعتمد عدد الاجتماعات على فريقك وأهدافك والمشاريع التي تعمل عليها.
فمثلًا، يجب إجراء اجتماع يومي بغرض حل المشاكل الحساسة عندما يوشك موعد تسليم مشروع ما على الانتهاء، ويمكن زيادة المدة الزمنية بين اجتماع وآخر عندما يحب موظفوك العمل الفردي ويكون الاجتماع مضيعًا للوقت والمجهود.
الوقت المناسب لعقد اجتماع مع الفريق
يجب الموازنة بين اللقاءات الفردية واجتماعات الفريق عند اختيار موعد الاجتماع الدوري، فربما تجدول لقاءات فرديةً أكثر من اجتماعات الفريق والعكس صحيح، ويعتمد ذلك على حجم فريقك والمشروع الذي تعملون عليه واحتياجات كل موظف، لذا احرص على كل منهما، لأن اللقاءات الفردية هي فرصة للتعارف والتحدث عن الأمور الشخصية، واجتماعات الفريق لها فوائد كثيرة.
يكفي إجراء اجتماع واحد كل أسبوع أو أسبوعين، ومن المهم أن تطّلع على عمل فريقك، لكن احرص على منحهم الوقت الكافي لمواجهة التحديات، فاجتماع الفريق هو الفرصة المثالية للتعاون والتواصل وتوزيع المهام.
ترجمة وبتصرف للمقال How to run your first meeting with your staff as a new manager لكاتبته Deanna deBra.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.