تُعَد إدارة المشاريع واحدةً من أهم المجالات التي تستخدم في العديد من الصناعات والقطاعات المختلفة، وتهدف إلى تحقيق أهداف المشروع بنجاح وفي الموعد المحدد. في حين تُعَد إدارة المنتجات من أهم العوامل التي تؤثر على نجاح الشركات وازدهارها، فهي تشمل العديد من المهام المتعلقة بتطوير وتسويق وتحسين المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركات، وتساعد على تحقيق الأهداف الأساسية للشركة، لكن العديد من الأشخاص يخلطون ما بين مفهومي إدارة المشاريع وإدارة المنتجات، وهذا ربما بسبب بعض التشابهات بينهما.
مع ذلك، على الرغم من وجود بعض التداخل، إلا أن هناك اختلافات جوهرية بين هذين المفهومين في إدارة الأعمال سنذكرها في الآتي. إدارة المنتجات مثلًا هي عملية إدارة العمليات والتخطيط والتنسيق التي تهدف إلى تطوير وتسويق منتجات ناجحة وفعالة. تشمل إدارة المنتجات العديد من العمليات، مثل تحديد احتياجات السوق وتحليل المنافسة وتحديد الفرص للنمو وتطوير المنتجات وتحديد الأسعار وإدارة التسويق والتوزيع وإدارة العمليات اللوجستية والتخطيط الاستراتيجي.
تهدف إدارة المنتجات إلى تحقيق النجاح في السوق، وذلك من خلال توفير منتجات تلبي احتياجات العملاء وتفوق على المنافسين وتحقيق أرباح مرتفعة. ويشمل ذلك إدارة دورة حياة المنتج، التي تتضمن مراحل التخطيط والتطوير والتسويق والنمو والنضج والانحدار؛ كما تهدف إدارة المنتجات إلى تحسين كل جانب من هذه المراحل لتحقيق أفضل النتائج.
على الجانب الآخر، إدارة المشاريع هي عملية تخطيط وتنظيم وإدارة ومراقبة الموارد المختلفة المستخدمة لإنجاز مشروع في الوقت والميزانية المحددة, بما في ذلك النطاق والجدول الزمني والتكاليف والجودة والمخاطر والتواصل والجهود البشرية والموارد المادية وغيرها. تهدف إدارة المشاريع إلى تحقيق أهداف المشروع بأقل تكلفة وبأفضل جودة ممكنة، وتحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة.
انطلاقًا مما سبق، يمكن القول أن كلًا من إدارة المشاريع وإدارة المنتجات لهما أهمية كبيرة في إدارة الأعمال و يوجد تشابهات واختلافات كثيرة بينهما لذلك نوضح أوجه التشابه والاختلاف بينهما في الآتي.
أوجه التشابه و الاختلاف بين إدارة المشاريع وإدارة المنتجات
هناك العديد من نقاط التشابه والاختلاف بين إدارة المشاريع وإدارة المنتجات، وهي كالآتي:
-
أوجه التشابه بين إدارة المشاريع وإدارة المنتجات:
- كلاهما يهدف إلى تحقيق الأهداف التجارية وتلبية احتياجات العملاء.
- يتطلب كلاهما التعاون بين العديد من الفرق المختلفة في الشركة.
- يتطلب كلاهما التخطيط والتنظيم والتنفيذ والمراقبة والتقييم.
- يتطلب كلاهما إدارة المخاطر والتغييرات والتحكم في الموارد.
- يحتاج كلاهما إلى الالتزام بالوقت والميزانية.
-
أوجه الاختلاف بين إدارة المشاريع وإدارة المنتجات:
- يتم تنفيذ إدارة المشاريع لإنجاز مشروع محدد في مدة زمنية محدودة، بينما يتم تنفيذ إدارة المنتجات إدارة دورة حياة المنتج طوال فترة وجوده في السوق.
- تركز إدارة المشاريع على تسليم المشروع في الوقت المحدد والميزانية المخصصة، بينما تركز إدارة المنتجات على تلبية احتياجات العملاء وتحقيق الربحية.
- يتم تنفيذ إدارة المشاريع مرة واحدة لإنجاز المشروع، بينما يتم تنفيذ إدارة المنتجات باستمرار طوال دورة حياة المنتج.
- تتطلب إدارة المشاريع فريق عمل خاص به، بينما يتعاون فريق عمل إدارة المنتجات مع العديد من الفرق المختلفة في الشركة.
- يتم تنفيذ إدارة المشاريع بطريقة عملية وتكتيكية، بينما تتطلب إدارة المنتجات رؤية استراتيجية طويلة الأجل.
من يدير المشاريع؟
مدير المشروع هو المسؤول عن تخطيط وتنفيذ وإدارة المشروع بالكامل، وتشمل مهام مدير المشاريع:
- تحديد الهدف الرئيسي للمشروع وتحديد المهام والأهداف الفرعية اللازمة لتحقيقه.
- تخطيط وضبط جدول زمني للمشروع وتحديد الموارد اللازمة لتنفيذه.
- تنسيق وإدارة الفريق المكلف بتنفيذ المشروع وتوزيع المهام بين الأعضاء.
- متابعة تقدم المشروع وتحديد المشكلات والتحديات التي تواجهه واتخاذ الإجراءات اللازمة لتجاوزها.
- إعداد التقارير الدورية عن حالة المشروع ومناقشتها مع فريق العمل والعملاء.
- إدارة الميزانية المخصصة للمشروع والتأكد من عدم تجاوزها.
- التواصل مع الجهات الخارجية المرتبطة بالمشروع مثل العملاء والموردين والشركاء والمستثمرين.
- تنفيذ أي تغييرات ضرورية في نطاق المشروع وإدارتها بفعالية.
- تقييم النتائج النهائية للمشروع وتحليل الأداء والتعلم من الأخطاء.
- توثيق جميع الأنشطة المتعلقة بالمشروع وإعداد التقارير اللازمة للحفاظ على سجلات دقيقة ومفصلة لكل مرحلة من مراحل المشروع.
لهذا يتعين على مدير المشروع أن يتمتع بمجموعة من المميزات والصفات ليتمكن من إدارة المشروع بنجاح. ومن بين المميزات التي يجب أن يتصف بها مدير المشروع:
- القدرة على التخطيط الاستراتيجي: يجب على المدير القدرة على تحليل المشروع وتحديد المخاطر والفرص المحتملة ووضع خطط استراتيجية لإدارة المشروع بنجاح.
- القدرة على التواصل الفعال: يجب أن يكون المدير قادرًا على القيام بالتواصل الفعال مع جميع أعضاء فريق المشروع والجهات الخارجية المعنية بالمشروع.
- القدرة على إدارة الوقت والموارد: يجب أن يكون المدير قادرًا على إدارة الوقت والموارد بفعالية لتحقيق أهداف المشروع بأقل تكلفة وأقصر فترة زمنية ممكنة.
- القدرة على حل المشكلات: يجب أن يكون المدير مهارة في حل المشكلات واتخاذ القرارات السريعة والفعالة في حالة الحاجة.
- القدرة على التفاوض: يجب أن يكون المدير قادرًا على التفاوض مع الجهات الخارجية وحل الخلافات والمشكلات بطريقة بناء.
- القدرة على التعلم المستمر: يجب على المدير أن يكون مستعدًا للتعلم وتحسين مهاراته باستمرار لتحسين أدائه وتحقيق نتائج أفضل في المشاريع المستقبلية.
- القدرة على العمل الجماعي: يجب أن يكون المدير قادرًا على العمل جيدًا مع فريق المشروع وتحفيزه وتوجيهه لتحقيق أهداف المشروع.
إدارة المشاريع عمليه معقده و لهذا هناك العديد من الأدوات التي تسهل إدارة المشاريع.
أدوات إدارة المشاريع
أدوات إدارة المشاريع الجيدة من شأنها أن تسهل العملية الإدارية للمشروع ككل، سواءً على المدراء القائمين على المشروع، أو باقي أعضاء الفريق نستعرض بعضًا من هذه الأدوات ونشرح، كيفية استخدامها لتحقيق النجاح في إدارة المشاريع.
برامج إدارة المشاريع هي برامج تسمح للمدير المسؤول عن إدارة المشروع بتنظيم المهام المختلفة وتحديد الجدول الزمني ومراقبة التقدم. ومن أشهر برامج إدارة المشاريع: Microsoft Project وAsana و Basecamp و أداة أنا …إلخ.
- تطبيق Asana: هو أداة إدارة المشاريع والتعاون بين أعضاء الفريق يتيح تنظيم المهام وتعيين المواعيد النهائية ومتابعة التقدم. يمكن للمستخدمين إنشاء مشاريع وإضافة مهام وأهداف ومواعيد نهائية ومشاركتها مع أعضاء الفريق. يمكن عرض المهام على شكل قائمة أو تقويم أو مخطط جانت.
- أداة أنا: أول أداة عربية متخصصة في إدارة فرق العمل عن بعض وتنظيم المشاريع والمهام. توفر أداة أنا كل ما تحتاجه في إدارة المشاريع وإدارة فرق العمل عن بعد، إذ تتميز أداة انا بواجهة استخدام سهلة وبسيطة.
- مخططات جانت ولوحات Scrum: تعمل لوحات Scrum بطريقة مماثلة، كما تُعًد رائعةً للمشاريع الموجودة في مخطط زمني أقل تشددًا، والتي تتضمن فرقاً متعددة. تعرض اللوحة المراحل المختلفة للمشروع، مثل التخطيط والتنفيذ وما إلى ذلك، والعلامات لكل فريق. ويمكن للفرق عند إكماله لمراحل العمل وإحراز التقدم، نقل علاماتها في اللوحة. وهذا سيتيح جميع المشاركين رؤية الصورة الأشمل ودورهم داخلها.
- تطبيق Basecamp هو أداة إدارة المشاريع توفر مجموعة من الأدوات لتنظيم المهام والتواصل بين أعضاء الفريق ومشاركة الملفات. يمكن للمستخدمين إنشاء مشاريع وإضافة مهام ومواعيد نهائية وتعيين أولويات ومتابعة التقدم. يمكن استخدام تطبيق Basecamp على الويب والهواتف المحمولة.
- تطبيق Microsoft Project هو أداة إدارة المشاريع الشهيرة التي تقدمها شركة مايكروسوفت. تتيح هذه الأداة إنشاء مخططات جانت وتنظيم الموارد وتحديد الميزانيات وتوزيع المهام بين أعضاء الفريق. يمكن استخدام Microsoft Project على الويب وسطح المكتب.
أما عن كيفية إدارة المشاريع بطريقة سليمة، فإليك بعض النقاط الأساسية التي يجب القيام بها:
- التخطيط الاستراتيجي: يستخدم التخطيط الاستراتيجي لتحديد الأهداف الرئيسية للمشروع والخطوات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف. ويساعد التخطيط الاستراتيجي على تحديد الاحتياجات من الموارد وتوزيع المهام بفعالية.
- تحليل SWOT: يستخدم تحليل SWOT لتحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات للمشروع. ويساعد هذا التحليل على تحديد الاستراتيجيات الأفضل لتحقيق الأهداف المحددة.
- رسم الخرائط الذهنية: يساعد رسم الخرائط الذهنية على تنظيم الأفكار وتحليل المعلومات بطريقة أفضل، ويمكن استخدام رسم الخرائط الذهنية لتحديد العلاقات بين المهام المختلفة وتحديد الأولويات.
- تقارير المشروع: تساعد تقارير المشروع على مراقبة التقدم وتحديد المشاكل المحتملة وتحديد الإجراءات اللازمة لحل هذه المشاكل. ويمكن استخدام تقارير المشروع لتحديد ما إذا كانت الأهداف المحددة تحققت وفي الوقت المحدد.
أهمية إدارة المشاريع
تُعَد إدارة المشاريع من العناصر الأساسية في تحقيق الأهداف المنشودة من أي مشروع، حيث تتكون من مجموعة من الخطوات والأدوات التي تساعد على تحقيق هدف المشروع بأفضل الطرق الممكنة، كما تساعد على تحسين إدارة الموارد والوقت والمال. وفيما يلي سنذكر أهمية إدارة المشاريع في عدة نقاط:
- تحقيق الأهداف تُعَد إدارة المشاريع أداة فعالة لتحقيق أهداف المشروع بأفضل الطرق الممكنة. فهي تساعد على تحديد الأهداف وتحديد الخطوات التي يجب اتباعها لتحقيق هذه الأهداف، وتساعد أيضا على تحسين العمليات والإجراءات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف.
- تقليل المخاطر تُعًد إدارة المشاريع أداةً فعالةً للتخفيف من المخاطر المحتملة التي يمكن أن تواجه المشروع، فهي تساعد على تحليل المخاطر وتحديد الإجراءات اللازمة لتفاديها أو التخفيف منها. وبذلك تساعد على تحقيق الأهداف بأفضل طريقة ممكنة وبأقل تكلفة ممكنة.
- تحسين إدارة الموارد تُعَد إدارة المشاريع أداةً فعالةً لتحسين إدارة الموارد المتاحة للمشروع، فهي تساعد على تحديد الموارد اللازمة لتحقيق الأهداف وتحديد كيفية استخدام هذه الموارد بأفضل طريقة ممكنة. وبذلك تساعد على تحقيق الأهداف بأقل تكلفة ممكنة وبأفضل جودة ممكنة.
- تحسين إدارة الوقت تُعَد إدارة المشاريع أداةً فعالةً لتحسين إدارة الوقت المتاح للمشروع، فهي تساعد على تحديد الجدول الزمني للمشروع وتحديد المهام اللازمة لتحقيق الأهداف في الوقت المحدد. وبذلك تساعد على تحقيق الأهداف في الوقت المحدد وبأفضل جودة ممكنة.
- تحسين جودة المشاريع تساعد إدارة المشاريع على تحسين جودة المشروع عن طريق ضمان توافق أهداف المشروع مع متطلبات العملاء والمستخدمين.
- زيادة الكفاءة والإنتاجية تعمل إدارة المشاريع على تحديد وتقليل العوائق التي تواجه الفريق وتزيد من الإنتاجية والكفاءة.
- تحسين التنسيق بين الفرق تساعد إدارة المشاريع على تحسين التنسيق بين الفرق والمصادر المختلفة، مما يساعد على تحقيق الأهداف بسرعة وفاعلية أكبر.
- زيادة رضا العملاء يساعد تحسين جودة المشروع وتلبية متطلبات العملاء على زيادة رضا العملاء وتعزيز الثقة في الشركة.
- توفير التكاليف تساعد إدارة المشاريع على تحديد وإدارة التكاليف المرتبطة بالمشروع، مما يساعد على توفير التكاليف والموارد اللازمة لإنجاز المشروع بنجاح.
خطوات إدارة المشاريع
إدارة المشاريع هي عملية تخطيط وتنظيم وتنفيذ الموارد لتحقيق أهداف محددة ومحدودة بالزمن. تتضمن إدارة المشروعات عدة خطوات أساسية تتناول جميع جوانب المشروع. إليك الخطوات المفصلة لإدارة المشروعات بالإضافة إلى بعض الأمثلة:
- تحديد الأهداف والنطاق: يتضمن هذا الجانب تحديد الأهداف الرئيسية للمشروع والنطاق الذي يغطيه. يجب أن تكون الأهداف واضحة وقابلة للقياس ومحددة بالزمن، مثل: تطوير تطبيق جديد للهواتف الذكية لتتبع اللياقة البدنية.
- تحديد الموارد: يشمل تحديد الموارد المطلوبة لإنجاز المشروع، مثل الموظفين والمعدات والميزانية، وفي مثال على ذلك: توظيف فريق تطوير التطبيقات وشراء أجهزة الاختبار وتحديد ميزانية التسويق.
- تخطيط المشروع: يعني وضع خطة عمل تفصيلية توضح الأنشطة والمهام والمواعيد النهائية والمسؤوليات، مثل: إعداد جدول زمني للأنشطة المختلفة، كتصميم واجهة المستخدم وتطوير الوظائف الأساسية للتطبيق وإجراء الاختبارات.
- تنفيذ المشروع: تتضمن هذه المرحلة تنفيذ الخطة وتنظيم العمل وتوجيه الموارد لتحقيق الأهداف المحددة، مثل توجيه فريق التطوير لبدء العمل على تصميم واجهة المستخدم وتطوير الوظائف الأساسية للتطبيق واختباره.
- مراقبة وتقييم المشروع: يتضمن تتبع تقدم المشروع ومقارنته بالخطة الأصلية واتخاذ التدابير اللازمة لضمان تحقيق الأهداف، مثل: إجراء اجتماعات دورية لمراجعة التقدم ومعالجة المشكلات وتحديث الجدول الزمني إذا لزم الأمر.
- إغلاق المشروع: تشمل هذه المرحلة تقييم النجاحات والتحديات والدروس المستفادة من المشروع وإعلان اكتماله، مثل: إجراء جلسة تقييم لمناقشة ما تم تحقيقه والتحديات التي واجهها الفريق وكيفية تطبيق الدروس المستفادة في المشاريع.
ما الذي يضمن نجاح عملية إدارة المشاريع؟
تتضمن إدارة المشاريع العديد من الخيارات المختلفة التي يمكن استخدامها لتحقيق أهداف المشروع بفعالية أكبر. وتشمل هذه الخطوات:
- جدولة المشروع: وهي أداة تساعد على تحديد جدول زمني للمشروع و مواعيده المحددة.
- الرسم البياني للمشروع: وهو أداة تساعد على توضيح العلاقات بين المهام المختلفة والموارد المستخدمة.
- مراقبة الأداء: وتشمل هذه الأداة تتبع تقدم المشروع ومراقبة الأداء والتحقق من تحقيق الأهداف المحددة.
- إدارة المخاطر: وتساعد هذه الأداة على تحديد المخاطر المحتملة وتطوير خطط لمعالجتها.
- الاتصال والتواصل: وهو أداة تساعد على تحسين التواصل بين فريق المشروع والعملاء والجهات الخارجية.
- إدارة التغيير: تساعد هذه الأداة على التعامل مع التغييرات المحتملة في المشروع وتحديد آثارها على المواعيد المحددة والموارد المطلوبة.
منهجيات إدارة المشاريع
تتضمن منهجيات إدارة المشاريع العديد من الأساليب المختلفة التي يمكن استخدامها لتحقيق أهداف المشروع. وتشمل هذه المنهجيات.
منهجية PMBOK
يُعَد PMBOK دليلًا شامل يقدم مجموعة من المعرفة وأفضل الممارسات في إدارة المشاريع. تتضمن المنهجية خمس مجموعات عمليات رئيسية:
- تبدأ بتحديد البيئة المشروع.
- تخطيط المشروع.
- تنفيذ المشروع.
- مراقبة وتقييم المشروع.
- إغلاق المشروع.
يتم تطبيق هذه المجموعات عبر 10 مجالات معرفية تغطي جميع جوانب إدارة المشاريع.
منهجية PRINCE2
هي منهجية تركز على تقسيم المشروع إلى مراحل مدروسة ومحددة مسبقًا. يتم استخدامها بشكل واسع في المملكة المتحدة وأوروبا، وتتألف من:
- 7 مبادئ (مثل التعلم المستمر والتحكم المنتظم)
- 7 موضوعات (مثل خطة الأعمال والمخاطر)
- 7 عمليات (مثل توجيه المشروع وتسليم المنتجات)
منهجية Agile
تُعِد منهجيات Agile مجموعةً من الممارسات المرنة والتكرارية التي تركز على تحسين التعاون والتواصل بين أعضاء الفريق وتحقيق إنتاجية أعلى، حيث تشتمل على منهجيات مثل: Scrum و Kanban و Extreme Programming التي تختصر إلى "XP" وغيرها.
يعمل Agile على تقسيم المشروع إلى مراحل صغيرة ويتم تقديم النتائج وتحسينها باستمرار.
إطار العمل كانبان Kanban
هو إطار عمل لمنهجية أجايل، يركز على تحسين تدفق العمل وتحقيق الكفاءة. يتم استخدام لوح Kanban لتتبع المهام وحالة العمل، وتنظيم المهام حسب الأولوية وتحديد الحد الأقصى لعدد المهام المستلمة في كل مرحلة من المراحل. يساعد Kanban في تحديد العراقيل وتنظيم أولويات العمل.
إطار العمل Extreme Programming (XP)
هو إطار لتطوير البرمجيات ضمن مجموعة Agile، يركز على تحسين جودة البرمجيات واستجابة الفريق للتغييرات. تتضمن ممارسات مثل التكامل المستمر والاختبار الآلي والتخطيط التكراري وغيرها. وتشجع XP على التعاون الوثيق بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
المنهجية اللينة Lean
هي منهجية تهدف إلى تحقيق قيمة أعلى للعملاء بأقل قدر من الفاقد والكفاءة. يتضمن Lean مفاهيم مثل تحديد القيمة وتحسين تدفق العمل والاستجابة للتغيرات. يستخدم Lean بشكل شائع في مجالات مثل الإنتاج والتصنيع والخدمات.
إطار العمل Six Sigma
هي منهجية تركز على تحسين جودة العمليات من خلال تحديد وإزالة أسباب عيوب المنتجات والخدمات وتقليل التباين في العمليات. تستخدم منهجيات Six Sigma مثل DMAIC لتحسين العمليات القائمة و DMADV لتطوير عمليات جديدة.
منهجية تدفق المياه Waterfall
هي منهجية تقليدية تعتمد على تنفيذ المشروع في مراحل متتالية، حيث يتم الانتقال من مرحلة إلى أخرى بعد اكتمال المرحلة السابقة. تشمل المراحل تحليل المتطلبات والتصميم والتطوير والاختبار والتوثيق والتنفيذ والصيانة.
خاتمة
تعَد إدارة المشاريع مهمة لأنها توفر النجاح وبدونها تتعرض فرق التنفيذ والعملاء للإدارة الفوضوية و الأهداف غير الواضحة والافتقار إلى الموارد والتخطيط غير الواقعي والمخاطر العالية والتسليمات ذات النوعية الرديئة وبالنهاية مشاريع تتجاوز الميزانية ويتم تسليمها متأخرة لهذا إدارة المشاريع جزء لا يتجزأ من نجاح المشروع
المصادر
- معهد إدارة المشاريع العالمي
- المعهد الدولي للإدارة
- الجمعية البريطانية لإدارة المشاريع: كتاب "إدارة المشاريع لجاي هايبر، الطبعة الرابعة، 2014؛ وكتاب "إدارة المشاريع في 24 ساعة" لستانلي بورتنوي، الطبعة الأولى، 2008. دليل إدارة المشاريع - ريتا ملهوف.
- الوثيقة 29.1 لإدارة المشروعات
- إدارة المشاريع بين المنهجية التقليدية والمنهجية الحديثة "دراسة مقارنة"
- إدارة المشاريع- تعريفها ومهاراتها ومراحلها وتنظيمها
- Product management vs project management: similarities, differences, and crossover
- The Ultimate Guide to Product Management vs. Project Management
- ?What is Agile
- PMBOK Guide
- PRINCE2 Project Management Certifications
- Organizational Project Management
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.