بينما يستخدمُ الأفراد البرمجيات المرتبطة بإنتاجية الشركة، مثل معالِج النصوص وجداول البيانات وبرامج الرسوميات لتنفيذ مجموعة متنوعة من المهام، .يقعُ العمل المرتبط بإدارة معلومات الشركة ضمن نطاق نُظُم المعلومات الإدارية Management Information Systems، ويُقصَد بها المستخدمون، والأجهزة، والبرمجيات، التي تدعم جميعُها عمليةَ اتخاذ القرارات، حيث تجمعُ نُظُم المعلومات البيانات الرئيسة للشركة، وتُخزِّنُها، وتُنتِجُ المعلوماتِ التي يحتاج إليها المديرون لأغراض التحليل، والرقابة، واتخاذ القرارات.
تستخدم المصانعُ نُظُمَ المعلومات الحاسوبية لأتمتة عمليات الإنتاج، وتنظيم المخزون ومراقبته، كما تستعين معظمُ الشركات بتلك النُظُم لمعالجة طلبات الزبائن، وللتعامل مع إعداد الفواتير والمدفوعات التي تُمنَح للمورِّدين أو البائعين.
أما البنوك، فتستخدم مجموعة متنوعة من نُظم المعلومات لمعالجة المعاملات المصرفية، مثل الإيداعات وعمليات السحب من الصرافات الآلية ومدفوعات القروض، كما تتضمن معظمُ التعاملات الاستهلاكية نُظُمَ معلوماتٍ، فعندما تشتري من سوبر ماركت، أو تحجز غرفةً فندقية، أو تُحمِّل موسيقى، من على الإنترنت، تُسجِّل نُظمُ المعلوماتِ تلك المعاملات التجارية، وتتعقَّبُها، وتحوِّلُ البيانات إلى الجهات أو الأماكن ذات الصلة.
تمتلك الشركاتُ -عادةً- أنواعًا متعددة من نُظُمِ المعلومات، بدءًا بالنُظم التي تُعالج المعاملاتِ التجارية، وتُعدُّ نُظُم الدعم الإداري Management Support Systems ذات طبيعة مرنة (ديناميكية) تتيح للمستخدمين تحليل البيانات لإجراء توقُّعات، وتحديد التوجهات التجارية الحديثة، ونمذجة استراتيجيات العمل التجاري، وتعزز نُظُمُ أتمتة المكاتب Office Automation Systems انسيابيةَ التواصل عبر المؤسسة، ويختص كل نوع من نُظُم المعلومات بمستوى معين من مستويات اتخاذ القرارات: العملياتي، والتكتيكي، والاستراتيجي، وتُظهِر الصورة 13.6 العلاقة ما بين معالجة المعاملات التجارية Transaction Processing ونُظم الدعم الإداري Management Support Systems، إلى جانب مستويات الإدارة التي تُخدِّمها تلك النظمُ.
فلنلقِ نظرةً تفصيلية على كيفية استخدام الشركات والمديرين، نُظُمَ معالجة المعاملات ونظم الدعم الإداري لإدارة المعلومات.
نظم معالجة المعاملات
يبدأ نظامُ المعلومات المتكاملة Integrated Information System لشركةٍ ما بنظام معالجة المعاملات Transaction Processing System. ويتلقى هذا النظام بياناتٍ أولية من مصادر داخلية وخارجية، وُيحضِّرُها للتخزين ضمن قاعدة بيانات مشابهة لتلك الموجودة في الحواسيب الدقيقة Microcomputers، ولكنها أكبر منها بكثير، وفعليًا، يجري تخزين بيانات الشركة الرئيسة ضمن قاعدة بيانات واحدة ضخمة، تُصبح مصدرَ معلومات الشركة المركزي، ومثلما أشرنا سابقًا، يسمح نظامُ إدارة قاعدة البيانات Database Management System للمستخدمين باستعلام قاعدة البيانات بشأن المعلومات التي يحتاجون إليها، كما إنه يتعقّبُ البيانات.
الصورة 13.6: نظام المعلومات المتكاملة لشركة ما (حقوق الصورة محفوظة لجامعة رايس Rice، أوبن ستاك OpenStax).
ويمكن تحديثُ قاعدة البيانات بإحدى طريقتين، هما: المعالجة بالدفعات Batch Processing، التي تُجمَع البياناتُ وفقًا لها على مدى فترة زمنية محددة، والمعالجة عبر الإنترنت، أو في الوقت الحقيقي Online, Real-Time Processing، التي تعالج البيانات حالَ توفُّرِها، وتستخدمُ المعالجةُ بالدفعات مصادرَ الحاسوب بفاعلية كبيرة، وتناسب جيدًا تطبيقاتٍ مثل معالجة كشوف الرواتب التي تتطلب معالجةً على فترات محددة، وليس معالجة مستمرة، أما المعالجة عبر الإنترنت Online Processing، فُتبقي بياناتِ الشركة في حالة تدفُّقٍ، فعندما تحجز عبر الإنترنت لرحلة في الطائرة، تُدخَلُ المعلوماتُ إلى نظام المعلومات الخاص بشركة الطيران ذات الصلة، وعادة ما يُجرى ذلك عبر البريد الإلكتروني، وتُعدّ المعالجةُ عبر الإنترنت أكثر تكلفة من المعالجة بالدفعات، وهذا ما يفرض على الشركات أن توازن بين التكلفة والمزايا التي تحصل عليها لاختيار ما يناسبها. فعلى سبيل المثال: قد يستخدم مصنعٌ يعمل على مدار الساعة المعالجةََ في الوقت الحقيقي Real-Time Processing (أي المعالجة عبر الإنترنت Online Processing) بالنسبة للمخزون وسواها من المتطلباتِ المستعجَلة، أوِ الحساسة للوقت؛ ولكنه قد يعالجُ البياناتِ المحاسبية في الدفعات الليلية.
قرارات وقرارات: نظم الدعم الإداري
تؤتمِتُ نُظُمُ معالجة المعاملات التجارية عملياتِ معالجة المهام الروتينية المكتبية، مثل: المحاسبة ومعالجة الطلبات وإعداد التقارير المالية؛ وهي بذلك توفر النفقات التي تُصرَف على الموظفين، وتوفِّرُ المعلومات العملياتية الأساسية بسرعة، وتستخدمُ نُظُم الدعم الإداري Management Support Systems قاعدةَ البيانات الداخلية الأساسية لإجراء تحليلاتٍ ذات مستوىً عالٍ، تساعد المديرين في اتخاذ قراراتٍ أفضل.
وتعد تقنياتُ المعلومات، مثل تخزين البيانات Data Warehousing، جزءًا من نُظُم دعمٍ إداريّ أكثر تطوُّرًا، ويضم مستودعُ البيانات Data Warehouse العديدَ من قواعد البيانات من الشركة برُمّتها إلى قاعدة بياناتٍ مركزية تدعمُ اتخاذ القراراتِ الإدارية، فبوجود مستودع بيانات، يمكن للمديرين الوصول إلى البيانات، ومشاركتها، بسهولة عبر المؤسسة، للحصول على لمحة عامة واسعة بدلًا من مجرد معلوماتٍ متفرقة عن بعضها، وتتضمن مستودعاتُ البيانات برمجياتٍ لاستخراج البيانات من قواعد البيانات العملياتية Operational Databases، والحفاظ على البيانات الموجودة ضمن قاعدة البيانات، وتوفير البيانات للمستخدمين، وبوسع مستودعات البيانات تحليل البيانات أسرع بكثيرٍ من نُظُم معالجة المعاملات Transaction-Processing Systems، وقد يضم مستودعُ البيانات عدةَ أسواق بيانات Data Marts، وهي مجموعات فرعية خاصة من مستودعات البيانات، تتعامل كلُّ واحدة منها مع مجال بياناتٍ واحد، وتُنظَّمُ أسواقُ البيانات لغرض التحليل السريع.
تستخدمُ الشركاتُ مستودعاتِ البيانات لجمع البيانات، وتأمينها، وتحليلها، وذلك لأغراضٍ عديدة من ضمنها: نُظُمُ إدارة علاقات العملاء Customer Relation Management Systems، وكشف الاحتيال، وتحليل خط المنتجات Product-Line Analysis، وإدارة أصول المؤسسة، وقد يرغب تجار التجزئة في تحديد الخصائص السكانية الاستهلاكية، وأنماط التسوق لتعزيز الاستجابة الخاصة بالبريد المباشر، ويمكن للبنوك أن تكتشف الاحتيال عبر البطاقة الائتمانية بسهولة أكبر، إلى جانب تحليل أنماط الاستخدام الاستهلاكي.
ووفقًا لشركة أبحاث السوق فورستر ريسرتش Forrester Research، يستخدم 60% من الشركات التي تبلغ عائداتُها مليارَ دولار فما فوق مستودعاتِ البيانات بوصفها أداةً إدارية، فشركة يونيون باسيفيك Union Pacific، وهي شركة سكك حديد تبلغ قيمتها 19 مليار دولار، تحوَّلت إلى استخدام تقنية مستودع البيانات لتسهيل عملياتها التجارية، وتمكنت عبر دمج عدة برامج منفصلة من تحقيق نظام سلسلة إمداد موحَّد، أدى -أيضًا- إلى تعزيز خدمة العملاء التي تقدِّم. يقول روجر بريسناهان Roger Bresnahan، وهو كبير المهندسين لدى شركة يونيون باسيفيك: "قبل إنشاء مستودع البيانات الخاصة بنا، كان لدينا أنظمة مشاركة بيانات منفصلة عن بعضها ويغيب أيُّ تنسيقٍ فيما بينها…لم نتمكن من الحصول على صورةٍ كاملة لقطاع السكك الحديدية".
لقد تطلَّب إنشاءُ نظام مستودع البيانات الخاص بشركة يونيون باسيفيك سنواتٍ عديدة، وانخراطَ 26 قسمًا فيها لذلك الغرض، أما النتائج، فكانت على قدر الجهد المبذول: إذ باتَ بوسع تلك الشركة اليوم القيام بتنبؤاتٍ أكثر دقة، وتحديد أفضل مسارات المرور، وتعيين أكثر قطاعات السوق ربحيةً. إنَّ القدرة على التنبؤ بأنماطٍ موسمية أو فصلية، وإدارة نفقات الوقود بدقة، قد وفّرت على تلك الشركة ملايين الدولارات، وذلك عبر الاستخدام الأمثل لقاطرات النقل وسواها من أصول الشركة وموجوداتها، وإدارةِ طاقمٍ أكثرَ فاعلية. يقول بريسناهان، كبيرُ المهندسين لدى شركة يونيون باسيفيك: إن نظام مستودع البيانات قد غطى النفقات التي ترتبت على إنشائه خلال مدة ثلاث سنوات.
يأتي في المستوى الأول من نظام الدعم الإداري MSS نظام تقارير المعلومات Information-Reporting System، الذي يستخدم بيانات موجزة تُجمَع بواسطة نظام معالجة المعاملات TPS لإعداد تقارير مُجدوَلة جدولةً منتظمةً، وتقارير خاصة، ويعتمد مستوى التفاصيل على المستخدِم، فقد يتلقى موظفو كشوف الرواتب لدى إحدى الشركات تقريرًا أسبوعيًا بكشوف الرواتب، تبيّنُ كيف جرى تحديد الراتب الخاص بكل موظف، أما المديرون في المستوى الأعلى، فقد يتلقون تقريرًا موجزًا حول كشوف الرواتب، يُظهِرُ التكلفة الكلية للعمالة والعمل الإضافي الخاص بكل قسم في الشركة على حِدة، كما يحتوي على موازنة بين تكلفة العمالة الحالية وتلك العائدة للسنة الماضية، أما تقارير الاستثناءات Exception Reports، فتُظهِر الحالاتِ التي لم تستوفِ معايير معينة. إنَّ من شأن تقريرِ استثناءٍ خاص بالحسابات مستحقة القبض، الذي يُظهر جميع العملاء أو الزبائن أصحاب الحسابات متأخرة الدفع، من شأنه مساعدة موظفي التحصيل (تحصيل الأموال) في التركيز على عملهم تركيزًا أفضل، ويجري إعدادُ التقارير الخاصة -فقط- عندما يطلبها المدير، فعلى سبيل المثال: يمكن أن يُظهر تقريرٌ حول المبيعات -وفقًا للمنطقة ونوع المستهلك- الأسبابَ الكامنة وراء انخفاض المبيعات.
نظم دعم القرار
يساعد نظامُ دعم القرار Decision Support System المديرين في اتخاذ قراراتٍ باستخدام نماذج الحاسوب التفاعلية؛ Interactive Computer Models التي تصف العمليات التي تحدث واقعيًا، كما يستخدم نظامُ دعم القرار البياناتِ من قاعدة البيانات الداخلية، ولكنه يبحث عن بيانات محددة تتعلق بالمشكلة الماثلة، فهو أداةٌ للإجابة عن أسئلة "ماذا لو؟" حول الذي سيحدث عندما يجري المدير تغييراتٍ محددة، وفي الحالات البسيطة، يمكن للمدير إنشاء جدول بيانات ومحاولة تغيير بعض الأرقام. فعلى سبيل المثال: يمكن للمديرِ إنشاء جداول بيانات لإظهار كمية العمل الإضافي المطلوبة، في حال ازدياد عدد العمال أو تناقصه، وبواسطة النماذج، يُدخِلُ المدير إلى جهاز الحاسوب القِيَمَ التي تصفُ موقفًا ما، ثم يقوم الحاسوب بحساب النتائج، كما يمكن لمديري التسويق لدى شركة أثاث تشغيل نماذج نظام دعم قرار RSS تستخدم البياناتِ الخاصة بالمبيعات والافتراضات السكانية، للخروج بتنبؤاتٍ حول أنواع الأثاث التي ستنال إعجاب المجموعات السكانية الأسرع انتشارًا.
ويمكن للشركات الاستعانةُ ببرنامج تحليلاتٍ تنبؤية، لتحسينِ نظام إدارة المخزون لديها، واستخدامِ البيانات الضخمة لاستهدافِ فئات المستهلكين بخصوصِ المنتجات الجديدة وتوسيع خطوط منتجاتها.
الصورة 13.7: تساعد أنظمةُ دعم القرار الشركاتِ عبر توفير بياناتٍ كمية، ونماذج تنبّؤية، تساعد في عملية حل المشاكل واتخاذ القرارات، وحاليًا، يحتاج قطاع الرعاية الصحية إلى تلك التقنية في المشافي لتعزيز ممارسة الطب، ومن الجهات الرائدة في مجال الجهود المتعلقة بنظام دعم القرار السريري (الطبي)؛ الجمعية الأمريكية للمعلوماتية الصحية American Medical Informatics Association؛ التي تعتقد أنَّ دعم نظام قرارٍ وطنيٍ، قد يساعد الأطباء في تشخيص الأمراض وعلاجها. ما هي مزايا وسلبيات اعتماد المتخصصين الطبيين على نظام دعم قرار للمساعدة في علاج المرضى؟ (حقوق الصورة محفوظة لــ: أكسيل غيلين Axelle Geelen/ فليكر).
نظم المعلومات التنفيذية
على الرغم من تشابهها مع نظام دعم القرار DSS، فنظام المعلومات التنفيذي Executive Information System مخصصٌ لمديرٍ تنفيذيٍّ فرد، وتوفر أنظمةُ المعلومات التنفيذية معلوماتٍ محددةً للقرارات الاستراتيجية. فعلى سبيل المثال: قد يتضمن نظام المعلومات التنفيذي لرئيسٍ تنفيذي CEO جداولَ بياناتٍ خاصة تعرضُ بياناتٍ ماليةً تُوازن بين الشركةَ ومنافسيها الرئيسين، ورسومياتٍ بيانية تُظهِر التوجهاتِ الحديثةَ في مجال الاقتصاد والقطاع التجاري ذي الصلة.
النظم الخبيرة
يُعطي النظامُ الخبير Expert System مشورةً للمديرين، شبيهة بتلك التي يحصلون عليها من مستشارٍ بشريّ؛ إذ يُمكِّنُ الذكاءُ الصناعي الحواسيبَ من استيعاب المشاكل، وتعلُّمِ حلِّها بمستوىً يقترب إلى حد كبير من المستوى البشري، وذلك باستخدام المحاكمة المنطقية الافتراضية، أي المبنية على سؤال: "ماذا لو؟" ومع من كون النظم الخبيرة باهظة الثمن وصعبة الإنشاء، إلا أنها تُستخدم من قبل عدد متزايد من الشركات حاليًا، بالتوازي مع إنشاء مزيد من التطبيقات، ويمكن تشغيل النظم الخبيرة الأقل تكلفة وتطورًا حتى على الهواتف الخلوية، أما النظم الخبيرة الأعلى ثمنًا والأكثر تطورًا، فتُمكِّنُ شركاتِ الطيران من نشر طائراتها وطواقمها، ولاغنىً عنها بالنسبة لفاعلية عمليات شركات النقل، وستكون تكلفة توظيف عدد كافٍ من الأشخاص، لتنفيذ تلك المهام التحليلية المستمرة، باهظةً إلى حدٍّ يَحُول دون التمكُّن من دفعها، كما تُستخدَم النظم الخبيرة -أيضًا- في المساعدة على استكشاف النفط، وجدولة ورديات دوام الموظفين، وتشخيص الأمراض، وهناك بعض النُظُم الخبيرة التي تحلّ محل الخبراء البشريين، بينما يقتصر دورُ بعضِها الآخر على مساعدة البشر.
ترجمة -وبتصرف- للفصل Using Technology to Manage Information من كتاب introduction to business.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد