كيفية تعقب التغييرات في مستندات Microsoft Word


Huda AlMashta

يُستفاد من خاصية تعقب التغييرات Track Changes عندما تتم مشاركة المستند مع أكثر من شخص لمراجعته وتعديله. يمكن للشخص المستلم الذي يقوم بمراجعة الملف أن يقوم بأي تغيير على المستند، كالحذف، التنسيق، إدراج صور أو نصوص، إلخ. لكن هذه التغييرات لا تكون ثابتة، إذ يستطيع الشخص الذي قام بإرسال المستند الأصلي بقبول هذه التغييرات أو رفضها.

track-changes-word.thumb.png.9b652e7803a

سنتعلم في هذا الدرس كيفية استخدام أمر تعقب التغييرات لتسجيل كافة التنقيحات التي يتم إجراءها على المستند وقبولها أو رفضها وبعدة طرق.

تعقب التغييرات Track Changes

لنفترض أنّ أحدهم قام بإرسال مستند إليك يطلب منك مراجعته وتنقيحه. بعد أن تقوم بحفظ الملف على جهازك، افتحه في وورد. أثناء مراجعة المستند، تستطيع تحديد بعض العناصر، كالنصوص، الصور، الأشكال، ثم إضافة التعليقات التي تريد إيصالها للمرسل.

حدّد العنصر الذي تريد التعليق عليه ثم انقر على تعليق جديد New Comment من تبويب مراجعة Review:

56788e21165ec_1-_.thumb.png.787c38f1dc98

ستظهر هذه التعليقات للشخص المرسل عند إعادة المستند إليه، وسيتمكن من الرد عليها. ويمكنك أن تخفي التعليقات التي تضيفها أثناء مواصلة المراجعة بالنقر على إظهار التعليقات Show Comments، وستظهر أيقونة صغيرة أمام النص تشير إلى وجود تعليق يمكنك النقر عليها لقراءة التعليق:

56788e24c8648_2-_.thumb.png.6033cbc415f3

لكن هناك طريقة مباشرة وسريعة لمُراجعة المستند، وهي أن تقوم بتعديله بنفسك، كحذف وإضافة النصوص أو الصور، تغيير تنسيق المستند، وغيرها. ولكي يتمكن الشخص المرسل من الاطلاع على التغييرات التي قمت بإجرائها يجب تشغيل تعقب التغييرات.

من تبويب مراجعة Review انقر على تعقب التغييرات Track Changes:

56788e2776f74_3-___.thumb.png.2de0506057

بعد أن قمت بتشغيله سيقوم البرنامج بتسجيل كافة التغييرات التي تجربيها، وستظهر علامات markups على شكل خطوط حمراء في هوامش المستند تشير إلى وجود تغييرات:

56788e2b567e2_4-_.thumb.png.88891cbc9792

تستطيع استعراض التغييرات عند النقر على هذه العلامات (سيتحول لونها إلى رصاصي)، كما يمكنك معرفة الشخص الذي قام بإجراء التغيير وفي أي وقت بتمرير الفأرة فوق ذلك التغيير:

56788e2e28769_5-_.thumb.png.32c06961c9aa

وكما ذكرنا سابقا تعتبر هذه التغييرات مؤقتة، ويمكن للشخص المرسل قبولها أو رفضها.

عند الانتهاء من تنقيح المستند قم بحفظه من:

ملف File > حفظ باسم Save As

يمكنك كتابة اسمك مع اسم المستند لكي يعرف الشخص المستلم من الذي قام بمراجعة هذه النسخة:

56788e3039d4e_6-_.thumb.png.dd375fd0d5a8

بعدها قم بإعادة المستند إلى الشخص المرسل عن طريقة:

ملف File > مشاركة Share > عبر البريد الإلكتروني Email > إرسال كملف مرفق Send as Attachment

56788e3352761_7-_.thumb.png.53f8b8b782b9

التعامل مع التغييرات على المستند

إذا كنت الكاتب للنسخة الأصلية للمستند، وقمت بإرساله لأحد زملائك لمراجعته وتنقيحه. وبعد أن يقوم بإجراء التغييرات على المستند وإعادته إليك سيكون المستند مشابها للشكل التالي عندما تقوم بفتحه:

56788e363a5fe_8-_.thumb.png.13bcd0e92167

بإمكانك عرض التغييرات بعدة طرق؛ إما بالنقر فوق علامات التغيير الحمراء لعرض التغييرات. أو بالذهاب إلى تبويب مراجعة واختيار طريقة عرض أخرى:

56788e3c60140_9-__.thumb.png.08a6eb08f0e

  • Simple Markup: لعرض المستند مع علامات التغييرات فقط.
  • All Markup: لعرض تفاصيل التغييرات جميعها.
  • No Markup: لإخفاء العلامات وعرض المستند مع جميع التغييرات.
  • Original: لعرض المستند الأصلي بدون تغييرات.

في الصورة أدناه قمت باختيار All Markup لعرض جميع تفاصيل التغييرات:

56788e3aa991a_10-all_markup.thumb.png.40

لاحظ أنّ البرنامج يخبرنا بجميع التغييرات، حتى التغيير في تنسيق النصوص. بالإضافة إلى عرض التعليقات.

تستطيع مراجعة المستند وإجراء تغييرات أيضا، وستلاحظ أنّ البرنامج يقوم بتمييز التغييرات تلقائيا بألوان مختلفة حسب الشخص الذي يقوم بإجرائها. في هذا المثال قمت بإجراء بعض التعديلات وقام بالبرنامج بتمييزها باللون البنفسجي:

56788e41f369f_11-_.thumb.png.a519415532b

إذا كانت تفاصيل التغييرات تربكك أثناء العمل، انقر فوق علامات التغييرات لإخفائها.

بعد الانتهاء من مراجعة المستند وتنقيحه، حان الوقت لتقرر فيما إذا كنت ستقبل التغييرات التي أجراها زميلك أو رفضه. ولا نقصد هنا إخفاء العلامات عن طريق الخيار No Markup، وإنما بقبول أو رفض التغييرات بشكل دائم.

من تبويب مراجعة Review وفي خانة التعقب Tracking اختر All Markup، ثم اضغط على مفتاحي Ctrl+Home من لوحة المفاتيح للانتقال إلى أول سطر في المستند. انقر على زر التالي Next من خانة التغييرات Changes لتحديد التغيير التالي:

56788e441f4aa_12-_.thumb.png.2cc9632bfb3

بعد تحديد التغيير قم بالنقر على زر قبول Accept لقبوله، أو رفض Reject لرفضه:

56788e4617440_13-___.thumb.png.19a8520d8

سينتقل التحديد إلى التغيير التالي، قرر ما الذي تريد فعله، وهكذا.

أو بإمكانك استخدام الأوامر الأخرى للقبول أو الرفض. انقر على السهم تحت زر القبول/الرفض لعرض الخيارات الأخرى:

56788e47dbfbc_14-__.thumb.png.40727003c3

  • Accept/Reject This Change: لقبول/رفض التغيير الحالي والتوقف دون الانتقال إلى التغيير التالي.
  • Accept/Reject All Changes: لقبول/رفض جميع التغييرات في المستند.
  • Accept/Reject All Changes and Stop Tracking: لقبول/رفض جميع التغييرات وإلغاء تفعيل أمر التعقب.

بعد قبول أو رفض جميع التغييرات تتبقى التعليقات. بإمكانك حذفها بالنقر بزر الفأرة الأيمن على التعليق ثم اختيار حذف Delete. أو النقر على السهم تحت أمر Delete في تبويب مراجعة Review واختيار حذف جميع التعليقات في المستند Delete All Comments in Document.

56788e4a32167_15-_.thumb.png.ae95e87c451

تعقب التغييرات عبر الإنترنت

قد تصبح عملية تعقب التغييرات في المستند معقدة إذا قمت بإرساله إلى أكثر من شخص لمراجعته وتنقيحه. لكن هذه العملية ستصبح سهلة جدا إذا عملت مع زملائك على تحرير المستند عبر الإنترنت. راجع نصائح حول العمل في Word Online لمعرفة المزيد حول هذا الموضوع.

عندما تنتهي من كتابة مسودة المستند الأولى اذهب إلى قائمة:

ملف File > حفظ باسم Save As

ثم احفظه على OneDrive أو Office 365 SharePoint:

56788e5da86fa_16-_.thumb.png.9c110d8535c

بعد حفظ الملف قم بدعوة زملائك للعمل عليه وتنقيحه عبر:

ملف File > مشاركة Share > دعوة أشخاص Invite People

ثم ادخل عناوين البريد الإلكتروني لزملائك واطلب منهم تشغيل أمر تعقب التغييرات Track Changes عند تحرير المستند لكي تتمكن من متابعتها:

56788e607ac04_17-_.thumb.png.80b4a4c8f16

عندما تصل الرسالة إلى زملائك سيتمكنون من فتح المستند وتحريره عبر الإنترنت أو على إصدار سطح المكتب إذا كان مثبتا لديهم. يمكنهم البدء بتحرير المستند وتنقيحه. وبعد حفظ التغييرات (Ctrl+S) التي يقومون بإجرائها ستتمكن من مشاهدتها بعد أن تقوم بحفظ المستند أيضا.

56788e6419d81_18-___.thumb.png.40461cedf

وكذلك سيتمكن زملائك من تعقب التغييرات التي أجريتها بعد أن تقوم بحفظها.

وإذا كنت تعمل مع زملائك في نفس الوقت على تنقيح المستند ستتمكن من مشاهدة التغييرات مباشرة. يمكن معرفة عدد الأشخاص الذين يعملون على المستند من خلال أيقونة المشاركة في شريط الحالة:

56788e660a5e2_19-_.thumb.png.b4bb8de0362

عندما تعمل مع فريقك عبر الإنترنت بدلا من إرسال واستقبال المستندات المنقحة عبر البريد الإلكتروني ستختصر الكثير من الوقت. بالإضافة إلى ذلك يمكنك التواصل مباشرة مع زملائك أثناء العمل عبر أحد تطبيقات المحادثات (مثل سكايب).

وعند الانتهاء من التحرير، تستطيع إلغاء مشاركة المستند. من قائمة ملف File اختر مشاركة Share، ثم انقر بزر الفأرة الأيمن على اسم الشخص الذي تريد إلغاء المشاركة معه واختر إزالة المستخدم Remove User أو غير صلاحيته ليتمكن من استعراض المستند فقط (وليس تحريره) Can View.

56788e687d1ac_20-_.thumb.png.6ba7cd24f2d

بعدها قم بمراجعة المستند من جديد وقبول التغييرات التي أجراها زملاؤك أو رفضها.

تعقب التغييرات من أكثر من شخص عبر البريد الإلكتروني

قد يحدث أحيانا ألا تتمكن من مشاركة المستند مع زملائك عبر الأنترنت. وأحيانا ينسى الشخص الذي يراجع المستند أن يقوم بتشغيل تعقب التغييرات أثناء تحريره. مايكروسوفت وورد وجد الحل لمثل هذه الحالات عن طريق دمج المستندات.

من قائمة مراجعة Review انقر على مقارنة Compare ثم اختر دمج Combine:

56788e6c8943f_21-.thumb.png.5dad83856f36

يقوم البرنامج بشكل افتراضي بمقارنة جميع التغييرات على المستند، كالتغييرات على النصوص، التنسيقات، الرأس والتذييل، إلخ. يمكنك اختيار نوع التغييرات التي ترغب في مقارنتها، أو الإبقاء على الخيارات الافتراضية.

وكذلك يقوم البرنامج بشكل افتراضي بعرض التغييرات في المستند الأصلي Original Document. يمكنك عرضها في المستند المُراجع Revised Document أو في مستند جديد New Document.

56788e6fa0198_22-___.thumb.png.c03c46b5b

سنقوم بعرض التغييرات في المستند الأصلي:

56788e71ea9b6_23-____.thumb.png.024c8864

سيقوم البرنامج بإضافة علامات على التغييرات حتى وإن لم يقم الشخص الذي قام بتنقيح المستند بتشغيل تعقب التغييرات.

يمكنك دمج مستند آخر منقح من قبل شخص آخر، لكن قبل ذلك عليك حفظ المستند الأصلي (Ctrl+S). بعد ذلك اذهب إلى تبويب مراجعة Review وانقر على زر مقارنة Compare واختر دمج Combine. اتبع نفس الطريقة السابقة لاختيار المستند الآخر:

56788e76d57ce_24-___.thumb.png.59dac578f

سيقوم البرنامج بعرض التغييرات من المسودتين في المستند الأصلي كعلامات مختلفة اللون. ويمكنك معرفة هوية الشخص الذي قام بالتغيير ووقت التغيير بتمرير الفأرة فوق العلامات. وإذا كانت هناك تعليقات يمكنك الرد عليها بالنقر على زر الرد وكتابته:

56788e79287ac_25-__.thumb.png.3c0a03d2c9

إذا كان التداخل في التغييرات يؤثر على سهولة القراءة، يمكنك عرض المستند الأصلي فقط، المستند المُراجَع، أو كلاهما من:

مقارنة Compare > عرض التغييرات في المستند المصدر Show Source Documents

56788e7ea34ac_26-_.thumb.png.07c15f7fafd

إذا اخترت عرض كلا المستندين، الأصلي والمُراجَع Show both، سيتم تقسيم الشاشة إلى ثلاث نوافذ؛ نافذة للمستند الأصلي، نافذة للمستند المُراجَع، والأخيرة للمستند المدمج. وإذا قمت بتمرير الفأرة في المستند المدمج سيتم التمرير خلال المستندين الآخرين أيضا:

56788e82589b2_27-_.thumb.png.e5a4f8d194f

يمكنك تكرار طريقة دمج المستندات كلما حصلت على مسودة مُراجعة من قبل أحد زملائك لتعقب التغييرات ومن ثم قبولها أو رفضها كما وضحنا سابقا في هذا المقال.

تخصيص تعقب التغييرات

هناك العديد من الأدوات التي تساعدك على تخصيص عرض التغييرات. مثلا يمكنك استخدام جزء المراجعة Reviewing Pane من تبويب مراجعة لعرض كافة التفاصيل حول المراجعات عددها، وعدد كل نوع من التغييرات:

56788e8627701_28-_.thumb.png.4b1e3631169

أو يمكنك اختيار Simple Markup لإخفاء تفاصيل التغييرات وتكبير مساحة العمل:

56788e8a19b4f_29-simple_markup.thumb.png

أو يمكنك تغيير ألوان علامات التغيير بالنقر على زر خيارات تعقب التغييرات ثم خيارات متقدمة Advance Options:

56788e8c61e03_30-_.thumb.png.afee48b8ffd

في نافذة الخيارات المتقدمة يمكنك تغيير لون علامة الحذف أو علامة الإدراج (لكن لا يمكنك تغيير الألوان المخصصة للشخص المُراجع):

56788e8d649ca_31-__.thumb.png.b3cc45eb3b

من الخيارات الأخرى المفيدة عند إرسال المستند عبر البريد الإلكتروني لمراجعته هو خيار تأمين التعقب Lock Trucking:

56788e8f200c8_32-_.thumb.png.b83ac20ca5f

عند تفعيل هذا الخيار بإدخال كلمة سرية لن يتمكن الشخص المستلم من إيقاف تشغيل تعقب التغييرات أثناء تحرير المستند، وبذلك ستظهر جميع التغييرات على شكل علامات. كما لن يتمكن من قبول أو رفض تغيير معين.

لإلغاء تأمين التعقب، انقر على السهم تحت تعقب التغييرات مجددا، اختر تأمين التعقب، ثم قم بإدخال الكلمة السرية لإلغائه.

من الخيارات الأخرى المفيدة والمهمة قبل نشر المستند هو فحص المستند. يقوم فاحص المستند بالبحث عن جميع المشاكل وإزالة جميع التعليقات والمُراجعات المخفية وغيرها من المعلومات. لفحص المستند احفظ المستند أولا (Ctrl+S) ثم اذهب إلى قائمة:

ملف File > معلومات Info > البحث عن مشاكل Check for Issues > فحص المستند Inspect Document

56788e91d29a7_33-_.thumb.png.e4ff7da02f0

بعد تحديد الخيارات الموجود انقر فحص Inspect:

56788e9349555_34-_.thumb.png.63d45d7c49d

وبعد الحصول على النتائج انقر إزالة الكل Remove All لإزالة المعلومات التي تريد إزالتها.

56788e948b497_35-_.thumb.png.f21f6eec8aa



1 شخص أعجب بهذا


تفاعل الأعضاء


الأخت Huda AlMashta مجهود طيب ومقالة شاملة شكرااا جزيلاااا

2 اشخاص أعجبوا بهذا

شارك هذا التعليق


رابط هذا التعليق
شارك على الشبكات الإجتماعية


يجب أن تكون عضوًا لدينا لتتمكّن من التعليق

انشاء حساب جديد

يستغرق التسجيل بضع ثوان فقط


سجّل حسابًا جديدًا

تسجيل الدخول

تملك حسابا مسجّلا بالفعل؟


سجّل دخولك الآن