كيفية إنشاء التواقيع واستخدامها على Microsoft Outlook


Huda AlMashta

إذا كنت تستخدم توقيعًا في جميع الرسائل الإلكترونية التي ترسلها، بإمكانك جعل هذه العملية مؤتمتة على Outlook. إذ يتيح لك إنشاء توقيع مخصص، كأن يكون نصًا، شعار شركتك، صورة بطاقة عملك، أو حتى صورة لتوقيعك اليدوي، ثم يُلحق هذا التوقيع تلقائيًا في نهاية جميع الرسائل التي تنشئها.

outlook-signatures.png

إنشاء توقيع مخصص

يتم إنشاء التواقيع على Outlook بصورة عامة بالذهاب إلى:

File > Options > Mail > Signatures

1-خيارات آوتلوك.png

انقر على زر New في تبويب E-mail Signatures لإنشاء توقيع جديد:

2-انشاء توقيع جديد.png

سيظهر مربع صغير يُطلب منك فيه تسمية توقيعك الجديد، أدخل اسمًا دلاليا إذا كنت ستستخدم أكثر من توقيع، ثم انقر على OK:

3-اسم التوقيع.png

في حقل Edit Signature قم بإدخال تفاصيل توقيعك ونسّقه حسب تفضيلك الشخصي، يمكنك أيضًا إضافة صورة أو ارتباط تشعبي باستخدام الأزرار الموضّحة في الصورة أدناه:

4-تحرير التوقيع.png

بعد ذلك حدّد الخيارات الافتراضية لاستخدام التوقيع. من قائمة Email Account حدد عنوان البريد الإلكتروني الذي سيستخدم هذا التوقيع في حال كنت تستخدم أكثر من عنوان على Outlook.

من قائمة New Messages حدّد التوقيع الذي سيُستخدم بشكل افتراضي عند إنشاء الرسائل الجديدة، ومن قائمة Replies/forward حدّد التوقيع الذي سيُستخدم بشكل افتراضي عند الرد أو إعادة توجيه الرسائل. عادة ما يكون طابع الرسائل الجديدة أكثر رسمية من الردود أو الرسائل المعاد توجيهها، لذلك يمكنك إنشاء توقيعين، أحدهما للرسائل الجديدة، والآخر للردود والرسائل المعاد توجيهها:

5-خيارات التوقيع الافتراضية.png

بعد ذلك انقر على Save لحفظ التوقيع.

اتبع نفس الخطوات لإنشاء توقيع أقل رسمية قليلا من توقيع الرسائل الجديدة لاستخدامه في الردود إن رغبت في ذلك.

حدّد التوقيع الثاني من قائمة Replies/forward ثم احفظ التوقيع:

6-توقيع عادي.png

سيتم إدراج توقيعك تلقائيًا في نهاية الرسالة عندما تقوم لاحقًا بإنشاء رسالة جديدة أو ترسل ردًا:

7-new message.png

8-رد رسالة.png

إنشاء بطاقة عمل كتوقيع

إذا كنت تريد أن تستخدم بطاقة عملك الإلكترونية كتوقيع، عليك أولًا أن تقوم بإنشاء جهة اتصال خاصة بك لاستخدام معلوماتها في إنشاء البطاقة. اذهب إلى نافذة جهات الاتصال وانقر على New Contact:

9-جهة اتصال جديدة.png

أدخل تفاصيل بطاقتك ثم انقر على Save & Close:

10-جهة اتصال جديدة.png

ملاحظة: جميع معلومات جهة الاتصال أعلاه وهمية واستخدمت للتوضيح فقط.

اذهب الآن إلى:

File > Options > Mail > Signature

ثم انقر على New لإنشاء توقيع جديد. قم بإدخال اسم التوقيع وانقر على OK:

11-bc sign.png

انقر على Business Card من أدوات حقل Edit Signature ثم حدد جهة الاتصال الخاصة بك وانقر على OK:

12-ادراج بطاقة عمل.png

سيتم إدراج البطاقة في حقل Edit Signature. حدّد فيما إذا كنت تريد استخدام هذا التوقيع بشكل افتراضي في الرسائل الجديدة أو الردود (أو في كليهما) ثم احفظ التوقيع بالنقر على Save:

13-توقيع-بطاقة عمل.png

استخدام التواقيع

كما ذكرنا سابقًا سيتم إدراج التوقيع الافتراضي الذي حدّدته للرسائل الجديدة والذي حدّدته للردود/إعادة التوجيه بشكل تلقائي عندما تقوم بإنشاء رسالة جديدة أو عندما تقوم بالرد على رسالة ما أو إعادة توجيهها. لكن لا يُشترط استخدام التوقيع الافتراضي، ويمكنك دائما اختيار التوقيع المرغوب عند إنشاء الرسالة.

من نافذة الرسالة الجديدة انقر على Signature في تبويب Message واختر التوقيع المرغوب:

14-تبديل التوقيع.png

سيتم استبدال التوقيع الافتراضي بالتوقيع الذي حددته من قائمة تواقيعك.

يمكنك أيضًا استخدام التواقيع بنفس مبدأ استخدام القوالب. على سبيل المثال إذا كانت تصلك الكثير من عروض العمل، يمكنك إنشاء توقيع يحتوي على نص قياسي لاستخدامه في كل مرة تقوم بالرد على العروض:

15-توقيع مخصص.png

عندما تقوم باستخدام هذا التوقيع عند الرد، قم بتخصيصه وإجراء بعض التعديلات عليه إن اقتضت الحاجة:

16-تخصيص الرد.png





تفاعل الأعضاء


لا توجد أيّة تعليقات بعد



يجب أن تكون عضوًا لدينا لتتمكّن من التعليق

انشاء حساب جديد

يستغرق التسجيل بضع ثوان فقط


سجّل حسابًا جديدًا

تسجيل الدخول

تملك حسابا مسجّلا بالفعل؟


سجّل دخولك الآن