لخص بياناتك باستخدام المجاميع الفرعية Subtotals في Microsoft Excel


Huda AlMashta

Subtotals أو المجاميع الفرعية هي من خصائص اكسل التي تتيح تطبيق بعض الدوال مثل دالة الجمع Sum، دالة المتوسط Average، دالة الضرب Product وغيرها من الدوال، على قوائم البيانات الفرعية في الجدول الواحد والتي تنتمي إلى نفس المجموعة. وتفيد هذه الخاصية في تلخيص جداول البيانات الكبيرة بخطوات بسيطة جدا.

excel-subtotals.png.b175bbe667d8a72d3f46

لا يمكن إدراج المجاميع الفرعية في جداول البيانات المنسقة على شكل جدول، كما في الجدول أدناه، وسيكون أمر الإجمالي الفرعي Subtotal غير مفعّل:

56c5aadd7272d_1--subtotal.png.9cdf92b6ec

ولتحويل الجدول إلى مجموعة خلايا عادية، نحدد إحدى الخلايا داخل الجدول، ننقر على أمر تحويل إلى نطاق Convert to Range من تبويب تصميم Design السياقي، ثم ننقر على نعم Yes للتأكيد:

56c5aae0402e7_2-.thumb.png.98ee7e03f0936

سنلاحظ اختفاء أسهم التصفية من عناوين الأعمدة.

بعد تحويل الجدول إلى نطاق خلايا عادي، سنقوم بإدراج الإجمالي الفرعي لمعرفة مجموع الرواتب المخصصة لكل قسم من الأقسام. وكما ذكرنا تُطبّق دوال الإجمالي الفرعي على مجموعة البيانات المتشابهة، لذلك سنقوم بفرز البيانات في عمود "القسم" حسب الأبجدية لجمع الأقسام المتشابهة معا.

56c5aae21f3a0_3-.thumb.png.a1c654720cf85

نذهب إلى تبويب بيانات Data وننقر على أمر الإجمالي الفرعي Subtotals:

56c5aae3c3742_4-.thumb.png.2ad0ac15ac3b1

في مربع الحوار الإجمالي الفرعي، نحدد العمود الذي يتم حساب الإجمالي الفرعي عند كل تغيّر في قيمه من حقل At each change in. ونحدد الدالة التي نرغب في تطبيقها على مجموعات البيانات من حقل Use Function، وسنختار دالة الجمع (Sum) لأنّنا نريد إيجاد مجموع الرواتب المخصصة لكل قسم. ومن حقل Add Subtotal to نحدد عمود الراتب لتطبيق دالة الجمع عليه، ثم ننقر موافق OK:

56c5aae51a1ae_5-.png.c988cd47aa5d9d30c17

ستتم إضافة صف فارغ أسفل كل مجموعة، وعرض الملخّص (المجموع Total في هذا المثال) في هذا الصف:

56c5aaeb86e16_6-.thumb.png.8fa02d2cd2faf

وستتوفّر ثلاث طرق لعرض بياناتك. فعند النقر على الرقم 1 أعلى يمين الورقة (أو أعلى يسار الورقة إذا كان اتجاه الورقة من اليسار إلى اليمين) سيُعرض الإجمالي الكلي Grand Total للرواتب لكافة الأقسام:

56c5aaec62b9e_7-.png.4c41583631150c6391c

وعند النقر على الرقم 2 ستُعرض قيم الإجمالي الفرعي لكل قسم مع الإجمالي الكلي:

56c5aaeda246e_8-.png.ee05e99971204ca4d38

وعند النقر على الرقم 3 ستُعرض تفاصيل جدول البيانات مع قيم الإجمالي الفرعي والإجمالي الكلي:

56c5aaee4e4a2_9-.png.5f437502e2840e9e5b0

كما يمكننا استخدام الأيقونتين +/- لإظهار/إخفاء تفاصيل الإجمالي الفرعي لكل قسم على حدة:

56c5aaeeddf7a_10--.png.e49b2adb7f60a009f

بهذه الطريقة سنوفر الكثير من الوقت بإيجاد المجموع لكل قسم بنقرة واحدة دون أن نضطر إلى تطبيق دالة الجمع لكل قسم في كل مرّة.

وكما قمنا باستخدام الإجمالي الفرعي لإيجاد مجموع الرواتب لكل قسم، يمكننا استخدام دوال أخرى من الدوال المتاحة، وإدراج مستويات متداخلة من المجاميع الفرعية.

على سبيل المثال، الجدول أدناه:

56c5aaf480e1b_11-.thumb.png.7d2d703ced9f

سنقوم بإيجاد مجموع المبيعات (Sum) عند كل تغيّر في عمود "الصنف". ننقر على أمر الإجمالي الفرعي Subtotal من تبويب بيانات Data ونحدد الخيارات المذكورة:

56c5aaf513aec_12--2.png.8b6ec1de92bfbddf

وسنقوم بإيجاد متوسط المبيعات (Average) لكل تغيّر في عمود "الصنف" أيضا. لكن هذه المرة نتأكد من إلغاء تأشير الخيار استبدال المجاميع الفرعية الحالية Replace current subtotals لكيلا يتم إلغاء الإجمالي الفرعي السابق الذي قمنا بإدراجه (وهو مجموع المبيعات عند التغير في الصنف):

56c5aaf60be4e_13--.png.72c832da3baa108be

وبذلك سيتم إيجاد متوسط المبيعات عند كل تغيّر في عمود الصنف، بالإضافة إلى المجموع الذي تم إيجاده سابقا:

56c5aaf786625_14--.png.3596b5b1eb0833b83

وفي نفس الوقت بإمكاننا إيجاد مجموع المبيعات (Sum) لكل تغيّر في عمود "النوع"، ولا ننسى إلغاء تأشير الخيار Replace current subtotals لكيلا تُزال المجاميع الفرعية السابقة:

56c5aaf7e6019_15--.png.ea7fc7ac0091a9cf1

وستكون النتيجة كالتالي:

56c5aafd66e1b_16-.png.78e16ce1af25e4f79a

وبالطبع يمكننا استخدام أيقونات الأرقام و +/- على جانب الورقة لعرض كافة التفاصيل أو الملخصات فقط:

56c5aaff18774_17-.png.452cd8ffe48528b03e

وبالإمكان إلغاء جميع المجاميع الفرعية التي قمنا بإدراجها من تبويب:

بيانات Data > الإجمالي الفرعي Subtotal > إزالة الكل Remove all

56c5aaffef744_18-.png.5dedfa9d4db094ab74





تفاعل الأعضاء


لا توجد أيّة تعليقات بعد



يجب أن تكون عضوًا لدينا لتتمكّن من التعليق

انشاء حساب جديد

يستغرق التسجيل بضع ثوان فقط


سجّل حسابًا جديدًا

تسجيل الدخول

تملك حسابا مسجّلا بالفعل؟


سجّل دخولك الآن