أساسيات الجداول المحورية (Pivot Tables) في Microsoft Excel


Huda AlMashta

من الرائع في برنامج اكسل أنّه يتيح إمكانية إدخال الكمية التي تريدها من البيانات مهما كانت كبيرة لتملأ الملايين من الخلايا، وكذلك إمكانية عرض هذه البيانات بالعديد من الطرق المختلفة. لكن في جداول البيانات الكبيرة جدا سيكون من الصعب تحليل جميع المعلومات في الورقة، وهنا يأتي دور الجداول المحورية Pivot Tables لتساعدك في تنظيم بياناتك، تلخيصها، وتحليلها.

excel-pivot-tables.png.6b2f22ec9ff6f29f3

كما هو واضح من الاسم، الجداول المحورية هي جداول أيضا تحتوي على أعمدة وصفوف، لكنها توفّر خاصية التلاعب بالبيانات وترتيبها بعدة طرق بسرعة وسهولة.

على سبيل المثال جدول البيانات أدناه:

56e487d05558a_1--.png.3706524ee9643d0af1

لو أردنا معرفة قيم المبيعات لكل "صنف"، يمكننا تنظيم البيانات وتلخيصها البيانات باستخدام الفرز والتصفية Sort & Filter أو المجاميع الفرعية Subtotals، لكن هذا في حالة كون الجدول صغيرا.

والحقيقة هي أنّ هذا الجدول يحتوي على أكثر من 1400 صف مما يجعل عملية تلخيص البيانات صعبة بدون استخدام الجداول المحورية:

56e487d13b1b0_2--.png.350353ce9280af430a

عندما نقوم بتحويل البيانات إلى جدول محوري سيكون بإمكاننا التركيز على ملخص الجدول بدلا من التعامل مع الكم الهائل من البيانات ككل:

56e487d2a1102_3--pivottable.thumb.png.f0

نلاحظ في الصورة أعلاه كيف تحوّل الجدول المتكون من 1403 صف إلى جدول مبسّط بأقل من 20 صف. يتكونّ الجدول المحوري من 4 مناطق: منطقة الأعمدة Columns، منطقة المرشحات (عوامل التصفية) Filters، منطقة الصفوف Rows، ومنطقة القيم.

يمكننا التحكم بالبيانات التي تظهر في كل منطقة من هذه المناطق بكل سهولة. فإذا أردنا أن نقوم بعرض مجموع المبيعات حسب الربع في منطقة الصفوف، ونقل الأشهر إلى منطقة المرشحات، ببساطة ننقر على حقل "الربع" ونسحبه من منطقة المرشحات إلى منطقة الصفوف. وبالمثل ننقر على حقل "شهر الطلب" ونسحبه من منطقة الصفوف إلى منطقة المرشحات، وبذلك نحصل على طريقة مختلفة لتحليل بياناتنا:

56e48d5dc0b7a_4-.thumb.gif.21a827167a0b6

كما يمكننا التحكم في الحقول fields التي نرغب في إظهارها/إخفائها في الجدول بتأشير اسم الحقل من قسم الحقول الجانبي (أسماء الحقول هي نفسها عناوين الأعمدة للجدول الأصلي الذي قمنا بتحويله إلى جدول محوري):

56e487d6ec290_5--.thumb.png.a4aa9fc3d133

وللتركيز على جزء أصغر من البيانات لتحليلها بشكل مفصّل يمكننا استخدام أمر التصفية، أو ما يُسمى بمقسم طريقة العرض Slicers والتي سنأتي إلى شرحها لاحقا في هذا المقال.

إذا فالجداول المحورية هي طريقة أكثر مرونة لعرض البيانات يمكن إعادة هيكلتها بسهولة مع العديد من الخيارات التي تمكننا من تنظيم تلك البيانات، تلخيصها وتحليلها بشكل سهل وسريع.

كيفية إنشاء الجداول المحورية

لنعد إلى الجدول الأصلي؛ مجموعة من الأعمدة والصفوف التي تعرض قيم المبيعات لعدد من الأصناف وحسب الأشهر وأرباع السنة. لتحويل هذا الجدول إلى جدول محوري ننقر على إحدى الخلايا داخل الجدول ثم نذهب إلى تبويب إدراج Insert:

56e487e1b6c21_6-.thumb.png.6f34b1d5ca53d

في خانة جداول Tables نلاحظ وجود أمرين لإنشاء الجدول المحوري: PivotTable و Recommended PivotTable.

سننقر الأمر الأول (PivotTable) لإنشاء الجدول (أو يمكننا استخدام الاختصار Alt+N+V). سيظهر مربع الحوار التالي:

56e487e58dd56_7-pivottable.png.85cd36c13

نؤشر الخيار تحديد جدول أو نطاق Select a table or range ونحدد الجدول (أو جزء منه) الذي نريد تحويله إلى جدول محوري (وهو محدد تلقائيا هنا لأننا قمنا بتحديد خلية داخله مسبقا).

إذا رغبنا في استيراد بيانات من ملف خارجي، كقاعدة بيانات Access مثلا، نحدد الخيار استخدام مصدر بيانات خارجي Use an external data source.

وكذلك لدينا خيار إنشاء الجدول في ورقة عمل جديدة بتحديد الخيار New Worksheet أو إنشائه في الورقة الحالية Existing Worksheet وتحديد الخلية التي نريده أن يبدأ منها من حقل Location.

يُحدد الخيار الأخير، إضافة هذه البيانات إلى نموذج البيانات Add this data to the data model، إذا كانت البيانات علائقية Relational (أي مقسمة على عدة جداول)، وفي هذه الحالة يمكن إضافة الجداول المتعددة إلى نموذج بيانات في اكسل، إنشاء علاقات بينها، ثم استخدام نموذج البيانات لإنشاء PivotTable.

بعد تحديد جميع الخيارات المرغوبة، ننقر على موافق OK. في الورقة الجديدة ستتم إضافة placeholder للجدول المحوري بالإضافة إلى لوحة جانبية تحتوي على جميع الحقول الموجودة التي يمكن إضافتها إلى الجدول، ومصدرها هو الجدول الأصلي.

56e487e9570dc_8-placeholderandpane.thumb

سنقوم ببناء الجدول بسحب الحقول التي نرغب في إضافتها إلى المنطقة المرغوبة. فإذا أردنا تصفية الجدول ككل حسب الأشهر، سنقوم بسحب حقل "شهر الطلب" إلى منطقة Filters، وستتم إضافة عامل التصفية مباشرة إلى الورقة:

56e487f389fb0_9-.png.b19c797baa6e3c3862e

وسنقوم بسحب حقل "الربع" إلى منطقة الأعمدة وحقل "الصنف" إلى منطقة الصفوف:

56e487f6e67cf_10-.thumb.png.44300e0765e1

نلاحظ أن الجدول ما زال فارغا، وذلك لأننا لم نحدد بعد الحقل الذي نضعه في منطقة القيم. كما نلاحظ أن البرنامج يقوم بإضافة صف وعمود الإجمالي الكلي Grand Total تلقائيا. سنقوم بسحب "المبيعات" إلى منطقة القيم:

56e487f979c4b_11-.thumb.png.b86e5280de9e

يمكننا في أي وقت تغيير هيكلية الجدول بسحب الحقول ونقلها إلى المكان الآخر، وهذا ما يميز الجدول المحوري؛ المرونة التامة في التحكم طريقة عرض البيانات.

الطريقة الأخرى لإنشاء الجدول المحوري هو أمر Recommended PivotTable الذي يقترح مجموعة من الخيارات المناسبة لبياناتك. يمكنك استخدام هذا الأمر إذا لم تكن ترغب في ببناء الجدول يدويا، أو إذا لم تكن تعرف بالضبط كيف تعرض بياناتك بالشكل المناسب. بنفس الطريقة، نحدد خلية داخل جدول البيانات العادي ثم ننقر على Recommended PivotTable:

56e487fda7fb8_12-.thumb.png.1f27341edfd3

في مربع الحوار تُعرض العديد من طرق العرض المختلفة للبيانات. انقر على المصغرات لمعاينتها بصورة أكبر في جزء المعاينة. عندما تقرر الشكل المناسب لك، انقر على موافق OK.

سيتم إنشاء الجدول المحوري في ورقة جديدة:

56e4880093724_13-recommendedpivottable.p

في الشكل الذي اخترناه، يُعرض حقلا "ربع" و "شهر الطلب" كصفوف، وعدد الطلبات في منطقة القيم. ولا توجد حقول في منطقتي الأعمدة والمرشحات (وهذا يعني أنّه ليس بالضرورة استخدام جميع المناطق وإضافة الحقول إليها). يمكننا مواصلة العمل على هذا الترتيب أو تغييره يدويا حسب ما يناسبنا.

تنسيق الجداول المحورية

بعد أن تعرّفنا على كيفية إنشاء الجداول المحورية وكيفية التلاعب في هيكلية الجدول بنقل الحقول من منطقة إلى أخرى، لنستعرض المزيد من الخيارات الخاصة بتنسيق الجدول المحوري.

عندما ننقر على أي خلية داخل الجدول سنلاحظ ظهور التبويبين السياقيين تصميم Design وتحليل Analyze:

56e4880504932_14-.thumb.png.b668ab1fe323

يحتوي تبويب تصميم على العديد من الخيارات التنسيقية، منها مجموعة أنماط PivotTable Styles تشابه أنماط الجداول العادية. نمرر الفأرة فوق أي من هذه الأنماط لعرض معاينة مباشرة، وعندما نحدد النمط المناسب ننقر عليه لاختياره:

56e4880755b5f_15-pivottable.thumb.png.c1

كما يحتوي على خيار تمييز الصفوف (أو الأعمدة) بتنسيق خاص لتسهيل تمييز البيانات ومتابعتها. نحدد أحد الخيارين Banded Rows أو Banded Columns لتطبيق التنسيق الخاص:

56e4880bdb2b9_16-bandedrow.thumb.png.cdc

وبإمكاننا تطبيق تنسيق خاص لعناوين الصفوف/ الأعمدة بتأشير الخيارين Row Headers/ Column Headers:

56e4881202052_17-.thumb.png.c0ba4393ff9e

وإذا كنا نفضّل المزيد من المساحات البيضاء في الجدول يمكننا إضافة صفوف فارغة تحت كل مجموعة عناصر من خيار Insert Blank Line after Each Item:

56e4881462387_18-.thumb.png.48a6cfeba716

كما أنّ هناك المزيد من الخيارات الخاصة بتخطيط الجدول يمكننا الوصول إليها من أمر تخطيط التقرير Report Layout:

56e4881754414_19-.thumb.png.89b108f937f6

في النموذج المضغوط Show in Compact Form (وهو التخطيط الافتراضي) تُعرض عناصر الحقول المختلفة في منطقة الصفوف في عمود واحد (مثلا، في الجدول أدناه تُعرض عناصر "الصنف" و "شهر الطلب" في عمود A)، كما تكون عناوين الصفوف والأعمدة عمومية ("Row Labels" و "Column Labels"):

56e48819cdaa8_20-.thumb.png.902ee61026e8

بالإمكان استخدام النموذج المضغوط إذا كنا بحاجة إلى المزيد من المساحة لعرض القيم. وكذلك بالإمكان استخدام أيقونات +/- عند عناوين الصفوف لعرض/إخفاء التفاصيل المندرجة تحت كل عنوان:

56e4881d23e5d_21--.thumb.png.a17a2fec8e7

وفي نموذج مخطط تفصيلي Show in Outline Form يتم تخصيص عمود لكل حقل من حقول منطقة الصفوف (مثلا، في الجدول أدناه خصص العمود A لحقل "الصنف" وعمود B لحقل "شهر الطلب)، كما تُعرض تسميات الحقول الحقيقة (مثلا، "الصنف" بدلا من "Row Labels" و"شهر الطلب" بدلا من "Column Labels"):

56e48822b2c24_22-.thumb.png.0203fee21742

أما الخيار الأخير، النموذج الجدولي Show in Tabular Form، فهو يشابه النموذج السابق تقريبا، ولكنه يعرض قيم المجاميع (Total) أسفل المجموعات وليس أعلاها:

56e488278c354_23-.thumb.png.da32fef979fd

يمكننا اختيار إي نموذج من النماذج المتاحة، فالأمر يعتمد على التفضيل الشخصي للمستخدم.

من الخيارات الأخرى المتوفرة إمكانية إخفاء قيم الإجمالي الكلي Grand Total للصفوف والأعمدة Off for rows and columns، أو إظهارها للصفوف فقط On for rows only أو للأعمدة فقط On for columns only:

56e4882b0dd56_24-.thumb.png.558715112a44

وكذلك إمكانية إخفاء قيم المجاميع الفرعية Subtotals، أو تحديد موضع عرضها في أسفل مجموعات العناصر Show all subtotals at bottom of group أو أعلاها Show all subtotals at top of group:

56e4882d44e50_25-.thumb.png.0f2849cdec8e

بالإضافة إلى ذلك، يمكننا الوصول إلى بعض الخيارات التنسيقية من تبويب تحليل Analyze. مثلا، في الجدول أدناه، يمكننا تغيير تنسيق مجموع المبيعات في منطقة القيم بإضافة رمز العملة.

أولا، نحدد إحدى الخلايا التي تحتوي على مجموع المبيعات، ونتأكد من أننا حددنا الحقل المطلوب من مربع الحقل النشط Active Field، ثم ننقر على إعدادات الحقل Field Settings:

56e4882f9ad88_26-.thumb.png.9131e38ae211

نلاحظ في مربع الحقل النشط أنّ الحقل المحدد هو حقل "المبيعات Sum of" وهو ما نريده.

من مربع الحوار "إعدادات حقل القيم" يمكننا إدخال اسم مخصص للحقل Custom Name، ويفضّل أن يكون مختلفا عن اسم المصدر Source Name لكيلا تختلط أسماء الحقول.

كما يمكننا تغيير الدالة التي نريد استخدامها لتلخيص البيانات. الدالة الافتراضية هي الجمع Sum، ونستطيع استخدام الدوال الأخرى كالمتوسط، الضرب، إلخ:

56e488330d2d5_27-.png.ebaa2af011c4498c94

ولتغيير تنسيق الأرقام في منطقة القيم، ننقر على تنسيق الرقم Number Format. في مربع الحوار تنسيق الخلايا ننقر على الخيار عملة Currency، ثم نحدد نوع العملة وعدد الفواصل العشرية في الرقم، ثم موافق OK:

56e48835401f7_28-.png.602f39c6f224dd1116

وسيتم تنسيق الأرقام في منطقة القيم بصيغة عملة:

56e4883661fea_29--.png.84478d17cc940ca5d

سنتابع في الدرس القادم كيفية إنشاء وتنسيق المخططات المحورية في برنامج اكسل.





تفاعل الأعضاء


لا توجد أيّة تعليقات بعد



يجب أن تكون عضوًا لدينا لتتمكّن من التعليق

انشاء حساب جديد

يستغرق التسجيل بضع ثوان فقط


سجّل حسابًا جديدًا

تسجيل الدخول

تملك حسابا مسجّلا بالفعل؟


سجّل دخولك الآن