البحث في الموقع

عندما بدأت عملي، وكالكثير منكم، كنت أقبل العمل مع أي شخص يراسلني، ولا حاجة إلى القول أنّني وجدت نفسي أقوم بالكثير من الأعمال التي لا تناسبني. وبما أنّي أدير الحسابات المستحقّة للعملاء (حيث اضطر إلى القيام بالعديد من المكالمات الهاتفيّة المُحرجة لأطلب المال نيابة عن عملائي)، كثيرًا ما وجدت نفسي في الطرف الآخر من العديد من المكالمات الهاتفيّة التي تم الصراخ عليّ فيها، وذلك ليس بالأمر المثالي. لكنني تعلّمت سريعًا أنّ عليّ انتظار العميل المثالي، وأنّه من المقبول رفض عمل لا يناسبني بكل بساطة. قبل قبول أي عملاء جدد، فكّر كيف يبدو العميل المثالي بالنسبة لك. إذا عملت فقط مع العملاء الذين تحبّهم، لن تكون فقط أسعد، بل سينعكس ذلك على عملك أيضًا. ففي نهاية المطاف، يجب أن يكون عملك هو الجائزة. لا يجب وفي أي مرحلة أن تكون مجبرًا على قبول عمل من عملاء لا يلّبون حاجاتك أو توقّعاتك. قبل أن تتحدث إلى عميل محتمل آخر، اكتب قائمة بالصفات التي قد يمتلكها العميل المثالي. قد يشتمل ذلك على أي أمر بدءً من "الإجابة بسرعة على المكالمات/الرسائل" إلى "الاستعداد للدفع مقدّمًا" (وهي واحدة من النقاط التي أنصحك أن تكون دائمًا في قائمتك!). ما الذي عليك فعله في حال كان لديك بالفعل عملاء غير سعيد معهم ولا يلّبون توقعاتك؟ اتركهم ببساطة. أعلم أنّ ردة فعلك ستكون غالبًا "إنّ هذه المدونة من المفترض أنّها تساعدني على تلقّي أجوري! لا أن تجعلني اترك عملائي!"، أنا أتفهم أنّ قول ذلك أسهل من فعله، لكن إن كان لديك عميل غير مناسب لك، فإنّه من الأفضل لكلا الطرفين إن افترقتما. لا تهجر طبعًا جميع العملاء، فقط من تشعر أنّك اُستهلكت بالعمل معه ومن لا يبدو ابدًا أنّه سيدفع لك في الوقت المحدّد. وتمامًا كما ترغب بإيجاد عملاء يصلون إلى توقّعاتك، يجب أن يكون هو أيضًا قادر على إيجاد شخص محترف يصل إلى توقّعاته. لذا إذا كنت قادرًا على الافتراق عنهم بالاتفاق، افعل ذلك. إذا لم تكن بعد في مرحلة تمتلك فيها قاعدة من الزبائن، يجب أن تكون هذه العملية سهلة عليك أنت بالذات. لذا إذا كنت جديدًا في عالم العمل الحر، وما زلت تحاول الحصول على قاعدة من الزبائن، ابدأ فورًا بهذه العملية. قد لا تمتلك حاليًا قائمة مفصّلة بالصفات المثاليّة للعميل (عليك في بعض الأحيان العمل مع بعض العملاء السيئين قبل أن تدرك ما الذي تريده وتحتاجه في العميل)، لكن يجب أن تكون قادرًا على الأقل على كتابة قائمة مبدئية لتبدأ بها، ثم مع امتلاكك المزيد من الخبرة يمكنك إضافة المزيد إلى قائمتك. لماذا هذا الأمر مهم جدًا؟ إذا كنت تعمل مع عملاء تحبّهم ويتفهمّونك ويقدّرون عملك، سيكون من الأسهل بكثير عليك العمل معهم، وستكون أكثر رضا بما تقوم به، سيكون بينكما علاقة أفضل بالمجمل، وسيجعل امتلاك هذا النوع من العلاقات من تحديد معدلات أجر مناسبة لك ودفع فواتيرك في وقتها أمرًا أسهل بكثير. أن تكون مدير نفسك يمكنه أن يكون مصدرًا للتوتر، لذلك الحرص على العمل مع أفضل العملاء هو أكثر من مهم للحفاظ على صحتك النفسيّة وعلى عملك. ترجمة-وبتصرف-للمقال: Qualifying Your Clients لصاحبته Julie Elster.

قلتها سابقًا وسأقولها مرة أخرى، تعلّم كيفية استخدام الهاتف هو أمرٌ مهم عندما يتعلّق الأمر بقدرتك على جمع فواتير عملك. مع قدرتنا على التواصل مع أي شخص وجميع الأشخاص عبر الرسائل النصية أو البريد الالكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي ببضع نقرات، ننسى في معظم الأحيان أنّ التواصل الكلامي هو الطريقة الأكثر فعاليّة لإيصال رسالتك، وعندما يتعلّق الأمر بتحصيل المال، عليك أن تحرص على أن تصل رسالتك بشكل واضح. إليك بعض من نصائحي لاستخدام هاتفك لتتمكّن من تحصيل فواتيرك: 1. امتلك أساسيات آداب التحدث عبر الهاتف يشعر جزء مني حتى بالسخافة لكتابة هذا القسم، لكنّني شخصيًا كثيرًا ما خضت مكالمات هاتفيّة مهنيّة لم يمتلك فيها الطرف المقابل من المكالمة أي أساس من أساسيات آداب وقواعد التحدث على الهاتف، ولا يتوقف الأمر عن إبهاري. لذلك إليك بعض من أهم الأساسيات لنبدأ بها: لا تأكل أو تشرب ابدًا أثناء تحدثك على الهاتف، وتحدّث بوضوح. أجب على هاتفك بمهنيّة (بذكر اسمك أو اسم شركتك)، وبالعكس كذلك، عند اتصالك بعميل عرّف عن نفسك وعن شركتك. لا تقاطع ابدًا الشخص الذي تتحدث معه. لا تستخدم مكبر الصوت وتجنّبه قدر الإمكان. سبق وكنّا جميعًا طرفًا بمكالمات هاتفيّة قام فيها الشخص الآخر بجميع هذه الأمور، وذلك مثير للجنون، ولا أحد يحب هذا النوع من الأشخاص. 2. تمرّن وتمرّن وتمرّن من السهل إرسال بريد إلكتروني إلى عملائك بكل بساطة عوضًا عن التوقف عما تقوم به وإمساك هاتفك والاتصال بهم. أعلم أنّي شخصيًا لم أعد أتحدث مع الكثير من أصدقائي عبر الهاتف بعد الآن، ونتواصل مع بعضنا البعض عبر الرسائل النصيّة بين اجتماعاتنا الأسبوعيّة. ترسل لي أمّي في معظم الأحيان أيضًا بريدًا إلكترونيًا لتخبرني عن ابن أخي الصغير ومجالستها له. نتواصل أنا وخطيبي كذلك عبر الرسائل أثناء عملنا. فليس من الغريب أن تكون فكرة الاتصال بالعميل مخيفة نوعًا ما. أضف إلى ذلك توتر التحدث عن المدفوعات التي تأخّر العميل عن تسديدها، وسيصبح لديك وضع معظم الأشخاص مستعدّين لتجنّبه. وللتغلّب على ذلك، أنصحك بالتمرّن. طريقة جيدة للبدء هي بتحديد أهداف لنفسك، أجري مكالمة واحدة من الاتصالات العاديّة لتسويق خدماتك في اليوم لمدّة أسبوع. جد عملاء محتملين وأمسك هاتفك واتصل بهم وأخبرهم عن خدماتك. ثم حاول إجراء مكالمتين أو ثلاث مكالمات تسويق عاديّة في اليوم لمدّة أسبوع وهكذا. يمكنك بهذه الطريقة التغلّب على قلق وتوتر المكالمات الهاتفية مع شخص غريب، إذا توترت أو أخفقت أثناء المكالمة، لن تكون مشكلة كبيرة، فأنت لا تتحدث مع عميل مهم تحاول إثارة إعجابه ، بل مع شخص غريب تمامًا، أمّا إذا نجح الأمر فقد تحصل على عميل جديد، فهي معادلة رابحة في الحالتين. كلّما تحدثت على الهاتف أكثر، اختفى توتر المكالمات الهاتفيّة بشكل أسرع، وبالتالي عندما تحتاج إلى الاتصال بعميل فيما يتعلّق بمدفوعات تأخّر بتسديدها، لن تشعر تقريبًا بأي غرابة. 3. تحدث بمهنية إنّ ذلك أمر مهم خصوصًا إذا كان حديثك مع العميل يتعلّق بالمدفوعات. يمكن لموضوع المال أن يمّد الأشخاص بشعور من الغرابة وعدم الراحة، لكن مع ذلك عليك أن تتذكّر دائمًا أنّك تمثّل عملك. حافظ على المحادثة هادئة ومهنيّة في جميع الأوقات، فلا مكان للمشاعر في المحادثة. الجانب الإيجابي للتحدث عبر الهاتف في هذه المواقف هو أنّ الشخص على الجهة الأخرى من المكالمة لا يستطيع رؤيتك. فإذا وجدت نفسك قد بدأت بالتوتر أو الغضب أو الانزعاج أو القلق، لا يجب أن يعرف عميلك ذلك ابدًا. إذا حافظت على صوتك ونبرته هادئين وعلى كلماتك مهنيّة، لن يعلم العميل ابدًا بوجود أي توتر في جهتك. تذكّر فقط أنّه إن كان عميلك يحاول فعلًا التهرّب من الدفع لك، فهو يريدك أن تخسر رباطة جأشك، ويأمل أن تصبح المحادثة غير مريحة وغريبة بالنسبة لك. الحفاظ على الحديث مهنيًا سيبقيك متحكّمًا بنفسك. 4. اعرف ما ستقوله قبل أن تتصل قبل أن تمسك الهاتف حتى، اعلم ما تريد قوله. قد يبدو هذا واضحًا، لكن عندما تتصل من أجل أمور كالمال وفواتير متراكمة، يمكن للمحادثة أن تصبح بسرعة غير مريحة، لذا آخر ما ترغب به هو أن تخسر مكانك. نسيان النقاط التي تريد التحدث عنها أمام عميلك سيجعلك تبدو غير مستعد وغير مهني. وإذا كان عميلك يبحث عن عذر حتى لا يدفع لك، سيصبح ذلك أسهل عليه إن لم تعلم ما الذي تريد قوله على الهاتف أثناء مطالبته بمستحقّاتك. إذا لم تكن قادرًا على أن تكون مباشرًا معه عن نواياك عند الاتصال به، فأنت تجعل الأمر أسهل عليه ليستمر بالتهرّب من مستحقّاتك. إذا كنت تشعر بالتوتر يمكنك أخذ خطوة إضافية وكتابة النقط التي تريد التحدث عنها عبر الهاتف، وكن مستعدًا لأجوبتها المحتملة. إذا فكّرت (وكتبت) النقط التي ستتحدّث عنها وأجوبتها المحتملة، ستبدو واثقًا من نفسك ومستعدًا عند إجراء تلك المكالمة. وسيساعدك ذلك على التحكّم بنفسك كذلك. 5. المتابعة والرسائل الصوتيّة إذا اتصلت بعميل ولم يُجب عليك، كن جاهزًا لتترك له رسالة صوتيّة مفصّلة. تحدّث بشكل مباشر عن هدف مكالمتك واترك جميع معلومات التواصل الخاصّة بك، ولا شيء إضافي. عندما يكون هدف اتصالي هو التحدث عن المدفوعات المستحقّة، أفضّل شخصيًّا أن أُلحق الرسالة الصوتية ببريد الكتروني أيضًا. لكن عند اتصالك مع عميل لم يدفع لك، ابقِ في ذهنك أنّه في معظم الأوقات لا يقصد العميل ذلك بل فقط ببساطة نسي أمر الفاتورة، لذا إذا اتصلت وتركت رسالة صوتيّة وألحقتها ببريد الكتروني يتضمن نسخة أخرى من الفاتورة ورابط للدفع، فمن الممكن أن يسدّدها حالما يتلقى رسالتك. فإذا كان فعلًا ببساطة قد نسي القيام بذلك سيرغب بتسديد الفاتورة بسرعة لتجنّب حصول محادثة محرجة عن عدم الدفع. لكن إذا لم يستجب، ستعلم عندها موقفه الفعلي من عملية الدفع ويمكنك عندها تقرير ما هي الخطوات التاليّة التي ستتخذها. في حين أنّ هذه النصائح مصمّمة لمساعدتك على الاتصال بعميلك للتحدّث عن المدفوعات المتأخرة أو الغير مدفوعة، اقترح عليك أن تتصل بعملائك بانتظام قبل أن تصل إلى هذه المرحلة. في كثير من الأحيان التي أُوظَّف فيها لأقوم بإدارة الحسابات المستحقّة لبعض العملاء العاملين كمستقلّين، فإنّهم يزودني برقم هاتف ويقولون لي "أعتقد أنّ هذا هو الرقم الصحيح، فلم اتصل بهم فعليًا من قبل". من منظور خدمة الزبائن، عليك أن تتواصل مع عميلك من خلال أكثر من فقط البريد الإلكتروني. حدّد مواعيد لمكالمات هاتفيّة أو عبر سكايب أو حتى اجتماعات شخصيّة إذا كان ذلك ممكنًا، لتعزّز علاقاتك مع عملائك. إنّ ذلك لا يساعدك فقط على رفع مستوى خدمة الزبائن لديك بشكل كبير أمام زبائنك، بل سيجعلك أيضًا شخصًا حقيقيًّا أمام عميلك، وليس فقط شخص يتحدث معه عبر البريد الالكتروني. فمن الأصعب بكثير التهرّب من الدفع لشخص تتحدّث إليه عبر الهاتف أو شخصيًّا. الآن ابدأ باستخدام هاتفك وتحصيل أموالك! ترجمة-وبتصرف-للمقال: Using Your Phone to Get Paid لصاحبته Julie Elster.

متى كانت آخر مرة قمت فيها بمتابعة عميل محتمل؟ أخمّن أنّك لا تقوم بذلك كثيرًا. أعلم ذلك من نفسي، فعندما أرسل بريدًا الكترونيًا في العادة، أقول لنفسي ما سيحدث سيحدث، ولا فائدة من إزعاج عميلي فهو غالبًا مشغول. لكن تشاد Chad هنا ليعلّمنا كيفية المتابعة مع العملاء المحتملين، ولماذا يمكن لذلك أن يُحدث فرقًا كبيرًا وأن يُتمّ الصفقة، والذي اتضّح أنّه ليس بالأمر الصعب. علمًا أنّ تشاد هو نفسه قام أيضًا بمتابعة عرضه الذي أرسله إلينا في Horkey Handbook، لذا فهو يطبّق فعليًّا ما يدعونا إليه. يقول تشاد: تكسب بعض العملاء، وتخسر البعض، لكنك تستمر بالقيام بذلك في اليوم التالي. لكن هل خسرت فعلًا العملاء الذين لم تتلقّى منهم جوابًا؟ دعني اسألك هذا السؤال: كم مرّة أرسلت بريدًا الكترونيًا لمتابعة عرض لم يُجب عليه العميل؟ إن كنت لا تقوم بمتابعة عروضك عليك حتمًا البدء بذلك. فأنت سبق وقمتَ بالبحث والتنقيب وإرسال العروض، وانتهيتَ فعلًا من الجزء الأصعب! فالمتابعة هي جزء أساسي من أي عملية بيع. قد لا يعجبك استخدام كلمة "بيع"، فأنت كاتب وهذا شغفك، لكن لا تخطئ في فهم ذلك، أنت فعليًا في عملية بيع. أنت تبيع نفسك في سوق يفوق فيه العرض على الطلب، والمنافسة على أشدّها. لنفترض أنّك ترسل 20 عرضًا في الأسبوع، وأنّك تتلقى منها في المتوسط عميل واحد جديد. على الرغم من أنّه من الرائع الحصول على عميل جديد، لكن ألا ترغب بزيادة هذا المعدل؟ أنا أعلم أنّ منافسيك على الأقل يرغبون بذلك. لذا عليك البدء بإرسال رسائل إلكترونية للمتابعة. الاستمرار بإيجاد عمل جديد هو عملية مستمرة، لكنك إذا كنت أصلًا بنيت الأساس للحصول على فرص أخرى، يجب ألّا يتطلب منك إرسال بريد للمتابعة الكثير من التفكير. اعمل بذكاء أكبر، وليس بجهد أكبر، وابدأ بالمتابعة! لماذا عليك متابعة عروضك أولًا، ما هي المتابعة تمامًا؟ فيما يتعلّق بموضوع حديثنا، المتابعة هي تواصل عبر بريد الكتروني أو مكالمة هاتفية، تالي للتواصل الأولّي. أنا متأكّد أنّه سبق لك وأن نسيت أن تجيب على بريد أو مكالمة شخص ما، فمن طبيعتنا كبشر أن ننسى. ومتأكّد كذلك أنّك مشغول ولديك العديد من المهام لتقوم بها، ما بين عملك وأطفالك وهوايتك …إلخ. وعملائك المحتملون هم كذلك غير مختلفين عنك ومشغولون أيضًا. المتابعة لن تُذكّر عملائك فقط بأنّهم قد نسوا التواصل معك، بل ستظهر لهم أيضًا أنّك جدي برغبتك بمساعدتهم، فهي معادلة رابحة من الطرفين. ربما قد يكون الشخص الذي أرسلت له عرضك في البداية لم يكن بحاجة إلى خدماتك حينها، أوقد يكون هذا العميل غير راضٍ باختياره الأصلي. يمكن أن يحدث الكثير خلال 2-4 أسابيع، فقد يكون لديه حاجة ملّحة الآن، لن تعلم بها ما لم تتابع معه. 2. كيفية التعامل مع عملية المتابعة أنا تقريبًا لا أعلم شيء عن الغولف، لكن ما أعلمه هو أنّه إذا سقطت كرتك على العشب فإنّك لا تستدعي سائقك من أجل كرة ثانية. كما في الغولف فإنّ مقاربتك التي ستعتمدها في متابعتك تعتمد على المكان الذي هبط فيه عرضك الأول. الفرق هو أنّه في الغولف يمكنك رؤية المكان الذي ذهبت إليه كرتك. لكن للأسف، الأمر مبهم أكثر مع عرضك. يمكن لهذه الأسئلة مساعدتك: ما الذي يؤهلك لهذا الدور؟ هل تقدّم عرضًا إلى عمل لديك اهتمام بسيط فيه أم أنّه تخصصك؟ هل لديك نماذج كتابة ذات صلة، أم أنّك تستخدم نماذج عامّة؟ إذا كنت مؤهلًا للغاية للدور، عليك أن تكون أكثر جرأة وأنت تضع كامل طاقتك. عوضًا عن متابعة عامّة تستعلم فيها عمّا إذا تم شَغل الشاغر وتعبّر فيها عن اهتمامك، حاول أن تظهر لماذا أنت مناسب لهذا الشاغر الوظيفي. لا بأس باستخدام عيّنات الكتابة العامّة ما دامت تظهر مهاراتك، لكن إذا كان لديك عيّنات تجعلك المرشّح الأمثل للدور، أرسلها مرة أخرى. من الممكن أنّ محتوى بريدك لم يكن مغري بما فيه الكفاية لجعل عميلك المحتمل يفتح ملفاتك المرفقة في المرّة الأولى. وبالحديث عن ذلك، لا تعيد إرسال نفس البريد الذي أرسلته في المرة الأولى! من الممكن أنّه كان رائعًا، لكنّه لم يتلقى إجابة. عليك أيضًا محاولة استخدام عنوان مختلف لتجذب انتباههم. ما الذي عليك قوله في المتابعة مرّة أخرى، يختلف الأمر من حالة إلى أخرى، ضع في حسابك ما ناقشناه أعلاه بعدما أن تطرح على نفسك الأسئلة الثلاثة. إذا كان عملًا تشعر أنّك مثالي له، فإنّ ما يشابه هذا سيكون مناسبًا: ليس عليك الالتزام بذلك حرفيًا، ما يهم هو أن تذكر ما يلي: اسم العميل لتجعل الأمر يبدو شخصيًا قدر الإمكان. الطريقة التي تمّ التواصل عبرها في المرة الأولى، ليعلم العميل فيما إذا كان عليه تفقّد بريده الإلكتروني أم بريده الصوتي. التاريخ، ليتمكّن العميل من إيجاد البريد الأصلي بسهولة. الفرصة وأين وجدتها، في حال كان قد نشر أكثر من فرصة. اطلب منه التواصل معك في الفرص المستقبليّة، ليوفّر على نفسه الوقت والمال من خلال عدم حاجته إلى نشر الفرصة مرّة أخرى. 4. متى عليك أن تتابع عميلك أتبّعُ هذه القاعدة العامّة التاليّة: في حال كان عرضي ردًا على إعلان عمل تمّ نشره، أرسل بريد المتابعة الأوّل بعد مرور 10 إلى 14 يوم عمل على إرسال عرضي. وإذا لم أتلّقى ردًّا عليه بعد مرور 10-14 أيّام أخرى أرسل بريد متابعة ثاني. يعود الأمر بعد ذلك لك إن رغبت بإرسال المزيد أو لا. في أغلب الوظائف التي ترسل عروضًا لها، لن يكون الأمر مكوّن من خطوة واحدة وانتهي. يعني ذلك أنّه حتى وإن وظّفوا شخص آخر للقيام بالمهمة الآن، فإن الوضع قد يتغيّر في أي وقت. إرسال بريد متابعة كل 4 إلى ستة أسابيع إلى العملاء المحتملين الذين لم تتلقّى منهم إجابة ابدًا، حتى بعد إرسال عدّة متابعات، هو فكرة جيدة. متابعة العروض التي أرسلتها مباشرة بدون وجود إعلان هي مختلفة قليلًا. بما أنّه في هذه الحالة لا يوجد حاجة ملحّة عليك توخي الحذر من الخيط الرفيع ما بين الإزعاج والمثابرة. أضيفُ في العادة أسبوعًا آخرًا زيادة وأرسل بريد المتابعة الأوّل بعد مرور 14-21 يوم عمل. ثم أتّبع بعدها نفس الجدول الزمني المتّبع في العروض المرسلة ردًّا على إعلان. يمكنك اختيار طريقة المتابعة التي تناسبك، فلا يوجد قاعدة لذلك، المهم هو أن تحاول وأن تظهر التزامك المهني وأن تتابع دائمًا. سيفوق عدد مرات فشلك عدد مرات نجاحك، لكن المثابرة ستؤدي إلى حصولك على عمل. أنت في سوق تنافسي جدًا، والأشخاص الناجحون غالبًا ليسوا أكثر موهبة منك، لكنّهم أتقنوا فن الحصول على العملاء وإرسال العروض والمتابعة. يمكنك أن تكون على نفس المستوى من النجاح إذا أتقنت الأمور الثلاثة التالية: حافظ على إيجابيتك - ابقَ متفائلًا - تابع دائمًا. ترجمة-وبتصرف-للمقال: How to Follow Up When You’re a Freelance لصاحبه Mickey Gast.