الإدارة الذاتية للوقت وتحديد الأولويات لدى مندوبي المبيعات

يختلف عدد العملاء الذين تتعامل معهم باختلاف نوع العمل الذي تعمل فيه والشركة التي تعمل بها، فقد تتعامل مع عميل واحد أو ما يربو عن مئة عميل. وقد تتساءل عن كيفية تحديد العملاء الذين تتصل بهم كل يوم، وعن مقدار الوقت الذي يجب أن تقضيه في البحث عن العملاء المحتملين مقابل الاتصال بالعملاء الحاليين، ومقدار الوقت الذي يجب تخصيصه للأنشطة غير البيعية، مثل السفر، والأعمال الورقية، والاجتماعات الداخلية. وعلى الرغم من عدم وجود إجابة واضحة وسريعة لهذه الأسئلة، إلا أنه يجب أن يكون هدفك هو قضاء أكبر وقت ممكن مع العملاء أو العملاء المحتملين. إذ من المستحيل البيع إذا لم تكن أمام العميل.

يقضي مندوبو المبيعات ما يقرب من أربعة عشر ساعة في الأسبوع في البيع وجهاً لوجه. وهذا يعني أنّهم خلال 70% من وقتهم (ما متوسّطه 46 ساعة عمل أسبوعيا) يقومون بأشياء أخرى غير البيع المباشر وجه لوجه.

الشكل 2.14: "أنشطة مندوبي المبيعات في أسبوع العمل المتوسط".

نظرًا لأن هدفك هو قضاء أكبر قدر ممكن من الوقت مع العملاء، فسيلزمك تحقيق التوازن بين المكان الذي تقضي فيه وقتك الفعلي مع العميل، ومع أيّ من العملاء تحديدًا ستقضيه. هذا هو المكان الذي تلعب فيه إستراتيجيات الإدارة الإقليمية دورها.

استنادًا إلى دورة الاتصال، أي عدد مرات الاتصال لكل عميل من عملائك، ومكان كل منهم، ستضع خطة للاتصال بعملائك الحاليين، مع إتاحة الوقت للبحث عن عملاء محتملين. أي أنّك بعبارة أخرى ستحتاج إلى خطة لاستثمار وقتك بحكمة لتحقيق أهدافك.

لتخطيط مكالمات مبيعاتك تحتاج إلى:

خريطة مثل تطبيق Google Maps أو MapQuest.
معلومات المبيعات والمبيعات المحتملة حسب العميل: يجب أن يتضمن نظام إدارة العملاء لشركتك هذه المعلومات أو أغلبها على الأقلّ.
دورة اتصالك.

حدد موقع كل عميل من عملائك بنقطة حمراء أو دبوس، ثمّ قسّم منطقتك إلى أقسام جغرافية ورقّمها. وهذا هو أساس خطّتك للإدارة الإقليمية.

بعد ذلك راجع بيانات العملاء من مبيعات حالية ومحتملة لتنظيم وترتيب العملاء والمكالمات حسب الأولويّة.

العميل	المبيعات الحالية	المبيعات المحتملة	المنطقة الجغرافية	مرات التواصل شهريا (دورة الاتصال)
أ	3000 $	10000 $	1	2
ب	2000 $	3000 $	1	مرّة كل شهرين
ج	10000 $	10000 $	1	2
د	1000 $	6000 $	2	1
هـ	3000 $	12000 $	2	2
و	2500 $	3000 $	2	1

الجدول 1.14: ورقة عمل الإدارة الإقليمية

بناءً على ورقة عمل الإدارة الإقليمية، يمكنك التخطيط لمسارك، بحيث تجري مكالمات -أو مقابلات- في جزء من منطقتك في يوم معين، ثم تغطي قسمًا آخر في يوم آخر. سيضمن ذلك زيارتك لأفضل عملائك، وأكثرهم احتمالًا للنمو بانتظام، وهذا يقلل من وقت السفر. وفي حين أن هذا قد يبدو عملًا إضافيًا مكثفًا، إلا أنه سيوفر لك الوقت على المدى الطويل ويساعدك على زيادة مبيعاتك، ودخلك.

إدارة الوقت

يقول لويس بون Luis Boone في مفارقة طريقة حول إدارة الوقت: "سألتحق بالتأكيد بدورة تدريبية حول إدارة الوقت، بمجرّد أن أجد الوقت لإدراجها في جدول أعمالي".

إذا شعرت بهذه المعضلة من قبل، فقد حان الوقت للتركيز على تعلّم إدارة الوقت. يتقاضى مندوبو المبيعات رواتبهم بناءً على النتائج وليس على عدد ساعات العمل. ووقت مندوب مبيعات تتنازعه الكثير من الواجبات، منها:

احتياجات العميل
الاجتماعات الداخلية
المتابعات
المقترحات
المكالمات الهاتفية
البريد الإلكتروني
الرسائل النصية
حالات الطوارئ

يمكن أن تكون كلّ هذه الأنشطة لصّ وقت، إذ يستنزف وقتك من مهمتك الأساسية وهي البيع، فقد تجد نفسك تملأ بعض أيامك بمهام شاقة مثل تلك التي لا تحقق قيمةً فعليةً للعملاء، ولا تقفل المبيعات في النهاية.

يقول مستشار المبيعات الشهير والمتحدث التحفيزي زيج زيجلار Zig Ziglar: "لا يحدث شيء حتى يبيع أحدهم شيئًا ما." ولفهم كيفية تجنب الوقوع في بحر التفاصيل اليومي، من الجيد أن تدرك لماذا تستهلك هذه الانقطاعات والطلبات الإدارية يومك. وفيما يلي ثلاثة أسباب رئيسية تجعل الوقت يتسرّب من بين يديك:

سوء التخطيط: تجنب الوقوع في فخ التركيز على اللحظة، وقم بوضع خطة يوميًّا لأنشطة البيع -وليس لمجرّد ملء الوقت- التي تريد تحقيقها. تتضمن أنشطة البيع الحقيقية عدة أشياء، مثل تحديد ستة عملاء محتملين جدد، أو تحديد ثلاثة مواعيد للأسبوع القادم، أو إغلاق عملية بيع واحدة على الأقل. وينصح أن "تكتب أهم ثلاث نتائج في الجزء العلوي من خطتك"
التّسويف: يجعل الخوف من الرفض العديد من مندوبي المبيعات يشاركون في مهام لا معنى لها. إذ من الصعب الحصول على موعد مع أحد العملاء، لأنه ليس لديهم دائمًا الوقت الكافي لمنحه لمندوبي المبيعات. إذ يرغب العملاء في الحصول على حلول حقيقية وليس عروض مبيعات، ولهذا يستغرق الأمر وقتًا وبحثًا وإبداعًا لفهم عمل العملاء كما يجب.
تضخيم المهام: التفكير في المدة التي يستغرقها الانتقال من تحديد عميل محتمل إلى إتمام عملية بيع قد يجعل المهمة تبدو هرقليةً في بعض الأحيان. يأتي نجاح المبيعات من سلسلة من المكاسب، وليس من نجاح عملية ضخمة واحدة. ولذا من الأفضل تحديد أهداف قصيرة المدى لتحقيق تقدم ثابت نحو الهدف الأكبر والأطول أجلاً.

إتقان إدارة الوقت

هناك العديد من النظريات حول طريقة إدارة نفسك ووقتك، ولعلّ أحد أفضل الموارد كتاب العادات السبع للأشخاص الأعلى فاعلية The Seven Habits of Highly Effective People من تأليف خبير الإدارة ستيفن آر كوفي Stephen R. Covey. ويستند الكتاب إلى سبعة مبادئ تبدو بسيطة، لكنها توفر إطارًا يجعلك أكثر كفاءةً وفاعليةً ونجاحًا:

كن سبّاقًا: تحلّ بالمبادرة، وتحكّم في بيئتك.
خض البداية وأنت تتصوّر النهاية: طوّر قيادةً شخصيةً تساعدك على الاستمرار في التركيز على أهدافك.
احترم الأولويّات: تجنب الملهيات وإهدار الوقت في الإدارة الشخصية، فهذا هو جوهر إدارة الوقت.
فكّر في الفوز للطّرفين: ابنِ النجاح من خلال التعاون مع الآخرين، وليس من خلال السّعي إلى الرّبح على ظهورهم.
اسع أوّلا إلى أن تَفهم، ثمّ أن تُفهَم: طوّر علاقات قوية من خلال الاستماع والتفاهم.
التآزر: اعترف بما يساهم به الآخرون، وقدّره.
اشحذ همّتك: ركز على التجديد الذاتي في نفسك روحيًا وعقليًا وجسديًا واجتماعيًا.

تبنى الكثيرون فلسفة كوفي، حتى أن شركته الاستشارية فرانكلين كوفي تقدم المشورة لآلاف الأشخاص والشركات حول العالم، فقد أصبحت أدواته في إدارة الوقت والتخطيط الذاتي شائعةً للغاية بين متابعيه المخلصين.

مقطع فيديو اختيار النّجاح شاهد ستيفن كوفي يتحدّث عن اختيار النّجاح في مقطع الفيديو: (يمكن تفعيل الترجمة التلقائية إلى اللغة العربية):

نقطة قوة: دروس في البيع من وجهة نظر العميل

لا تضيّع الوقت

إذا كنت تعتقد أن وقتك ثمين، ففكر في مدى أهمية وقت عميلك. عندما يعتقد عميلك أن التعامل معك يساعده في توفير الوقت، فقد يكون هذا سببًا لعدم تعامله مع أي شخص آخر!

لنأخذ تجربة مارسيا بوريلو مثالًا حيًّا لذلك. هذا اقتباس منها تكيل فيه المديح لمصرف بانك آتلانتيك في تامبا بولاية فلوريدا الأمريكيّة:

اقتباس

"أقوم بأعمالي المصرفية حصرًا في بانك آتلانتيك لأنني أوفر الكثير من الوقت. في العديد من البنوك الأخرى، أضيع وقت فراغي الثمين في ساعة الغداء في الانتظار في طوابير طويلة، مستعجلةً في إجراء معاملاتي المصرفية قبل إغلاق المصرف في الساعة الرّابعة عصرًا؛ لذا فإنّ ساعات العمل الطويلة في بانك آتلانتيك، وخدمة الأيام السبعة أسبوعيًّا تجعل من الملائم لي إتمام أعمالي المصرفية متى ناسبني ذلك."

المغزى من هذا المثال الحيّ هو أنّك عندما توفّر وقتك، وتحافظ بالأخصّ على وقت عميلك، فإنّك ستحصل على تعاملات أكثر.

أكثر ثلاثة أشياء تضيّع وقت مندوبي المبيعات

يقول راي سيلفرستين "الوقت -أثناء البيع- هو أعلى مواردك قيمة". ولكن يمكن أحيانًا أن ينشغل مندوبو المبيعات بنشاطات لا تدرّ مبيعات. وفيما يلي أكثر ثلاثة نشاطات مُضيعة للوقت:

التّركيز على الأمور المستعجلة: الاتصالات الهاتفية، ورسائل البريد الإلكتروني، والأعمال الورقية، وحتّى الاجتماعات نشاطات قد تبدو مستعجلة، ولكنّها تسرق الوقت والتركيز من البيع الفعلي.
الارتياح المفرط: العادات، والروتين، والارتياح المفرط؛ كلّها يمكن أن تكون حواجز تمنع من المجازفة لبيع فكرة عظيمة.
قلّة الثّقة في الأشخاص الآخرين: يمكن أن يضيّع مندوب المبيعات فرصًا عديدةً للعمل الجماعي، وتقاسم مشقّات العمل إذا اعتقد ألاّ أحد يمكنه إنجاز ذلك العمل بالجودة التي يصبو هو إليها.

العمل بذكاء لا بجد شديد

لا يتطلّب النّجاح في المبيعات العمل لساعات طويلة بالضرورة، بل يتطلب الإمساك بزمام الأمور. تتعلّق إدارة الوقت بالتحكّم في وقتك وحياتك ونتائجك. وفيما يلي ست نصائح مجرّبة لإدارة الوقت بفعالية أكبر، يمكنك استخدامها في الدّراسة، وفي المبيعات:

1. التّنظيم

اجمع أنسب الأدوات للقيام بعملك على أكفأ وجه، وبأكثر الطرائق فعالية!

تأكد من أن مكتبك مناسب، وأن إضاءته مناسبة، وصنّف ملفّاتك في مجلّدات ورقية ورّقمية، واختر نمط تسمية مثل "اسم العميل-الموضوع-التاريخ"، واستعمله في كلّ ملفاتك حتى تسهّل على نفسك العثور على الملفات التي ربما حفظتها في المجلّد غير المناسب. يمكنك أيضًا استخدام أحد برامج أو تطبيقات إدارة الوقت لتنظيم أمورك.

2. حدد أهدافا زمنية

إذا كنت لا تعرف ما تتوقع تحقيقه، فلن تعرف أبدًا ما إذا كنت ستصل إليه أم لا؛ لذا اكتب الأهداف التي تريد تحقيقها كل يوم في قائمة المهام، ولعلّ من المفيد كتابتها ليلًا قبل اليوم التّالي. استثمر خمس عشرة دقيقة في نهاية كل يوم للتخطيط لليوم التالي، أو استفد من عطلة نهاية الأسبوع لتخطيط أهداف الأسبوع القادم. كن واضحًا وواقعيًا بشأن ما تريد تحقيقه ومتى.

اقتباس

يتحدث مختصّ مبيعات الأدوية آندرو سايكس عن كيفية تنظيم وقته في فيديو نصائح الإدارة. يمكنك مشاهدة الفيديو وتفعيل الترجمة التلقائية إلى العربية للاستفادة منه أكثر.

3. ترتيب نشاطاتك حسب الأولوية

بعد أن أنشأت خطة العمل، أو قائمة المهام، راجعها وأعد ترتيبها لرفع الأشياء الأكثر أهميةً إلى المقام الأول. وبهذا تضمن أنّك تركز وقتك على أهم الأنشطة. وعن هذا يقول الرئيس التنفيذي الأسبق لشركة كرايسلر Chrysler، لي إياكوكا Lee Iacocca:

اقتباس

"إذا كنت ترغب في الاستفادة من وقتك أفضل استفادة، فعليك أن تعرف ما هو الأهم ثم أعطه كل ما لديك من وقت".

بعبارة أخرى، افعل الأشياء المهمة والصعبة أولًا. يعتقد الناس أحيانًا أنه من الأفضل القيام بالكثير من الأشياء الصغيرة أولًا حتى تتمكن من شطبها من قائمتك، ولكن من الأفضل أن تتعامل مع الأشياء الأكثر تحديًا عندما تكون بكامل طاقتك، وتترك الأشياء الصغيرة لوقت لاحق، أو عندما تتبقّى لديك بضع دقائق في يومك.

4. أنجز جدولا زمنيا

انطلاقًا من قائمة مهامّك، خصّص وقتا لكلّ نشاط حتّى تتمكن من تحديد مقدار الوقت الذي ستستغرقه لإنجاز كل منها. سيكون هذا الجدول بمثابة دليل يساعدك على البقاء على المسار الصحيح خلال يومك، ولعلّه أفيد في "إدارة الدقائق" إدارةً فعّالة، إذ يمكّنك من استخدام وقت السفر أو التنقّل، ووقت الانتظار، وأوقات التوقف الأخرى للرد على المكالمات الهاتفية، ورسائل البريد الإلكتروني، أو للتفكير في حلول لمشاكل العملاء.

ضمّن جدولك الزمنيّ العناوين وأرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني لكل شخص تحتاج إلى الاتصال به إذا لم يكن مسجّلا على هاتفك الذكيّ أو دفتر عناوينك، إذ سيساعد هذا في توفير الوقت، وتقليل الإلهاءات.

5. فوض آخرين ببعض العمل

على الرغم من أنك قد تعمل مستقلًا، إلّا أنّه من المحتمل أن يكون هناك أشخاص آخرون في الشركة يمكنهم المساعدة في أنشطة معينة؛ إذ يجدر بك مثلًا تفويض المهام الكتابية والإدارية إلى مساعدك، أو سكرتير المكتب؛ واحرص دومًا على شكر كلّ من يساعدك في إنجاز عملك، مرؤوسًا كان أو زميلًا، أو فردًا من العائلة.

يُعَد التفويض واحدًا من الأسرار الحقيقية للنجاح، فقد أظهر استطلاع أجراه واتسون واييت Watson Wyatt أن مندوبي المبيعات ذوي الأداء العالي يقضون وقتًا أقل بنسبة 30% في المهام الإدارية مقارنةً بمنخفضي الأداء.

6. توسيع وقت البيع

يجب أن يكون هدفك هو قضاء أكبر قدر ممكن من الوقت أمام العملاء، إذ من المستحيل عمليًا بيع أي شيء إذا كنت لا تتحدث إلى عملائك ولا تتعرّف إليهم. وهذا يعني أنه يتعيّن عليك معالجة الملهيات والمقاطعات.

وبهذا الصدد، استمع إلى طريقة جورج لودويج George Ludwig في رفع وقت المبيعات، والتي يسمّيها مدرسة قانون مرور المبيعات: (يمنكك تفعيل الترجمة التلقائية إلى العربية).