خطط اليوم لما ستفعله غدا: أربع خطوات لتبدأ يوم عملك على الوجه الأنسب

إن العمل الحر وخاصة ككاتب أو مُدوّن مُستقل لا يحتاج إلى الوقت فحسب بل تتطلب الإبداع والتركيز أيضا. وبالرّغم من أن العمل الحر يمتاز بمرونة كبيرة مُقارنة بالعمل في وظيفة، إلّا أن النّجاح فيه يتطلّب نوعًا من الانضباط والحزم، حيث أستعين ببعض الأدوات التي تسمح لي أن أبقى منظما، فأفصل بين وقت العمل ووقت الراحة، ولكني في المقابل لا أحاول أن أكون صارما جدا مع الوقت وذلك كي أبقي عملي ممتعا وسهلا في نفس الآن، حتّى أتمكّن من تسليم المهام المُكلّفة لي في الوقت المُحدّد.

على الجانب، أحاول أن أتجنّب أن أضغط على نفسي كثيرًا، فهذا عمل إبداعي ولا يمكن أن نضغط على الإبداع، لأن الإبداع لا يحضر إلا عن طريق الاستمتاع بالعمل الذي تقوم به.

في هذا المقال، سوف أشرح لكم أربع خطوات تمكنني من التخطيط لأيام عمل ناجحة أين أستغل فيها وقتي جيدًا فأجمع فيها بين العمل والاستمتاع.

1. قم بالتخطيط ليوم نموذجي

من أفضل الطرق في تنظيم العمل هي تحديد أهم المهمات التي يتوجب إنجازها والتخطيط لها في ما يعرف بيوم نموذجي. ونعني بذلك المهمات المقررة التي يجب عليك القيام بها كل يوم لضمان مدخول مُستمر من العمل الحر.

عادة أستخدم التنظيم التالي في إنجاز أعمالي، أخصص لكل عنصر منه حوالي 25 دقيقة (ما يعرف أيضا بتقنية Pomodoro التي سنتحدّث عنها لاحقًا) :

1. كتابة.
2. كتابة.
3. كتابة.
4. إلقاء نظرة على البريد الإلكتروني.
5. البحث عن مشاريع جديدة لتنفيذها.
6. التّرويج لنفسي ولأعمالي على المّدونات وبالتّواصل مع مُدوّنين.
7. التّرويج لأعمالي على شبكات التواصل الاجتماعي.
8. كتابة.
9. كتابة.
10. كتابة المقال.
11. تفقد البريد الإلكتروني.
12. مُطالعة.
13. التّرويج لأعمالي على شبكات التواصل الاجتماعي.

لا أكتفي بهذه الأعمال فقط كل يوم، وإنما تعتبر هذه الأكثر أهمية. عموما، أجد هذه الطريقة جيدة إذ تمكنني من الالتزام بالتوقيت والتخطيط، وإنجاز أهم الأعمال وخاصة العاجلة منها.

2. دوّن أهم الأعمال المطلوب انجازها أولا

كما يفعل أغلب المدونين، اعتدت سابقا على بدأ يومي بتفقد البريد الإلكتروني. إلى أن قررت أن أكسر دائرة الروتين في أحد الأيام وشرعت أولا في كتابة مقال، وما اكتشفته هو أن الأيام التي أشرع فيها بالكتابة مُباشرة تكون الأكثر نجاحا حيث أنجز فيها أعمالا أكثر.

أما بالنسبة لك أنت، فمجال تخّصصك ربما يختلف عن تخصّصي، فقد يكون تسويقًا إلكتروني، تصميمًا أو برمجة أو أي شيء آخر. فما أنصحك به هو أن تسأل نفسك هذا السؤال: ما الذي يجب أن أفعله كي أجعل يومي ناجحا ؟

مهما كانت الإجابة، دوّنها فهي المفتاح لاستغلال وقتك الثمين.

لا تدع البريد الإلكتروني أو الدردشة على مواقع التواصل الاجتماعي تحول بينك وبين عملك.

3. استخدم تقنية Pomodoro كي تلتزم بالتخطيط

تقنية Pomodoro التي سنتناولها في هذه الخطوة هي إستراتيجية تنظيم للتوقيت ابتكرها "فرانسيسكو سيريلو" وقد لقيت رواجا منذ الثمانينات، أما أنا فقد شرعت في الاعتماد عليها منذ السنة الفارطة، وقد أثبتت لي نجاعتها.

كل ما تحتاج إليه كي تعتمدها في عملك هو منبه عادي، وتتم هذه التقنية عن طريق ضبط المنبه لمدة 25 دقيقة، وكلما دق جرس المنبه، تأخذ استراحة مدتها 5 دقائق ثم تعود للعمل وفقا للجدول الذي أعددته في الخطوة الأولى. أنا أستغل هذه الخمس دقائق في أغلب الأحيان من أجل الابتعاد عن شاشة الحاسوب والجلوس المطول على الكرسي، فأقوم ببعض الحركات الرّياضية وأريح عيني من النظر المطول للشاشة.

كلما كررت هذه العملية 3 أو4 مرات، يجب عليك أن تأخذ استراحة أطول قليلا، ربما 20 دقيقة تفي بالغرض.

إن البشر عادة لا يستطيعون تجاوز 90 دقيقة من التركيز التام، فعند أخذك لاستراحات قصيرة ومتتالية، سوف تكون أكثر فعالية من كونك تحاول العمل جاهدا ومن دون راحة.

ما يروقني أيضًا في هذه الإستراتيجية هو أنني لم أعد أضيع وقتي في الدردشة وفي مواقع التواصل الاجتماعي أو حتى في بريدي الإلكتروني.

4. راقب مدى التزامك بجدول أعمالك، كي تبقى ضمن المُخطّط

أعتمد على نظام بسيط لتنظيم أوقاتي والمُتمثّل في خدمة Google docs ولكي ألتزم بأهدافي الأسبوعية والشهرية، وما يتوجب إنجازه لتحقيق هذه الأهداف.

أعد قائمة في بداية الشهر وقائمة بداية كل أسبوع. أدون في أعلى القائمة الأسبوعية الأهداف التي يتوجب علي بلوغها في ذلك الشهر (عادة من 3 إلى 5 أهداف) مثل الدخل الشهري المطلوب تحقيقه، مبيعات المنتجات، مشاريع أكبر أرغب في إنجازها وكذلك أهداف مالية، مثلا تسديد جزء من الديون.

الغاية من وضع هذه الأهداف في أعلى القائمة الأسبوعية هو أنها تبقى دائما أمام ناظري فتذكرني بالهدف الذي أسعى إلى بلوغه نهاية ذلك الشهر.

كما تحتوي هذه القائمة أيضا على الأهداف الأسبوعية، في العادة أحافظ على نفس الأهداف كل أسبوع وهي كالآتي:

• كتابة عشر مقالات أو أكثر كل أسبوع (0/10).
• التقدم بطلب في خمسة مشاريع أو أكثر (0/5).
• التّوسيق والتّشهير بأعمالي في 10 أماكن (0/10).

كما تلاحظ، أضع بين قوسين ما أتممته مقارنة بالمطلوب إنجازه لذلك الأسبوع.

ثم أقوم بإعطاء هذه التقارير إلى أحد مساعديَّ (في مجال التنظيم والمحاسبة) أسبوعيا، فالعمل وحيدا قد يصبح شاقا أحيانا.

كما أدون في قائمة أهدافي الشهرية كل مشاريع الكتابة الواجب إنجازها لذلك الشَهر فأنقل ما أعتقد أني قادر على إنجازه في ذلك الأسبوع إلى قائمته الأسبوعيَة، وعندما أنتهي من شيء، أشطبه في كلا القائمتين.

أنصحك أيضا بأن تجد مقياسا تقيم به عملك حتى تلتزم بما خططت له وتمضي قدما لتحقيق الأهداف التي وضعتها. بالنسبة إلي، المدخول السنوي هو ما يحدد إلى أي مدى التزمت بالتخطيط وكم كانت جودة العمل وخاصة حين يكون لك عائلة متكونة من أربعة أفراد، جميعهم يعولون عليك كي توفر لهم دفء العائلة والطعام، عندها يزداد حماسي وأتوق إلى الوصول إلى دخل أفضل كل شهر والمضي قدما.

خلاصة

بالنّسبة لي، إن لم أكن أدرّ المال، فأنا لا أسجّل أيّ تقدم. هذا هو المقياس الذي أقيم به جودة عملي، ولكن هذا المقياس لا يمكن تعميمه على الجميع بكل تأكيد، أما بالنسبة لك فيمكنك اعتماد أي مقياس طالما أنه يشدك إلى العمل ويبعدك عن الكسل والخمول. وكل التخطيط والتنظيم الذي قمت به هو فقط وسيلة للوصول إلى هذه النتيجة وهو تحقيق دخل مادّي محترم للعيش.
الآن عملك ونشاطك كمُستقل يعتمد على مجهودك، ونتائجه ستكون بالتأكيد مبنية على ذلك.

ترجمة وبتصرّف المقال: Planning Tomorrow Today: 4 Steps to Start Your Workday off on the Right Foot لكاتبته Gina Horkey.