كيف تتابع عملاءك عندما تكون مستقلًا

متى كانت آخر مرة قمت فيها بمتابعة عميل محتمل؟

أخمّن أنّك لا تقوم بذلك كثيرًا. أعلم ذلك من نفسي، فعندما أرسل بريدًا الكترونيًا في العادة، أقول لنفسي ما سيحدث سيحدث، ولا فائدة من إزعاج عميلي فهو غالبًا مشغول.

لكن تشاد Chad هنا ليعلّمنا كيفية المتابعة مع العملاء المحتملين، ولماذا يمكن لذلك أن يُحدث فرقًا كبيرًا وأن يُتمّ الصفقة، والذي اتضّح أنّه ليس بالأمر الصعب.

علمًا أنّ تشاد هو نفسه قام أيضًا بمتابعة عرضه الذي أرسله إلينا في Horkey Handbook، لذا فهو يطبّق فعليًّا ما يدعونا إليه.

يقول تشاد:

اقتباس

إنّ عملك ككاتب مستقل هو أمرٌ صعب بما فيه الكفاية، لكن إنشاء المحتوى هو ليس حتى المعاناة الحقيقية، بل إيجاد العمل. فأنت تبحث باستمرار عن عملاء محتملين جدد، وتكتب العروض وتعيد صياغتها إلى أن تصبح مثالية وترسلها ثم تنتظر في كلّ مرّة.

تكسب بعض العملاء، وتخسر البعض، لكنك تستمر بالقيام بذلك في اليوم التالي.

لكن هل خسرت فعلًا العملاء الذين لم تتلقّى منهم جوابًا؟

دعني اسألك هذا السؤال:

كم مرّة أرسلت بريدًا الكترونيًا لمتابعة عرض لم يُجب عليه العميل؟

إن كنت لا تقوم بمتابعة عروضك عليك حتمًا البدء بذلك. فأنت سبق وقمتَ بالبحث والتنقيب وإرسال العروض، وانتهيتَ فعلًا من الجزء الأصعب!

فالمتابعة هي جزء أساسي من أي عملية بيع. قد لا يعجبك استخدام كلمة "بيع"، فأنت كاتب وهذا شغفك، لكن لا تخطئ في فهم ذلك، أنت فعليًا في عملية بيع. أنت تبيع نفسك في سوق يفوق فيه العرض على الطلب، والمنافسة على أشدّها.

لنفترض أنّك ترسل 20 عرضًا في الأسبوع، وأنّك تتلقى منها في المتوسط عميل واحد جديد. على الرغم من أنّه من الرائع الحصول على عميل جديد، لكن ألا ترغب بزيادة هذا المعدل؟ أنا أعلم أنّ منافسيك على الأقل يرغبون بذلك. لذا عليك البدء بإرسال رسائل إلكترونية للمتابعة.

الاستمرار بإيجاد عمل جديد هو عملية مستمرة، لكنك إذا كنت أصلًا بنيت الأساس للحصول على فرص أخرى، يجب ألّا يتطلب منك إرسال بريد للمتابعة الكثير من التفكير.

اعمل بذكاء أكبر، وليس بجهد أكبر، وابدأ بالمتابعة!

لماذا عليك متابعة عروضك

أولًا، ما هي المتابعة تمامًا؟

فيما يتعلّق بموضوع حديثنا، المتابعة هي تواصل عبر بريد الكتروني أو مكالمة هاتفية، تالي للتواصل الأولّي.

أنا متأكّد أنّه سبق لك وأن نسيت أن تجيب على بريد أو مكالمة شخص ما، فمن طبيعتنا كبشر أن ننسى. ومتأكّد كذلك أنّك مشغول ولديك العديد من المهام لتقوم بها، ما بين عملك وأطفالك وهوايتك …إلخ. وعملائك المحتملون هم كذلك غير مختلفين عنك ومشغولون أيضًا.

المتابعة لن تُذكّر عملائك فقط بأنّهم قد نسوا التواصل معك، بل ستظهر لهم أيضًا أنّك جدي برغبتك بمساعدتهم، فهي معادلة رابحة من الطرفين.

ربما قد يكون الشخص الذي أرسلت له عرضك في البداية لم يكن بحاجة إلى خدماتك حينها، أوقد يكون هذا العميل غير راضٍ باختياره الأصلي. يمكن أن يحدث الكثير خلال 2-4 أسابيع، فقد يكون لديه حاجة ملّحة الآن، لن تعلم بها ما لم تتابع معه.

2. كيفية التعامل مع عملية المتابعة

أنا تقريبًا لا أعلم شيء عن الغولف، لكن ما أعلمه هو أنّه إذا سقطت كرتك على العشب فإنّك لا تستدعي سائقك من أجل كرة ثانية. كما في الغولف فإنّ مقاربتك التي ستعتمدها في متابعتك تعتمد على المكان الذي هبط فيه عرضك الأول.

الفرق هو أنّه في الغولف يمكنك رؤية المكان الذي ذهبت إليه كرتك. لكن للأسف، الأمر مبهم أكثر مع عرضك.

يمكن لهذه الأسئلة مساعدتك:

1. ما الذي يؤهلك لهذا الدور؟
2. هل تقدّم عرضًا إلى عمل لديك اهتمام بسيط فيه أم أنّه تخصصك؟
3. هل لديك نماذج كتابة ذات صلة، أم أنّك تستخدم نماذج عامّة؟

إذا كنت مؤهلًا للغاية للدور، عليك أن تكون أكثر جرأة وأنت تضع كامل طاقتك.

عوضًا عن متابعة عامّة تستعلم فيها عمّا إذا تم شَغل الشاغر وتعبّر فيها عن اهتمامك، حاول أن تظهر لماذا أنت مناسب لهذا الشاغر الوظيفي.

لا بأس باستخدام عيّنات الكتابة العامّة ما دامت تظهر مهاراتك، لكن إذا كان لديك عيّنات تجعلك المرشّح الأمثل للدور، أرسلها مرة أخرى. من الممكن أنّ محتوى بريدك لم يكن مغري بما فيه الكفاية لجعل عميلك المحتمل يفتح ملفاتك المرفقة في المرّة الأولى.

وبالحديث عن ذلك، لا تعيد إرسال نفس البريد الذي أرسلته في المرة الأولى!

من الممكن أنّه كان رائعًا، لكنّه لم يتلقى إجابة. عليك أيضًا محاولة استخدام عنوان مختلف لتجذب انتباههم.

ما الذي عليك قوله في المتابعة

مرّة أخرى، يختلف الأمر من حالة إلى أخرى، ضع في حسابك ما ناقشناه أعلاه بعدما أن تطرح على نفسك الأسئلة الثلاثة.

إذا كان عملًا تشعر أنّك مثالي له، فإنّ ما يشابه هذا سيكون مناسبًا:

اقتباس

" مرحبًا (اسم الشخص)،

تواصلت معك عبر البريد الإلكتروني في (تاريخ) فيما يتعلّق (صف الفرصة وأين وجدتها). أردت متابعة ذلك معك ورؤية فيما إذا كانت الفرصة ما زالت متاحة.

إنّني شغوف في هذا المجال بشكل كبير، وستجد أدناه خبرتي فيه:

(أدرج قائمة بعيّناتك)

إذا تم شغل الفرصة، سأكون ممتنًا جدًا إن تمّ أخذي في الحسبان في فرص أخرى في المستقبل. أشكرك على وقتك وأتطلّع إلى ردّك.

تحياتي لك،"

ليس عليك الالتزام بذلك حرفيًا، ما يهم هو أن تذكر ما يلي:

• اسم العميل لتجعل الأمر يبدو شخصيًا قدر الإمكان.
• الطريقة التي تمّ التواصل عبرها في المرة الأولى، ليعلم العميل فيما إذا كان عليه تفقّد بريده الإلكتروني أم بريده الصوتي.
• التاريخ، ليتمكّن العميل من إيجاد البريد الأصلي بسهولة.
• الفرصة وأين وجدتها، في حال كان قد نشر أكثر من فرصة.
• اطلب منه التواصل معك في الفرص المستقبليّة، ليوفّر على نفسه الوقت والمال من خلال عدم حاجته إلى نشر الفرصة مرّة أخرى.

4. متى عليك أن تتابع عميلك

أتبّعُ هذه القاعدة العامّة التاليّة:

في حال كان عرضي ردًا على إعلان عمل تمّ نشره، أرسل بريد المتابعة الأوّل بعد مرور 10 إلى 14 يوم عمل على إرسال عرضي. وإذا لم أتلّقى ردًّا عليه بعد مرور 10-14 أيّام أخرى أرسل بريد متابعة ثاني. يعود الأمر بعد ذلك لك إن رغبت بإرسال المزيد أو لا.

في أغلب الوظائف التي ترسل عروضًا لها، لن يكون الأمر مكوّن من خطوة واحدة وانتهي. يعني ذلك أنّه حتى وإن وظّفوا شخص آخر للقيام بالمهمة الآن، فإن الوضع قد يتغيّر في أي وقت. إرسال بريد متابعة كل 4 إلى ستة أسابيع إلى العملاء المحتملين الذين لم تتلقّى منهم إجابة ابدًا، حتى بعد إرسال عدّة متابعات، هو فكرة جيدة.

متابعة العروض التي أرسلتها مباشرة بدون وجود إعلان هي مختلفة قليلًا.

بما أنّه في هذه الحالة لا يوجد حاجة ملحّة عليك توخي الحذر من الخيط الرفيع ما بين الإزعاج والمثابرة. أضيفُ في العادة أسبوعًا آخرًا زيادة وأرسل بريد المتابعة الأوّل بعد مرور 14-21 يوم عمل. ثم أتّبع بعدها نفس الجدول الزمني المتّبع في العروض المرسلة ردًّا على إعلان.

يمكنك اختيار طريقة المتابعة التي تناسبك، فلا يوجد قاعدة لذلك، المهم هو أن تحاول وأن تظهر التزامك المهني وأن تتابع دائمًا.

سيفوق عدد مرات فشلك عدد مرات نجاحك، لكن المثابرة ستؤدي إلى حصولك على عمل. أنت في سوق تنافسي جدًا، والأشخاص الناجحون غالبًا ليسوا أكثر موهبة منك، لكنّهم أتقنوا فن الحصول على العملاء وإرسال العروض والمتابعة.

يمكنك أن تكون على نفس المستوى من النجاح إذا أتقنت الأمور الثلاثة التالية:

حافظ على إيجابيتك - ابقَ متفائلًا - تابع دائمًا.

ترجمة-وبتصرف-للمقال: How to Follow Up When You’re a Freelance لصاحبه Mickey Gast.