من أكثر الأخطاء كارثيةً على الإنتاجية هو عدم التطابق بين أهداف فريق العمل وتوقعات المديرين. وستجد دائمًا وجهين عندما يتعلق الأمر بتأسيس قناة فعالة للتواصل في مقر العمل: الأول هو رأي المدير أو توجيهاته إلى الموظفين، والآخر هو آراء الموظفين وردودهم الموجهة إلى المدير.
إنّ هكذا قناة ثنائية الاتجاه قادرة على خلق العديد من الفرص التي تزيد من إنتاجية الفريق وتعزز اندماج الموظفين في العمل.
لقد جمعنا في هذا المقال 12 مثالًا عن الطريقة التي يخاطب فيها الموظف مديريه حول أمر ما والتي قد تستفيد منها لاحقًا في تحديد وحل أي طارئ.
ما الأهمية الحيوية للإفادات الموجهة إلى المديرين
لا أحد يريد أن يسمع ردود أفعال سلبية مهما تكون بناءةً ودقيقة. لقد بينت الدراسات أن 37% من الموظفين لا يعدون أنفسهم مقربين من مديريهم، وأنّ 64% منهم يرغبون بردود فعل أفضل، لهذا لا بدّ من إيصال آراء الموظفين وردود أفعالهم إلى مديريهم لتعزيز نمو الشركة.
سيشعر الموظف بقيمته إن كان لرأيه أهمية، وهذا سيقود بدوره إلى حافز أعلى للعمل والمشاركة، وبالتالي إلى إنتاجية أفضل، فقد لا يعلم الكثير من المديرين بوجود مشاكل، وقد لا يعرفون بها حتى تنفجر أمامهم إن أهملوا الاطلاع على آراء الموظفين ومتطلباتهم أو تجاهلوها.
قد تؤثر ديناميكية السلطة بين الموظفين والمديرين على إيصال الآراء إلى المدير وجعلها أمرًا محفوفًا بالمخاطر، فقد يساهم المدير الأقل استعدادًا للاستماع مباشرةً في تلويث بيئة العمل مما يؤثر سلبًا على كل من فيها.
تعطي القدرة على تبادل الآراء فهمًا أفضل للمشاكل المحتملة ولأداء الفريق بالكامل. عليك أن تبني إذًا ثقافة تبادل الآراء في شركتك كي يشعر كل شخص بالراحة عندما يحاول أن يقدم رأيًا.
12 مثال عن الردود البناءة للمديرين
من السهل أن تقول ما تريد قوله لمديرك أمام المرآة، لكنه أمر غير مريح عندما ينتقل الأمر إلى أرض الواقع، ولهذا نظمنا فيما يأتي قائمةً بأمثلة عن التظلمات والطلبات والآراء وكيفية إيصالها إلى المدير.
1. الحاجة إلى التوجيه
يلقي بعض المديرين العمل بأكمله على الفريق دون أن يتدخلوا بالتفاصيل وهذا أمر جيد بالنسبة للموظفين الطموحين، لكنه قد يسبب نقصًا في التوجيه وشعورًا بعدم الثقة.
أحد الأمثلة لمقاربة هذه الحالة: "أعرف أنك كثير المشاغل، فهل يمكننا بطريقة ما وضع جدول كي تتأكد دوريًا أنّ عملي على المسار الصحيح في هذا المشروع؟ وبمجرد أن أكوِّن فكرةً أفضل عما تتوقعه من نتائج وعن مسار الإنجاز المبدئي للمشروع بأكلمه، أعتقد أني سأكون قادرًا على المتابعة بنفسي."
يظهر هذا النوع من الطلبات استعدادك للعمل الاستباقي والمستقل لكن مع حاجة لبعض التواصل في بعض النقاط.
2. مدير شديد التدقيق
يشعر الموظف على نقيض الحالة السابقة بأن المدير لا يثق بمهاراته أو خبراته أو أحكامه. وقد تشعر بعض الفرق بأن عليهم ترك العمل للمدير بأكمله طالما أنه سيتدخل في كل صغيرة وكبيرة أيًا ما فعلوا. وكنتيجة لذلك، ستنخفض الروح المعنوية للفريق ويقل اندماجهم في العمل.
أحد الأمثلة لمقاربة هذه الحالة: "أقدر كثيرًا ملاحظاتك وإرشاداتك، لكن أعتقد أني سأتعلم وأنجز أفضل إن استطعت تصوّر الهدف وكيفية بلوغه بنفسي. وعلى الرغم من استمتاعي بمشاعر إنجاز المهام الموكلة إلي، فإني أقضي وقتًا أكبر في كتابة التقارير بدلًا من التركيز على مشروعي. هل بإمكاننا الانتقال إلى أسلوب التقرير الأسبوعي أو الشهري؟"
3. الحاجة إلى توضيح الوجهة
قد يفترض المدير أحيانًا أنّ فريقه يفهم تمامًا ما يتوقعه من مشروع معين، فلا يزوّدهم بكل التفاصيل المطلوبة. يمكن لضبابية الوجهة أن تؤثر على أداء بعض أعضاء الفريق وتبطئ تنفيذ المشروع، فقد يرتكب الفريق أخطاءً من الممكن تفاديها لو أنّ الأهداف أكثر وضوحًا.
أحد الأمثلة لمقاربة هذه الحالة: "أود أن أشكرك على الثقة التي منحتها للفريق كي يفكّر بحرية في طريقة إنجاز هذا المشروع وأهدافه، لكني لاحظت أثناء العمل عدم وضوح الأولوية في ترتيب الأهداف، فهل يمكنك تقديم بعض الإيضاحات عن الأولوية التي تريدها لأهداف المشروع رجاءً؟".
4. لا تحصل على التقدير الذي تستحقه من المدير
لا شيء أسوأ من بذل قصارى جهدك في المشروع ثم لا تلقى أي تقدير لما فعلته من مديرك أو زملائك. عندما يشعر الموظف بقلة التقدير سيقلل اندماجه في المشروع إلى الحد الأدنى الذي يتفادى معه الطرد، في حين يشعر في المقابل من يتلقى مكافآت على ما يبذله من جهد بالاندفاع الشديد نحو العمل.
فإن كنت تشعر بأنك لا تلقى التقدير الذي تستحقه من مديرك ولا ردود فعل إيجابية، فحاول أن تستفسر عن الأمر بالشكل التالي: "لقد قدمت الكثير من الإضاءات الرائعة على أداء فريقنا في المشروع السابق، لكنني لاحظت أنك أخرجت عددًا من أعضاء الفريق في مرحلة مبكرة. هل بإمكاننا أن نبدأ الاجتماع بإظهار التقدير للفريق بأكمله قبل الانتقال إلى النقاط التي ينبغي تحسينها؟ فقد يعزز ذلك الروح المعنوية ويزيد اهتمام وحماسة الجميع للمشروع القادم".
5. الشعور بالإرهاق
لهذا الشعور أسباب كثيرة وأهمها هو كثافة العمل الملقى على عاتق موظف واحد. على المدير أن يتابع حجم العمل المخصص لكل عضو من أعضاء الفريق أسبوعيًا، لكن مشاغلهم قد تبعدهم عن هذا الموضوع. من المهم ألا تخجل من الإشارة إلى كم العمل الذي تنجزه إن كان مرهقًا.
إحدى الطرق للإشارة إلى رغبتك في متنفس أوسع: "بعد تقييمي لمهامي الحالية خلال هذا الشهر، رأيت أني أقضي 25 ساعة أسبوعيًا على المشروع "أ" بالإضافة إلى 10 ساعات إضافية. ستؤثر أية مهام إضافية على عملي الحالي ولن أتمكن من تقديم الأداء المطلوب فيها. هل يمكنني مقابلتك لمناقشة كم العمل الذي يمكنني إنجازه كي أقدم الأداء الأمثل؟".
6. الموازنة بين العمل ومشاغل الحياة
يعتقد بعض المديرين أن أولويات موظفيهم هي نفسها أولوياتهم، وهذا ما يقود إلى الصراع بين العمل ومشاغل الحياة.
قد يكون إبداء رأيك في الأمر بنّاءً كالتالي: "أحترم اندفاعك لإنجاز العمل وأقدر طريقتك في تنفيذ الأمر، لكنها بدأت بالتأثير سلبًا على حياتي الشخصية. هل يمكننا ترتيب لقاء كي نناقش به طريقة أكثر فعالية في التواصل "وضمن أوقات الدوام" المحددة؟".
7. حل المشاكل داخل الفريق
ستظهر الخلافات في مرحلة ما داخل الفريق. وعلى الرغم من أنّ مهارات القائد في حل المشاكل وقوة شخصيته كافيان لحل هذه النزاعات، لكن لا بد من معرفته بها أولًا:
ابدأ الحديث كالتالي: "ظهرت بعض الخلافات مؤخرًا بين أعضاء الفريق وقد تؤثر على أدائنا وعملنا الجماعي. ما رأيك في ترتيب آلية تراها مناسبة وبإشرافك لتدارك الأمر، كي نستفيد من إمكانياتك في إرشادنا إلى أفضل طريقة للتصرف؟".
8. تفضيل موظف على آخر
قد يؤثر ذلك على الروح المعنوية ويقلل من رغبة الموظفين في المساهمة في العمل، كما قد ينمي بيئة عمل عدائية. يمكن أن تنقل هذه المشكلة إلى الموارد البشرية في شركتك، لكن إن كنت واثقًا من قوة علاقتك بمديرك، فيمكنك أن تبدأ كالتالي: "أتطلع باستمرار إلى تحسين مهاراتي في العمل مع عميل جديد، فهل يمكنك أن توضح لي سبب عدم اختياري؟".
9. كلمات التشجيع
حال المديرين كالموظفين، فهم يرغبون بالتشجيع والتقدير ويحبون تلقي الردود الإيجابية على كافة مستوياتهم. وعندما يطوّر المديرون العلاقة مع موظفيهم سيزيد احتمال تلقيهم ردودًا إيجابية.
بإمكانك توجيه الشكر إلى مديرك سرًا أو علنًا بأسلوب مشابه للتالي: "شكرًا جزيلًا على التقدير الذي أبديته لفريقنا عند إنجازه المشروع الأخير. لم نكن لننجز ما أنجزناه دون إرشادك وتوجيهك. ونتطلع قدمًا للعمل على تحدٍ جديد ورفع أدائنا إلى مستوىً أعلى".
10. إبداء آراء بناءة في الوقت المناسب
لا يشعر موظف من بين أربعة تقريبًا بأنه يتلقى آراءً كافية على عمله تساعده في التقدم. وقد تكثر مشاغل المديرين فيغفلون هذه الناحية.
إن لم تستطع لقاء مديرك سوى أثناء جلسات تقييم الأداء، فيمكنك أن تطرح الموضوع على الشكل التالي: "أعلم أن مشاغلك كثيرة، لكن إن استطعنا عقد جلسات أكثر لتبادل الآراء، فسيعزز ذلك الروح المعنوية للفريق. وبهذا الشكل نضبط أداءنا بدقة أكبر ونزيد من إنتاجيتنا الحالية".
11. الحصول على أفكار للنمو والتطور
إن شعرت بأنك مقيّد في مهمة ما لا تجد فيها أبدًا فرصة للتطور، فقد حان الوقت لترتيب لقاء مع مديرك.
إن كنت تبذل جهدك في عمل ما ولا ترى النتائج المتوقعة، ففكر في مخاطبة المدير كالتالي: "أحب عملي الحالي كثيرًا، لكني أرغب في الحصول على فرص أخرى لتنمو قدراتي وتتطور. هل يمكنني مقابلتك لنناقش إمكاناتي وأسمع رأيك عما يمكنني فعله لأترقى أكثر في الشركة؟".
12. مخاوف متعلقة بإدارة الوقت
سيؤثر حجم المهام التي تُلقى على عاتقك سواءً كثيرة جدًا أو قليلةً جدًا على جودة عملك، وسيؤثر ذلك بدوره على الروح المعنوية لديك.
ابدأ الحديث كالتالي: " بدأت أعاني مؤخرًا في عملي لأنني غير قادر على تخصيص الوقت الكافي لكل مهمة كما يجب. هل يمكنني لقاؤك لتحديد أولوية المهام الموكلة إلي وتوزيع المهام بالتساوي على كامل أعضاء الفريق؟".
أفضل الممارسات في إبداء الآراء للمديرين
لإبداء الآراء في غير مكانها انعكاسات سلبية، إذ لا بد من تحضير النقاط التي ستطرحها في محادثتك لأن أهميتها توازي أهمية رد المدير على موظفيه.
إليك بعض الطرق التي تضمن إيصال رأيك إلى المدير بفعالية والحصول على النتائج الإيجابية المتوقعة:
اسأل عن رغبة المدير في الاطلاع على رأيك
يؤمن العديد من المدراء بفكرة الإدارة وحيدة الاتجاه من الأعلى إلى الأدنى، ولا يرغبون بالاستماع إلى الآراء أو تبادلها، خاصةً فيما يتعلق بقرارات الإدارة أو أساليبها. في هذه الحالة توجه إلى قسم الموارد البشرية كي لا تؤثر على تطور مهنتك ونمو قدراتك.
قد تكون المسألة برمتها مسألة وقت فقط نظرًا لانشغال المديرين، لذا حاول في هذه الحالة اختيار الوقت المناسب لطرح الموضوع. اسألهم قبل البدء إن كان الوقت مناسبًا لطرح موضوعك، أو إن كان بالإمكان تحديد وقت لاحق للحديث.
ابدأ بالوقائع
ينبغي أن تكون طروحات الموظفين حياديةً وتركّز على أمثلة محددة. لن ترغب في الوصول إلى موضوع حساس أو قاسي وأنت تحاول أن تقدم رأيًا صريحًا، لأن هذا يمنع مديرك من تقبل ما تقول؛ لذا حاول أن توضح دائمًا أنّ ما تقوله مبني على تجاربك الشخصية وأنك لست مطلعًا على صورة الموقف بأكملها.
جد الهدف المشترك
تأكد من أنك في صف مديرك وركز على الأشياء المهمة بالنسبة إليه. استفد من حوارك معه في تحديد أهداف واستراتيجيات مشتركة وعزز الحوار بالتركيز على الاهتمامات المشتركة.
اجعل ردود الفعل الإيجابية إطارًا لتعزيز الروح المعنوية
تتلخص أفضل طريقة في تقديم نقد بناء ضمن حديثك بالخطوات التالية:
- ابدأ بمديح السلوك الإيجابي.
- ادخل بعد ذلك في صلب الموضوع.
- أنهِ بعبارة إيجابية أيضًا.
تقبل الرفض
قد يعارض مديرك ما تقوله، خاصةً إن قدمت رأيًا سلبيًا. لهذا تعلم أن تتراجع بهدوء وأن تتفهم أنك لا ترى الموضوع من نفس المنظور الذي يراه مديرك.
اعرض رأيك على شكل أسئلة
ستُظهر بهذه الطريقة تفهمك لمشاعر المدير بوضع نفسك مكانه، وستجبره صياغة طلبك على شكل أسئلة أن يرد بأجوبة قد تنطوي على الحلول المطلوبة.
هل ينبغي التوجه إلى المدير بآراء صريحة حتى لو كانت سلبية؟
في عالم مثالي، قد يكون الجواب نعم. لتبادل الآراء بين الطرفين منافع كثيرة وأهمية كبرى لكلا الطرفين على حد سواء، مع ذلك لن يقدّر بعض المديرين الآراء غير المرغوب بها أو التي تنطوي على نقد سلبي لأدائهم.
في هذه الحالة اتبع حدسك دائمًا، واسأل مديرك إن كان يرغب في سماع ما ستقوله أو أنّ الوقت مناسب لمثل هذا الحديث، خاصةً إن كان أساس حديثك إظهار السلبيات في الإدارة.
ترجمة -وبتصرف- للمقال 12 Manager feedback examples for employees لصاحبته Rachel Steben.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.