بصفتك مديرًا للآخرين، فإنّ قدرتك على تدريب وإرشاد موظّفيك ستُحْدث فارقًا؛ كما أنّ صقل ذلك التّدريب والتّغذية الرّاجعة يحتاج إلى عقد مزيد من الاجتماعات الفرديّة مع موظّفيك المباشرين دوريًّا، لكن ما مدى استفادتك من تلك المحادثات؟ وهل حدّدت أهدافًا واضحةً للوقت الذي تقضيه مع موظّفيك؟
اقتباستمامًا مثل معظم مجالات الحياة، فإنّ تحديد الأهداف من اجتماعاتك الفرديّة يحافظ على الاستمراريّة، ويضمن تقدّمك نحو الهدف المنشود، ذلك أنّ الاجتماعات الفرديّة لا تختلف عن بعضها.
قد تبدو الاجتماعات أحيانًا مضيعةً للوقت ونوعًا من اختلال القيادة إذا لم تُحدّد الأغراض منها، وحينما يتعلّق الأمر بالاجتماعات الفرديّة، فقد ينتج عن ذلك تهاون الموظّفين ونقص في توجيه التطوّر المهنيّ، وحتّى إضفاء شعور لدى الموظّفين بالانقطاع عن العمل على مستوى شخصيّ.
كذلك، تضمن الاجتماعات المبنيّة على تحقيق الأهداف، قضاء أطول وقت ممكن مع الموظّفين، وأنّ المحادثات معهم تصنع نتائج حقيقيّةً، فما هي الأهداف الأساسيّة من الاجتماعات الفرديّة؟ وكيف يمكنك تحديد بعض الأهداف الخاصّة بك؟ سنشرح ذلك هنا بمعلومات أكثر.
ستجدون في هذا المقال:
- الأهداف الأربعة المشتركة من الاجتماعات الفردية.
- ماذا يستفيد الموظفون والمديرون من الاجتماعات الفردية.
- كيف تحدد الأهداف من الاجتماعات الفرديّة.
الأهداف الأربعة المشتركة من الاجتماعات الفردية
حينما يتعلّق الأمر بتحديد الأهداف من الاجتماعات الفرديّة، فلا يجب عليك الانطلاق من نقطة الصّفر، ولدينا هنا بعض الأهداف المشتركة التي يجدر بالمديرين تحديدها عند إجراء المراجعات الهامّة مع الموظّفين ليحصلوا على كلّ الفوائد من الاجتماعات الفرديّة.
1. بناء العلاقات مع الموظفين
أظهرت الأبحاث وجود ارتباط إيجابي بين الموظّفين ذوي العلاقات المتينة مع مديريهم وبين إنتاجيّتهم في العمل، ولهذا السّبب تُعَدّ العلاقات الايجابيّة بين الموظّفين والمديرين هامّةً جدًّا لتطوير فرق العمل عالية الأداء.
كما تُعَدّ الاجتماعات الفرديّة إحدى أفضل السّبل لتتعرّف أكثر على موظّفيك وتبني علاقات معهم وتعزّز التّواصل الشّخصي، وهي كذلك فرصة للإصغاء الجيّد إلى موظّفيك وتلقّي مشاكلهم والرّد عن أيّة تساؤلات قد تصدر عنهم.
اقتباسنصيحةٌ للعمل عن بعدٍ: عند عقد اجتماع فرديّ افتراضيّ أو عن بعد، تأكّد من تشغيل الكاميرا وإيقاف تشغيل التّنبيهات، ومن أنّك على أتّم الاستعداد للتّواصل المباشر.
2.التزام الموظفين
في الحقيقة لا يمكن تقليل أهمّية وفوائد التزام الموظّفين، لأنّ النّاس يرغبون بالشّعور بالتّواصل والتّحفيز وبكونهم مؤثّرين في العمل، وهذا يعني الحصول على فرص للتطوّر المهنيّ وتوظيف وصقل مهاراتهم يومًا بعد يومٍ.
وتمثّل المحادثات الفرديّة مع الموظّفين فرصةً مناسبةً لتحديد مستوى مشاركة الآخرين وهي أفضل وقت لطرح أسئلة مفتوحة من خلال الاجتماعات الفرديّة، ولهذا عليك بالاجتهاد لمعرفة الأمور المحفّزة (أو المثبّطة) لأعضاء الفريق.
اقتباسنصيحة للالتزام: إذا كنت تستخدم وسيلة سبر آراء الموظّفين، فيمكنك مناقشة المستويات الحاليّة للالتزام وأيّ توجّهات أو تقلّبات قد تسجلّها على تقاريرك خلال الاجتماعات الفرديّة، وبالاستعانة بوسائل مساعدة، سَيسهُل عليك ضبط مقاييس الالتزام من قبيل نقاط مناقشة الاجتماع الفرديّ مباشرةً على التطبيق.
3. تطوير المسار المهني
إنّ وضوح المسار المهنيّ والأهداف التي تتوافق مع ذلك المنظور يساعد الموظّفين بتوفير شعور بأنّهم يسيرون على المسار الصّحيح، فالنّاس يرغبون بأن يحظوا ببيئة للتّطوّر في فريقك وشركتك.
يستغلّ بعض المديرين وقت الاجتماعات الفرديّة لفتح محادثات مهنيّة، إذ أن قضاء بعض الوقت للحديث خصّيصًا عن التّطور المهنيّ للموظّفين سيساعد في الحفاظ على التزامهم واجتهادهم ضمن الفريق، كما يُطلعهم على مدى حرصِك على تطوّرهم المهنيّ وسعيِك في سبيل نجاحهم.
المشاركة في المحادثات المهنيّة: ألست متأكّدًا من تطوير المسار المهنيّ المستقبلي لأحدهم أو ربطه بأهداف الفريق؟ قد يساعدك في ذلك نموذج الاجتماع لمناقشة التطوّر المهنيّ، لذا اطرح الأسئلة المناسبة عن التطوّر المهنيّ لتساعد الموظّفين في ضبط مسار التطوّر ضمن نطاق الشّركة.
4. تبادل الملاحظات المباشرة
يحتاج النّاس إلى تبادل الملاحظات من أجل تطوير وتحقيق أهدافهم، إذ يرغب الموظّفون في تلقّي تغذية راجعة بنّاءة من قِبل مديريهم، لأنّها تساعدهم في معرفة ما يتقنونه من مهام وكيف يحسّنون من مستوياتهم. وإلى جانب ما سبق، اسعَ للحصول على ملاحظات من موظّفيك لتُحْسن دعم الفريق.
تُعَدّ الاجتماعات الفرديّة أفضل مقام لمشاركة التّغذية الرّاجعة البنّاءة مع الموظّفين (وأحيانًا حتّى السّلبية منها)، فهذا جزء مما يجب أن يتحلّى به المدرّب، وهو تصرّف هامّ، فلا يتفاجأ أيٌّ فرد إذا ما حلّ وقت مراجعة الأداء السّنوي أو نصف السّنوي.
سجّل ملاحظاتك: تأكّد من تدوين ملاحظاتك عند كل اجتماع وتحديد عناصر العمل التي يمكنك تتبّعها، وبالاستعانة بوسيلة الاجتماع الفرديّ مثل أوفيس فايب Officevibe يمكنك تسجيل ملاحظاتك كلّها في مكانٍ واحدٍ وبهذا تصبح جدولة المراجعة السّنوية أمرًا في غاية السّهولة.
ماذا يستفيد المدراء والموظفون من اجتماعاتهم
سنذكر في الآتي أهم أمور التي يستفيد منها كل من المدير والموظفوين من اجتماعاتهم.
عندما تكون مديرا
- ضبط التّوقعات والتأكّد من وضوح المسؤوليّات والمهام لأنّ ذلك يساعدك في بناء فريق عمل مستقلّ وعالي الأداء، وبالتالي يمكنك التراجع نوعًا ما.
- الوثوق بمواهبك وقدرات الإدارة لديك، فعندما تتمكّن من حلّ المشاكل وإرشاد الموظّفين، تتيقّن أنّ مواهبك تقود فريقك نحو الاتّجاه الصّحيح.
- تقسيم المهام على باقي أعضاء فريقك يسمح لك بتفريغ وقتك لأداء عمل أكثر استراتيجيّة، بينما يتيح الفرصة لأعضاء الفريق لإبراز أنفسهم.
عندما تكون موظفا
- تمثل بيئةً آمنةً لطرح أسئلتك ووضع التنبيهات ومواجهة التحدّيات التي تجمعك بمديرك، وعلى هذا لن ينتهي بك الحال عالقًا في عملك.
- التواصل مع مديرك على انفراد وبناء علاقة جيدة معه، وهذا ما يساعدك على الشعور بالارتياح والحصول على الدّعم وتقديم آرائك الصّريحة والتغذية الرّاجعة.
- هو فرصة لمناقشة تطوّرك المهني وتطلّعاتك، كما يسمح لك بإبراز قيمة عملك على مستوى الشركة عمومًا.
كيف تحدد أهدافا واقعية من الاجتماعات الفردية (مع موظفيك المباشرين)
قبل جدولة الاجتماعات الفرديّة الدوريّة مع أيّ من أعضاء الفريق، حدّد المبتغى من عقدها لكلّ واحد منكما، وبناءً على هذه الأهداف يمكنكما العمل معًا لإعداد جداول الأعمال وتحديد نقاط المناقشة التي تساعدك في بلوغ النّتائج المرغوبة، فالاجتماعات الفرديّة هي فرصة للحصول على تقرير الحالة ومواجهة التحدّيات وتقديم تغذية راجعة ومتابعة الأهداف المهنيّة للموظّفين، وكذا تقسيم المهام.
أيضًا، يساعد تحديد الأهداف قصيرة الأجل والأهداف طويلة الأجل على الحفاظ على التّركيز خلال محادثاتك الفرديّة.
استنادًا إلى الأهداف المذكورة أعلاه، يمكنّك أيضًا تحديد مزيد من الأهداف الخاصّة لاجتماعاتك الفرديّة، وقد تكون هذه الأهداف هي نفسها لكلّ موظّف في الفريق، كما قد تختلف بناءً على تطلّعاتهم الشّخصية وأدوارهم في الفريق.
على سبيل المثال، قد يحرص أحد الموظّفين على المشاركة في الاجتماعات الفرديّة خصوصًا من أجل الاستفادة من الملاحظات والتدريب، بينما قد يفضّل الآخر قضاء وقته في مناقشة تطلّعاته المهنيّة وتطوّر أهدافه.
نصائح لتحديد (وتحقيق) أهداف ذات قيمة من الاجتماعات الفردية
فيما يلي مجموعة من النصائح الأساسية لتحديد أهداف ذات قيمة من الاجتماعات الفردية.
- قد ترغب في تحديد هدف جديد كلّ أسبوع، أو التركيز على هدف واحد طيلة أسابيع، لذا أجرِ فحصًا عند افتتاح كل اجتماع لتتأكّد من أنّك على الصّفحة نفسها وتحسّن استغلال وقتك.
- حدّد النّجاح وَضَعْ بعض المعالم لتدرك مدى تحقيق أهدافك مع موظّفيك، وحافظ على المتابعة المستمرّة لتقرّر متى يمكنك التّنازل عن هدفك أو أهدافك الحالية أو تخصيص وقت إضافيّ لتنفيذها.
- خصّص مجالًا لتسجيل ملاحظاتك عن الاجتماع، سواءً على مستندات جوجل أو برنامج الاجتماع الفرديّ، لأنّ ذلك يسهّل عليك التّحضير المسبق لكلّ اجتماع دون تحمّل أعباء أخرى.
- استعن بنموذج جدول أعمال الاجتماعات الفرديّة لتضمن تغطية أبرز نقاط المناقشة وتحْسن استغلال وقتك، كما يمكنك الاستعانة بهيكلة بناء الأهداف لتحدّد أهدافك من الاجتماع.
- تعوّد على المتابعة وإضافة عناصر على جدول أعمالك عند نهاية كلّ اجتماع تحضيرًا للاجتماع المقبل لتتمكّن من متابعة تنفيذ الالتزامات.
اعقد مزيدا من الاجتماعات المثمرة وذات أهداف واضحة المعالم
مع وجود هذا الكمّ من الاضطراب في حياتنا، فإنّ تحديد الأهداف من الاجتماعات يساعدك في الثّبات على المسار وتنظيم وقتك ومواردك وبناء فريق مجتهد، وبهذه الطّريقة يمكنك إدارة مزيد من الاجتماعات المثمرة مع أعضاء فريقك والاستغلال الأمثل لوقت كلّ واحد منهم، فما الهدف الذي سطّرته من اجتماعك الفرديّ المقبل؟
ترجمة -وبتصرّف- للمقال Do you have one-on-one meeting goals? Here’s how to set some.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.