فريق العمل هو حجر الأساس لأي مشروع، لذا يُعَد كل من إدارة عمل الفريق وتنظيم وقته عاملان أساسيان لتحقيق أهداف العمل ودعم نمو المشروع التجاري؛ فعندما ننجح في تنظيم وقت الفريق، فإن ذلك ينعكس مباشرةً على نجاح كل فرد في تقديم أفضل ما لديه، وهنا تبرز أهمية جداول العمل.
تجدر الإشارة إلى أنه عند إعداد جداول العمل بالطريقة الصحيحة، فإنها تساعد على الاستفادة القصوى من قدرات الفريق الإنتاجية، وتضمن توفر موارد النجاح للمشروع التجاري.
ما هو جدول العمل؟
جدول العمل work schedule هو تحديد مفصَّل للأيام والساعات التي سيعمل خلالها الفريق، وهو يمثل خريطة الطريق التي يتمكن أعضاء الفريق بواسطتها من معرفة الأوقات المخصصة للعمل وكيفية توزيع أوقات العمل على الأفراد.
هناك طرق متعددة لإنشاء جداول عمل، ويعتمد الاختيار فيها لنوع الجدول على احتياجات الفريق والمشروع وأهداف الشركة، بالإضافة إلى الطريقة الخاصة بالمدير نفسه في التنظيم، على سبيل المثال:
- قد تحتاج فرق هندسة الويب إلى جدول عمل أكثر مرونة، وبدوام كامل يسمح للموظفين باختيار ساعات عملهم بأنفسهم.
- قد تعمل فرق خدمة العملاء بنظام الورديات المتناوبة لتتمكن من تقديم الدعم على مدار الساعة.
قبل إجراء أي تغيير على جداول العمل، يُنصح باستشارة الفريق القانوني للشركة وفريق الموارد البشرية، فقد تكون هناك إجراءات وقيود قانونية محلية يجب الالتزام بها.
سنناقش فيما يلي أنواع جداول العمل لتتمكن من إيجاد النوع الأنسب لعمل فريقك.
جداول العمل الأساسية
تختلف الجداول الأساسية فيما بينها بعدد ساعات العمل فقط. وفي هذا النوع من الجداول يعمل الفريق نفس عدد الساعات كل أسبوع، لكن مع إمكانية تخصيص أنظمة العمل الأسبوعية سواءً كانت بدوام كامل، أو بدوام جزئي، وذلك من أجل إضفاء المزيد من المرونة أو تغطية احتياجات معينة في العمل.
- نظام العمل بدوام كامل: ويتضمن ما يقارب 40 ساعة عمل أسبوعيًا، مع ترك يومَي عطلة في نهاية الأسبوع، لكن قد يختلف ذلك حسب نظام العمل لكل بلد، ففي بعض البلدان مثل آيسلندا واسكتلندا وبلجيكا، اعتمدت نظام العمل لأربعة أيام من الأسبوع بدلًا من خمسة
- نظام العمل بدوام جزئي: كما يشير اسمه، فنظام العمل بدوام جزئي يتضمن ساعات عمل أقل من نظام الدوام الكامل، مما يترك الباب مفتوحًا لتعيين عدد الساعات؛ فقد يعمل الموظف بدوام جزئي ساعتين يوميًا، أو قد يعمل 25 ساعة أسبوعيًا مثلًا
- جداول العمل المرنة: وهي شائعة لدى الفرق التي تعمل عن بُعد. وفقًا لاستطلاعات الرأي، فقد أفاد 35% من الموظفين بأن مرونة ساعات العمل ضرورةٌ ملحة للمساعدة على موازنة نظام الحياة اليومية أثناء العمل عن بُعد
تتيح جداول العمل المرنة للموظف إمكانية العمل في الأوقات التي يكون فيها في قمة الإنتاجية، وتمكّنه من تنظيم ساعات عمله بما يتوافق مع برنامج حياته الشخصية. يساعد ذلك على تحسين التوازن بين العمل والحياة اليومية، والوصول إلى حالة التدفق الذهني، وتوفير الوقت المناسب للتركيز للأفراد الذين يُحسِنون العمل في الصباح الباكر أو في الليل.
لنتحدث فيما يلي عن أشهر أنواعها:
- ساعات العمل المرنة: يحدد هذا النظام ساعات عمل أساسية يجب أن يتواجد أعضاء الفريق أثناءها في مكاتب عملهم، أو يكونوا متاحين ومتصلين عبر الإنترنت، مثلًا من الساعة الحادية عشرة ظهرًا إلى الثالثة ظهرًا؛ أما خارج هذه الساعات الأساسية، فقد يعمل الأفراد في الوقت الذي يناسبهم. ومثال ذلك، أنه قد يقرر أحد الفرق العمل من السابعة صباحًا إلى الثالثة ظهرًا، في حين يقرر فريق آخر العمل من العاشرة صباحًا إلى السادسة مساءً
- الساعات السنوية: وهي مفيدة عندما يكون هناك تباين كبير في الحاجة للعمل على مدار السنة؛ إذ يحدد نظام الساعات السنوية عددًا معينًا لإجمالي ساعات العمل للموظفين سنويًا، مع تعيين ساعات عمل أساسية أسبوعيًا في معظم الأحيان؛ فقد يحتاج أفراد فريق الهندسة مثلًا إلى ساعات عمل إضافية في أسبوع التحضير لإطلاق منتج مهم، بينما يعملون بدرجة أقل في الأسبوع الذي يليه
- نظام العمل المكثف: يسمح هذا النظام للموظفين بضغط ساعات عملهم في أيام أقل. على سبيل المثال، يمكن العمل لعشر ساعات يوميًا لمدة أربعة أيام بدلًا من ثماني ساعات يوميًا لمدة خمسة أيام
- نظام العمل الحر: لا يرتبط العامل الحر مع الشركة بعقد توظيف رسمي، بل يعمل بناءً على عقد عمل محدد لإنجاز مشروع معين، ويمكنه عادةً أن يعمل في الوقت الذي يناسب ظروفه. غالبًا ما يتلقى العامل الحر أجره عند الانتهاء من العمل على مشروعه وليس بناءً على عدد الساعات التي عمل فيها. يمكن هنا أن يخصص الكاتب مثلًا ساعات الصباح الباكر للعمل المستقل، ويترك فترة الظهيرة لتأليف كتابه الخاص
- نظام العمل الهجين: في هذا النظام ينوِّع الموظفون بين العمل عن بُعد والعمل في المكاتب، مما يمنحهم مرونة العمل عن بُعد ومزايا العمل وجهًا لوجه. على سبيل المثال، قد يقرر فريق تصميم علامة تجارية ناشئة أن يجتمع في المكتب كل أربعاء ويعمل بقية أيام الأسبوع من المنزل
- نظام ورديات العمل: وهو نهج أكثر تنظيمًا، غالبًا ما تلجأ إليه الفرق التي تتطلب طبيعة عملها أن تستمر في العمل خلال أوقات غير اعتيادية، مثل فريق خدمة العملاء الذي يقدم الدعم على مدار الساعة، أو فريق الطهي الذي يتعين عليه إعداد وجبات الطعام في ساعات الصباح الباكر
- نظام ورديات العمل المتناوبة: يسمح هذا النوع الخاص من نظام ورديات العمل بأن يستمر العمل على مدار الساعة يوميًا من خلال التناوب بين الموظفين؛ إذ من الممكن مثلًا أن يعمل بعض أفراد الفريق نهارًا بينما يعمل آخرون وفق ورديات في الصباح الباكر أو في المساء
- نظام ورديات العمل المقسَّمة: ويجري فيه تقسيم وردية الموظف إلى قسمين، فمثلًا، قد يعمل أحد أفراد الفريق في وردية صباحية ويسجل خروجه بعد انتهائها، ثم يعود مساءً من أجل العمل في وردية مسائية
- نظام العمل عند الطلب: يكون فيه الموظف متاحًا للعمل عند الحاجة، أي أنه يمارس وردية عمله الاعتيادية، ثم يغادر مع البقاء مستعدًا للاستدعاء في حال الحاجة إليه. عادةً ما تتناوب ورديات الاستدعاء عند الطلب بين أفراد الفريق في أيام معينة من الأسبوع لكي لا يضطر كل فرد للبقاء على استعداد طوال الوقت. ومثال ذلك، أنه يمكن أن يعمل الموظف من الساعة التاسعة صباحًا إلى الخامسة مساءً، ثم يغادر مع البقاء مستعدًا للاستدعاء للحالات الطارئة أو لحالات نقص الكوادر في الورديات اللاحقة
بالنسبة لجميع أنواع الجداول السابقة، لابد لنا من الحرص دائمًا على التحقق مع الفرق الداخلية من أنّ جدول العمل الذي تختاره يتوافق مع الشروط الواردة في عقود الموظفين ومع القوانين المحلية. من المفيد أيضًا التشاور مع الموظفين حول أي تغيير في جدول العمل وإعطائهم تنبيهًا مسبقًا بشأن التغييرات القادمة، وهو أمر إلزامي في الكثير من الدول.
بالإضافة لذلك، تتضمن عقود العمل عادةً تحديد الأيام والساعات التي سيعمل فيها أفراد الفريق، لذلك لا بد من التحقق مع الفريق القانوني وفريق الموارد البشرية قبل إجراء أي تغيير.
إنشاء جدول عمل بثماني خطوات
لابد من اتباع الخطوات التالية لإنشاء جدول عمل مخصص يساعد الفريق على تحقيق النجاح.
1. تحديد المتطلبات والموارد
قبل الانطلاق في إعداد جدول العمل الخاص بالفريق، سنحتاج أولًا إلى تحديد نطاق العمل الذي سيكون الفريق مسؤولًا عنه والموارد المتوفرة للعمل، وانطلاقًا من ذلك سيكون بإمكاننا جدولة وقت الفريق بطريقة منطقية تحقق أهداف المشروع.
في حال كان موظفو الفريق يتقاضون رواتب ثابتة، فلابد من تحديد عدد أفراد الفريق وعدد الساعات التي يعملون بها في العادة، إضافةً إلى الإجازات أو العطل القادمة؛ أما في حال كان الفريق يتقاضى أجره على أساس ساعي أو كنا نعتمد على متعاقدين بأجر ساعي، فعلينا حساب ميزانية المشروع، ثم تقدير عدد ساعات العمل التي يمكن دفع أجورها للموظفين أو المتعاقدين كل أسبوع.
2. تحديد الأوقات التي يجب أن يعمل فيها الفريق
قد يتطلب العمل أو المشروع التجاري أن يكون أفراد الفريق متوفرين للعمل في أوقات محددة، وهنا لابد من الإجابة على التساؤلات الآتية أولًا لمعرفة أي نوع من جداول العمل أنسب لفريق العمل:
- هل يعمل الفريق ضمن ساعات العمل المعتادة في منطقة زمنية محددة؟ أم يمتد عمله لمناطق زمنية مختلفة؟ إذا كان الجواب هو الثاني، فقد نحتاج إلى جدولة الاجتماعات في أوقات مخصصة لتتوافق مع اختلاف التوقيت. على سبيل المثال، قد يتعين على بعض أفراد الفريق أو يكونوا متصلين بالإنترنت في الساعة الثامنة صباحًا، ليتمكنوا من الاجتماع مع زملائهم في دولة أخرى ذات توقيت مختلف
- هل نحتاج إلى موظف تحت الطلب خارج ساعات العمل الاعتيادية؟ قد يحتاج فريق تطوير البرمجيات مثلًا إلى تعيين موظف تحت الطلب في حال تعطل الموقع الإلكتروني للشركة أو الخادم
- هل يعمل الفريق خارج ساعات العمل الاعتيادية؟على سبيل المثال، قد يلجأ فريق خدمة العملاء على مدار الساعة إلى العمل وفق نظام الورديات المتناوبة لتقديم دعم مستمر للعملاء
- كيف يختلف الطلب على خدماتنا؟ باختلاف ساعات اليوم أو باختلاف الشهر أو السنة؟ على سبيل المثال، قد تتباطأ مبيعات المشاريع التجارية بين الشركات في أوقات العطل والأعياد، كما قد يزداد الطلب على مشاريع الطهي في وقت الغداء يوميًا
- هل يحتاج الفريق إلى الاجتماع وجهًا لوجه؟ أو يمكنه العمل بتوقيت غير متزامن؟ وإذا كان هناك حاجة للاجتماع وجهًا لوجه فما هو الوقت الأنسب للاجتماع؟ في حال كنت بصدد اختيار نظام ساعات عمل مرن فإن هذه الأسئلة ستساعد كثيرًا على تحديد ساعات العمل الأساسية لفريقك
3. وضع قائمة بمتطلبات كل وردية عمل
بعد الانتهاء من تحديد الأوقات التي يجب أن يكون فيها فريقنا متاحًا للعمل، سنحتاج للتفكير بمتطلبات كل وردية عمل من الموظفين. بهذه الطريقة يمكننا الموازنة بين قادة الفريق وأصحاب الخبرات لكل يوم عمل.
للبدء بهذه الخطوة يمكننا طرح الأسئلة التالية:
- هل يمكن لأفراد الفريق العمل لوحدهم؟ أم أنهم بحاجة إلى قائد فريق من أجل الإشراف أو الإجابة عن الاستفسارات؟ على سبيل المثال، يحتاج فريق التمريض دائمًا إلى وجود طبيب يعمل بنظام الورديات من أجل فرز الحالات المرضية الخطيرة
- ما نوع الخبرات المطلوبة؟ قد يحتاج فريق العمليات إلى وجود موظفين بخبرات متنوعة بين الساعة التاسعة صباحًا والخامسة مساءً، مثل موظف الاستقبال ومدير المكتب واختصاصي تكنولوجيا المعلومات
- هل يجب أن يكون بعض أفراد الفريق من ذوي الخبرات الخاصة متوفرين في أوقات مختلفة؟ يمكن أن ينطبق ذلك مثلًا على فريق المبيعات الذي يعمل مع أشخاص من مناطق مختلفة حول العالم؛ فقد يتعين على أحد مديري الحسابات أن يكون متصلًا بالإنترنت في الصباح للاجتماع بعملاء أوروبا، في حين يحتاج الآخر إلى العمل في ساعات المساء ليتوافق مع توقيت فرق العمل في آسيا
4. التعرف على تفضيلات الفريق
لتحقيق أقصى استفادة ممكنة من جدول العمل، من الضروري قطع شوط أبعد من مجرد تفقد حضور أفراد فريقك. يحتاج المدير هنا لسؤال كل فرد من الفريق عن وقته المفضل للعمل، والوقت الذي يكون فيه أكثر إنتاجية، فهل يعمل بطريقة أفضل عند الاستيقاظ صباحًا؟ أم في آخر الليل؟ بهذه الطريقة يمكن ضمان أن الجميع يعملون بطاقتهم القصوى مع تجنب عقد اجتماعات في الأوقات المفضلة التي يكون فيها الفريق في حالات تركيزه العالي
بالإضافة لذلك، لابد من محاولة التعرف على الطريقة المفضلة لكل فرد في العمل المشترك، فإذا كان أفراد الفريق يفضلون الاجتماع وجهًا لوجه لكن يحتاجون أيضًا لوقت عمل خاص من أجل التركيز مثلًا، فمن الممكن في هذه الحالة اختيار نظام عمل هجين يوفر مرونة العمل عن بُعد مع تثبيت ساعات عمل أساسية في المكتب.
5. إعداد جدول العمل
بعد الانتهاء من تحديد المتطلبات وتفضيلات الفريق، يمكن البدء بإعداد جدول العمل الخاص بالفريق. تعتمد الصيغة المتبعة ومدى التفصيل في كتابة الجدول على نظام ساعات العمل الذي نختاره كمدراء. فعلى سبيل المثال، يختلف ذلك بين نظام الورديات المتناوبة والنظام المعياري (من التاسعة صباحًا إلى الخامسة مساءً).
عمومًا، مهما كان نوع جدول العمل، فإنه يجب أن يتضمن العناصر الأساسية التالية:
- أسماء جميع أفراد الفريق
- التواريخ والأوقات المتوقعة لعمل كل فرد
- نوع العمل الذي يقع على عاتق كل فرد
- مكان العمل لكل فرد (مثلًا في المكتب أو عن بُعد)
بعد الانتهاء من كتابة مسودة لجدول العمل، لابد من الحرص على عرضها على الفريق القانوني وفريق الموارد البشرية في الشركة لمناقشة الخطوات التي ينبغي اتخاذها من أجل ضمان امتثال الجدول للقوانين المحلية.
6. التخطيط لحالات الغياب
جميع الناس معرَّضون في حياتهم للمرض أو لحدوث ظروف عائلية طارئة تستحق أخذ إجازات، ولذلك فمن الضروري التخطيط للتغيرات التي ستحصل على جدول عمل الفريق عند حدوث حالات مشابهة.
نحتاج لوضع ما يلي في الحسبان عند إنشاء جدول عمل الفريق:
- أيام المرض والإجازات الطارئة: نقرر هنا كيف ستجري الأمور عندما يحتاج أحدهم إلى إجازة طارئة. قد يتطلب ذلك إيجاد شخص بديل أو تعيين أحدهم ليكون مسؤولًا عن التعامل مع الطلبات أو الاستفسارات الطارئة، أو السماح لأفراد الفريق بتبادل الورديات بين بعضهم عند الحاجة
- الإجازات المبلغ عنها مسبقًا: نضع هنا تعليمات واضحة حول كيفية طلب الموظفين للإجازات، مع تحديد كم من الوقت مسبقًا يجب عليهم الإبلاغ عن الإجازة. على سبيل المثال، قد نحتاج إلى إخطار قبل فترة أطول في حال كان الموظف سيأخذ إجازة لأسبوع أو أكثر، بينما يكفي إخطار بسيط لحالات الإجازة ليوم واحد
- توفير الدعم: نوثِّق هنا البدائل الاحتياطيين لحالات الغياب مسبقًا، مع تعيين نقاط اتصال ثانوية يمكن الاتصال بها من أجل الاحتياجات الخاصة للعمل أو المشروع التجاري، وبذلك يصبح لدينا مرجع يمكن العودة إليه عند الحاجة لتغطية ورديات مفتوحة، سواءً كان ذلك بسبب الإجازات المرضية الطارئة أو بسبب الإجازات المبلغ عنها مسبقًا. يمكن تضمين تفاصيل ضمان استمرارية العمل في خطة استمرارية العمل الخاصة بالشركة.
7. مشاركة جدول العمل
لكي يحقق جدول العمل الذي أعددناه الفائدة المرجوّة منه، يجب أن يكون متاحًا لجميع أفراد الفريق، مما يوضح المعلومات اللازمة ليتمكن أفراد الفريق من العمل معًا بكفاءة عالية. على سبيل المثال، يساعد جدول العمل على معرفة الأشخاص المتاحين للطلبات والاستفسارات في وقت معين، ويضع حدودًا لخصوصية الأفراد الذين هم خارج ساعات عملهم.
هناك العديد من الأدوات التي يمكن استخدامها لإنشاء جدول عمل ومشاركته مع الفريق، بدءًا من قوالب إكسل البسيطة، وصولًا إلى برامج إدارة المشاريع الأكثر تطورًا، مثل منصة أنا.
8. جمع ملاحظات الفريق حول الجدول
ليس من الضروري أن يكون جدول العمل الذي أعددناه مثاليًا من المحاولة الأولى، فمن الطبيعي أن يحتاج إلى تعديلات وتحسينات مستمرة، وهنا تبرز أهمية جمع ملاحظات الفريق حول جدول العمل.
للوصول إلى ممارسة أفضل، سنحتاج إلى تحديد وتيرةً منتظمةً لسؤال أفراد الفريق عن رأيهم بجدول العمل، وليكن ذلك مثلًا في نهاية كل شهر أو فصل (ربع سنة). وبهذه الطريقة يمكن تنقيح الجدول باستمرار وتمكين جميع أفراد الفريق من التركيز والعمل بأقصى طاقاتهم.
فوائد جدول العمل
يساعد الجدول فريق العمل على إنجاز عمله بأفضل شكل ممكن من خلال ما يلي:
- تعزيز الإنتاجية: يختلف الوقت المفضل للإنتاجية في العمل بين الأفراد. على سبيل المثال، قد يكون الصباح الباكر هو الوقت المناسب للوصول إلى حالة التدفق الذهني لبعض الأفراد، في حين قد يكون أنسب في المساء لدى آخرين. يسمح جدول العمل بالاستفادة من الأوقات المفضلة لأفراد الفريق ليمكّنهم من العمل في ذروة إنتاجيتهم
- موازنة مهارات الفريق: لكل فرد في الفريق نقاط قوته الخاصة التي تتميز عن نقاط قوة الآخرين، فعلى سبيل المثال، قد يكون أحد الأفراد اجتماعيًا ويجيد التواصل مع العملاء بينما يفلح آخر في التنسيق خلف الكواليس. هنا ستساعد مراعاة هذه الاختلافات أثناء إعداد جدول العمل في المحافظة على توازن مهارات الفريق
- الوضوح: إن مشاركة جدول العمل مع الفريق تمكّن الجميع من معرفة كيفية توزُّع أوقات العمل على أفراد الفريق، وبذلك يستطيع كلٌّ منهم معرفة الأشخاص المتوفرين لتقديم المساعدة لكل وقت، بالإضافة إلى معرفة ما إذا كان الآخرون خارج الدوام؛ وهذا ما يساعد الموظفين على الانفصال عن العمل أثناء الإجازات بأريحية واطمئنان
- توفير الوقت: قد يستغرق إعداد جدول العمل وقتًا إضافيًا في البداية، لكن سندرك لاحقًا أنه يستحق الوقت اللازم لعمله؛ فبمجرد التوصل إلى الصيغة النهائية للجدول مع التعليمات الخاصة بطلب إجازات، سنلاحظ أن ذلك يختصر الوقت اللازم لمناقشة الشؤون اللوجستية والتعامل مع التعديلات الطارئة
- مراقبة التكاليف: في حال كان أفراد الفريق يتقاضون أجورهم على أساس ساعيّ، فإن جدول العمل يفيد في تقليل التكاليف والبقاء ضمن حدود ميزانية المشروع، فهو يساعد على إدارة ساعات عمل الموظفين والمتعاقدين وتجنب المبالغة في عدد ساعات العمل، بالإضافة إلى تجنب تقليل عدد الساعات والوقوع في مشكلة نقص الأيدي العاملة
- الالتزام بالقوانين: بناءً على عدد ساعات عمل أفراد الفريق، فإنهم قد يستحقون امتيازات معينة، مثل فترات الاستراحة أو الأوقات المخصصة للطعام أو أجور العمل الإضافي
إن استخدام جدول العمل لإدارة ساعات عمل الموظفين يساعد على الالتزام بالقوانين المحلية المتعلقة بحقوقهم، لذا لابد من الحرص على مناقشة المستشار القانوني للشركة قبل وضع جدول عمل جديد.
خاتمة
عند إعداد جدول عمل الفريق بالشكل الصحيح، فإنه كفيلٌ بتعزيز إنتاجية جميع الأفراد، كما أن مشاركته مع الجميع تساعد على معرفة مَن الأشخاص المتوفرين للعمل ومَن هم خارج ساعات عملهم وتوضيح المسؤوليات باستمرار في جميع الأوقات.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال Work schedule types: How to find the right approach for your team لصاحبته Caeleigh MacNeil.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.