كيف ولماذا ترسل تقارير سير العمل إلى المستثمرين في شركتك الناشئة

من الأمور المهمّة التي تقوم بها الشركات في حاضنة المشاريع Techstarts هو التفاعل مع المستشارين، ولهذا التفاعل الأسبوعي المتواصل أهمية كبيرة لتحقيق أقصى فائدة ممكنة من برامج الحاضنة، ولتحافظ الشركات على إيقاع العمل، يجب عليها إرسال تقارير أسبوعية عن سير العمل والاستفسارات إلى المستشار الخاص بكل شركة.

وبعد خروج الشركة من حاضنة المشاريع، يُطلب من مؤسّسي تلك الشركة أن يستمرّوا في إرسال تقارير مماثلة، ولكن هذه المرة إلى المستثمرين.

يقول Mark Solon مستشاري وزميلي في إدارة Techstars أن إرسال التقارير بشكل منتظم إلى المستثمرين هو من الأمور المهمّة للغاية، ويجب على كل مدير تنفيذي أن يولي هذا الأمر عناية بالغة.

سنتحدث في هذا المقال وبشكل موجز عن السبب الذي يدفع "مارك" إلى أن يعطي هذا الأمر كل هذه الأهمية.

لماذا ترسل التقارير إلى المستثمر؟

أولًا: إرسال التقارير إلى المستثمرين وبصورة منتظمة، يساعد في ضبط إيقاع العمل، ويتيح للمدراء التنفيذيين إجراء ما يلزم لتحقيق الأهداف.

بشكل عام، تتّجه غالبية الشركات الناشئة بعد الانتهاء من جولة جمع التمويل البذري Seed round، إلى جولة التمويل الأولى Series A. ولكن السؤال الذي يُطرح هنا: ما هي الإنجازات التي تحتاج الشركة إلى تحقيقها لتتمكن من الحصول على الاستثمار في هذه الجولة؟ بمجرد أن يتم تحديد الإنجازات التي تحتاجها جولة التمويل الأولى، يصبح بمقدور الفريق العمل بشكل رجوعي Backwards لتحديد الأهداف والإنجازات الشهرية. وبعبارة أخرى، يشخّص الفريق المسار الذي إن تم اتباعه بدقّة في كل شهر، سيقودهم إلى تحقيق الإنجازات التي تتطلبها جولة التمويل الأولى.

اقتباس

"في الواقع تمثّل التقارير أداة مفيدة تساعد المدير التنفيذي في توجيه الفريق وإجراء ما يلزم لتحقيق مجموعة محدّدة من الأهداف."

ثانيًا: إرسال التقارير إلى المستثمر يعني الالتزام بقواعد العمل الأساسية والذوق العام، فالمستثمرون يقدّمون الأموال ويرغبون في الاطلاع على ما يحدث فيما يستثمرون فيه أموالهم.

ثالثًا: وهو الأكثر أهمية، إن إطلاع المستثمرين على مجريات الأحداث يعد أمرًا ضروريًّا جدًّا لضمان الحصول على دعمهم في المستقبل.

اقتباس

"لن يشعر المستثمر بالسعادة ولن يرغب في تقديم يد العون إليك إن تواصلت معه بعد مرور 12 شهرًا، لمجرّد أنّ المال قد بدأ ينفد من بين يديك وأنّك ترغب في الحصول على المزيد، أو لأنّك ترغب في أن يقدّمك إلى مستثمر آخر."

في الحقيقة، تعاني الشركات في مراحل التمويل البذري صعوبة كبيرة في الوصول إلى مرحلة التمويل الأولى، وينتهي بها الأمر إلى الحصول على استثمار إضافي، أو الدخول في جولة تمويل بذري ثانية، ومن الطبيعي أن يأتي الاستثمار الإضافي من المستثمرين الحاليين، وهذا يعني أنّ على المستثمرين الذين قدّموا لك الدعم والإسناد في المراحل الأولى من عمر مشروعك التجاري، اتخاذ القرار بشأن دعمك مرة أخرى وتزويدك بالمال مرة ثانية.

اقتباس

"إنّ الدعم الذي يقدّمه إليك المستثمرون الأوائل في مشروعك التجاري مهمّ للغاية، وفقدانك لذلك الدعم ولو بشكل جزئي يشكّل إشارة سلبية يجب عليك الانتباه إليها بشكل جدّي."

لنفترض بأنّك مؤسّس يرغب في الدخول في جولة تمويل بذري ثانية. إن أول سؤال ستتلقّاه من أي مستثمر جديد ترغب في التعامل معه هو: "هل يقدّم لك المستثمر الحالي الدعم الكافي؟ هل سيقدّم لك المزيد من المال؟" إن الإجابة بالنفي عن هذا السؤال يمثّل إنذارً أحمر بالنسبة للمستثمر الجديد.

اقتباس

"نستنتج ممّا سبق أنّ تقارير المستثمرين ضرورية بالنسبة للمدراء التنفيذيين لأنّها تساعدهم في القيام بعملهم، وهي إشارة على الالتزام بآداب العمل والذوق العام لأنّك موضع ثقة الأشخاص الذين وضعوا أموالهم بين يديك، والتقارير مهمّة أيضًا لجولات التمويل اللاحقة."

كم مرة ترسل فيها التقارير إلى المستثمرين؟

إن أفضل فترة زمنية تفصل بين تقرير وآخر بعد الانتهاء من جولة التمويل البذري هي 4 إلى 8 أسابيع.

ليس من المحبّذ إرسال التقارير في كل أسبوع، لأنّ ذلك سيغرق صندوق بريد المستثمر بالرسائل، وسيشكّل مصدر إزعاج بالنسبة له، وقد يدفعه ذلك إلى عدم الاكتراث بك بعد فترة قصيرة.

من جهة أخرى، فإن إرسال التقارير في فترات زمنية متباعدة، لنقل في كل فصل مثلًا، قد يشكّل فجوة بينك وبين المستثمر، ولن يكون حينها قادرًا على تذكر مجريات الأمور في شركتك، ولن يكون قادرًا كذلك على تقديم المساعدة بالشكل الصحيح إن ساءت الأمور وخرجت عن المسار الصحيح.

اقتباس

"إرسال التقارير الموجزة والمؤثّرة كل 4 أو 8 أسابيع سيمنحك المقدار الصحيح من التفاعل والانتباه من قبل المستثمرين."

بنية تقارير المستثمرين

إضافة إلى معرفة الفترة الزمنية المناسبة التي تفصل بين تقرير وآخر، يجب عليك معرفة المحتوى الصحيح الذي يجب أن تتضمنه تلك التقارير.

لقد شاهدت الكثير من التقارير المطوّلة والتي تتضمن الفقرة تلو الأخرى دون أن يأتي التقرير على ذكر أي أرقام أو أيّ طلبات، وبصراحة، أعتقد أنّ هذا النوع من التقارير لا يعدو كونه مضيعة للوقت.

اقتباس

"المستثمرون مشغولون على الدوام، ولا يرغبون في قراءة التقارير المثقلة بالنصوص، والأهم من ذلك، لا يرغبون في العمل وفقًا لتقارير مماثلة."

ولكي تضمن تفاعل المستثمرين مع التقرير وتأثيره عليهم، يجب عليك تقديم المحتوى بشكل واضح، ويستحسن استخدام القوائم والأرقام والطلبات.

من الجيد أن يتضمن التقرير الأقسام التالية:

• مؤشرات الأداء الأساسية (KPIs): وتمثّل ملخّصًا لسير العمل مقابل المؤشّرات الأساسية التي تضعها أمامك، وتتضمن التغييرات والرسوم البيانية التي تساعد على فهم اتجاه سير العمل مع مرور الوقت.
• الطلبات Asks: هذا القسم مهمّ للغاية، لذا أدرجه في بداية التقرير.

اقتباس

"المدير التنفيذي الجيد هو الذي يتفاعل مع المستثمرين ويشركهم في العمل."

إن إرسال التقارير ليست عملية ذات جانب واحد، فالتقارير الجيدة تتضمن طلبات واضحة ومحدّدة للمساعدة، ليتمكّن المستثمرون من إحداث تغيير حقيقي في مشروعك التجاري، فهم يحبّون أن تطلب منهم القيام بعملهم.

أشر كذلك إلى اسم المستثمر في التقرير عندما ترغب في أن يقدّم إليك المساعدة في جزئية معيّنة، وهذا مهمّ جدًّا، فقد يظنّ كلّ مستثمر بأنّ شخصًا آخر سيقوم بإجراء اللازم عندما يرى طلبات عامة في التقرير، وينتهي الأمر إلى عدم اتخاذ أي إجراء من قبل أي مستثمر.

اذكر الأشخاص بأسمائهم ليقدموا إليك المساعدة في أمور مختلفة، أو اطرح سؤالًا معيّنًا على شخص معيّن، وستحصل نتيجة لذلك على مجموعة من المستثمرين الذين يتفاعلون معك بشكل رائع.

• الشؤون المالية: العائدات، معدّلات الإنفاق الشهرية، الفترة الزمنية التي يتم الاعتماد فيها على أموال المستثمر وليس على أرباح الشركة (Runway)، كل هذا يدخل ضمن إطار العادات الجيدة ومراعاة الذوق العام.
• النجاحات والإخفاقات: قدّم إلى المستثمر قائمة تلخّص فيها النجاحات والإخفاقات التي تمرّ بها، وحاول التفاعل مع المستثمرين واطرح عليهم الأسئلة، ولا تخفِ عنهم الأخبار السيّئة.
• أمور أخرى: قائمة تتضمّن جميع الأمور التي لا تندرج ضمن العناوين السابقة، وترغب في التواصل بشأنها مع المستثمرين.
• تقديم الشكر والامتنان: وهذا القسم مهمّ أيضًا. قدّم الشكر والامتنان إلى المستثمرين الذين ساعدوك في الفترة التي تلي إرسالك للتقرير الأخير، وسيخلق هذا شعورًا إيجابيًا بينك وبين المستثمرين وسيحثّهم على تقديم المزيد من المساعدة.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال How and why to send investor updates لصاحبه Alex Iskold.