يتميز عالم الأعمال المعاصر بالتعقيدات والتغيرات المستمرة، وبحالة من عدم التأكد تسود الكثير من المجالات، يبحث مديرو المشاريع عن أحدث المناهج والمقاربات الممكنة للتعامل مع مشاريعهم في ظل هذه الظروف، ويظهر لنا في هذا السياق إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع Extreme Project Management XPM كمقاربة بديلة تختلف عن المناهج التقليدية لإدارة المشاريع وإدارة المنتجات، فهو قائم على التكيف والابتكار والاستجابة السريعة للتغيير.
نتناول في هذا المقال أساسيات الإدارة الاستثنائية للمشاريع، وكيف تدعم فرق العمل للنجاح في مجالات العمل غير المستقرة، سواءً تعلق الأمر بتطوير البرمجيات، أو بالتسويق، أو بأي مجال آخر يتميز بالتحديات المعقدة، حيث يوفر إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع منظورًا جديدًا يمكن أن يساعد المشاريع على بلوغ أفضل مستويات النجاح.
تعريف إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع XPM
الإدارة الاستثنائية للمشاريع Extreme Project Management XPM هي إطار عمل حركي متكيّف من أطر عمل منهجية أجايل لإدارة المشاريع، يمتاز بقدرته العالية على التعامل مع المشاريع المعقدة والمتطورة باستمرار في ظل حالات عدم التأكد، وذلك من خلال السماح لفرق العمل بالعمل في بيئات معقدة دون الحاجة إلى الكثير من الإرشادات والهيكلة.
يركز إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع على المرونة، والتطوير التدريجي، والتعاون مع العميل، والتخطيط التكراري؛ ما يجعله استراتيجيةً قويةً للتعامل الناجح مع المشاريع المعقدة في مختلف المجالات.
المبادئ الأساسية لإطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع XPM
يقوم إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع على عدد من المبادئ الأساسية التي تساهم في نجاحه في إدارة المشاريع الصعبة والمعقدة، وتتمثل هذه المبادئ حسب موقع crm.org في الآتي:
1. المرونة
الإدارة الاستراتيجية للمشاريع مصممة لتكون مرنةً ومتكيفةً، لكي تسمح لفرق العمل بتعديل برنامج المشروع، والميزانيات، والنتائج المرجوة لتتناسب مع الاحتياجات مهما كانت المرحلة التي بلغها التقدم في إنجاز العمل.
مثال: لنتخيل مشروع بناء يحتاج تصميمه الأولي إلى تعديلات نتيجةً لسن قوانين جديدة متعلقة بالظروف البيئية. في هذه الحالة، يسمح إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع لفريق العمل بتكييف تصميم المشروع وميزانية وخطته الزمنية دون حدوث اضطرابات جوهرية.
2. مقاربة التجربة والخطأ
يشجع إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع على استخدام مقاربة التجربة والخطأ لاستكشاف ما يعمل جيدًا وما لا يعمل، وهو ما يسمح لفرق العمل بالتعلم من أخطائها وتحسين عملياتها.
مثال: يمكن لفريق تطوير برمجيات إصدار نسخة تجريبية لجمع تعليقات المستخدمين، وتساعد هذه التعليقات على تحديد المشاكل والجوانب التي تحتاج إلى تحسينات، وهو ما يقود في النهاية إلى منتج أفضل.
3. عملية التصحيح الذاتي
يتضمن إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع عمليةً للتصحيح الذاتي عندما تنحرف الأمور عن مسارها المرغوب، وتهدف إلى إعادة العمل إلى مساره الصحيح.
مثال: لنفترض أن أحد المكونات الجوهرية في عملية تصنيع معينة أصبح غير متوفر بسبب الإغلاق المفاجئ لمصنع المورد الرئيسي. يدعم إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع في هذه الحالة فريق سلسلة التوريد للتحديد السريع للموردين البدلاء، وتعديل برامج الإنتاج، وإعادة برمجة عمليات التسليم، بغرض الحد من أثر هذا الانقطاع. وتضمن عملية التصحيح الذاتي واتخاذ القرارات الفورية بقاء سلسلة التوريد مرنةً وصامدةَ أمام التحديات غير المتوقعة، والحد من تأثير هذه التحديات على المشروع ككل.
4. تفويض السيطرة
يعني هذا المبدأ تفويض السيطرة والصلاحيات إلى أعضاء الفريق بصورة موزعة، وإعطائهم أكبر حرية ممكنة لاتخاذ القرارات والتحكم في سياق المشروع، مما يعزز الفعالية والكفاءة في التعامل مع التحديات والتغيرات.
مثال: في مشروع متعلق بالصحة، لدى الأطباء والممرضين القدرة على اتخاذ قراراتهم المتعلقة بالعناية بالمرضى فوريًا بناءً على خبرتهم، ما يسمح بالتكيف السلس مع الظروف الصحية المتغيرة.
5. العمل سريع الإيقاع
يشير هذا المبدأ إلى الطبيعة الحركية والسريعة للأعمال ضمن إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع، ويسمح التركيز على العمل بسرعة وفعالية بتحقيق تقدم سريع في المشاريع، وتلبية احتياجات العملاء في أقل زمن ممكن.
مثال: في مجال صناعة الأفلام، يتطلب إنتاج فلم من المستوى العالمي عادةً اتخاذ قرارات سريعة، وتغيير مواقع التصوير باستمرار، وإعادة التصوير حتى بلوغ المستوى المطلوب، ويضمن إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع أن فريق الإنتاج يستطيع التكيف بسهولة مع التحديات غير المتوقعة في مثل هذه المشاريع.
6. التكيف الكبير مع التغيير وعدم التأكد
يتكيف إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع بدرجة عالية مع التغيرات وحالات عدم التأكد، مما يسمح لفرق العمل بالاستجابة الجيدة للظروف والمتطلبات المتغيرة.
مثال: يتضمن إطلاق منصة جديدة للتجارة الإلكترونية وجود حالة من عدم التأكد فيما يخص الطلب السوقي وتفضيلات العملاء، ويسمح إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع لفريق العمل بالتحيين المتواصل للمنصة وتحسينها بناءً على سلوك المستخدم وتوجهات السوق.
7. التطوير التدريجي
تقسم الإدارة الاستثنائية للمشاريع كل مشروع إلى أجزاء أصغر وأسهل للإدارة، بحيث ينتج عن كل جزء منتج أو مكون قابل للتسليم، وهو ما يسمح بالتسليم المبكر والحصول على التعليقات القيّمة من المستخدمين باستمرار.
مثال: عندما يتعلق الأمر بتطوير تطبيق جديد للهواتف المحمولة، يسمح استخدام إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع من خلال مبدأ التطوير التدريجي بتقسيم المشروع إلى مراحل صغيرة متتالية. يُطور فريق العمل في كل واحدة منها ميزةً أو جزءًا محددًا من التطبيق، ويمكن أن تشمل هذه المراحل التصميم والتخطيط، والتنفيذ، والاختبار والتحسين، والتكامل والاستجابة للتعليقات؛ ويتيح هذا التقسيم لفريق العمل تسليم نسخة جزئية أو إصدار تجريبي في نهاية كل مرحلة، ويمكن أن تتاح هذه النسخة للتجربة للمستخدمين؛ ما يسمح بجمع تعليقاتهم واقتراحاتهم. وبناءً على ذلك، يمكن تحسين التطبيق في المراحل التالية، بما يضمن الاستجابة الأفضل لاحتياجات المستخدمين.
8. التعاون مع العميل
يشجع إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع على التعاون مع العميل وأصحاب المصلحة الآخرين طيلة فترة المشروع، بحيث تُجمع تعليقاتهم وآراؤهم وتُدمج في المشروع مع تقدم العمل.
مثال: لنفترض أن لدينا مشروعًا يتعلق بتطوير نظام لإدارة الشركات الصغيرة. وفقًا لمبدأ التعاون مع العميل، فإننا نبدأ في وقت مبكر من المشروع بالتعاون مع عدد من الشركات الصغيرة العميلة التي تهدف إلى استخدام هذا النظام، وينطلق التعاون من مرحلة التحليل والتصميم، ويستمر خلال مرحلة التطوير ثم التحسين، ويضمن ذلك توجيه الجهود نحو تحقيق أهداف جميع الأطراف ذات الصلة وتلبية احتياجات العملاء بفعالية.
ما هي المشاريع التي يناسبها إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع XPM؟
الإدارة الاستثنائية للمشاريع كما أشرنا سابقًا هي إطار عمل مصمم لتسيير المشاريع المعقدة في حالات عدم التأكد، ومن أمثلة المشاريع التي يُناسبها إطار العمل هذا ما يلي:
- مشاريع تطوير البرمجيات المعقدة والمستمرة التطور، إذ تتغير متطلباتها باستمرار، ويحتاج فريق العمل إلى أن يكون على درجة عالية من المرونة والقدرة على التكيف.
- المشاريع التي تتطلب مقاربة التجربة والخطأ للتأكد مما يصلح تنفيذه من العكس، مثل مشاريع البحث والتطوير.
- المشاريع التي تتطلب عمليات التصحيح الذاتي عندما تحيد الأمور عن سياقها للعودة إلى المسار الصحيح، من مشاريع التعافي من الكوارث.
- المشاريع التي تتطلب محيط عمل سريع الإيقاع، مثال الحملات والأحداث التسويقية.
- المشاريع ذات الاحتياجات أو المخرجات عالية التعقيد، مثل مشاريع البناء أو مشاريع البنية التحتية واسعة النطاق.
- المشاريع التي تتطلب تغييرات متكررة في متطلباتها مع تقدم تنفيذها، مثل مشاريع تطوير المنتجات.
خطوات عمل إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع XPM
رغم اختلاف الخطوات المحدد التي تستخدم بها فرق العمل إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع حسب المشروع في حد ذاته وحسب سياقه، إلا أنه يمكننا عمومًا تحديد الخطوات التالية:
1. جمع فريق العمل
تتمثل أول خطوة في الإدارة الاستثنائية للمشاريع في بناء فريق عمل يمتلك المهارة اللازمة، إضافةً إلى الانفتاح على مبادئ إطار العمل هذا، وينبغي أن يتضمن الفريق أفرادًا قادرين على التعاون والتكيّف، فإذا تعلق الأمر على سبيل المثال بفريق تطوير برمجيات، عندها يمكن أن يتضمن مطورين ومصممين وخبراء في ضمان الجودة، متحمسين للعمل معًا عن قرب والتعاون على تنفيذ المشروع.
2. تطوير خطة المشروع
خطة المشروع في إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع ليست وثيقةً جامدة، بل هي مخطط ديناميكي يُتوقع أن يتغير باستمرار، وعليه فإن مرحلة التخطيط تشمل وضع خطة تتلاءم مع هذه الفكرة، مع ترك مجال للخطأ، وإعطاء مرونة فيما يتعلق بالآجال. فعلى سبيل المثال، إذا كنا ندير حملةً تسويقية، فعندها يمكن أن تتضمن خطتنا عدة نسخ مبتكرة عبر قنوات مختلفة لمواجهة التغيرات في حركية السوق، وتضمن هذه المرونة أننا جاهزون للتحول إذا استدعى الأمر ذلك.
3. القياس المتواصل للمخاطر
لا بد من قياس المخاطر باستمرار ضمن إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع، وهذا بهدف تحديد أي خطر ممكن وتطوير استراتيجيات للحد منه أو الاستجابة له؛ فإذا كان المشروع يتعلق بالبناء مثلًا، فينبغي أن نحرص على المراقبة المتواصلة لإمكانية التأخر بسبب حالة الطقس، أو نقص اليد العاملة، أو الانقطاعات الممكنة في سلسلة التوريد؛ ويسمح التحديد المبكر لهذه المخاطر بالتخفيف من أضرارها.
4. استخدام مقاربة المحاولة والخطأ
ينبغي تشجيع فريق العمل على تبني مقاربة المحاولة والخطأ، مما يسمح لهم بالتجربة والتعلم من أخطائهم، واختيار استراتيجياتهم تبعًا لذلك، ففي مشروع تطوير منتج على سبيل المثال، يمكن أن يعني ذلك إجراء اختبارات معينة لمعرفة أي الخصائص أو التصاميم تلقى قبولًا أكبر لدى المستخدمين، ويساعد التعلم من هذه التجارب على تحسين المنتج.
5. التصحيح الذاتي
ينص إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع على تطبيق عملية تصحيح ذاتي لمعالجة المشاكل وإعادة المشروع إلى مساره الصحيح عند وقوع انحرافات، ففي مشروع صناعي مثلا، إذا حُدد انحراف ما عن معايير الجودة، فينبغي على فريق العمل أن يمتلك القدرة والأدوات اللازمة لتصحيح هذا الخطأ بسلاسة وتجنب توسعه ليتسبب في مشاكل أكبر.
6. التواصل والتعاون الفعال
ينبغي تشجيع التواصل والتعاون الفعال داخل فريق العمل ومع أصحاب المصلحة الآخرين والجهات الراعية للمشروع، إذ يساعد ذلك على الإدارة الحسنة للعلاقات والتفاعلات بين مختلف الأطراف ذات الصلة بالمشروع، فإذا تعلق الأمر مثلُا بتطبيق إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع على مشروع في مجال الصحة، فينبغي الحرص على أن محترفي الصحة والإداريين وخبراء التقنية يتعاونون بفعالية، إذ يمكن أن يؤدي سوء التواصل إلى مشاكل متعلقة بسلامة المريض.
7. التكيف مع التغيير
ينبغي على فريق العمل في إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع أن يتبنى درجةً عاليةً من المرونة أمام الظروف والمتطلبات المتغيرة. وتعني المرونة في حالة مشروع بحث مثلًا أن يكون الفريق مستعدًا لتعديل منهجية البحث استجابةً لمعلومات جديدة أو لتوجهات ظهرت حديثًا، وذلك لضمان أن يبقى البحث المعني ملائمًا.
8. التسليم التدريجي والمتكرر
يٌقسم المشروع ضمن إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع إلى أجزاء صغيرة تسمح بتقديم القيمة للعميل على مراحل زمنية منتظمة، وبالتالي الحصول على تعليقات، والتعلم منها، وتعديل المشروع حسبها. ففي مجال تطوير البرمجيات مثلًا، يمكن أن يتمثل التسليم في نسخة جديدة من البرنامج مع خصائص إضافية تتيح لفريق العمل الحصول على آراء المستخدمين والأطراف ذات الصلة الآخرين، وهو ما يقود إلى الوصول إلى مخرجات أفضل.
9. التحسين المتواصل
عند تطبيق إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع، على مدير المشروع تشجيع التحسين المتواصل من خلال متابعة تقدم المشروع، وتحديد مجالات التحسين، وتطبيق التعديلات التي يمكن أن تحسن المشاريع المستقبلية. ومثال ذلك أن يتعلق المشروع بتحسين عملية معينة.
يمكن هنا تحليل ما كان إنجازه سليمًا وما لم يكن، واستخدام هذه المعلومات في تحسين المشاريع المستقبلية؛ إذ أن التعلم والتحسين المتواصلين جوهريان في الإدارة الاستثنائية للمشاريع.
مقارنة إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع مع الأطر التقليدية في إدارة المشاريع
يختلف إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع عن الأطر التقليدية لإدارة المشاريع في عدة أوجه أهمها:
1. درجة قابلية التنبؤ
أطر إدارة المشاريع التقليدية مصممة للمشاريع ذات قابلية التنبؤ المرتفعة، والتي يحدد فيها نطاق المشروع، ودرجة تعقيده، وميزانيته بدقة وثبات. في المقابل، فإن إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع مصمم للمشاريع المعقدة في ظل حالة عدم التأكد، والتي تتغير فيها المتطلبات باستمرار خلال فترة المشروع استجابةً لعوامل متعلقة بمحيط العمل، مثل المنافسة، والتقدم التقني، وتغير احتياجات العملاء، والمتطلبات القانونية، والظروف الاقتصادية.
2. المقاربة المنتهجة اتجاه إدارة المخاطر
عادةً ما تتضمن أطر عمل إدارة المشاريع التقليدية مقاربةً مهيكلةً لإدارة المخاطر، مع التركيز على تحديد وتحليل المخاطر والحد من أضرارها. في المقابل، يتضمن إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع، القياس المستمر للمخاطر طيلة فترة المشروع، بالإضافة إلى مقاربة المحاولة والخطأ، وعملية التصحيح الذاتي لمعالجة المشكلات وإعادة المشروع إلى المسار السليم.
3. التركيز على الجانب البشري
يمنح إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع اهتمامًا كبيرًا لتسيير الأطراف ذات الصلة بالمشروع وللجوانب البشرية لإدارة المشاريع، مثل التواصل والتعاون الفعال بين أعضاء الفريق والأطراف ذوي المصلحة والجهات الراعية، عكس ما هو عليه الحال في أطر عمل إدارة المشاريع الاستثنائية، والتي يمكن أن تهتم أكثر بتقنيات الجدولة والتخطيط والجوانب الرسمية للإدارة.
4. التكيف مع التغيرات
يتمتع إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع بقدرة عالية على التكيف مع التغيير ومع حالات عدم التأكد، مما يسمح لفرق العمل بالاستجابة الممتازة للظروف والمتطلبات المتغيرة؛ في حين يمكن أن تكون أطر إدارة المشاريع التقليدية أقل قدرةَ على التكيف وأكثر جمودًا وصرامةً في مقارباتها.
5. التسليم المتواصل والتدريجي
يتضمن إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع تقسيم المشروع إلى أجزاء أقل حجمًا وإدارتها وتسليمها خلال فترات زمنية منتظمة، مما يسمح بجمع التعليقات والتعلم وتعديل العمل خلال فترة المشروع، فيما يمكن أن تتضمن أطر عمل إدارة المشاريع الاستثنائية مقاربةً خطيةً لعملية تسليم المشروع.
ختامًا، يوفر إطار الإدارة الاستثنائية للمشاريع مقاربةً ديناميكيةً ومتكيفةً لإدارة المشاريع المعقدة وغير القابلة للتنبؤ، حيث تشجع مبادئه على المرونة والتعلم من الخطأ، والتعاون مع العملاء، والتكيف السريع، فهو ليس مقاربةَ فقط، بل عقليةَ تشجع على الابتكار والصمود في وجه التغيرات، كما أنه أداة هامة للتعامل مع المحيط المعاصر المعقد وضمان نجاح المشاريع، ويُنصح بالتفكير في استخدامه في للوصول بالمشاريع المعقدة إلى أقصى درجات النجاح.
المصادر
- Extreme Project Management (XPM)
- Overview of Extreme Project Management (XPM)
- Extreme Project Management (XPM)
- ?What is Extreme Project Management and is it Right for Your Team
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.