تعلم كيفية حماية مستندات Microsoft Word الخاصة


Huda AlMashta

يُستخدم برنامج وورد لتحرير أنواع كثيرة من النصوص وحفظها بشكل مستندات. وفي بعض الأحيان تكون هذه المستندات سريّة أو تحتوي على معلومات حساسة من ناحية الخصوصية ونرغب في حمايتها بطريقة أو بأخرى. ولهذا الغرض يوفّر وورد عدد من مستويات الحماية للمستندات مثل الحماية بكلمة مرور، تقييد عملية التحرير والتنسيق، أو غيرها.

في هذا الدرس سنغطي كيفية حماية المستندات بجعلها للقراءة فقط، تقييد عمليات التحرير والتنسيق من قبل الآخرين، تشفير المستند بكلمة مرور، وحذف البيانات الوصفية metadata في المستند.

كيفية جعل المستند للقراءة فقط Read Only

يمكنك استخدام هذا الخيار إذا كنت ترغب في مشاركة المستند مع الآخرين وتريد تنبيههم إلى أنّ النسخة الحالية هي للقراءة فقط ولا تريد منهم تعديلها.

لتحويل المستند إلى النسخة نهائية، أي نسخة القراءة فقط، اذهب إلى ملف File> معلومات Info> حماية المستند Protect Document> وضع علامة كنهائي Mark as Final:

1-mark as final.png

انقر على موافق OK> OK في مربعي الحوار التاليين:

2-تأشير كنهائي.png

3-تعليم كنهائي2.png

سيتم تعليم المستند كـ "نهائي"، أي أنّ تحرير وتنقيح المستند مكتمل وأنّ هذه هي النسخة النهائية منه. عند فتح المستند في المرّة القادمة، سواء من قبلك أو من قبل المستخدمين الآخرين، ستظهر أيقونة في شريط الحالة بالإضافة إلى شريط أصفر الجزء العلوي من الصفحة يشيران إلى أنّ المستند بنسخته النهائية:

4-أيقونة mark as final.png

بالرغم من أنّك قمت بتحويل المستند إلى نسخة القراءة فقط، إلّا أنّ المستخدمين الآخرين يمكنهم تحرير المستند وتنسيقه عند تجاهلهم للرسالة في الشريط العلوي والنقر على زر تحرير على أيّة حال Edit Anyway. فإذا رغبت في تقييد المستخدمين أكثر استخدم الخيار التالي.

تقييد التنسيق والتحرير

يتيح لك هذا الخيار إمكانية التحكم في نوع التغييرات التي تسمح بإجرائها على المستند من قبل المستخدمين الذي ستشاركه معهم. وهذه الطريقة أكثر تقييدًا من الطريقة السابقة.

لتخصيص خيارات تقييد التنسيق والتحرير اذهب إلى ملف File> معلومات Info> حماية المستند Protect Document> تقييد التحرير Restrict Editing:

5-restrict editing.png

سيُفتح جزء Restrict Editing الذي يحتوي على خيارات تقييد التنسيق وتقييد التحرير كل منهما بشكل منفصل. لمنع المستخدمين الآخرين من إجراء التعديلات على تنسيق النص، قم بتأشير الخيار Limit formatting to a selection of styles ثم انقر على Settings:

6-تقييد التنسيق.png

من مربّع الحوار Formatting Restrictions، أبقِ على الخيار Limit formatting to a selection of styles مؤشرًا ثم انتقل إلى قسم Checked styles are currently allowed. من هذا القسم يمكنك إلغاء تأشير الأنماط التي لا تريد السماح باستخدامها في المستند، وبذلك تحدّ من قدرة المستخدمين الآخرين على تعديل الأنماط أو تعديل تنسيقات النصوص بشكل مباشر بواسطة خيارات التنسيق في تبويب الصفحة الرئيسية Home:

7-تحديد الأنماط.png

إذا كنت تريد تقييد التنسيق فقط اكتف بهذه الخطوة ثم انقر على زر Yes, Start Enforcing Protection. أمّا إذا رغبت في تقييد التحرير أيضًا فقم بتأشير الخيار Allow only this type of editing in the document:

8-تقييد التحرير.png

من القائمة المنسدلة حدّد نوع الترخيص الذي تريد منحه للمستخدمين:

9-تراخيص تقييد التحرير.png

  • Tracked Changes: للسماح بالتغييرات بشرط تعقّبها.
  • Comments: لمنع التغييرات لكن السماح بإضافة تعليقات على المستند.
  • Filling in forms: للسماح بتعبئة النماذج التي تم إنشاؤها في المستند لكن منع أيّة تعديلات أخرى.
  • No Changes (Read Only): لجعل المستند للقراءة فقط ومنع إجراء أي تعديل عليه.

بإمكانك استثناء بعض المستخدمين من التقييد والسماح لهم بتحرير المستند بحرية وذلك بالنقر على More Users:

10-more users.png

بإمكانك استثناء مستخدم آخر على الجهاز الحالي أو على جهاز ثانٍ تابع لنفس النطاق domain، أو أي مستخدم آخر (بإدخال عنوان بريده الإلكتروني) مع الفصل بين أسماء المستخدمين بفاصلة منقوطة:

11-more users.png

ستتم إضافة عناوين المستخدمين التي قمت بإدخالها في قسم Individuals، قم بتأشير المستخدم الذي تريد استثناءه، أو تجاهل هذه الخطوة وانتقل إلى الخطوة التالية إذا كنت ترغب في تعميم التقييد.

الخطوة الأخيرة هي تطبيق الإعدادات والبدء بفرض الحماية بالنقر على زر Yes, Start Enforcing Protection:

12-فرض الحماية.png

سيظهر لك مربّع حوار جديد يمكنك من خلال إدخال كلمة مرور لتفعيل الحماية (أو استخدامها لاحقًا إذا رغبت في إلغاء الحماية). أدخل كلمة المرور مرّتين ثم انقر على OK:

13-كلمة المرور.png

سيتم تطبيق التقييد على المستخدمين حسب الإعدادات التي اخترتها. ويمكنك دائمًا إلغاء تقييد التنسيق والتحرير للمستند بالذهاب إلى File> Info> Protect Document> Restrict Editing> Stop Protection:

14-إيقاف الحماية.png

ثم قم بإدخال كلمة المرور نفسها التي أدخلتها عند تفعيل الحماية.

تشفير المستند (حمايته بكلمة مرور)

التشفير هو أقصى مستويات الأمان التي يمكنك تطبيقها على المستند. ويتم بوضع كلمة مرور للمستند بحيث لا يمكن فتحه وقراءته دون إدخالها. ويمكنك استخدام هذا الخيار إذا كان المستند مهم جدًا أو سرّي ولا تريد من المستخدمين الآخرين فتحه وقراءته.

لتشفير المستند اذهب إلى ملف File> معلومات Info> حماية المستند Protect Document> التشفير باستخدام كلمة مرور Encrypt with Password:

15-حماية بكلمة مرور.png

قم بإدخال كلمة المرور مرّتين، وانتبه إلى أنّه لا يمكن استعادتها مجددًا في حال نسيانها، لذا يُفضّل تدوينها في مكان آمن:

16-إدخال كلمة المرور.png

في المرّة القادمة التي يحاول فيها أحدهم فتح المستند سيُطلب منه إدخال كلمة المرور أولًا لكي يتمكّن من قراءته:

17-فتح الملف.png

حذف البيانات الوصفية Metadata

حذف البيانات الوصفية هو أيضًا من الخيارات المفيدة لحماية معلوماتك الخاصّة عند مشاركة المستندات مع الآخرين. وتشتمل هذه البيانات على المعلومات المخفية في المستند أو معلوماتك الشخصية التي يمكن أن تكون مخزونة في المستند نفسه مثل التعليقات والملفات المضمّنة أو في خصائص المستند مثل اسم الكاتب، اسم آخر مستخدم قام بتعديل المستند، أو غيرها.

لحذف هذا النوع من البيانات اذهب إلى ملف File> معلومات Info> البحث عن مشاكل Check for Issues> فحص المستند Inspect Document:

18-inspect.png

بعد ذلك قم بتأشير نوع البيانات التي تريد البحث عنها وانقر على زر Inspect:

19-inspect content.png

بعد انتهاء الفحص ستظهر أيقونة علامة تعجّب حمراء أمام البيانات التي تم العثور عليها، ويمكنك إزالة البيانات التي لا تريد الكشف عنها عند مشاركة المستند بالنقر على زر Remove All:

20-remove.png

خاتمة

استعرضنا في هذا الدرس طرق حماية مستندات وورد بعدّة مستويات. ويمكنك اختيار الطريقة المناسبة لمستنداتك التي تريد مشاركتها حسب درجة خصوصية أو سرّية المعلومات التي تحتويها.

إذا كان لديك أي سؤال حول حماية مستندات وورد تفضّل بطرحه في التعليقات، وسنكون سعداء بمساعدتك :)



1 شخص أعجب بهذا


تفاعل الأعضاء


لا توجد أيّة تعليقات بعد



يجب أن تكون عضوًا لدينا لتتمكّن من التعليق

انشاء حساب جديد

يستغرق التسجيل بضع ثوان فقط


سجّل حسابًا جديدًا

تسجيل الدخول

تملك حسابا مسجّلا بالفعل؟


سجّل دخولك الآن