البحث في الموقع

قد تبدو قوائم توزيع البريد الالكتروني والبريد الإلكتروني المشترك أبسط الطرق لمتابعة خدمة العملاء – في بعض الأحيان هم كذلك. إذا كنت تُمثّل شركة صغيرة الحجم -أو بدأت كشركة صغيرة- فقد يكون ذلك طبيعيًا. قد تكون استخدمت نظام Office 360 Microsoft Outlook لمعالجة قضايا العميل كلما ظهرت. ولكن الحلول السهلة والبسيطة لا تكون دائمًا الأفضل. فوضى قوائم توزيع البريد الإلكتروني وكذلك القيود الموجودة في برنامج البريد الإلكتروني المشترك لشركة مايكروسوفت تجعل الموظفين يشعرون بالإحباط وتجعل العملاء يتطلعون لتجربة أفضل قد يجدونها في مكان اخر إذا لم تُنشئ نظامًا جيدًا. عندما تعالج كل محادثات العملاء باستخدام أدوات مثل Gmail أو Outlook فمن السهل أنّ تتذكر لماذا قوائم التوزيع والبريد الالكتروني المشترك لم يتم بناؤهما لخدمة العميل. كلما تطورت الشركة، المنافع التي ستظهر من الانتقال لعملية مبسطة ستفوق بكثير المرحلة الأولى لمنحني التعلم والاستثمار لاستخدام نظام جديد. حلول الدعم من خلال البريد الإلكتروني هذه بعض الأدوات المختلفة قليلًا والمستخدمة على بناءً على البريد الالكتروني ولكنها تشكل تحدٍ لفرق الدعم: صندوق البريد الوارد المشترك صندوق بريد واحد يستخدم اسمًا مستعارًا (مثال: academy@hsoub.com). الرسائل الإلكترونية الواردة تظهر في هذا الصندوق المشترك. يستطيع الموظفون الدخول والرد مما يجعل ارسال الرد وكأنه من الاسم المستعار. قائمة توزيع البريد الإلكتروني هذه الأداة تَستخدم عنوان بريد إلكتروني مُخصص لمجموعة من الناس. إذا قام أحدٌ بإرسال بريد لهذه القائمة فإن البريد يصل لكل المشتركين فيها. يقوم الموظفون بالرد من عناوين بريدهم الخاصة. مجموعة Office 365 مصطلح "مجموعة" هو طريقة في Outlook للإتصال المشترك. انها تعمل كقائمة توزيع بريد إلكتروني ولكنها تحفظ الرسائل وتتضمن بريدًا مشتركًا، وتقويمًا، ومفكرةً ومكتبةً. مجموعة جوجل هذه أداة من جوجل تُمكنك من انشاء بريد إلكتروني مشترك أو قائمة توزيع من خلال بريد Gmail. خمس إشارات تحتاجها للانتقال من قائمة توزيع أو بريد مشترك إلى نظام الدعم الفني تدفق العمل الخاص بدعم العميل مهمُ جدًا لأنه يؤثر غالبًا على تجربة العميل. إذا كان أحدٌ ما غير سعيد بتجربة فإن أصغر خلل سيصل به إلى قرار المغادرة. إليك عدة إشارات واضحة تساعدك في التخلي عن حساب البريد الالكتروني المشترك والانتقال لنظام الدعم الفني: إذا كنت تتابع العملاء من خلال رسائل بريد الكتروني ولم يكن هناك ردًا على الاطلاق بعد عدة أيام. قيام أعضاء فريق بالرد على نفس العميل بشكل مُكرر أو بمعلومات متناقضة. الذي قام بذلك. ليس لديك تقارير عن حجم البريد الإلكتروني الذي تستقبله، أو سرعة رد الفريق، أو من هو الشخص الذي يقوم بالرد، أو ما مدى سعادة العملاء بالردود التي يقرأونها. دون عمل إعادة توجيه لرسالة البريد الإلكتروني لعدة أشخاص. وجود ما سبق يدل على أنك تستخدم قائمة توزيع وصندوق بريد مشترك وهذا يجعل شركتك تظهر بشكل غير محترف ويسلب من فريقك الإنتاجية. بمجرد ظهور أحد الدلائل السابقة، فهذا يعني أنه حان الوقت لبحث خيارات نظام الدعم الفني. ما الذي عليك البحث عنه في نظام الدعم الفني؟ كيف تبدأ عملية استكشاف نظام دعم فني جديد؟ فكر في البداية في أولوياتك، إذ تعلمنا في Help Scout أنه يوجد بعض العناصر الأساسية لا تستغني عنها أي شركة. عند حصولك على تلك المميزات تستطيع أن تُقدم خدمة عملاء أفضل دون الحاجة لحساب بريد إلكتروني مشترك. الشفافية غياب الشفافية مشكلة عامة في Office 360، حيث لا يوجد طريقة لمعرفة إذا كان الغير يعمل على حل نفس القضية في نفس الوقت. إذا كان لديك فريق بإنتاجية عالية فإن هذا قد يعمل ضد مصلحة الشركة حيث ستجد رسائل متعددة تُرسل من نفس العنوان وتحتوي نفس المضمون في وقت واحد. لك أن تتخيل حجم الإحباط الذي سيشعر به العميل عندما يفتح كل هذه الرسائل. خاصية Traffic Cop indicators في Help Scout تُظهر لكل شخص من الذي يعمل على أي قضية من قضايا العملاء وفي الوقت الحقيقي: انه نظام رسومي سهل: مثلث أصفر يُظهر أن مستخدمًا اخر يقوم بمراجعة المحادثة، والمثلث الأحمر يُشير الى أن شخصًا أخرًا يقوم بالرد على المحادثة. بالإضافة لذلك، Help Scout لا يسمح لك بإرسال رسالة لعميل إذا وُجد شخصٌ آخر ردّ خلال الوقت الذي كنت تعمل فيه على ذلك الرد. أنظمة الدعم الفني تُسهّل من التعاون لحل قضايا العملاء الصعبة. بدلًا من إعادة توجيه المشاكل للمشرفين أو باتجاه أعضاء الفريق الداخليين، تستطيع العمل على حل المشكلة مع الغير على منصة Help Scout. يستطيع المدراء تفحّص حالة قضية بشكل مباشر دون الحاجة للرجوع لكل شخص. المسؤولية أثناء تدفق العمل ستخسر كمًا كبيرًا من الإنتاجية عندما يعمل أكثر من موظف على نفس القضية. على الرغم من أن العميل لا يستقبل عدة ردود، ولكن مدة الوقت اللازم لحل مشكلة ما سيحبط العاملين لديك. تستطيع أن تحاول بناء حلول بديلة، ولكن في الحقيقة، القيود الموجودة في البريد المشترك لـ Office 360 تُكبل نظامهم. هناك بالتأكيد طريقة أفضل. مجلدات التعيين في نظام Help Scout تُظهر لك كل شيء تم تكليفه لفريقك. بإمكانك ترتيب القائمة حسب الشخص المُكلَف للتأكد من عدم ضياع أي شيء في حال خروج عضو ليوم أو مغادرته الشركة. تستطيع من هناك إزالة شخص من مهمة وربطها بشخص آخر. هذا الحل السهل يخلق الاستقرار ليس فقط للعاملين لديك، بل أيضًا لعملائك. تقارير لا تقدر بثمن عن عملائك وموظفيك أغلب أنظمة الدعم الفني الأساسية تُقدم تقارير عن العملاء أبعد بكثير من الذي يقدمه Office 360. التفاعل مع العملاء يكشف عن كنز معلومات: أكثر مشاكل تجربة العملاء، وما يحتاجه العملاء، وما هو الشيء الذي يجعل حياتهم أفضل خلال عملك. يُمًكِّنُك Help Scout من متابعة أغلب أنواع المقاييس الخاصة بعملائك وعملك. هذه بعضٌ منها: إجمالي المحادثات عدد العملاء الذين يحتاجون للمساعدة كل يوم أكثر الأيام والأوقات ازدحامًا بطلبات الدعم أشهر المواضيع التي يكتب عنها الناس التغير في الطلبات النموذجية فرص أتمته العمليات تستطيع تحسين كل جزء من عملك من خلال أدوات التقارير في Help Scout ابتداءً من عدد الموظفين الذين يعملون في كل وردية عمل الى حل القضايا المحورية في المنتج التي تؤدي لعدم رضا العميل. يقدم لك Help Scout تقارير عن أداء الأفراد وكفاءة الفريق بقياسات حديثة وواضحة. إذا قام أحدهم بإرسال بريد مرفوض لأحد العملاء ستعرف ذلك من أول يوم. كمدير، هذه التقارير تساعدك في السيطرة للوصول لكفاءة أكبر ونجاحات مثمرة. باختصار، مثل هذه التقارير هي طعامك وشرابك لقيادة فريق مميز. الانتقال من قائمة توزيع بريد إلكتروني أو بريد الكتروني مشترك لنظام دعم فني قد يبدو مُخيفًا، ولكنه يستحق التجربة. بطريقة مبسطة وشفافة لتدفق العمل خلال نظام دعم فني سيتمتع فرق العمل لديك بالقوة وتتلاءم مع تطور الشركة، مع التأكد من أن أفضل عملاءك لن ينزلق نحو مشاكل البريد الإلكتروني المشترك. ترجمة -وبتصرّف-للمقال How to Tell It’s Time to Ditch Your Shared Email Inbox لصاحبه Elizabeth Wellington

تستهلك الرسائل البريدية وقتًا في الكتابة والصياغة والتحرير وﻻ أحد يحب قضاء وقت في مهمة مملة كهذه، لكنك تضطر إلى التعامل معها كل يوم في عملك كمطوّر ويب، وهذا يعني أنك ستنفق ساعات كل يوم في كتابتها ومراجعتها. لكن من ناحية أخرى، فهذا التكرار يعني أيضًا أنك ستكسب وقتًا وجهدًا كبيرين إن جعلت هذه العملية أبسط، ويصبح لديك وقت لتقديم دعم أفضل وتوليد المزيد من الأرباح وبناء علامتك التجارية بشكل عام، وأنت في حاجة إلى قوالب بريدية من أجل تبسيط كتابة الرسائل البريدية وأتمتتها، كما فعل كل المستقلين الناجحين من قبلك. لذا إليك عشرة قوالب مفيدة تضيفها إلى برنامج البريد الذي تستخدمه، كي توفّر وقتًا لنفسك وتزيد من إنتاجيتك. القالب اﻷول: طلب التوصية بك لعملاء جدد لو لاحظت طريقة عمل العاملين في المبيعات لرأيتهم يطلبون من عملائهم ترشيح خدماتهم لعملاء جدد بمجرد إنهاء الصفقة، تمامًا كما لو أن طلب التوصية هو آخر خطوة من عملية الصفقة نفسها! فكن مثلهم، إذ يجب عليك أيضًا طلب هذه التوصيات كجزء من عملية تسليمك للمشروع، إليك نموذجًا لقالب رسالة بريدية يمكنك إرساله: فائدة 1: اذكر شخصًا محددًا باسمه من معارف عميلك يمكن أن يوظّفك. أضف تلك الفقرة إلى النموذج: ﻻ أريدك أن تظن هذه الرسالة مشبوهة أو تجعلك تبدو مثل من يتعقب الناس خلسة، بل هذا محض ذكاء منك كي ينقل العميل اسمك وسمعتك لمن يعرفه. فائدة 2: تنصح بيا كايلن من مجلة Smashing أن تبادر بطلب التوصية من عميلك لأصدقائه، فهذا يزيل القلق من نفس ذلك الصديق بما أن من يرشحك صديقه، عبر إرفاق صيغة نصية جاهزة يعدّلها عميلك ثم يرسلها إلى معارفه لترشيحك لهم، كما هو موضح أدناه: إن الهدف من هذا التقديم الجاهز هو توفير عناء الكتابة على العميل، وهو أمر سيقدّروه لك إذ قد يكسل بعضهم عن صياغة مثل تلك الرسالة. القالب الثاني: العملاء الجدد حين تحصل على مشروع مع عميل وتكون على وشك البدء فيه، فإن الوقت مناسب ﻹرسال رسالة ترحيبية، وهذه الرسالة فرصتك ﻹخبار العميل كيف سيتم العمل في المشروع، وتقلل من المراسلات المبدئية حين ﻻ يعلم العميل شيئًا عما يجري من طرفك. فائدة: إن كنت تستخدم أداة ﻹدارة مشاريعك مثل Basecamp أو Trello، فقدّمها إلى عميلك في رسالة الترحيب، وضع له فقرة مثل هذه: القالب الثالث: طلب الشهادات إن أفضل توقيت لطلب شهادة أو تقييم من عميلك هو عند تسليم المشروع، إذ سيكون تجاوب العميل عاليًا معك حينها، إليك نموذجًا عن كيفية طلب ذلك: فائدة 1: كن دائمًا مستعدًا لطلب تقييم عميلك أو شهادته عن عملك معه. ﻻ أذكر أين قرأت هذه النصيحة لكنها مفيدة على أي حال. فمثلًا، إن أرسلت نسخة من المشروع للمراجعة أو نموذجًا أوليًا وأبهر العميل وأرسل لك ردًا يشكرك فيه، فأرسل له فورًا رسالة تستأذنه فيها أن تستخدم كلماته تلك كشهادة منه على عملك، إليك نموذجًا عن الرسالة التي يمكنك أن ترسلها إليه: فائدة 2: تجنب استخدام عبارات عامة وغامضة في نص الشهادة الذي تقترحه عليه مثل “مقدّم خدمات ممتاز” أو “متعاقد يمكن الاعتماد عليه”. وركز بدلًا من ذلك على الكيفية التي حللت بها مشاكل العميل، جرب البحث عن بعض أفضل مطوري ووردبريس لترى صفحات شهادات عملائهم، إليك صفحة شهادات العملاء لمطور اسمه بيل إريكسون. تذكّر أﻻ تجري خلف شهادة مبهرة، وإنما شهادة تجعل العملاء المحتملين يرغبون في توظيفك. فائدة3: جرب هذه الصيغة في نص الشهادة الذي ستقترحه على العميل، هذا النص تنصح به جوانا ويب: كما يمكنك أيضًا أن ترسل إليه رسالة طلب الشهادة تلك عبر لينكدإن. القالب الرابع: عرض عملك كدراسة حالة تعدّ دراسات الحالة للعملاء أقوى مئة مرة من الشهادات ﻷنها تظهر للعميل المحتمل كيف حللت مشكلة عميلك السابق، بينما الشهادة ﻻ تحتوي إﻻ على تجربة العميل معك. إليك مثالًا عن طلب للعميل أن تعرض تجربتك معه كدراسة حالة: لن يتردد العميل بمساعدتك إن أعجبه عملك، وأغلب العملاء يسعد بالمشاركة حقيقة ﻷنهم يرغبون بمساعدتك لإعجابهم بجودة عملك، لكن لا تعِد العميل بروابط إلى شركته أو بالترويج له (خاصة إن لم يكن معرض أعمالك مشهورًا) وتجنب إرسال أسئلة دراسة الحالة كنص داخل الرسالة نفسها، إذ سيخلق هذا فوضى في الرد على كل الأسئلة التي ستضعها، وستضطر للتنقل بين الرسائل وردودها ذهابًا وعودة مرات كثيرة، واﻷفضل أن تستخدم أداة مثل Typeform كي تنشئ استمارات أسئلة جميلة ومرتبة. القالب الخامس: التقديم على وظائف استخدم هذا القالب الذي سأذكره باﻷسفل حين تقل طلبات المشاريع التي تأتيك من توصيات العملاء والطرق الطبيعية الأخرى التي ﻻ تتضمن رسائل العروض الباردة مثلًا. أنت في حاجة بالطبع إلى تخصيص اجزاء من الرسالة بناء على عرض الوظيفة أو المشروع الذي تتقدم إليه، دعنا ننظر في مثال لنرى كيف يمكن تنفيذ هذا التخصيص على مطالب محددة للعميل في عرض الوظيفة: دعنا نستخدم هذه المعطيات الآن لنخصص نموذج العرض الذي سترسله للعميل: سنختار أفضل ثلاثة متطلبات تظن أن العميل قد يوظفك من أجلها، وإليك تطبيقًا عمليًا لتقييم تلك المتطلبات: طلاقة في الإنجليزية. سيعرف العميل تلقائيًا تمكّنك من هذه المهارة إن كنت سترسل العرض بالإنجليزية، فهذه الخطوة غير مهمة، لكن ربما تحتاجها لعميل عربي. خبرة في PHP/MySQL. هذه عامة، تخطّاها أيضًا. كتابة شفرة نظيفة ومتوافقة مع المعايير القياسية. هذه يمكن استخدامها. خبرة في ووردبريس (+5 سنوات). هذه مهمة، لكن يمكن تغطيتها في مقدمة الرسالة. متابعة لتطورات الويب. عامة أيضًا وغير محددة، تخطاها. متاح للعمل من 9-5. يمكنك استخدامها بما أنها محددة بتوقيت قد يكون خارج منطقتك الزمنية. قدرة على التركيز على إنشاء مواقع رائعة. يمكن استخدامها. رغبة في العمل مع فريق. تخطاها. واﻵن، لنحوّل هذه القائمة المصغّرة التي خرجنا بها إلى نقاط ترفع من احتمال توظيفك: يمكن التعبير عن نقطة بناء شفرة نظيفة بقولك شيئًا مثل “لم أرسل شفرة سيئة أو بها سخام من قبل، بل أتأكد من أن شفرتي تمر على كل المصغّرات minifiers كجزء من عملية مراجعتي لها، وأنها أيضًا شفرة رشيقة lean”. هل وضحت الفكرة؟ القالب السادس: رفض المشاريع تكمن فائدة إرسال رسائل الرفض للعملاء أن العميل حينها يمكن أن ينظر في توظيف شخص آخر، كما يجنبك رسائل المتابعة-follow up emails.إليك مثالًا عن الرسالة التي يمكن أن تستخدمها: القالب السابع: جدولة المكالمات تتضمن مشاريع التطوير الكبيرة تواصلًا كثيفًا في العادة، ويحدث أغلب ذلك التواصل على سكايب وليس في الرسائل البريدية، لذا فإن الاحتفاظ بنموذج رسالة لجدولة اتصال سيوفر وقتًا في صياغتها كل مرة. فبمثل هذا النموذج تساعد العميل على تحديد مدى أهمية الاتصال، وما إن كان بإمكانهم تأجيله. ﻻ تنس أيضًا أن تلخص اجتماعكما في رسالة موجزة بأهم ما تحدثتما فيه لترسلها إليه بعد الاجتماع مباشرة. كما يمكن أن تسجّل المكالمة إن لم ترغب في أخذ ملاحظات أثناء الاجتماع، كي تراجعها فيما بعد وتلخصها، لكن أخبر العميل مسبقًا أنك ستسجل الاجتماع. إليك بعض الأدوات التي تسجل لك الاجتماع في سكايب. القالب الثامن: المتابعة إن لم يرد عليك عميل محتمل قد راسلته من قبل، فلا يعني هذا أنه ﻻ يريد العمل معك مرة أخرى، بل ربما هو مشغول أو لم ير رسالتك، وهنا يأتي دور رسائل المتابعة. تقول هيذر مورجن، المدير التنفيذي لشركة Salesfolks، وهي شركة تساعد شركات البرمجيات الخدمية SaaS على كتابة الرسائل الباردة، أن عليك إرسال رسائل متابعة مرة بعد مرة، ربما حتى سبعة رسائل، ذلك أنه على حد قولها: كذلك تنصح هيذر بعد تكرار النص في رسائل المتابعة. القالب التاسع: الإبلاغ عن تأخير في التسليم قد تخرج أمور عن سيطرتك أحيانًا وتضطر إلى قضاء مزيد من الوقت الإضافي ﻹنجاز المشروع، وأنصحك بإخبار عميلك مباشرة أنك قد تتأخر في إرسال المشروع عن الوقت المتفق عليه بينكما. إن كان التأخير يزعج العميل فيمكن أن تعرض خصمًا مما ستقبضه كتعويض عن هذا التأخير، فتضيف مثل هذا السطر إلى الرسالة السابقة: القالب العاشر: الرسائل الباردة لن يفلح أي قالب معك في الرسائل الباردة إلى العملاء، والطريقة الوحيدة التي تحصل بها على رد من عميل محتمل في رسالة باردة هي بالبحث وتعلم فن كتابة الرسائل الباردة. لكن سأعطيك هنا فكرة عن الرسائل الباردة التي تنجح في استخراج رد من العميل المحتمل عبر هذين النموذجين الرائعين: النموذج الأول من Masswerks، وهو بسيط ومباشر وفعّال أيضًا، بل إن هذا النموذج قد جعل Masswerks تكسب مشروعًا استشاريًا بقيمة 15 ألف دولار. تظهر الرسالة أن الرسائل الباردة يمكن أن تكون مؤثرة بدون انتهاج أساليب ملتوية، وﻻحظ كيف أن الشركة تتحدث من منظور النتائج التي ستحققها للعميل دون أن تبدو كمن يحاول كسب المال فقط. أما النموذج الثاني فإنه من مصمم مستقل اسمه جيك جورجوفان، وقد كسب من تلك الرسالة 4250 دولار. تنصح هيذر مورجن أن تحافظ على الرسالة الباردة الأولى قصيرة، ربما 3-5 جمل، كما تعطي نصيحة جميلة عن كيفية جعل عنوان الرسالة جاذبًا للانتباه: إن أردت أن يلاحظ عميلك المحتمل رسالتك فيجب أن تشركه فيها على مستوى عميق، وتفعل هذا عن طريق أمرين: إما أن تطرح سؤالًا عن تجارته، مثل “سؤال عن معدلات تحويل العملاء لـ(اسم الشركة)”، وإما أن تعرض نصيحة قيّمة له، مثل “اقتراح لزيادة معدل تحويل العملاء بعشر مرات في (اسم الشركة)”. وهذا كل ما لدي بشأن نماذج الرسائل، لكن ستحتاج أن تفعّّل الردود المعلّبة Canned Responses في Gmail كي ﻻ تضطر إلى نسخ تلك النماذج في كل مرة تريد استخدام أحدها. لذا دعنا ننظر في كيفية عمل هذه الردود. استخدام الردود المعلّبة في Gmail الردود المعلّبة هي قوالب في Gmail تستطيع إدراجها في رسائل بثلاث نقرات فقط. لتفعيلها، اذهب إلى Gmail settings، ثم Labs، ثم Canned Responses. اضغط على Enable ثم Save Changes. ولحفظ رد معلّب، انسخ أحد النماذج باﻷعلى مع عنوان رسالته وألصقه في Gmail -تذكر أن تزيل التنسيق من النص كله وتضغط على أيقونة remove formatting-. واﻵن أضف هذه الرسالة كنموذج، اضغط على الأيقونة الصغيرة في أسفل اليمين واختر Canned Responses، ثم اختر New Canned Response. وهكذا يكون نموذجك جاهزًا للاستخدام. وفي المرة التالية التي تريد استخدام رد معلب فيها، يمكنك اختيار واحد مما حفظته مسبقًا بهذه الطريقة. وإضافة إلى تفعيل الردود المعلبة في Gmail، فإني أشير عليك بتثبيت هذه الإضافات في Gmail أيضًا لتعطيك مزيدًا من التحكم في كيفية حدوث المناقشة. 3 إضافات مجانية في Gmail Boomerang for Gmail تتيح لك هذه الإضافة جدولة الرسائل، وهي مفيدة للمستقلين خاصة والشركات التي تخدم عملاء في مناطق زمنية مختلفة. فسواء كانت رسالة عروض أو تحديث حالة، فإن هذه الإضافة ستساعدك على توصيل هذه الرسائل في أوقات العمل لعملائك. وتسمح لك الباقة المجانية في الإضافة بجدولة عشر رسائل، ويمكنك الترقية للحصول على مزايا أكثر مثل جدولة رسائل أكثر والرسائل الراجعة Recurring Messages، والتعقب غير المحدود Unlimited tracking، وغيرها … . UglyEmail تتيح لك هذه اﻹضافة تحديد الرسائل التي لديها متعقبات للفتح والنقرات، فقد يتعقب أحد عملائك أحيانًا توقيت فتحك للرسالة كي يعرف هل تجاهلته أم ﻻ، وقد تكون حقيقة مشغولًا ولا تود الرد مباشرة، لذا يفضل أﻻ تقرأ هذه الرسائل إن لم تستطع الرد مباشرة، وتضع هذه الإضافة أيقونة عين أمام كل الرسائل التي تحاول تعقبك. PixelBlock قد تتيح لك الإضافة السابقة تحديد الرسائل التي تحاول مراقبة سلوكك فيها، لكن إضافة PixelBlock تحظر كل محاولات التعقب. وهي إضافة يجب على أي مطور أو شركة استخدامها، لأنك ﻻ تريد أن يعرف أحد أنك قرأت رسالته في الواحدة صباحًا على هاتفك، وقد يشعر العميل أنك غير محترف ﻷن عملك يقتطع من وقت فراغك أيضًا. وستكفي هذه الإضافات لأغلب المستقلين، لكن إن نما عملك إلى الحد الذي تحتاج فيه إلى مزايا جديدة، فجرب أدوات ﻹدارة علاقاتك مع العملاء-CRM مثل Hubspot أو MixMax أو Streak، وأغلب هذه الأدوات تدعم عشر نماذج في نسخها المجانية. الخلاصة إن إعداد مثل هذه النماذج التي ترسلها بضغطة زر إلى عملائك بعد تعديلات بسيطة توفّر عليك ساعات تذهب في كتابة وتنقيح الرسائل مرة بعد مرة، وإني أضعها بين يديك كي تستخدمها كما تشاء وتعدّل فيها لتناسب نبرة حديثك مع عملائك. ترجمة -بتصرف- لمقال 10 Email Templates Every Web Developer Needs to Keep Handy لصاحبته Disha Sharma حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

هل تحاول متابعة آخر التحديثات لعدِّة مشاريع على GitHub؟ إذًا أنت لست حديث العهد باستقبال العديد من الإشعارات حول: التبليغ عن العلل، ونشر تعليقات، وقبول طلبات إضافة (pull requests). تتطلب بعض الأمور السابقة تدخلًا منك، وعليك أن تعلم عن بعضها الآخر، والباقي مجرد ضوضاء. هذه مُرشِّحات (filters) لبريد Gmail التي أستعملها لكي أحصل على الإشعارات المفيدة بسرعة. لدى GitHub مركز إشعارات خاص به يسمح بترشيح الإشعارات لكل مشروع، بالإضافة إلى إظهار الإشعارات للأشياء التي تُشارِك فيها فقط. وكل إشعار له أيقونة خاصة به تُحدِّد ما إن كان مشكلةً أو طلبَ دمجٍ وسواءً بقي مفتوحًا/أو لم يُدمَج بعد. هذا مفيدٌ حقًا، ويقلل الوقت اللازم لتفقد اللائحة كل يوم؛ على سبيل المثال، ربما تريد تخطي المشكلات التي تم إغلاقها أو الطلبات التي تم دمجها، وتتطلع بسرعة على المشكلات التي لم تُذكَر فيها، وتُركِّز على ما أنت مشاركٌ فيه. ماذا لو كنت تفضل التعامل مع الإشعارات عبر البريد الإلكتروني؟ أنا أفضل أن يكون كل شيءٍ موجودًا في مكانٍ واحد في صندوق الوارد. لكني سأفوت على نفسي كل الميزات الموفرة للوقت التي يعطيني إياها مركز الإشعارات. لن يكون المرور على الإشعارات واحدًا واحدًا ذا إنتاجيةٍ عالية. لكن لحسن الحظ، يمكن جلب بعض ميزات مركز الإشعارات إلى بريدك الإلكتروني باستعمال "المرشحات" (filters)، وهذه هي المرشحات التي أستعملها مع Gmail. وسم جميع الإشعارات من GitHub لأنني أستقبل عددًا كبيرًا من الرسائل من GitHub، فأحب أن أوسمها (tag) جميعًا كي أميز بينها وبين الرسائل الأخرى بسهولة؛ ومن النادر أن تكون إشعارات GitHub ذات أولويةً عالية، ووسمها كلها سيسمح لي بإخفائها بسهولة كي أتأكد أنني لم أفوِّت رسالةً مهمةً. لضبط ما سبق، رشِّح حقل "From:‎" للبريد "notifications@github.com"، يبدو هذا في Gmail كالآتي: from:(notifications@github.com) التكليفات أحاول أن أهتم بما أنا مكلفٌ به، ولهذا أعلِّم تلك الرسائل بوسم "Assignment"، وعندما أكون مشغولًا، أنظر إلى هذه القائمة فقط لكي أتأكد أنَّ كل شيءٍ أنا مسؤولٌ عن إنجازه قد أُنجِز. عندما يُسنِد أحدهم مشكلةٍ إليك، فسيُرسِل GitHub تنبيهًا، ويمكن تعليم (أو توسيم) كامل الموضوع (thread) كتكليفٍ إليك عبر مطابقة هذه الرسالة التنبيهية. سيبدو مُرشِّح Gmail كالآتي (ابحث عن معرفك@ Assigned to): from:(notifications@github.com) Assigned to @pazdera هنالك بعض المحدوديات لهذه الطريقة لسوء الحظ، فلن يُرسَل إليك إشعارٌ إن أسندتَ المشكلة إلى نفسك ولن يُوسَّم الموضوع بشكلٍ صحيح في هذه الحالة؛ وإن أعيد إسناد المشكلة إلى شخصٍ آخر، فسيبقى الموضوع موسمًا على أنك مكلّف بالمشكلة. ذكر معرفك (Mentions) ربما هذا المرشح هو أكثرهم فائدةً لأنه يسمح لك برؤية الرسائل التي ذُكِرتَ فيها دون الحاجة إلى النظر إلى جميع الرسائل غير المهمة بحثًا عن مُعرِّفك على GitHub، فستعلم تمامًا أين طُلِبَت مداخلتك. استعمل مُرشِّحًا يطابق مُعرِّفك على GitHub في جسد الرسالة كما يلي: from:(notifications@github.com) @pazdera طلب pull request تم دمجه Merged لن تكون -في أغلب الأوقات- هنالك حاجةٌ لمداخلتك عندما يُدمج طلب Pull Request ويمكنك تجاوزها في أغلب الأحيان (خصيصًا إن لم تُذكَر في النقاش في طلب Pull Request ‏[PR]). يُرسِل GitHub إشعارًا يمكِّنك من إنشاء مُرشِّح لتوسيم الموضوع (thread) على أنه Merged. from:(notifications@github.com) Merged للأسف، لا يوجد دعم للتعابير النمطية (regular expressions) في Gmail، ولهذا سيُطابِق المرشح السابق التعليقات التي يذكر فيها صاحبها الكلمة "Merged". لكن -وإن كان يبدو ذلك مشكلةً كبيرةً- من النادر حدوث ذلك حسب تجربتي. مشكلة تم إغلاقها Closed في نهاية المطاف، من المفيد -عندما تُغلق مشكلة- أن تعرف عن ذلك دون الحاجة إلى النقر على الرسالة لفتحها. أستعمل المُرشِّح الآتي لتعليم كل تلك الرسائل للحذف مباشرةً. from:(notifications@github.com) Closed \# هذه هي المرشحات الخمسة التي تساعدني في التخلص من الكم الكبير من تنبيهات GitHub في بريدي. ما الذي تستعمله كيلا تقضي ساعاتٍ في بريدك؟ شارك ذلك في التعليقات أدناه. ترجمة -وبتصرّف- للمقال ‎5 Useful Gmail Filters for GitHub Users لصاحبه Radek Pazdera.