البحث في الموقع

كل يوم، ينبثق السوق عن العشرات من الشركات الناشئة، التي تمتليء حماسة ونشاطًا، والتي تجدّ طلبًا في التميز والريادة في أقصر وقت. هذه المهمة قد تبدو صعبة في البداية، لأن السوق يشتعل بالفعل بالمنافسين القدامى، فربما لا تجد هذه الشركة الوليدة مكانًا لها بين أولئك العمالقة. ولأن العميل هو العنصر الحيوي والحساس في تمكين أي شركة لأخذ موقعها من السوق، تسعى الشركات الناشئة إلى تقديم خدمة عملاء استثنائية متميزة، رغبة في كسب هذا العميل المحتمل في صفها، وتشجعيه على جلب آخرين عن طريق التسويق المباشر بالكلمة Word Of Mouth. حتى الآن ويبدو الأمر رائعًا إلى أبعد الحدود. ولكن محاسبة التكاليف لا تعترف بهذا الأمر، وتفرض على أي شركة – ناشئة كانت أو مخضرمة – الحدّ من المبالغة في الإنفاق على أي قطاع في الشركة يمكن الاقتصاد فيه بنحو أو بآخر. هناك الكثير من الممارسات الشهيرة في خدمة العملاء، التي يظن معها الكثير من المديرين والموظفين أنها ممارسات صحيحة ومطلوبة في العمل في قسم خدمة العملاء، على الرغم من أن هذه الممارسات تؤثر بشكل أكثر سلبية على وقت الموظفين (تقليل الإنتاجية)، موارد الشركة (زيادة تكلفة التشغيل)، وسمعة الشركة (صورة العلامة التجارية Company Image). أعتقد أنه قد حان الوقت لتقوم بتصحيح بعض من تلك المفاهيم، أو إعادة هيكلتها بالشكل الملائم، الذي يناسب عميلك، وفي نفس الوقت لا يسبب خسارة كبيرة لك. 1. العميل دائمًا على حق عانت شركة Southwest من شكاوى إحدى عميلاتها التي تستخدم خطوطهم الجوية بشكل مستمر. كانت العميلة دائمة الشكوى بشكل مستفز من كل شيء: المقاعد غير مريحة، الدرجة الأولى شكلها غير لطيف، أزياء العاملين سيئة، ..الخ. في الواقع هي تكره كل شيء في الشركة، وعلى الرغم من ذلك تتعامل معها في رحلاتها الجوية باستمرار. عجز قسم خدمة العملاء بأكمله عن التعامل مع هذه العميلة وإرضائها انطلاقًا من مبدأ "العميل دائمًا على حق The Customer Is Always Right" فقاموا بتقديم تقرير شامل عنها في رسالة واحدة وضعوها على مكتب هيرب كيلير Herb Kelleher المدير التنفيذي للشركة CEO مع عبارة صغيرة "هذه العميلة لك" إشارة إلى عجزهم عن التعامل معها بشكل مطلق. اللطيف في الأمر أن رد كيلير جاء بعد 60 ثانية فقط بجملة واحدة لتلك العميلة المزعجة "سنفتقدك كثيرًا". (منقولة بتصرف). العميل ليس دائمًا على حق. العميل يُخطيء، ويخطيء كثيرًا أيضًا. والقصص الواردة في الأخطاء المستفزة لبعض العملاء كثيرة ومتعددة، وإذا تحملت كل أخطاء وسخافات العميل فقط لأجل قاعدة "العميل دائمًا على حق" فأنت أنت من لست على حق على الإطلاق. هذا المبدأ ليس اقتباس من كتاب سماوي مقدس كي نعطيه كل هذا القدر من الاحترام، بالإضافة إلى أنه مُطْيَة مريحة للعملاء السخفاء المتنطعين. أضف إلى هذا أنه يجعل فريق العمل في حالة نفسية سيئة من شدة الضغط العصبي الذي يقع على أعصابهم من تماسكهم أمام هذه النوعية من العملاء التي تلعب على هذا الوتر. العميل الذي لا يرضى، دائم الشكوى، كثير الجدل، طويل الحديث، الذي يعني بأدق التفاصيل، لا يعتبر مكسبًا للشركة، بل يجب الاستغناء عنه عند أول محطة. بل يجب حتى الابتعاد عنه تمامًا إذا ما قادته إليك الظروف. هناك قواعد أساسية في عملك. التزم بها أنت أولاً، ثم وضّحها لعميلك من البداية، حتى لا يتفاجأ بشيء، وتأكد من استيعابه لها قبل إمضاء العقد. فإذا صدر من العميل أي تصرف ينتج عنه إزعاج كبير لموظفي خدمة العملاء أو الشركة ككل، يجب أن تتخذ قرارك بحسم – بدون تردد أو ندم – في إنهاء التعاقد مع هذا العميل. 2. أن تظن أن الكذب على العميل قرار صائب قالوا قديمًا "إذا كنت كذوبًا فكن ذكورًا" كناية على أن الكذب روايات من الخيال، فلا تثبت في العقل مع ما بها من تزييف للحقائق. بينما الحقائق تُرى وتُسمع وتُدرك بكل الحواس، فمن الصعب نسيانها. أن تظن أن الكذب هو السياسة المناسبة للتعامل مع العميل الغاضب بسبب تأخر الخدمة/السلعة عن الوصول إليه، فهذا – عن تجربة – أقصر الطرق لمحو العلامة التجارية الخاصة بك من السوق. كذلك تحت بند الكذب، أن تعد بما لا يمكنك الوفاء به. هذا الخطأ من أشد الأخطاء طرًا على الشركة. ليس لأنه يُفقد الشركة المصداقية فحسب، ولكنه يُفقدها سمعتها لدى العملاء المحتملين، تذكر قوة التسويق بالكلمة Word Of Mouth. هناك إحصائية – لم تسعفني لها المصادر – تقول أن العميل الراضي عن علامة تجارية معينة، يُحدِّث عنها 3 من معارفه. بينما العميل الساخط يُحدِّث 11 من معارفه. وأيًا كان مدى صحة هذه الإحصائية من عدمه، فقد خبرناها في حياتنا مع التجارب السيئة أو الجيدة التي تحدث مع الشركات المختلفة. لماذا تلجأ الشركات إلى الكذب؟ تظن الشركة أنها لو أخبرت العميل بأسباب العطل، التأخر، أو بالميعاد المتوقع لحصول العميل على الخدمة/السلعة، قد يقوم العميل بإلغاء التعاقد مع الشركة. حسنًا .. من قال أن الكذب سيبقي العميل للشركة؟قسم خدمة العملاء الذي يعتمد على الكذب غالبًا ما يعْلَق في كذبه، ويفتضح أمره أمام العميل. بدلاً من اللجوء إلى الكذب، اشرح للعميل الوضع بوضوح شديد، ولا تخفيه أمرًا، واترك له حرية اتخاذ القرار، سواء بالاستمرار معك، أو بإلغاء التعاقد. ولكن الذي أؤكد لك عليه في كلتا الحالتين هو أن العميل سيحترمك للغاية على صراحتك، وأيضًا على احترامك له ومساعدته في اتخاذ القرار الأفضل لمصلحته. 3. أن العميل له الحق في أن يغضب بلا حدود من الأخطاء الشائعة في التعامل مع العملاء أن تلجأ الشركة إلى "التدليل الشديد" للعميل، فيأخذ العميل ما يروق له من الشركة، وعلاوة على ذلك يغضب بأي طريقة، وبلا حدود. أعلم أن الإنسان يفقد أعصابه وينتابه الغضب في بعض الأحيان، وخاصة إذا جرت الأمور على غير ما يتوقع لها .. هذا هو العميل العادي حينما يفقد غضبه. ولكن هناك من العملاء من يتميز بالتجاوز الشديد لحدود الأدب واللياقة بدون داع Abusive Customer ويُعرّض الموظف لسيل من الكلمات والعبارات المستفزة، وأحيانًا يصل الأمر إلى الشتائم والإهانة، وهذا سلوك مرفوض بشكل عام. وكون الموظف يتقاضى راتبه لمساعدة العملاء في الحصول على خدمة جيدة، ليس معناه أن يتحمل سقطات وغضب العميل المُبالغ فيه، وتجاوزاته، ووقاحته في بعض الأحيان. كما أنت حريص على رضا عملائك، كن حريصًا كذلك على راحة موظفيك. فالموظف الذي يشعر بالانزعاج أو القهر – لتعرضه للإهانة بدون القدرة على الرد – أو الغضب لنفسه، سيبدأ في البحث عن عمل جديد، بل وربما يتخذ قرارًا غاضبًا في لحظة، ويترك العمل معك بشكل نهائي. المال لا يُعوّض عن الضغط النفسي والعصبي الذي يتعرض له الموظف، بل ربما يُنفق هذا المال على أمراض شتّى جراء ضغوط العمل. كل هذا يجب أن يتوقف الآن. لذلك ضع القواعد من الآن. هناك حدود أخلاقية ملزمة للعميل لا يجب أن يتجاوزها، وإن حدث وتجاوزها، فلا حاجة للشركة في هذا العميل. حفظ كرامة ممثل الشركة – أيًا كان موقعه – من كرامة الشركة. ورضا العملاء لا يعني أبدًا إهانة ممثل الشركة. 4. أن خدمة العملاء تتلقى المكالمات فقط وهو مفهوم آخر من المفاهيم المغلوطة عن خدمة العملاء. أن هذا القسم مسؤول فقط عن تلقي مكالمات وشكاوى العملاء، وليس له أي علاقة بإشباع العميل. حسب مدرسة التسويق الداخلي Inbound Marketing في علوم التسويق الحديث، فإن إشباع العميل ليس هو المرحلة النهائية في منهجية التعامل معه. بل يجب عليك كذلك إدخال السعادة والسرور إلى قلبه. يجب أن يتصل مسؤولي خدمة العملاء بالعميل للاطمئنان على تمام وصول الخدمة/المنتج كمرحلة أولى، ثم بعد ذلك يقوموا بالاتصال بالعميل من وقت لآخر للاطمئنان على مدى رضا العميل في التعامل مع الشركة. المرحلة المتقدمة من هذه الممارسات تتمثل في إبهاج العميل، وإعطاؤه قدر غير متوقع من البهجة والسرور مع علامة تجارية يتعامل معها، ويشعر – فعليًا – بالرضا عنها. أما إذا رغبت في مشاهدة هذا المستوى من "إبهاج العميل" فانظر ماذا فعلت شركة ويست جيت WestJet مع عملائها في ليلة رأس السنة. 5. أن خدمة العملاء مسؤولة عن جهل العميل المطبق مفهوم آخر من المفاهيم الخاطئة عن خدمة العملاء. وهذا المفهوم ينقسم بين العميل نفسه من ناحية وبين إدارة الشركة من ناحية أخرى. وهو أن خدمة العملاء مسؤولة عن تثقيف العميل. هذا المفهوم خاطيء، ويسبب الكثير من فقد الوقت والموارد. خدمة العملاء مسؤولة فقط عن توضيح سوء التفاهم لدى العميل الفاهم أو نصف الفاهم، وليس شرح أمر جديد للعميل. عملية الفهم والتوضيح الأساسية لأي عميل أو للعميل الجديد تحديدًا يختص بها قسمي التسويق والمبيعات. حتى بالنسبة لقسمي التسويق والمبيعات، هناك مستوى معين مقبول من الجهل لدى العملاء. ما دون هذا المستوى لا يتم وضعه في خانة العملاء في الأساس. وهذا القرار لا يمثل أي خسارة للشركة، فما الذي ستجنيه الشركة جراء التعامل مع عميل ليس لديه المقومات الأساسية لفهم طبيعة المنتج/الخدمة، أو التعامل معه؟ سيبدو المشهد أشبه بالأخرس الذي يصف للأعمى كيف يبدو الفيل. 6. أن مسؤول خدمة العملاء يمثل نفسه لا الشركة هذا المفهوم يتواجد في الأساس لدي موظف خدمة العملاء نفسه. فهو يظن أن العميل يخاطبه هو لذاته ولشخصه. في الواقع العميل لا يعرفك ولا يعلم عنك أي شيء، وأنت بالنسبة له عبارة عن قناة يتواصل من خلالها مع الشركة. أنت بالنسبة له الشركة. العميل الغاضب، العصبي، المنفعل أو الذي يتحدث بشكل مستفز، لا يخاطبك أنت لشخصك، ولكن يخاطب الشركة. فلا تأخذ الأمر على نحو شخصي، وتعامل معه بالمزيد من المرونة والتفهم لوضعية ونفسية العميل. وكما ذكرنا آنفًا، هذا لا يناقض أن هناك مستوى معين من الحوار يجب أن يلتزم به العميل حال الحديث معك كموظف خدمة العملاء، وهذا هو العميل الذي يجب أن تستوعب غضبه وتحاول تقديم يد المساعدة له بقدر استطاعتك. 7. أن تتعامل مع الأرقام والإحصائيات باستهتار كافة أنظمة خدمة العملاء الآن توفر العنصر الإحصائي، حتى النظام اليدوي منه. تستطيع أن تطلب من موظفيك في قسم خدمة العملاء التعامل مع أحد برامج قواعد البيانات البسيطة، أو حتى برنامج بسيط مثل إكسل MS Excel من مجموعة أوفيس لميكروسوفت Microsoft Office لتسجيل إجابات العملاء عن بعض الأسئلة، واستخدام تلك الأسئلة في تحديد سياسة الشركة مع العملاء في مختلف الجوانب. هذا هو الشكل البدائي في التعامل مع الإحصائيات، فما بالك بالبرامج الحديثة والأنظمة الذكية في إدارة العلاقات مع العملاء CRM. مثل هذه الأنظمة وغيرها تتيح لك توافر عشرات الأنواع من المعلومات المختلفة التي تستطيع استخدامها في وضع تصور عن مستوى الخدمة الذي يطمح إليه عميلك، وقياس ذلك بالإمكانيات المتاحة للوصول إلى هذا المستوى. أيًا كان مستوى التقنية الذي تستخدمه، لا تهمل أبدًا أصغر مكالمة أو مقابلة أو انطباع لدى عميل من الممكن أن يفيدك في قراراتك التسويقية المقبلة. مرة أخيرة، ليس معنى تقديم خدمة عملاء جيدة، أن تنسى مسؤوليتك ناحية الشركة، أو الهدف الذي من أجله أُنشئت تلك الشركة. الخدمة المتميزة للعملاء هي إحدى الوسائل التي تسعى بها أي شركة إلى تصدّر السوق ضد المنافسين وزيادة الأرباح. ولكن من قال أن إهلاك موارد الشركة المادية والبشرية سيزيد تلك الأرباح؟ دورك الآن هو أن تصل إلى مستوى معين من التوازن بين متطلبات العملاء، وإمكانيات شركتك، بشكل لا يؤثر على أي من الطرفين. في رأيك، ما هي أكثر الممارسات التي عانت منها شركتك، أو عانيت أنت منها شخصيًا من المفاهيم السابقة؟

كيف توفر أفضل دعم فنّي باستخدام التعابير والجُمل المناسبة؟ يمكن ﻻختيار الكلمات أن يصنع فارقًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بتغيير الطريقة التي يتصرف أو يشعر بها الناس. ففي أواخر العام الماضي، غيَّرت فيس بوك الخيار «إخفاء/تصنيف كمُزعج» إلى خيار «ﻻ أريد أن أرى ذلك». ماذا كانت النتيجة؟ زيادة 58% في عدد الأشخاص الذين بلغّوا عن المنشورات التي ظهرت في صفحة الأخبار (feed)، فقط بسبب تغيير بعض الكلمات! وينطبق المبدأ نفسه على خدمة العملاء، يمكنك باستخدام العبارات المناسبة في تعاملك أن تصنع فارقًا كبيرًا وتجعل تجربة الزبائن مثمرة. سنقدم لك فيما يلي قائمةً من ست عبارات ﻻستخدامها لتقديم خدمة أفضل للعملاء وبناء علاقات أعمق مع الزبائن. ستة عبارات من أجل تقديم أفضل خدمة للزبائن 1. «لا أعرف، لكن سأبحث عن الحل من أجلك» قبل بضع سنوات، كنت أنتقل من شقتي في سان فرانسيسكو وكنت أحتاج لإلغاء اشتراكي بخدمة الإنترنت في منزلي القديم. اتصلت بمزوّد خدمة الإنترنت وأخبرتهم بما أريد فعله، عندها اكتشفت أنه تصنيف هذه الشّركة كأسوأ مزوّد خدمة في أميركا. والحوار الذي جرى بيني وبينهم دليل على ذلك: موظف خدمة الزبائن: «ستحتاج للاتصال بقسم الحسابات» أنا: «حسنًا، هل تستطيع أن تحوِّل اتصالي إليهم من فضلك؟» موظف خدمة الزبائن: «ﻻ نستطيع ذلك، يمكنك اﻻتصال بهذا الرقم بنفسك» وفعلا قمت بالاتصال بقسم الحسابات... موظف خدمة الزبائن الآخر: «عليك اﻻتصال بقسم "Retention" وهذا رقمهم...» قضيت 45 دقيقةً أخرى في الانتظار قبل أن أستسلم في ذلك اليوم؛ ولم تبادر الشركة بتقديم المساعدة إلا بعد طرح الشكوى على تويتر. السبب الوحيد لبقائي زبونًا لدى تلك الشركة هو أنه ﻻ يوجد لدي خيار آخر (للاتصال بالإنترنت). أما بالنسبة لمعظم الشركات، فيمتلك الزبائن خياراتٍ أخرى إن تمت معاملتهم كما فعلت تلك الشركة. في استطلاع عن خدمة العملاء في عام 2011، سألت شركة أميركية العملاءَ عن أكثر العبارات التي أغضبتهم بالتعامل مع خدمة الزبائن وكانت العبارة الفائزة هي...؟ لن تكون خدمة العملاء جيدةً بمعرفة الإجابة الصحيحة دومًا فقط؛ وإنما في كثيرٍ من الأحيان عليك البحث عن الإجابة الصحيحة وتقديمها للعميل. 2. «سأشعر بنفس الأمر لو كنت مكانك» هناك الكثير من الأبحاث عن أهمية إظهار التعاطف في خدمة العملاء. ولكن يمكن تلخيص الموضوع بمنشور من سطر واحد كتبه سيث غودين (Seth Godin) في مدونته أبسط سؤال محبط لخدمة العملاء هو: لقد مررنا بمثل هذا الموقف سواءً كان ذلك في إطار دعم العملاء أو بحوارٍ مع أحد الأصدقاء أو أحد أفراد الأسرة؛ فلا فائدة من الحوار مع شخص لم يفهم ما هو سبب غضبك أو خيبة أملك. لهذا السبب من المهم جدًا عدم الاكتفاء التعاطف فقط ولكن يجب أيضًا إيصال هذا الشعور إلى عميلك بتقديم المساعدة. 3. «سأكون سعيدًا لمساعدتك في ذلك» وجد الباحثان Andrew Newberg و Mark Robert Waldman في كتابهما «Words Can Change Your Brain» أنَّ استخدام -وسماع- كلمات إيجابيةً ستُغيِّر من الطريقة التي نرى بها العالم من حولنا. يمكنك جعل الزبائن (ونفسك) تشعر بإيجابيةٍ أكثر عندما تستعمل كلماتٍ إيجابية. اتخذ 95% من الزبائن حول العالم قرارًا، إما بالتخلي عن التعامل مع شركةٍ ما، أو بالشكوى للآخرين عنها، بسبب تجربة سيئة لخدمة الزبائن. يمكن لأفعالٍ بسيطةٍ مثل إضافة كلمات أكثر قوةً وإيجابيةً عند تفاعل خدمة الزبائن مع العملاء أن تصنع فارقًا كبيرًا. فعندما يُرسِل لك عميلٌ بريدًا إلكترونيًا حول مشكلةٍ ما، فبدلًا من أن ترد عليه بقولك: «سألقي نظرة على المُشكل»؛ يمكنك أن تخبره بأنَّك ستكون سعيدًا بمساعدته. 4. «سنعلمك بآخر التطورات في اليوم الفلاني/الساعة الفلانية» إذا أرسل العميل رسالة إلكترونية يستفسر إن جدّ أي جديد حول تذكرة الدّعم الفنّي التي أرسلها من قبل فهذا يُعتبر في حد ذاته فشلًا ذريعًا لقسم الدّعم الفنّي. في اختبارٍ في Groove، وجدنا أن العملاء الذين يعيدون التواصل معنا يكون تقييمهم لرضاهم عن الخدمة بمعدَّل 10% أقل من العملاء الذين لا يقومون بذلك. شيئان عليك فعلهما لتجنب طلبات الاستفسار عما حصل في طلبيات الزبائن: التأكد أننا نُطلِع العميل على المستجدات باستمرار (مرةً واحدةً في اليوم على الأقل). دع العميل يعرف بالضبط متى يكون من المتوقع أن نتواصل معه. بينما لا نستطيع دائمًا أن نَعِدَ بإيجاد «حل» قبل وقت معين؛ لكن يمكننا دومًا أن نعد بإطلاع العميل على المستجدات؛ فالإيفاء بهذا الوعد يساهم بإعلام الزبون عن وضع تذكرته، ويُشكِّل فرصةً لبناء الثقة بينكما. 5. «نقدر لك إعلامنا بالمشكلة» وفقًا لسبر آراء أجرته Lee Resources International، يتقدم زبونٌ واحدٌ من أصل 26 زبونًا (الذين يعانون من نفس المشكلة) بشكوى؛ ولهذا تعني كل شكوى من أحد العملاء أن العشرات من الزبائن الآخرين يواجهون نفس المشكلة ولكنهم لم يخبروك بذلك. وهذا يعني أن حل المشكلة لعميل واحد يمكن أن يفيد العشرات غيره من الزبائن في نفس الوقت. هذه فرصةٌ كبيرةٌ وخدمةٌ منحكم إياها العملاء الذين قرروا إرسال رسالة لكم وإعلامكم بالمشكلة التي واجهتهم. في كتاب Dale Carnegie الشهير «How to Win Friends & Influence People» (كيف تكسب الأصدقاء وتُؤثّر في النّاس)، كانت واحدة من التقنيات الأساسية المذكورة فيه هي «يجب أن تكون سخيًا بإظهار التقدير للآخرين». لذا ﻻ تُفوِّت أيّة فرصة لتوجيه الشكر للزبائن لبناء علاقات أفضل معهم (أو أي شخصٍ آخر). 6. «هل يمكنني المساعدة بأي شيء آخر» على الرغم من بذل قصارى جهدنا، والنوايا الحسنة التي لدينا، إﻻ أننا ﻻ نصل دائمًا إلى مبتغانا في تقديم أفضل خدمة للزبائن. في الواقع، تُشير إحدى الإحصائيات أنه على الرغم من أنَّ 94% من المتاجر الإلكترونية على الإنترنت (online retailer) توفّر خدمة الدّعم الفنّي عبر البريد الإلكتروني؛ إلا أنها تُجيب إجابةً غير صحيحةٍ على 27% من الاستفسارات. وعلى الرغم من أنّك تسعى جاهدًا لتقديم إجابات دقيقة، وقد لا تكون نسبة إجاباتك الخاطئة بهذا الارتفاع؛ إلا أنَّ إجاباتك قد لا تكون مُفيدة جدًا للسائل. المشكلة كما تبينها الأبحاث (كما في إحصائية AmEx في القسم السابق) أنَّ معظم الأشخاص لا يتحدثون عن المشكلات التي تواجههم؛ لذا عندما لا تقدم لهم الفائدة المرجوة بإجابتك، فلن يعاودوا مراسلتك ولن يطلبوا منك توضيحًا أو مساعدةً أخرى. وهذا ما يجعل هذه العبارة من أفضل العبارات التي تستخدمها؛ بأن تترك الباب مفتوحًا أمام العملاء وتدعوهم للتفاعل، وتترك لهم فرصة إعلامك إذا لم تحل مشكلتهم. أضف هذه العبارات إلى قاموسك لاستخدامها في خدمة الزبائن اليوم تضمين هذه العبارات والمصطلحات في تفاعلات خدمة العملاء هي مكسبٌ فوري! فلن تأخذ منك وقتًا طويلًا لتنفيذها، لكنك ستكسب زبونًا سعيدًا بالتعامل معك وراضٍ عن الخدمة، ومخلصًا لشركتك. ماذا عنك أنت؟ هل وجدت العبارات التي ذكرناها أعلاه مفيدةً لإرضاء الزبائن؟ هل هناك عبارات شائعةٌ تجعلك تنفر من خدمة الزبائن؟ ترجمة -وبتصرّف- للمقال Word Choice Matters: Six Phrases That Will Change the Way You Do Customer Service لصاحبه Len Markidan.

لا يكلف معظم أصحاب الأعمال أنفسهم عناء التفكير في الفرق بين دعم العملاء Customer support وخدمة العملاء Customer service، حتى جوجل نفسه لا يفرِّق بينهما. فإن كنت تستخدم جوجل لتبحث عن دعم العملاء، فستحصل على نتائج تتضمن مصطلح الخدمة أيضًا. وبعض خبراء خدمة العملاء سيقولون لكم أن تستخدموا المصطلح الذي تريدون. وهذا نهج مقبول: لا يهم ماذا تسمي هذا القسم، فقط أعط العملاء الخدمة والرعاية والدعم الذي يحتاجونه. ومع ذلك، إن كنا سندخل في التفاصيل، هناك فرق بين مصطلحي الدعم والخدمة؛ فمصطلح دعم العملاء مناسب للخدمات التي تقدم الدعم التقني، في حين أن قسم خدمة العملاء يركز على منح العملاء قيمة. وإن كنت ترغب في تقليل ابتعاد العملاء عن علامتك التجارية، عليك التفكير في الوضوح؛ فالمصطلحات التي تستخدمها تحدث فرقًا كبيرًا، لذلك قد حان الوقت لبدء التساؤل: هل يجب أن استخدم مصطلح الدعم أم الخدمة لقسم رعاية العملاء؟ الاختلافات بين دعم العملاء وخدمة العملاء لفهم الفرق بين الدعم والخدمة، يجب أن نبدأ بأصل أحدهما. مصطلح خدمة العملاء قديم إلى حد ما، وعادة ما نربطه بموظفي المبيعات والانتظار الطويل في الصف قبل الحصول على المعلومات التي نحتاجها. ويبدو أن دعم العملاء مصطلح أحدث لنفس القسم. لذلك تختاره الكثير من الشركات. لكن لماذا يبدو مصطلح الدعم ألطف؟ لأنه يتعلق بتقنيات المعلومات، وهذه التقنيات تثير الانطباع بالتقدم. وهكذا يُعرف مصطلح دعم العملاء في موسوعة Techopedia بأنه “هو جهود الخدمة المُقدَّمة من بائعي ومقدمي التقنيات التي تركز على مساعدة العملاء على استخدام المنتجات والخدمات بطريقة صحيحة، ذات كفاءة وفعالة. ويرى كثيرون أن هذا النوع المحدد من الدعم جزء من فئة أكبر وهي خدمة العملاء … ” حسنًا، الآن نحن نتفق على شيء ما، إن كانت شركتك لا تقدم برامج ولا تحتاج إلى تقديم الدعم لاستخدامها، لماذا تستخدم هذا المصطلح لتسمية قسم خدمة العملاء؟ بمعناها الحقيقي، مصطلح خدمة العملاء ليس قديمًا على الإطلاق. لا يحتاج ممثل من قسم خدمة العملاء إلى مهارات تقنية متقدمة بالضرورة. ولن يكونوا مسؤولين عن مساعدة العملاء على استخدام البرنامج أو منتج التقنيات الذي تبيعونه. ولهم دور مختلف، يتعلق بالفهم الشامل لتفاعلات العملاء مع نشاطك التجاري. وبالإضافة إلى ذلك، يرتبط عملهم بهدف المنظمة؛ وهو إعطاء العملاء القيمة التي يستحقونها لأموالهم. تدرب الشركات وكلاء خدمة العملاء على الحفاظ على موقف إيجابي ونقل رسالة العلامة التجارية بأفضل طريقة ممكنة. ومن ناحية أخرى، فإن ممثل دعم العملاء لا يهتم بالضرورة بالأهداف الكبرى للمنظمة. دعم العملاء أو خدمة العملاء - ما الذي تحتاجه منظمتكم؟ دعونا نستكشف المفهومين بصورة أعمق، لتقرر كيف تنظم (وتسمي) هذا القسم من مؤسستك. دعم العملاء: اسم الدعم التقني المستمر عندما تقدم الشركة منتجات وخدمات تقنية معقدة ومتطورة، فإنها تحتاج إلى تقديم دعم مستمر. يقوم الوكلاء بدور المستشارين، وهم يساعدون العملاء على تثبيت واستخدام النظم. عندما يشتري شخص ما برنامج Adobe PhotoShop، على سبيل المثال، فإنه سيقدر قسم التعلم والدعم، الذي يوفر دروسًا واستكشاف الخلل وإصلاحه لجميع المشكلات. “احصل على المساعدة من أحد أفراد الدعم الرائعين” - هذه هي الرسالة التي تقرأها في هذا القسم، ومصطلح الدعم مستخدم بصورة صحيحة. شركات البرمجيات على صيغة خدمة Software as a Service ليست الوحيدة التي تحتاج إلى استخدام مصطلح الدعم. اعتمادًا على نوع المنتج أو الخدمة التي تقدمها، قد تحتاج إلى تقديم مساعدة مستمرة للعملاء، حتى يحصلوا على النتائج التي يحتاجونها. توفر شركة Help Plagtracker، على سبيل المثال، المساعدة في التحرير وخدمات استشارية للكتابة، ومع ذلك لا تزال تستخدم مصطلح الدعم، فعملاء هذه الخدمة يتصلون بالوكلاء للحصول على المساعدة عندما يطلبون الخدمة ومن ثم تحديثات عن إكمال المهمة. وهم أيضًا يعالجون المخاوف المتعلقة بالمواعيد النهائية الفائتة والمحتوى منخفض الجودة وغير ذلك من المشاكل. يوفر وكلاء دعم العملاء المساعدة اللازمة لحل هذه المشاكل وتوجيه العملاء خلال العملية برمتها. إليك بسرعة أمورا يجب أن تتذكرها فيما يتعلق بدعم العملاء: اكتشاف الأخطاء وإصلاحها وحل النزاعات - تلك هي النقاط الرئيسية التي تهم عميل دعم العملاء. تقديم مساعدة واضحة تركز على مشكلة معينة. يعزّز وكيل دعم العملاء طريقة عمل المنتج أو الخدمة للعميل. قدم تجربة تواصل استثنائية لعملائك اجعل تواصلك مع عملائك أكثر سهولة وفعالية، باضافة خدمة الدردشة المباشرة إلى موقعك الإلكتروني أو تطبيق الجوال. ابدأ مجانًا مع زيتون خدمة العملاء: الإدارة التي تبني العلاقات خدمة العملاء قسم أكثر تعقيدًا، وهو لا يوفر فقط الدعم للعملاء، ولكن أيضًا يساهم في تحقيق الأهداف الإستراتيجية للشركة. وقد تكون إدارة دعم العملاء، التي توفر إرشادًا يوميًا للعملاء، جزءًا من قسم خدمة العملاء الذي يجعل هذه الأنشطة جزءًا من مهمة المنظمة. قسم خدمة العملاء يتجاوز مساعدة العملاء على حل مشكلة معينة؛ فهم يتبادلون الأفكار، ويساعدون المستخدم على الحصول على قيمة أكبر من المنتج أو الخدمة التي يشترونها. هذه الخدمة متمحورة حول العميل وليست حول الشركة. وهذا هو الفرق الرئيسي بين دعم العملاء وخدمة العملاء. الدعم يهتم بالأداء السليم للمنتج، بينما الخدمة تهتم برضا العميل عن المنتج. تتطلب خدمة العملاء المزيد من العمل الجماعي. تبدأ العلاقات بين العميل وقسم خدمة العملاء من اللحظة التي تبدأ فيها المعاملة، ولا تنتهي في الواقع. كلما واجه العميل مشكلة أو حاجة إلى نصيحة حول كيفية استخدام المنتج، يتصلون بالخدمة. يقوم المندوبون في كثير من الأحيان بأكثر مما يُطلب منهم للتأكد من حصول المستخدمين على أفضل خدمة. الاسم يهم أنت الشخص الذي سيحدد الاختيار النهائي. هذا هو الشيء المهم لتتذكره: الاسم يهم. لا تختر مصطلح دعم العملاء فقط لأنه عصري، إذا كان لا يعكس إجراءات هذا القسم. اختر اسمًا ذا صلة ويعبر عن أنشطة الوكلاء! ترجمة – بتصرف – للمقال Things to Know about Differences Between Customer Support and Customer Service لصاحبه Paula Hicks. حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Vectorportal

أن تكون شركة تتمحور حول العملاء Customer service oriented” يعني أن تساعد الناس. ومع بساطته الظاهرة، فإن هذا الشيء هو ما يجعل شركتك تنجح. نعم، هناك الكثير من المهارات التي تحتاجها لمساعدة العملاء بفاعلية، ولكن هناك نظرة أعمق وهي التي توّجه الإجراءات اليومية لتقديم خدمة عملاء عالية الأداء. تُضاف الخصائص الأساسية التي تجعل الشركة تتمحور حول خدمة العميل إلى القدرة على تحقيق الغرض النهائي وهو مساعدة الناس، بغض النظر عن التحديات الموجودة على طول الطريق. نسرُد بعضًا من هذه الخصائص في ما يلي 1. نهج “العميل يأتي أولًا” تدرّب على قول هذه العبارة بصوتٍ عالٍ: “إنه ليس المنتج”، فالشركات التي تتفوق في خدمة العملاء ترى أن عملها هو مساعدة العملاء، وليس بيع خدمة أو منتج، بل إن المنتج هو وسيلة للتأثير بقوة على الناس في صناعة معينة. يجسد Tony Hsieh، الرئيس التنفيذي لموقع التجارة الإلكترونية Zappos هذا الاعتقاد، ويقول :”زابوس شركة تخدم العملاء صادف أنها تبيع الأحذية”. حتى شعار الشركة الدعائي لا علاقة له بالأحذية - “قوتنا في خدمتنا”. وهذا المنظور يملأ الشركة برسالة موحِّدة: نحن هنا لمساعدة العملاء بأي وسيلة وكل وسيلة ممكنة. عندما تفهم فِرق خدمة العملاء أن أفعالها مركزية لغرض الشركة، من المرجح أن يجدوا معنى لعملهم ويذهبوا إلى أبعد الحدود كل يوم. 2. تناغم الشركة بأكملها لنفترض أنك تعتقد أن العملاء يجب أن يكونوا أولًا (ويجب أن تفعل). لن يعمل هذا النموذج إلا إذا كان هناك إجماع شامل على ذلك في جميع أنحاء شركتك. وهذا أمر أكثر صعوبة مما يبدو. وكما ذكرت Emily Triplett من شركة Help Scout ، تميل بعض الشركات إلى إعطاء الأولوية للعقلية الفردية وعدم مشاركة المعلومات عن احتياجات عملائها. وهذا يمكن أن يؤدي إلى خدمة عملاء مفككة وغير فعالة (حتى وإن كان موظفو الخدمة مدهشين). في ما يلي مثال نموذجي: تخيّل أنك في فريق خدمة العملاء للحصول على منتج برمجي بهيئة خدمة Software as a Service, SaaS. يدفع البائع العملاء لشراء المزيد من الخدمات والمنتجات التي لن يستفيدوا منها، بينما سياسات الشركة التي عفا عليها الزمن تمنعكم من إعادة المبالغ المدفوعة. سيكون عليك أن تتعامل مع التبعات، ومهما كنت مفيدًا، لن يشعر أحد بالارتياح حول النتيجة. فبدون إجماع من الشركة على أهمية خدمة العملاء أولًا، تصبح مثل هذه المشاكل معتادة. من ناحية أخرى، إن كان كل موظف -من أول قادة الشركة ومندوبي المبيعات إلى المطورين والمصممين- يركزون جميعًا على مساعدة العملاء، أي يجتمعون على غرض مشترك، فإن هذا الشعور بالتناغم يخلق بيئة مثالية لأبطال خدمة العملاء للقيام بعملهم جيدًا. 3. مستوى عالٍ من التعاطف مع العملاء معرفة كيفية مساعدة العملاء يعتمد على قدرتك على التعاطف مع تحدياتهم. إن كنت تستطيع أن تشعر بما يشعرون، يمكنك مساعدتهم بطريقة أفضل، وستجعلهم يشعرون بشعور أفضل، وهذا أهم جزء من وظيفة خدمة العملاء. حتى عندما لا يكون هناك حل سريع، جرعة من الرعاية والاهتمام والتفاهم يمكن أن تقطع شوطًا طويلًا. تقول Gareth Goh من شركة InsightSquared، “لا يمكن لخدمة العملاء أن تُقدّم الحلول دائمًا، ولكن يمكنها دائمًا تقديم التعاطف”. وهذا يعني تلطيف “لا” أو “لا أستطيع مساعدتك في هذا” بحوار أكثر عمقًا. على سبيل المثال، إن كنت على الهاتف مع أحد العملاء الساخطين وتحتاج إلى تحوليه إلى أحد أفراد الدعم، تخيل كيف سيشعر، وخاطبه على هذا الأساس. رد غير متعاطف: “سأضعكم في الانتظار ثم أحولك إليه، حسنًا؟” رد متعاطف: “سيكون الأمر محبطًا حقًا لك. سأصلك بالمختصة، وهي أفضل شخص لإصلاح هذه المشكلة. اسمها سوزان، وهي تعرف أنك على الخط”. عندما يتعاطف الموظفون مع العملاء في كل جانب من جوانب عملهم (سواء كان ذلك مرتبطًا مباشرة بخدمة العملاء أم لا)، فإنهم يصبحون جزءًا من منظمة مبنية على علاقات هادفة تستطيع مواجهة التحديات. 4. المتابعة الاستثنائية أثناء وبعد المشكلة أسوأ شيء يمكن للشركة القيام به هو عدم متابعة وعود خدمة العملاء الخاصة بهم. هذا يغضب العملاء، ويحولهم من غير راضين إلى غاضبين. المتابعة أثناء حل المشكلة ومن ثم المتابعة مع العملاء بعد حلها سمة تتقنها الشركات الناجحة. ومثلما يقدِّر الناس تلك الميزة في صديق أو زميل، فإنهم يقدّرونها في فِرَق خدمة العملاء أيضًا. في عصر يمكن أن يكون لتجربة سلبية لعميل واحد صدى لا يتوقف أبدًا في وسائل التواصل الاجتماعي، يصبح حل المشلكة (والتأكد من أن تبقى محلولة) أكثر أهمية من أي وقت مضى. باختصار، المتابعة أثناء العملية يعطي انطباعًا أن الشركة تهتم بالأشخاص الذين يخدمونها. وبالمثل، عندما تستخدم المنظمات الحلول الآلية للمتابعة، يجب أن تكون موجّهة شخصيًا إلى العميل. يحتاج العملاء إلى الشعور بأنهم يتواصلون مع شركة من البشر – وليست من الروبوتات. 5. الرغبة في جعل الحلول أسهل هل تفضل أن تدُلّك خدمة العملاء على حل المشكلة أم أن يقوموا بحلها من أجلك دون إزعاجك؟ يوضح استبيان مجلس اتصال العملاء Customer Contact Council بناء على آراء 75.000 عميل أن معظم الناس يريدون أن تُحَل المهمة لهم. في الواقع، الحد من العمل الذي يستغرقه العميل في حل المشكلة له أكبر الأثر على ولائه. أفضل الفرق التي تتمحور حول خدمة العميل تكون مسؤولة عن حل المشكلة أو التحدي بدلًا من تمريرها مرة أخرى إلى العميل. إن كان عميلك يحتاج إلى حل لمشكلة، فقط حلها له، وحُدّ من الجهد الذي سيقوم به. ومع أن هذه الفكرة ليست بجديدة، إلا أنه من الممكن أن يكون لها تأثير قوي على علاقاتك مع العملاء. من المرجح أن يشعر عملاؤك بالراحة بدلًا من التوتر أثناء طلب المساعدة. إن مفتاح تكوين فريق متمحور حول خدمة العملاء هو الرغبة في جعل الحل أسهل (وأكثر فاعلية). أنشئ فريقًا متمحورًا حول خدمة العميل أي شركة تركّز على خدمة العملاء يجب أن تعتمد على كل هذه النصائح لتحقيق النجاح. ولكن قبل كل شيء، فإن ذلك يعتمد على أعضاء الفريق الذين يحبون ما يفعلونه. ترجمة – بتصرّف – للمقال What Does It Mean to be ‘Customer Service Oriented? لصاحبته Elizabeth Wellington. جقوق الصورةالبارزة محفوظة لـ Freepik