البحث في الموقع

في هذا الدرس سنتعلم كيفية إنشاء القوالب في Outlook واستخدامها بدلا من إنشاء نفس الرسائل، دعوات الاجتماعات، المهام، أو جهات الاتصالات المتكررة أو المتشابهة. كما سنتعلم كيفية تنسيق خلفيات الرسائل بإضافة نقوش أو ألوان عن طريق تطبيق القرطاسية Stationery أو النسق Themes على الرسائل. 0 استخدام القوالب إذا كنت ترسل نفس البريد الإلكتروني مرارا وتكرارا إلى عدد من الأشخاص، يمكنك توفير الكثير من الوقت والتخلص من هذا التكرار الممل بإنشاء قالب Outlook واستخدامه في كل مرة. يتم إنشاء القالب ببساطة كإنشاء رسالة جديدة. من تبويب الصفحة الرئيسية Home انقر فوق بريد إلكتروني جديد New Email: في نافذة الرسالة الجديد قم بكتابة النص، إرفاق الملف، أو إضافة الصور التي تتكرر بشكل مستمر. يمكنك أيضا كتابة عنوان الرسالة وعناوين البريد الإلكتروني للمستلمين. لكن يمكنك إضافة عناوين البريد الإلكتروني لاحقا عند إرسال الرسالة. وكذلك يمكنك كتابة أية ملاحظة أخرى ترغب في تذكير نفسك بها عند إرسال الرسالة: بعد الانتهاء من إضافة جميع العناصر التي تتكرر في كل رسالة اذهب إلى: ملف File > حفظ باسم Save As ثم اختر Outlook Template من خيارات Save as type. قم بتسمية القالب ولا تغير مجلد الحفظ، إذ يُفضل حفظ قوالب Outlook جميعها في هذا المجلد (Microsoft> Templates): قم بإغلاق نافذة الرسالة الجديد، وانقر No عندما يسألك البرنامج إذا كنت ترغب في حفظ الرسالة كمسودة. لأننا قمنا بحفظ القالب ولا حاجة لنا إلى حفظ الرسالة. في المرة القادمة التي ترغب فيها بإرسال تلك الرسالة المتكررة استخدم القالب بدلا من إنشاء بريد إلكتروني جديد. انقر فوق زر : New Items > More Items > Choose Form من خيارات Look in اختر User Templates in File System، حدد القالب الذي تريد استخدامه وانقر Open: عند فتح القالب قم بإجراء التغييرات المرغوبة وحذف الملاحظات التي كتبتها لنفسك (لن يتغير القالب في هذه الحالة فقط الرسالة التي تعمل عليها حاليا)، ثم ادخل عناوين البريد الإلكتروني للمستلم/المستلمين إن لم تكن قد أدخلتها مسبقا عند إنشاء القالب. عند الانتهاء قم بإرسال الرسالة من زر Send. وبهذه الطريقة يمكنك استخدام قالب الرسالة متى تشاء وتوفر الكثير من الوقت. بإمكانك أيضا إنشاء قوالب للتقاويم بنفس الطريقة. قم بإنشاء قالب اجتماع إذا كان لديك اجتماع بجدول محدد يتكرر بمواعيد غير محددة، حيث لا تستطيع في هذه الحالة استخدام خاصية Recurrence لأنّ مواعيد التكرار غير محددة. اذهب أولا إلى نافذة التقاويم: من تبويب الصفحة الرئيسية قم بإضافة اجتماع جديد New Meeting: في نافذة الاجتماع الجديد، قم بإضافة عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين يحضرون الاجتماع في كل مرة، عنوان الاجتماع، موقعه، وبعض الملاحظات إن وجدت. أما بالنسبة لتواريخ البدء والانتهاء فبإمكانك عدم تغييرها لحين وقت إرسال الدعوة: عند الانتهاء من تعديل القالب، اذهب إلى: File > Save As واختر Outlook Template من خيارات Save as type. قم بتسمية القالب ولا تغير مجلد الحفظ: اغلق نافذة دعوة الاجتماع ولا تقم بحفظه فلا حاجة إليه. سيتم حفظ القالب وستتمكن من استخدامه كلما رغبت في إرسال دعوة اجتماع جديدة. لإرسال دعوة اجتماع مستخدما القالب انقر: New Items > More Items > Choose Form من خيارات Look in اختر User Templates in File System، حدد قالب الاجتماع الذي تريد استخدامه وانقر Open: عند فتح القالب قم بتحديد وقت البدء Start Time ووقت الانتهاء End Time، وأجر التغييرات المرغوبة عليه. عند الانتهاء انقر زر Send لإرسال الدعوة إلى الأشخاص المحددين. يمكنك اتباع نفس الطريقة لإنشاء قوالب جهات اتصال أو قوالب مهام. في حالة جهات الاتصال، يمكنك اختصار الخطوات والاستفادة من خاصية Contact from the Same Company. استخدم هذا الخيار إذا كانت لديك جهة اتصال سابقة من شركة ما، وترغب في إضافة جهة اتصال من نفس الشركة. في هذه الحالة يمكنك استخدام معلومات جهة الاتصال الأصلية، كاسم الشركة، موقعها الإلكتروني، رقم الهاتف، إلخ دون الحاجة إلى إعادة إدخالها ثم إضافة بقية المعلومات الخاصة بجهة الاتصال الجديدة. حدّد جهة الاتصال التي تريد استخدامها كمصدر (في هذا المثال سأحدد Namida لأنني أرغب في استخدام بعض المعلومات الخاصة بجهة الاتصال هذه لغرض التوضيح فقط)، من خيارات New Items اختر Contact from the Same Company: ستُفتح نافذة جهة اتصال جديدة، وستلاحظ وجود معلومات الشركة الخاصة بجهة الاتصال الأصلية مسبقا، قم بإضافة اسم جهة الاتصال الجديدة وأية معلومات أخرى، وانقر Save & Close لحفظ جهة الاتصال الجديدة وإغلاق النافذة: استخدام القرطاسية في الرسائل يُقصد بالقرطاسية مجموعة من الخلفيات والنقوش، بالإضافة إلى عناصر التصميم الأخرى كالخطوط، الألوان والتأثيرات، معرّفة في البرنامج وجاهزة لاستخدامها في تخصيص رسائل البريد الإلكتروني ذات تنسيق HTML لجعل الرسائل أكثر جاذبية وإثارة لاهتمام القارئ. لاستخدام القرطاسية تأكد أولا من أن البرنامج معد لإنشاء البريد الإلكتروني بتنسيق HTML. اذهب إلى: File > Options > Mail واختر HTML من خيارات Compose messages in this format: ولتطبيق القرطاسية في جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تنشئها، انقر زر Stationery and Fonts من نفس مربع الحوار Outlook Options: في مربع الحوار Signatures and Stationery انقر Theme من تبويب Personal Stationery: من قائمة النسق والقرطاسية تستطيع اختيار النمط المرغوب فيه. لاحظ أن القرطاسية توفر نقوش وألوان لخلفية للرسالة، بينما توفر النسق themes مجموعة من تنسيقات الخطوط، التعدادات النقطية، الروابط التشعبية، بالإضافية إلى النقوش والألوان. بعد اختيار النسق/القرطاسية انقر موافق، وسيتم تطبيقه على جميع الرسائل الجديد التي تقوم بإنشائها. للعودة إلى الخيارات الافتراضية اتبع نفس الخطوات السابقة واختر No Theme من مربع الحوار Theme or Stationary: إذا كنت ترغب في تطبيق قرطاسية على رسالة واحدة محددة (وليس على جميع الرسائل كما شرحنا في الفقرة السابقة)، انقر New Items بدلا من: New Email > E-mail Message Using > More Stationery: اختر النسق/القرطاسية المرغوبة وانقر OK وسيتم تطبيقها على خلفية الرسالة الجديدة. اكتب عنوان ونص الرسالة وعنوان البريد الإلكتروني للمستلم ثم أرسلها. بعد الإرسال سيعود البرنامج إلى استخدام النسق الافتراضي في الرسائل.

في درس سابق تكلمنا قليلا عن استخدام النسق Themes لتصميم العرض التقديمي، كما تكلمنا عن بعض خيارات تنسيق خلفيات الشرائح مثل استخدام الصور، أو التدرجات. في هذا الدرس سنقوم بشرح تنسيق خلفيات الشرائح وتصميمها من الصفر، كما سنعرض لمحة صغيرة عن Slide Master، والتي تسمى الشرائح الرئيسية في النسخة العربية من البرنامج، واستخدامها لإدراج الشعارات والعلامات المائية. خيارات تنسيق الخلفيةعندما تقوم بفتح عرض تقديمي فارغ سيتم اختيار نسق Office بشكل افتراضي، وستكون خلفية النسق بلون أبيض خالص. لكي تبدأ بتنسيق الخلفية من الصفر انقر على أي مساحة فارغة في الشريحة بزر الفأرة الأيمن واختر تنسيق الخلفية Format Background. تجنب النقر على العناصر الأخرى كالصور، الأشكال، أو مربعات النصوص لأن قائمة الخيارات ستختلف حسب العنصر المحدد: عند النقر على تنسيق الخلفية ستفتح لوحة تنسيق الخلفية التي تحتوي على جميع الخيارات الخاصة بالتنسيق. التعبئة الخالصة Solid fillاستخدم التعبئة الخالصة إذا كنت ترغب في تصميم خلفية بلون مصمت. احرص على اختيار الألوان التي لا تؤثر على تباين العناصر الأخرى. تجنب استخدام الألوان الفاقعة جدا، واختر ألوانا غامقة إذا كان العرض التقديمي سيعرض في قاعة عرض مظلمة. انقر على زر الدلو لاختيار لون من الألوان الأساسية، او اختر المزيد من الألوان More Colors لعرض ألوان إضافية. في مربع حوار ألوان Colors، استخدم تبويب مخصص Custom إذا رغبت في استخدام قيم RBG محددة. يمكنك أيضا استخدام القطارة، إذا كنت تعمل على PowerPoint 2013، لاختيار لون محدد دون الحاجة إلى إدخال قيم RBG. بعد اختيار اللون يمكنك زيادة قيمة الشفافية Transparency إذا رغبت في استخدام لون باهت أكثر. التعبئة المتدرجة Gradient fillفي خيار التعبئة المتدرجة، يمكنك اختيار نموذج من النماذج الجاهزة ثم التعديل على خياراتها كنوع التدرج (قطري، خطي، إلخ)، أو اتجاه الإضاءة (من الزاوية السفلية اليمنى، من المركز، إلخ). كما يمكنك استخدام علامات التوقف المتدرجة Gradient Stops للتحكم بمواضع الإضاءة والعتمة في التدرج: تعبئة صورة أو مادة Picture or texture fillتوجد مجموعة من الخامات التي يمكنك تطبيقها كخلفية للشريحة من خيار مادة Texture: أو بإمكانك إضافة صورة كخلفية من جهازك، لقطة شاشة، أو من الإنترنت. بعد اختيار الصورة أو المادة قم بزيادة قيمة الشفافية إذا كانت تفاصيل الصورة/المادة تؤثر على تباين العناصر الأخرى في الشريحة. تعبئة نقش Pattern Fillمثل الخامات والتدرجات، توجد مجموعة من النقوش الجاهزة لاستخدامها مباشرة كخلفية. تستطيع أن تتحكم بلون النقش من Foreground أو بلون خلفية النقش من Background. بعد الانتهاء من اختيار نمط الخلفية التي تناسبك، سواء كانت تدرج، صورة، أو نقش، انقر تطبيق على الكل Apply to All لتطبيقها على جميع الشرائح في العرض التقديمي. أو إعادة تعيين الخلفية Reset Background لاستعادة الإعدادات الافتراضية. إضافة الصور كخلفيةقد ترغب في بعض الأحيان بإضافة شعار إلى خلفيات عدد من الشرائح (وليس جميع الشرائح) ولا ترغب في تكرار خطوات الإضافة على كل شريحة اختصارا للوقت. تستطيع فعل ذلك بإنشاء تخطيط مخصص Custom Layout وإضافته إلى معرض تخطيطات الشرائح القياسية. ولفعل ذلك سنستخدم الشريحة الرئيسية Slide Master. الشريحة الرئيسية هي بمثابة هيكل العرض التقديمي، فمن خلالها يمكن التحكم بمظهره. وهي تحتوي على جميع المعلومات الخاصة بسمة العرض التقديمي وتخطيطات شرائح العرض. سنقوم هنا بعمل تخطيط Layout جديد يحتوي على شعار وصورة. وستتم إضافته إلى قائمة التخطيطات القياسية لاستخدامه كلما احتجنا إلى هذا التخطيط. اذهب إلى تبويب عرض View ثم انقر فوق الشريحة الرئيسية Slide Master: سيتم نقلك إلى الشريحة الرئيسية. الشريحة الكبيرة هي الشريحة الرئيسية للنسق، والشرائح الصغيرة المتبقية هي التخطيطات المرتبطة بالشريحة الرئيسية: لن نقوم بإضافة الشعار إلى الشريحة الرئيسية لأن جميع العناصر التي تتم إضافتها إلى هذه الشريحة ستعرض في جميع تخطيطاتها. مجددا، نحن لا نرغب في إضافة شعار يتكرر على جميع الشرائح. لذلك سنقوم بإضافة تخطيط جديد بالنقر على إدراج تخطيط Insert Layout: بعد إدراج التخطيط، قم بإدراج الشعار عن طريق تبويب إدراج Insert ثم صورة Picture: استخدم الدلائل Guidelines لمحاذاة الشعار مع العناصر الأخرى: يمكنك إضافة عناصر أخرى إلى التخطيط المخصص، أو تنسيق الخلفية كتدرج أو صورة. لإضافة صورة/تدرج/نقش انقر بزر الفأرة الأيمن على أي مساحة فارغة ثم اختر تنسيق الخلفية Format Background: اختر نمط الخلفية المرغوب، وقم بإجراء التنسيقات الملائمة كتغيير الشفافية إذا كانت الخلفية تؤثر على تباين العناصر الأخرى. قمت هنا باختيار صورة بشفافية 80%: بعد الانتهاء من تنسيق الخلفية، ومن إضافة العناصر المرغوبة إلى التخطيط المخصص، انقر إغلاق الشريحة الرئيسية Close Master Slide: سيتم نقلك إلى العرض التقديمي مجددا، وستجد التخطيط المخصص ضمن معرض التخطيطات القياسية. وبهذه الطريقة تستطيع استخدام التخطيط المخصص في أي وقت تشاء بدلا من إضافة شريحة جديد وتنسيقها من البداية. هناك طريقة أخرى إضافة لإضافة "جزء من صورة كخلفية" ولا نقصد هنا اقتصاص الصورة، وإنما التركيز على جزء منها كخلفية للشريحة واستخدامها كعنوان للعرض التقديمي مثلا. قم بإضافة شريحة جديدة فارغة: اذهب إلى تبويب ادراج Insert ثم انقر على صورة Picture: اختر الصورة التي تريد عرضها في بداية العرض التقديمي، ثم قم بتصغير الشريحة عن طريقة شريط التكبير في شريط الحالة: تمثل المساحة البيضاء على جانبي الصورة بقية مساحة الشريحة التي لا تشغلها الصورة. قم بتكبير الصورة وتغيير موضعها لإظهار الجزء الذي تريد إظهاره فقط. مثلا هنا أرغب في التركيز على جزء الشارع من الصورة لأنّ هذا هو موضوع العرض التقديمي الذي أعده: يمكنك معاينة التغييرات التي تجريها على الشريحة من مصغر الشريحة في لوحة الشرائح: أو يمكنك معاينتها من تبويب عرض الشرائح Slides Show من الشريحة الحالية From Current Slide. سأقوم بتحريك الشريحة امام جميع الشرائح السابقة لتعرض في بداية العرض التقديمي. يمكنك استخدام مربع نص لكتابة عنوان على الصورة، وتطبيق تأثيرات أخرى من تبويب تنسيق Format الخاص بالصورة. إزالة الخلفياتفي بعض الأحيان تحتاج إلى تعديل عرض تقديمي لم تقم بإنشائه بنفسك، لكنك تكتشف أنّه ليس بإمكانك إزالة الخلفية أو عناصر أخرى من الشريحة. وتفسير ذلك هو أن الخلفية ربما تكون نسق Theme مطبق على الشرائح وليست صورة تمت إضافتها من خيار تنسيق الخلفية. لمعرفة فيما إذا كانت الخلفية صورة أو نسق، انقر على تخطيط Layout من تبويب الصفحة الرئيسية Home. فإذا كانت جميع التخطيطات تحتوي على نفس الخلفية فهذا يعني أنه نسق مطبق على العرض التقديمي: وأفضل حل لتغيير الخلفية في هذه الحالة هو اختيار نسق Office البسيط من تبويب تصميم Design: سيتم تغيير الخلفية إلى اللون الأبيض، لكن سيتم الاحتفاظ بتنسيق العناصر الأخرى داخل الشريحة كالأشكال، المخططات، وغيرها. إذا كانت هناك عناصر أخرى لم تختف من الخلفية حتى بعد اختيار نسق Office، كشعار أو صورة، فهذا يعني أنه تمت إضافتها على الشريحة الرئيسية. مثلا في هذا المثال لا يمكنني إزالة الشعار من الشرائح ولا حتى تحديده، لذلك سأقوم بعرض الشريحة الرئيسية من تبويب View: بعدها سأقوم بتحديد الشعار ثم الضغط على مفتاح Delete من لوحة المفاتيح لإزالة الشعار من الشريحة الرئيسية وجميع التخطيطات التابعة لها. ثم سأقوم إغلاق الشريحة الرئيسية للعودة إلى العرض التقديمي والبدء بتنسيق خلفية جديدة.