قواعد للتعامل مع الشكاوى على وسائل التواصل الاجتماعي: الجزء الأول

إنّ التعامل مع المتذمرين والحاقدين على وسائل التواصل الاجتماعي يمكن أن يكون أمرًا عسيرًا وشائكًا. ولذلك أنت بحاجة إلى إطار عمل لمساعدتك على القيام بذلك بطريقة صحيحة وفعّالة. يمكن تمثيل هذا الإطار بالقواعد الخمس التالية:

• العثور على جميع الشكاوى (الإشارات mentions)
• إظهار التعاطف
• الإجابة علنًا
• الرد مرتين فقط على أقصى تقدير
• الانتقال إلى منصّة تواصل أخرى

ربما لاحظت أنّني لم أشمل "الرد السريع" ضمن القواعد، وهذا لأن السرعة هي من الأمور البديهية عندما يتعلّق الأمر بالرد على وسائل التواصل الاجتماعي. ففي هذه الأيام، يتوقّع 40% من جميع المتذمرين على وسائل التواصل الاجتماعي الذين يتوقعون ردًا على شكاويهم، أن يتلقوا الإجابة في غضون 60 دقيقة، وفقًا لبحث أجريته لكتابي Hug Your Haters (عانق/احتضن كارهيك).

مع ذلك، يبلغ متوسط الوقت الذي تستغرقه الشركات للرد خمس ساعات في الواقع. إنّ إغلاق هذه الفجوة أمر بالغ الأهمية، ويجب أن يكون محور التركيز لأي برنامج نموذجي لخدمة العملاء على وسائل التواصل الاجتماعي.

في هذا المقال سنلقي نظرة عميقة على القواعد المذكورة لمساعدتك في التعامل مع الشكاوى على وسائل التواصل الاجتماعي.

لننطلق!

1. اعثر على جميع الشكاوى (الإشارات mention)

من المستحيل أن تعانق المتذمرين الذين لم تلتقِ بهم أبدًا.

في السابق، وفي وسائل الدعم غير العلنية كالهاتف، لم يكن هذا الأمر يشكّل مشكلة. فإذا اتصل أحدهم بشركتك، سيكون لديك علم بذلك. إما ستتم الإجابة على المكالمة، أو سيترك المتصل رسالة صوتية لتسمعها فيما بعد. والشيء نفسه ينطبق على البريد الإلكتروني، فلا حاجة لقيامك بالتحرّيات للعثور على الشكاوى، فستظهر لك على حاسوبك، هاتفك الذكي، أو جهازك اللوحي.

لكن المهمة ستصبح أصعب على وسائل التواصل الاجتماعي وغيرها من مواقع شكاوى العملاء على الإنترنت. وبصورة عامة، يجب على جميع الشركات أن تستخدم برنامج استماع اجتماعي، كتطبيق Respond الذي يعتبر من الخيارات الرائعة. وإذا كانت الشركة من الشركات الكبيرة، فيمكن أن تستخدم أيضًا الحزم المتخصصة التي تقوم برصد مواقع المراجعات، مثل Yelp أو غيره.

تطبيقات الويب هي من الأدوات المفيدة في السعي للعثور على التغذية الراجعة للعملاء على الشبكات الاجتماعية، لأنّ أغلب التغذية الراجعة لا يتم فيها ذكر اسم الشركة على وجه التحديد. إذ أنّ عدد الناس الذي يطرحون شكاويهم على الشبكات الاجتماعية ويتوقّعون الرد من الشركة لا يتجاوز قرابة النصف فقط، لذلك في كثير من الحالات، لا يعبّرون عن شكاويهم بطريقة تشير إلى الشركة بشكل واضح. مثلا، لا يقومون بوسم اسم العلامة التجارية (بمعنى، لا يعملون لها mention).

لقد تعاونت شركة خدمات العملاء الاجتماعية، Conversocial، مع جامعة نيويورك على إجراء بحث وجد من خلاله أنّ ثلث التغريدات إلى الشركات كانت تتمحور حول مشاكل خدمة العملاء، لكن 3% فقط منها احتوت على اسم حساب الشركة على تويتر مع رمز @. وهذا يعني أنّ العديد من الإشارات إلى شركتك على الإنترنت، على تويتر أو غيره، يمكن أن تكون غير مباشرة. ولهذا السبب من المهم جدًا امتلاك نظام يقوم برصد تلك الشكاوى والتعليقات.

2. أظهر التعاطف

بالرغم من أنّ المتذمرين والكارهين قد لا يتوقعون الرد من الشركات، إلا أنّهم بالتأكيد يرغبون في وجود جمهور يدعمهم ويواسيهم. ولهذا السبب قاموا بتعظيم المشكلة ونشر شكواهم بشكل علني. فهم يريدون من الجمهور أن يؤيدهم بمختلف التعليقات التي تشابه هذا النمط: "لا أصدّق! كيف يجرؤون على معاملتك بهذه الطريقة!".

كثيرًا ما تمتلئ الشكاوى بلغة تتذبذب ما بين الفظّة والعنيفة لخلق رد الفعل الذي يسعون إليه من الجمهور، وعلى الأرجح منك. فبسبب غضبهم يقومون بكتابة عبارات ناقدة بشدة ونشرها على الإنترنت، مما يثير غضبك أيضًا.

عندما تقرأ تعليقًا سلبيًا جدًا عن شركتك (أو عنك)، لن تشعر بالغضب فحسب، وإنّما سيتكون لديك رد فعل جسدي حقيقي جدا.

اقتباس

"عندما تشعر بالغضب ستتشنج عضلات جسدك. وسيتم إفراز مواد ناقلة عصبية كيميائية في دماغك تعرف بالكاتيكولامينات catecholamine تجعلك تمر بدفعة من الطاقة تدوم لعدة دقائق. هذه الدفعة من الطاقة هي السبب في الرغبة الغاضبة الشائعة التي تدفعك إلى اتخاذ إجراء احترازي فوري. وفي نفس الوقت سيتسارع معدل نبضات قلبك، سيرتفع ضغط دمك، وسيزداد معدل تنفّسك. أنت الآن على استعداد للقتال".

التسارع في نبضات القلب، ارتفاع ضغط الدم، والتنفس السريع، هذه ليست الظروف المثالية للرد على شكاوى العملاء بسرعة وتعاطف. ولذلك يجب عليك أن تجد وسيلة للمحافظة على هدوء أعصابك عند مواجهة الشكاوى، أو العثور على أشخاص في شركتك يمكنهم القيام بذلك.

لا يصح أبدًا الانخراط في سلسلة من الاتهامات الفظة مع العملاء علنًا على الإنترنت. فلا ينظر الجمهور إلى الشركة على أنّها الطرف الفائز في المناقشة، حتى لو كان الحق معها تمامًا. مع ذلك، ليس من النادر أن يحتدّ النقاش بين المتذمرين والشركة، وهذا يحدث كثيرًا بسبب أنّ الشخص الذي يجيب على شكاوى العميل غير قادر على التعاطف مع العميل ومنع رغبته الفسيولوجية في النزاع.

إنّ التفاعل مع المتذمرين على الشبكات الاجتماعية بأسلوب لين وتعاطفي لا يعني أن تتذلل أو تتنازل للعميل، ولا يعني أنّه دائمًا على حق. وإنّما يعني أنّ للعميل رأي مسموع دائمًا، وأنّه يجب عليك أن تعترف، في هذه اللحظة وفي كثير من الأحيان، أنّ الشخص يواجه مشكلة على الأرجح تسببت بها شركتك بطريقة أو بأخرى. ستنجح في تعاملك مع الشكاوى بمجرد استخدام عبارة بسيطة وقصيرة مثل: "أنا آسف/أعتذر".

تجنّب نسخ ولصق الإجابات المُعدّة مسبقًا، فهي نادرًا ما تنقل مشاعر التفهّم والتعاطف. فإذا كان لديك موظف في خدمة العملاء، وخصوصًا على الإنترنت، يملك في جعبته أيّة ردود قياسية والتي يبدو عليها كأنها آلية، أو كأنّها منسوخة من مكان ما، تحدث إليه وأرشده. لأنّه في بعض الحالات يمكن أن تكون الردود المُعدّة مسبقًا بنفس سوء عدم الرد أبدًا.

3. قم بالرد علنا

يعتبر الرد العلني جزءًا مهمًا من قواعد التعامل مع الشكاوى على الشبكات الاجتماعية. تذكّر أنّ خدمة العملاء على الإنترنت هي بمثابة رياضة جماهيرية. لا شك في أنّك تريد أن ترضي المتذمرين، لكنّ آراء المتفرجين هي الجائزة الكبرى في النهاية. فإذا اختار عميلك التواصل معك بشكل علني، يجب أن ترد عليه بنفس الطريقة، على الأقل في البداية، سواء كنت ستعتذر أو سترد على تعليق إيجابي. لأنّ الرد بشكل خاص سيزعزع أو يهدم الثقة التي اكتسبتها بكونك منفتحًا وشفافًا في كيفية تعاملك مع التغذية الراجعة من العميل.

يؤكّد Tim Hansdorf (مؤسس G2Crowd، منصة التقييمات والمراجعات لبرامج B2B) على قوة التعامل العلني، حيث يقول:

اقتباس

"أود أن تبدأ بالصراحة والشفافية. فإذا ارتكبت خطأ، أود أن تعترف به، ثم تركّز على ما تفعله للتعامل معه ومع السبب الذي يمنعه من أن يتكرر مرة أخرى. أنا أظن أنّ الشفافية هي الأساس. فهي برأيي تعادل الثقة في عالم التواصل الاجتماعي اليوم...".

قد تتساءل: "ما المشكلة إذا قام العميل بوضع مراجعة لنا على Yelp وقمنا بالرد عليه برسالة خاصة؟ على الأقل نحن قمنا بالرد". أولًا، لن يعرف الجمهور أنّك قمت بالرد. ثانيًا، يمكن أن يكون هذا النوع من التبديل بين وسائل التواصل مربكًا للعميل، وخصوصًا إذا كانت هذا ردّك الأول.

تخيّل لو كان الموقف معكوسًا. ماذا لو قام أحدهم بإرسال بريد صوتيّ إليك، ثم تردّ عليه على تويتر: "@فلان شكرًا على البريد الصوتي. كيف يمكنني مساعدتك؟ هذا التصرّف سيجعلك تبدو غريبًا بدلًا من متجاوبًا.

بالإضافة إلى ذلك، لا تخش حدود التكنولوجيا لوسائل خدمة العملاء العلنية. في الواقع يمكن أن تشعر بالتقييد عندما تُجبر على الرد على تويتر بـ 140 حرف فقط، أو على اتباع قوانين وإرشادات المنتديات التي تبدو في بعض الأحيان غامضة عندما تقوم بصياغة رد في موقع مناقشة أو منتدى. هنا يأتي دورك في إضافة الإبداع إلى ردودك. وهنا ستحصد ثمار التخلّص من الردود المكتوبة مسبقًا وتوعية موظفي فريق خدمة العملاء حول أهمية إضافة التعاطف والطابع الإنساني إلى الردود.

إليك مثالًا على ذلك

Scott Stratten، هو متحدث ومؤلف لعدد من الكتب، من ضمنها QR Codes Kill Kittens. وهو من البارعين في الأمور التكنولوجية ويقضي الكثير من الوقت على تويتر. بالتالي، عندما أطلقت خدمة الموسيقى Spotify في كندا (يعيش Scott خارج تورونتو)، كان هو أول من اشتكى على تويتر.

في الحقيقة، كانت تغريدته عبارة عن ملاحظة أكثر من كونها "شكوى"، وهي الموضحة في الصورة أدناه:

اقتباس

"بما أنّ Spotify جديدة في كندا، لا أعرف حقًا كيف أستخدمها بصورة صحيحة. مع ذلك، أحببتها"

لاحظ أنّ Scott ذكر Spotify، لكنّه لم يذكر بالتحديد حسابات تويتر Spotify@ أو SpotifyCares@. وهذه بالضبط الحالة التي أظهرها بحث Conversocial والتي تحدث بنسبة 97%.

كان بإمكان فريق Spotify أن يتقيّد بتغريدة من 140 حرف ويرسل إلى Scott ردًا يقول: "نحن نعتذر بخصوص المشكلة التي تواجهها. بإمكانك الاطلاع على الأسئلة الشائعة هنا: (رابط)". لكنهم لم يفعلوا، بل قاموا بأكثر من ذلك بكثير.

ردّ فريق خدمة العملاء في Spotify على Scott بتغريدة تضمّنت صورة ملتقطة لقائمة تشغيل مخصصة قاموا بإنشائها خصيصًا من أجله. في هذه القائمة تم ترتيب عناوين الأغاني لتشكَل رسالة من فريق الدعم، كما قاموا بتضمين رابط لقائمة التشغيل المخصصة تلك. وردّهم هذا موضّح في الصورة أدناه:

وقد ردّ عليهم Scott بالشيء الوحيد الذي أمكنه في الواقع:

اقتباس

"SpotiftyCares@ هذا رائع".

والحقيقة المدهشة هي أنّ فريق Spotify قام بعمل كل ذلك خلال 14 ساعة، في الليل (تغريدة Scott الأولية كانت في الساعة التاسعة مساء). وما يدهش أكثر هو أنّ هناك أغنية باسم "And" في مكتبة أغاني Spotify.

قد لا يكون عملاؤك دائمًا مثل Scott ينتابهم الفضول أو الحيرة حول أمر ما. في بعض الأحيان يكونون غاضبين جدًا، أو حتى يتعمدون الشكوى لإزعاجك فقط.

بغض النظر عن هوية المتذمّر، أنصحك بالرد علنًا، حتى لو كان يتكلّم بطريقة وقحة وفظة، عليك الإجابة بهدوء وبشكل علني. ربّما لن تغيّر طريقتك في الرد سلوك أو موقف ذلك الشخص، فمن المستحيل أن تحوّل ليمونة متعفنة إلى عصير ليمون لأنّ الثمرة فاسدة بالفعل. لكن عندما ترّد بشكل علني، ستُظهر طبعك، قيمك، وإيمانك بأنّ جميع العملاء يستحقون أن يُسمعوا.

تابع معنا الجزء الثاني للاطلاع على تتمّة قواعد للتعامل مع الشكاوى على وسائل التواصل الاجتماعي.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال The 6 Step Playbook for Handling Social Media Complaints لصاحبه: Jay Baer.