مجموعة قوالب بريدية للمبيعات، وكيف تستخدمها بالشكل اﻷمثل

سواء كنت تبحث عن عملاء جدد أو تتبع محادثة هاتفية مع عميل أو حتى تقدّم توثيقًا لمواصفات منتجك، فإنك ستضطر إلى إرسال رسالة بريدية في النهاية، بل سيكون عليك في الحقيقة أن ترسل عشرات الرسائل المتشابهة كل يوم، ذلك يعني أنك ستكرر كثيرًا مما تكتبه في كل رسالة لكن مع تغييرات طفيفة هنا وهناك كي ﻻ تبدو رسالتك آلية لكل العملاء، فلا أحد يرغب أن يتلقى رسالة منواضح أنها آلية وليست مخصصة له، لكن ذلك لا يعني أنك مضطر إلى كتابة نفس الرسالة مرة بعد مرة، كما سيكون أفضل أن تركز على الأجزاء التي ستحدث فرقًا معك، وهنا يأتي دور القوالب البريدية.

4 أساليب لاستخدام وتخصيص القوالب البريدية

يحفظ لك استخدام القوالب البريدية وقتًا لا بأس به ويسمح لك بزيادة عدد من تصل إليه، وإن اختيار أو تخصيص قالبك البريدي ليس صعبًا حتى لو كان لديك أسلوبك الخاص في جذب الانتباه، فهناك بعض النقاط التي يجب أن تبقيها في ذهنك إن كنت تريد أن تحصل على أكبر نسبة نجاح من رسائل البريد التي ترسلها.

1. انتبه إلى سطر العنوان

تزيد نسبة فتح الشخص للرسائل البريدية إن كانت تحتوي على اسمه في سطر العنوان، هذه ظاهرة تم توثيقها جيدًا من قبل، لذا احرص –إن كان ذلك ممكنًا- على إدراج اسم المستقبِل في سطر العنوان في الرسالة.
وتزيد أهمية هذه النقطة إن كنت ترسل رسائل باردة، حيث تكون غريبًا تمامًا على من ترسل إليه، وأضف إلى ذلك أنك يجب أن تبقي الرسالة مختصرة ومحددة وشخصية. إليك أمثلة على أسطر العناوين الشائعة:

1. “{تقديم، مثل “مرحبًا”} {الاسم}”، أو “{تقديم} {اسمك/شركتك} <> {اسم المرسل إليه/شركته}”
2. “{اسم شركة المرسل إليه}”
3. “محاولة للتواصل”
4. “طلب سريع”

2. متن الرسالة، ادخل في صلب الموضوع مباشرة

إن أول جملة في متن الرسالة أهم مما تظن، ذلك أن أغلب برامج البريد تعرض أول جزء من متن رسالتك إلى جانب سطر العنوان، هذا يعني أن أول رسالتك سيكون ظاهرًا حتى دون فتح الرسالة أصلًا. لذلك فكر جيدًا ما الذي يمكن أن يجذب انتباهك أنت في أول خمس ثوان من قراءة الرسالة.

3. اجعل الرسالة شخصية

سيكون هذا هو النص الوحيد الذي ستكتبه فعليًا، تلك الأنباء التي ستزفّها إلى عميلك لتلمس شخصه خاصة، وهنا يقوم القالب الجاهز بأغلب العمل ويذرك تصرف جهدك في أجزاء الرسالة التي تريدها أن تصل جيدًا إلى عميلك المحتمل.
وتلك الخطوة مهمة جدًا في حالة رسائل المتابعة وإعادة فتح قنوات التواصل، وتتضمن طرق إضافة تلك اللمسة الشخصية إلى رسالتك ما يلي:

1. استخدام أسماء الأشخاص والشركات والمنتجات.
2. تأييد ما يفعل عميلك أو تأييد مهمة شركته.
3. ذكر أي مخاوف أو مخاطر أو مشاكل تواجهه، وكيف يمكنك مساعدته في حلها.
4. ذكر أي ملاحظات كنتَ قد ذكرتَها في محادثات سابقة.

4. احصل على نقد وطبّق ما فيه

من المهم أن تحصل على نقد حول كيفية دخولك على العميل –أو إلى صندوق وارده-، فقد يطلب البعض ذلك النقد من عملائهم أو المستثمرين معهم ليساعدوهم على تجميع نقد حول قوالبهم البريدية. إليك بعض الأسئلة التي يمكن أن تطرحها:

1. هل تفتح هذه الرسالة لو وصلتك؟
2. هل سترد عليها؟
3. ما هو الواضح فيها وما الأجزاء التي بدت غامضة؟
4. كيف أثّرَت تلك الرسالة على مشاعرك؟

خمس قوالب بريدية للمبيعات كتبها محترفون

بما أننا تكلمنا قليلًا فيما سبق حول الطرق المثلى لاستخدام القوالب البريدية، دعنا الآن ننظر على هذه القوالب البسيطة التي يمكنها استخدامها في أي وقت تشاء.

1. اسم القالب: قالب الرسالة الباردة

عنوان الرسالة: طلب سريع
مرحبًا (اسم العميل)
سأحاول اختصار هذه الرسالة لعلمي أنك قد تكون مشغولًا، أنا أعمل مع شركات مثل (اسم الشركات) لمساعدتها على (اذكر الفائدة التي تجنيها الشركات منك، مثل تسجيلات عملاء جدد).
وأكثر ما يحبه عملاؤنا في شركتنا أننا (نقطة قوتكم الرئيسية، مثل أن جودة العملاء المحتملين قد زادت في منصتكم على مدار الستة أشهر الماضية، ومن ثم فقد رادت معدلات الاستجابة مرتين أو ثلاثة عن متوسط باقي السوق).
وأنا أتمنى أن أعطيك أنت أو زميلًا لك عرضًا من عشرين دقيقة، هل يناسبك الثلاثاء القادم أو الأربعاء القادم؟
أطيب التحيات،
(اسمك)

2. اسم القالب: متابعة

عنوان الرسالة: متابعة بشأن اجتماعنا
مرحبًا (اسم العميل)
أشكرك على وقتك الذي قضيته هذا اليوم في تصفح شراكتنا المستقبلية، لقد شعرت أن منتجنا قد يساعدك في حل بعض المشاكل التي تجدها في شركتك، خاصة في هذه النقاط التالية:

• (ميزة 1) ستساعدك في (تحقيق هدف س)
• (ميزة 2) ستساعدك في (التغلب على عقبة ص)
• (ميزة 3) ستساعدك في (مسألة ل)

وسأرفق لك بعض المصارد التي ستعطيك فهمًا أفضل للطريقة التي يمكننا أن نساعدك بها. إنني أتفهم أنك ستتناقش حول النقطة التالية في شركتك، وأرجو أن تطلعني إن كان لديك أية أسئلة أو إن كانت هناك أي طريقة يمكنني أن أساعدك بها، وإن لم يكن هنالك شيء فسأحدثك في (تاريخ/وقت).
تحياتي،
(الاسم)

3. اسم القالب: المواد بعد التواصل

عنوان الرسالة: المواد بعد محادثتنا
مرحبًا (اسم العميل)
لقد استمتعت بحديثنا اليوم، خاصة ما ذكرت بشأن دورك في الشركة، وقد فهمت أنك تواجه بعض التحديات حول (المشاكل التي تناقشتما حولها)، وتأثيرها عليك.
وكما وعدتك فإني أرفقت لك المصادر والمواد التي قد تساعدك على فهم كيف يمكننا مساعدتك بشكل أفضل لمعالجة هذه المشاكل وإحداث التغيير الذي تريد.
أرجو أن تطلعني على أية أسئلة قد تكون لديك، وإن لم تكن ثمة أسئلة فأنا أتطلع إلى الحديث معك مجددًا في (تاريخ/وقت).
تحياتي،
(اسمك)

4. اسم القالب: إعادة فتح قنوات التواصل

عنوان الرسالة: مرحبًا (اسم العميل)
كيف الحال؟ أرجو أن تكون أمورك بخير. قد تذكرت أنك كنت مهتمًا بميزة (س) في المرة الماضية، وقد أحدثنا تطورًا ملحوظًا بشأنها وقد أعجب الحل الجديد كثيرًا من عملائنا.
وأحب أن أشاركك بعض هذه التحديثات في أقرب وقت يناسبك، أخبرني رجاءًا إن كان (تاريخ/وقت) يناسبك، أو لا تتردد في أن تختار وقتًا أفضل.
كما أتمنى أن تخبرني إن كان لديك أي أسئلة مسبقًا كي أجهز الإجابات لدي.
تحياتي،
(اسمك)

5. اسم القالب: قالب التقديم

عنوان الرسالة: طلب
مرحبًا (اسم العميل)
لقد مر وقت منذ أن تحدثنا آخر مرة، وأتمنى أن تكون بصحة جيدة. دعني أولًا أسألك كيف هي أمورك وأخبار شركتك، وهل هناك فرصة لمساعدتك إلى جانب ما نفعله؟
ثانيًا، لدي طلب وأتمنى ألا تخيّب رجائي: باختصار، هل تعرف أحدًا من معارفك يمكنني أن أتواصل معه كي أرى إن كان بإمكاني مساعدته بنفس الطريقة التي عملنا بها معًا؟
إن كنت تستطيع تقديمي باختصار إلى شخص تظن أن بإمكاني مقابلته والتحدث معه حول تعاون مشترك فسأكون شاكرًا لك، وأعدك أن أعامل جيدًا.
لكن يمكنك أن ترد على هذه الرسالة بـ"لا أستطيع التفكير في أحد الآن" إن شئت، وأنا شاكر في كل الأحوال لك على وقتك الذي ستمنحنا إياه.
أطيب التحيات،
(اسمك)

ترجمة –بتصرف- لمقال Five Sales Email Templates to Get You Started – and How to Use Them Effectively لصاحبه James Campbell

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik