قد يكون الالتزام بالمواعيد النهائية لتسليم العمل أمرًا يصعُبُ تحقيقُه -سواءٌ أكنت تعمل مستقلًا، أو من مكتبك في المنزل- ما لم تكُن مستعدًا لذلك على النحو المطلوب. سأعرض لك فيما يلي قائمةً بالنصائح التي تساعدك على الالتزام بمواعيد تسليم العمل النهاية، والتي تمثل عُصارة خبرتي بعد أن فشلتُ في تحقيق ذلك الالتزام مرارًا وتكرارًا.
1. كن واقعيا
من الضروري بدايةً تحديد مواعيد نهائية لتسليم العمل يمكنك الالتزامُ بها فعلًا؛ فأول الأخطاء التي قد ترتكبها في هذا السياق وأكثرها شيوعًا، هو أن تجعل موعد التسليم قريبًا جدًا؛ أي أن تُقصِّر الوقتَ الذي تمنحه لنفسك لتُنجِزَ العملَ فيه، ففي هذه الحالة ستُضطر إلى العمل بأقصى سرعتك كي لا يفوتَك موعدُ التسليم، ولكنك مع ذلك تُمنى بالفشل أحيانًا لاستحالة تحقيق ذلك، فلا فكرة كافية لدى عميلُك عن كيفية سير العمل بالنسبة لك، بل أنت الوحيد العالِمُ بذلك. ونصيحتي لك هنا أن تطلب يومًا أو يومين إضافيَّين إلى المدة التي قدِّرت بدايةً إمكانيةَ إنهاء العمل خلالها؛ فبذلك تمنحُ نفسَك مُتّسعًا من الوقت في حال حدوث أمر غير متوقع. والمقابل، إن أنهيت العمل في وقتٍ أبكر من ذلك، فسيكون ذلك جيدًا لك، وللعميل معًا.
2. التواصل الجيد
احرص كل الحرص على أن يكون لديك ولدى العميل التوقعاتُ ذاتها حول الموعد النهائي الواقعي لتسليم العمل، فالهدف من ذلك هو أن تتمكن من تضمين كل شيء له علاقة بالمشروع، وتتجنَبَ حدوث مشاكل في اللحظات الأخيرة قبل حلول الموعد النهائي للتسليم، كما أنّ عليك التواصل باستمرار مع العميل وإرسال عملك إليه، أو على الأقل أجزاءٍ منه، خلال فترة عملك على مشروعه إذا كان وقتُ إنجازه طويلًا، فبذلك تُلبّي ما يحتاج إليه العميل، بدلًا من أن تُبعِدَه أكثر فأكثر عن هدفه.
3. دون الموعد النهائي
اكتب الموعد النهائي الذي اتفقتَ عليه مع عميلك واجعله على قصاصة ورقية لاصقة، واضبط تذكيرًا به على حاسوبك، وضمّنه في خطط العمل وتطبيقات إدارة الوقت التي لديك. إنّ حقيقة أنّك تهتم فعلًا بالموعد النهائي لتسليم العمل مهمة جدًا، وهذا ما يفرض عليك ضرورة كتابة ذلك التاريخ في أماكن متعددة.
4. خطط للأيام المقبلة
أُخططُ في بداية كل أسبوع لأضمن الحصول على الساعات المطلوبة للعمل على كل المشاريع التي عليَّ إنجازُها، فإذا كان هناك موعد نهائي لتسليم العمل عليك الالتزام به، فمِن المهم أن تحصل على وقت يكفيك للعمل على ذلك المشروع على نحو منتظم، فالنتيجة النهائية ستكون أفضل إذا امتلكت وقتًا كافيًا لإنجاز العمل، وذلك بدلًا من أن تضطر إلى السهر طوال الليلة التي تسبق تسليم العمل لتتمكن من إنهائه قبل الموعد النهائي.
عليك إجراء نظرة عامة حول كل المشاريع التي تعمل عليها حاليًا، وأن تقسّمها إلى أسابيع وأيام، فإذا اتّبعتَ ذلك، ستنجح في الإحاطة بالصورة العامة لعملك، وبتفاصيله معًا.
5. كن مدير نفسك
اتبِعْ مع نفسك مستوى الصرامة ذاته التي كنتَ لِتُمارسه على موظفيك لو كنتَ مديرًا؛ ولِيَكُن لديك توقعات حول نفسك؛ ولا تقبلْ بأي تراخٍ طوال فترة إنجاز عملك، كما إنها ليس فكرةً سيئة أن تقسوَ قليلًا على نفسك مع مراعاة كل من الجودة والالتزام بتسليم العمل في الموعد المحدد، ولا تنسَ أن تكافئ نفسك حالما تنتهي من العمل ببلاءٍ حَسَن.
6. نقاط تحقق
حدِّد نقاطَ تحقّقٍ على طول فترة إنجاز العمل؛ أي ضع قائمةً بالأهداف لكل مشروع، بحيث تستطيع التحقق مما انتهيتَ من إنجازه، ومما تبقى لديك، وستكتشف أن هذا مفيد جدًا في حال كان لديك عدد قليل من المشاريع التي تعمل عليها. ضع تواريخًا محددةً لنقطة البدء، وأمضِ وقتًا أطول على الأجزاء الصغيرة للمشاريع. ومتى استخدمتَ عبارةً مثل: "ينبغي إنهاءُ هذا الجزء من العمل خلال أسبوع أو شهر"، فستزداد احتمالية أن تفشل في إنجاز العمل قبل الموعد النهائي لتسليمه، لذا عليك تحديد تواريخ دقيقة لتقييم كل جزءٍ أنجزته من العمل وإنهائه.
7. أدر وقتك
يمثّل إنشاء قائمة بالأهداف ضمن المشروع طريقةً مُثلى لتتبُّعِ التقدّم الذي تنجزه؛ مثلما ذكرنا في النصيحة رقم 4 أعلاه. ولكي تتمكن من إنجاز ذلك على ما يُرام، عليك التفكير في استخدام تطبيق مخصص لإدارة الوقت؛ لكنّ ذلك قد لا يكون ضروريًا بالنسبة لمن يتبعون نظامًا منضبطًا لا تشوبُه شائبة، ولا للذين لديهم روتين أو تجربة خالِيَين من الأخطاء، ولكني أرى أن ما نسبته 75% مِنّا سيؤدون عملًا أكثر كفاءةً إذا استخدَموا تطبيقًا لإدارة الوقت، أو جدولًا تفصيليًا ذا صلة بإدارة الوقت من أي نوع كان. ابحث عن أحد تلك التطبيقات الملائِمة لنظام التشغيل في حاسوبك؛ فهناك تطبيقات مثل تلك لجميع المنصات، بما في ذلك الهواتفُ المحمولة.
8. ركز على أمر واحد في كل مرة
إذا كنتَ قد قسّمتَ المشاريع إلى أجزاءِ عملٍ أصغر، فمن المهم أن تكون قادرًا على التركيز على جزء واحد في كل مرة. لا تهدر كثيرًا من الوقت في التفكير بالخطوات أو المصاعب التالية، إلا عندما يجب عليك ذلك؛ فالتركيز على أمر واحد فقط يجعله أسهل، ويتيح لك العملَ بكفاءة أعلى، ويمكِّنك من الالتزام بالمواعيد النهائية لتسليم العمل.
9. لا بأس في استباق المواعيد
إذا توفّر لك متّسع من الوقت بعد الانتهاء من الجزء الذي عليك إنجازُه، فيمكنك استغلاله لتحقيق تقدّم في العمل قبل حلول الموعد النهائي لتسليمه، فتسليم العمل قبل موعده النهائي قد يُفرِح العميل كثيرًا ويُشعرك بالرضا، ويمدّك بمزيد من الثقة.
10. الأهداف المحددة بدقة
لكي تتجنب إنجاز الكثير من العمل الإضافي في اللحظات الأخيرة التي تسبق تسليم العمل، عليك أن تسعى إلى الاستيضاح من العميل عما يتضمّنه المشروع من مهام. احرص على أن تُبرِم مع عميلك اتفاقًا مكتوبًا تتوخى فيه الدقة قدر الإمكان حول ما عليك إنجازه لكي تُرضيَه، فإذا اكتشفتَ قبل الموعد النهائي لتسليم العمل أنه يشمل أيضًا مهامًا لم تكن تُدرِك أنها مطلوبة منك، فستعمل تحت الضغط خلال وقت قصير؛ وهذا ما قد يؤدي إلى فشلك في الالتزام بالموعد النهائي للتسليم.
11. إذا فسدت الأمور فأصلحها بأسرع وقت
إذا وصلتَ إلى نقطة أدركتَ فيها أنك لن تستطيع تسليم العمل المكلّف به قبل الموعد النهائي المحدد، فعليك إبلاغُ العميل بأسرع ما يُمكن؛ ففعلُ ذلك يُجنِّبُك العديدَ من المشاكل، ويحافظ على حُسن سمعتك. قد يقع أيٌّ مِنَا في الأخطاء، وهناك أمور كثيرة قد تحدث معنا خلال يومنا؛ ولذا فأغلب الظنّ أن العميل سيتفهّم ذلك إن كنتَ صادقًا معه في بيان الأسباب التي منعتكَ من تسليم العمل في موعده، ومن المهم أن تراقب تقدّمك لترى هذه الأمور مسبقًا؛ فبهذه الطريقة يمكنك أن تجرّب العمل مع عميلك على وضع حلول اختيارية. وعندما تحددان موعدًا نهائيًا لتسليمه العمل وتتوصلان إلى اتفاق حول ذلك، اذكر له احتمالية حدوث أشياء غير متوقعة، وهو ما قد يسبب تأخيرًا في تسليم العمل.
12. ابذل جهدا إضافيا عند الحاجة
إذا كنتَ قد تجاوزت الجدول الزمني بقليل، فعليك الاستعداد لأداء عملٍ إضافي للتعويض عن ذلك. ورغم أنه ليس عليك العمل لأربع وعشرين ساعة وسبعة أيام في الأسبوع خلال الأيام الأخيرة من مشروعٍ ما، إلا أنك بحاجة إلى إفراد مساحة زمنية للعمل الإضافي إن اقتضى الأمر. ويعني ذلك أنه قد يكون عليك العمل لساعات إضافية في وقت متأخر، أو خلال العطل والإجازات؛ فهذا كله جزء من حياة المستقل. وإذا كان ذلك يحدث معك غالبًا، فعليك التحقق من روتينك ومن سير العمل لتعديلهما نحو الأفضل.
ومن النصائح الأخرى في هذا السياق، أنك بدلًا من العمل لساعة أو ساعتين في وقت متأخر من اليوم، يمكنك التعويض عن ذلك ببدء العمل في وقت مبكر أكثر صباحًا؛ إذ يعمل بعض المستقلين بكفاءة أعلى في الصباح.
13. هل تريد المساعدة؟
قد لا تتمكن دائمًا في بعض المشاريع الكبرى من إنجاز كل شيء بنفسك، كما قد تتفق مع عميلك في بعض الحالات على تقاضي مقابلٍ أقل في حال تجاوزتَ الموعد النهائي للتسليم بعدة أيام قبل أن تكون قد أنهيت العمل له. ولتفادي حدوث ذلك، قد يكون مهمًا أحيانًا توظيف أشخاص آخرين لمساعدتك في بعض أجزاء المشروع الذي تنجزه. وتذكّر أن تلتزم الواقعية دائمًا في التخطيط. عليك أحيانًا فعل ما هو مطلوب، وقد يكون من الضروري دفع المال لشخص ما يُساعدتك في إنجاز بعض المهام.
14. قيم النهاية
أهم درس لك بعد كل مشروع تنجزه هو أن تتعلم من أخطائك، فالتجربة تجعلك أفضل، ولذا تذكَّر أهمية التقييم بعد كل مشروع. اعمل قائمةً بالأمور التي فعلتَها والتي كانت عظيمة، لتتمكن من تكرارها في المرة القادمة أيضًا؛ وقائمةً أيضًا بالأمور التي لم تَسِر على ما يُرام لتُحسِّنَ تجربتك في المشروع القادم.
يمثل الالتزامُ بمواعيد تسليم العمل الهاجسَ الأكبر للمستقلين ولغيرهم ممن يقدمون خدماتٍ للعملاء؛ ولكن بوسعك إذا التزمتَ بالنصائح المعروضة أعلاه جعلُ ذلك الهاجس خلفَ ظهرك، ومنعُهُ من تقويض استمتاعك بالعمل؛ ولا تنسَ محورية هذه النقطة في رضا العميل وتكريس سمعة حَسنة لصيقة بك بوصفك مستقلًا ملتزمًا يُعيد عملاؤه الاستعانة به مرةً بعد مرة بفضل تلك الصورة الإيجابية التي تكرّست في أذهانهم عنك.
ترجمة وبتصرف للجزء الرابع من مقال Prepare For Challenge: How To Keep Deadlines.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.