دليل سير العمل: استعادة الجدول الزمني الخاص بك مع تحديد الوقت

استرجع يومك من الاجتماعات، والبريد الإلكتروني والعمل الكثير وحافظ على الوقت لتنفيذ ما هو مهم لك.

قال كال نيوبورت، مؤلف Deep Work:

اقتباس

"أقدّر أن العمل لمدة 40 ساعة أسبوعيًا ينتج نفس المخرجات عند العمل لمدة تزيد عن 60 ساعة أسبوعيًا بدون هيكل".

إذا كان هناك شيء واحد يمكن قوله عن مكان العمل الحديث، فهو: إذا لم تتحكم بجدولك الزمني، فإنه سيتحكم بك.

كيف توازن بين المساوئ الضرورية للاجتماعات، البريد الإلكتروني، التحدث مع الفريق و "العمل الكثير" مع وقت التركيز على الأشياء التي تهمك بالفعل؟ بما أن البدء باستخدام العالم الرقمي ليس خيارًا لمعظمنا، فنحن بحاجة إلى استراتيجيات ملموسة تساعدنا على التركيز في عالم مصمم لتشتيتنا.

هنا يأتي دور تحديد الوقت.

يعد تحديد الوقت (والمهام المجمعة المرتبطة به والمهام اليومية) طريقة بسيطة وفعالة لاستعادة السيطرة على يوم العمل. تفيد طريقة الإنتاجية هذه بشكل خاص الأشخاص الذين:

• يعملون على العديد من المشاريع / المسؤوليات المختلفة (يستخدم Elon Musk هذه الطريقة لإدارة شركتين رئيسيتين في نفس الوقت)
• يقضون الكثير من الوقت في "الوضع التفاعلي"، الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل
• يبحثون عن يومهم المقتطع من خلال الاجتماعات
• يواجهون الانقطاعات المستمرة طوال اليوم
• يكافحون من أجل إيجاد الوقت والمساحة العقلية للتفكير بالصورة العامة

سيعطيك هذا الدليل نظرة عامة على تحديد الوقت، وتجميع المهام والمهام اليومية؛ كيف يمكن لمجموعة من هذه الاستراتيجيات مساعدتك في استعادة الجدول الزمني الخاص بك؛ وأفضل طريقة لاستخدام التقويم ومدير المهام لبدء تحديد الوقت بنفسك.

يعد تحديد الوقت أداة قوية لتعزيز إنتاجية الفريق أيضًا.

ما هو تحديد الوقت؟

تحديد الوقت هو طريقة لإدارة الوقت تتطلب تقسيم يومك إلى مجموعات زمنية. كل مجموعة مخصصة لإنجاز مهمة معينة، أو مجموعة من المهام، وتلك المهام المحددة فقط. بدلاً من الاحتفاظ بقائمة مهام مفتوحة للأشياء التي ستنجزها حسب استطاعتك، ستبدأ كل يوم بجدول زمني محدد يحدد لك ما ستعمل عليه ومتى.

مفتاح هذه الطريقة هو إعطاء الأولوية لقائمة المهام مقدمًا - يعد إجراء مراجعة أسبوعية مخصصة أمرًا إلزاميًا. حدد ما عليك تنفيذه في الأسبوع القادم وضع مجموعات الوقت الخاصة بكل يوم بشكل تقريبي. راجع أي مهام لم تنجزها في نهاية كل يوم عمل - وكذلك أي مهام جديدة قد ظهرت - وعدّل المجموعات الزمنية لبقية الأسبوع وفقًا لذلك.

ومع تحديد الوقت مسبقًا، لن تضطر إلى اتخاذ خيارات بشأن ما يجب التركيز عليه باستمرار. كل ما عليك فعله هو اتباع جدولك الزمني المحدد. إذا خرجت عن مسار المهمة أو تشتت انتباهك، ألقِ نظرة على جدولك وعد إلى أي مهمة حددتها ببساطة.

متغيرات تحديد الوقت

هناك شيئين مرتبطين بتحديد الوقت: تجميع المهام والمهام اليومية. تجميع المهام هو تجميع مهام متشابهة معًا (عادة ما تكون أصغر) وتجدولها على جداول زمنية محددة لإكمالها في وقتٍ واحد. ستحد من حجم تبديل السياق خلال اليوم، من خلال معالجة المهام المتماثلة في مجموعة، مما يوفر الوقت الثمين والطاقة العقلية. مثلًا، يعد جدولة مجموعتين مدتهما 20 دقيقة لمعالجة البريد الإلكتروني خلال اليوم أكثر كفاءةً من التحقق من البريد الوارد باستمرار طوال اليوم.

يرتبط تحديد الوقت بشكل جيد مع تجميع المهام، لأنه يوفر عليك جدولة كل مهمة فردية في تقويمك. ما عليك سوى تحديد مربعات الوقت كل يوم أو أسبوع عندما تريد إكمال مجموعة معينة من النشاطات، مثل البريد الإلكتروني، والفواتير، والتدريبات، والاجتماعات، والكتابة، والترميز، والعمل العميق، والمهمات، وإعداد الوجبات.

تعد المهام اليومية إصدارًا أكثر شدةً من تجميع المهام للأشخاص الذين لديهم الكثير من المسؤوليات والتي تتنافس على اهتمامهم. مثلًا، يجب على صاحب المشاريع غالبًا الاهتمام بالتسويق، والمبيعات، وتطوير المنتجات، ودعم العملاء والموارد البشرية في نفس الوقت. وبدلاً من تخصيص فترات زمنية لكل المسؤوليات كل يوم، تخصص المهام اليومية يومًا كاملًا من كل أسبوع لكل مسؤولية.

يستخدم مايك فاردي، مؤسس Productivityist، المهام اليومية لتحديد مجال تركيزه الرئيسي كل يوم. وهكذا يصف أسبوعه:

يُنشئ تخصيص كل يوم لموضوع واحد نمط عمل موثوق به ويحد من الحمل المعرفي لتبديل السياق. يشرح فاردي كيف أن المواضيع توفر الوضوح العقلي الذي يسمح له بالتركيز على عائلته:

اقتباس

"إن معرفة ما يعنيه اليوم بالنسبة لي، يسمح لي بالحصول على الأشياء التي أحتاج إليها وأريد إنجازها دون رؤية عناصر (يجب القيام بها) غير محددة في قائمة المهام. ونتيجةً لذلك، أشعر بجهد أقل عند اتخاذ القرار بل وأصبح لدي طاقة أكبر عند قضاء الوقت مع أطفالي".

لماذا يعد تحديد الوقت فعالًا للغاية؟

تبدو هذه التقنية بسيطة، ولكن لها تأثيرات عميقة على قدرتك في إنجاز الأمور:

1. تعزز "العمل العميق" المركز يؤيّد كال نيوبورت، مؤلف كتاب العمل العميق: قواعد النجاح المركّز في عالم مشتت، تحديد الوقت بشدة. وهو يخصص 20 دقيقة كل مساء لجدولة يوم العمل التالي:

اقتباس

"يتسائل الناس في بعض الأحيان عن سبب إرهاق نفسي بهذا المستوى المفصل من التخطيط. الجواب بسيط: إنه يولد كمية هائلة من الإنتاجية. أقدر أن العمل لمدة 40 ساعة أسبوعيًا ينتج نفس المخرجات عند العمل لمدة تزيد عن 60 ساعة أسبوعيًا بدون هيكل."

عندما تجدول جزءًا كبيرًا من الوقت للعمل على مشروع أو مشكلة أو مهمة واحدة، فأنت تحضر كل مواردك العقلية للعمل على شيء واحد بدلًا من توزيع اهتمامك على عدة مهام. كلما عملت على "مهمة واحدة"، كلما بنيت العضلات الذهنية المطلوبة للعمل العميق وأصبح من السهل الاستمرار في التركيز.

يستخدم نيوبورت مفكرة ورقية عادية لجدولة مربعاته الزمنية كل يوم

2. تساعدك في فصل "العمل السطحي" بكفاءة أكبر العمل السطحي هو العمل الكثير والمستعجل، ولكنه ليس مهمًا لتحقيق أهدافك طويلة المدى - فكّر بالعمل الورقي أو الرد على (معظم) رسائل البريد الإلكتروني. عندما تحدد وقت العمل السطحي، فأنت تضع حدودًا واضحة للوقت الذي ستخصصه له. بالإضافة إلى ذلك، يؤدي تجميع المهام المتشابهة معًا إلى تقليل تكلفة تبديل السياق. من خلال تجميع جميع المهام السطحية معًا في مربع زمني مخصص، ستتمكن من العمل عليها بكفاءة أكبر وحماية بقية يوم عملك من أجل عمل ذو تأثير أعلى.

3. يجعلك على علم بكيفية قضاء وقتك معظم الناس سيئون في إدارة الوقت. نحن فظيعون في تقدير الوقت الذي تستغرقه المهام، ولدينا ميل للالتزام المبالغ به تجاه ذواتنا المستقبلية. يجبرك تحديد الوقت على مواجهة أولوياتك والتزاماتك الحالية والتدرب على كيفية قضاء وقتك المحدود. تضطر إلى إيجاد مساحة مادية في تقويمك، مقابل كل التزام جديد تتخذه في حياتك. ونتيجةً لذلك، تصبح تكلفة قول "نعم" أكثر واقعية، ويصبح من الأسهل بكثير قول "لا".

4. تقاوم الكمالية تعد المخططات الزمنية المشوشة، أسوأ عدوٍ للكمال. هناك شيء يمكن تعديله وتحسينه دائمًا. قد يكون من الصعب معرفة متى ينتهي مشروع مفتوح، خصوصًا إذا كنت تهدف إلى الكمال. في مرحلةٍ ما، تحتاج أن تكون قادرًا على قول "جيد بما فيه الكفاية" والمتابعة. يمكن أن يساعد تحديد الوقت من خلال فرض حدود زمنية على مشاريعك. إذا كنت تطيل المهام في كثير من الأحيان من خلال محاولة الحصول على كل شيء بشكل صحيح، قم بوضع جدول زمني صارم لإنهاء المهمة والتزم بها.

5. تحارب المماطلة وتساعدك على متابعة أهدافك يستعرض الباحثان الدكتورة تود روجرز والدكتورة كاثرين إل ميلكمان في مقالة "ما وراء النوايا الحسنة: يحسّن حث الناس على وضع الخطط من متابعة المهام المهمة"، العديد من الدراسات التي تدعم فكرة أن "الخطط الملموسة تساعد الناس على متابعة نواياهم."

اقتباس

"أنا أكتب فقط عندما يأتي الإلهام. ولحسن الحظ، فإنه يأتي الساعة التاسعة صباحًا". - ويليام فولكنر

من اتباع نظام التمرين إلى جدولة لقاح الأنفلونزا، كان الناس يتصرفون بناءً على نواياهم بشكل أكبر عندما كتبوا مكانًا، وتاريخًا ووقتًا محددًا للنشاط. ومع ذلك، يعتمد معظم الناس على نوايا غامضة بدلاً من الخطط الملموسة:

اقتباس

"ومن الغريب أنّ الناس كثيرًا ما يخططون عندما يبدأون بنوايا قوية. إنهم يعتقدون بشكلٍ خاطئ أنّ نواياهم القوية كافية لدفعهم لأداء السلوكيات المرغوبة، وأن هذا الاعتقاد يمنعهم من استخدام الاستراتيجيات التي يمكن أن تساعد في تحويل النوايا إلى أفعال".

الخلاصة: عندما تجدول مهامك وأهدافك، فمن المرجح أن تتبعها. يجبرك تحديد الوقت على وضع خطط ملموسة تضمن أنك تعمل لتحقيق أهدافك كل يوم. وكما هو القول الشهير لويليام فولكنر: "أنا أكتب فقط عندما يأتي الإلهام. ولحسن الحظ، فإنه يأتي الساعة التاسعة صباحًا ".

ولكن هل سيناسب تحديد الوقت عملي؟

أحد أكبر الانتقادات لتحديد الوقت هو أنه لا يناسب الوظائف التفاعلية، حيث من المستحيل توقع ما سيحدث في أي لحظة معينة. هل يعد تحديد الوقت استراتيجية واقعية لمتخصص دعم العملاء الذي تتمثل وظيفته في الرد على التذاكر حقًا؟ أو مدير حساب يجب أن يكون متاحًا للرد على طلبات العملاء؟

سنقول نعم - التأكيد على قدر ضئيل من التحكم في جدولك حتى، يمكن أن يكون مفيدًا بغض النظر عن وظيفتك. قالها كال نيوبورت بهذه الطريقة:

اقتباس

"يمكن تحديد فترات التفاعل المفتوحة مثل أي نوع آخر من الالتزامات. حتى إذا كنت تحدد معظم يومك للعمل التفاعلي، فإن حقيقة أنك تتحكم في الجدول الزمني الخاص بك ستسمح لك بتخصيص بعض الأوقات (ربما في هامش الجدول الزمني) لمساعي أعمق، على سبيل المثال".

عندما يتم إدارة يوم عملك من قبل قوى خارجية، من السهل أن تفقد أهدافك الخاصة. يمكن أن يساعدك تحديد الوقت في الحصول على إحساسٍ أكبر بالسيطرة على أكثر الجداول التي لا يمكن التنبؤ بها.

بعض الأخطاء الشائعة لتحديد الوقت وكيفية تجنبها

في حين أن تحديد الوقت واضح جدًا من الناحية النظرية، فقد يكون من الصعب الالتزام به عند الممارسة. هنا بعض النصائح لمساعدتك في تطبيق الطريقة بنجاح (ولا تصبح عبدًا لتقويمك في هذه العملية):

1. سوء تقدير الوقت

ستتحسن في تقدير الوقت الذي تستغرقه المهام بمرور الوقت. ولكن حتى تشحذ غرائزك، أخطئ في تحديد الكثير من الوقت للمهام بدلاً من القليل جدًا. ضع في جدولك وقتًا إضافيًا لإكمال المهام والانتقال بينها. يمكنك أيضًا إنشاء "مجموعات مشروطة" للوقت يمكن استخدامها إذا تأخرت.

حسِّن إحساسك بالوقت الذي تقضيه فعليًا في المهام مع متتبعات الوقت مثل RescueTime أوToggle.

2. أن تكون صارمًا جدًا ستظهر الأمور وتدمر خططك. ولكن تذكر أن خطتك هي مجرد دليل للمساعدة في تركيز انتباهك على ما هو مهم، وليس عقدًا ملزمًا.

حتى الخبير كال نيوبورت يعدّل خططه على مدار اليوم من خلال شطب مربعات الوقت الأصلية وملؤها بشيء جديد كما تتطلب الظروف:

يتعامل نيوبورت مع التغييرات في جدوله من خلال رؤيته لها كلعبة:

اقتباس

"بالنسبة لي، يشبه هذا النوع من التخطيط لعبة الشطرنج، حيث تنتشر مجموعات العمل وتصنف بطريقة تجعل المشاريع الكبيرة والصغيرة ستنتهي مع وجود وقت إضافي كافي (فقط)."

انظر إلى مربعات الوقت على أنها طريقة مرنة لتحدي نفسك، وليست أدوات صارمة لمعاقبة نفسك عندما تقصر.

3. الإفراط في جدولة وقت فراغك

على الرغم من أنه قيل أن إيلون ماسك وبيل جيتس يجدولان أيامهما بزيادات تصل إلى 5 دقائق، إلا أن الإفراط في جدولة وقت فراغك قد يكون له نتيجة عكسية. وقد أظهرت الدراسات أن جدولة الأنشطة الترفيهية لها "تأثير مثبط فريد" على التمتع العام بالنشاط.

بدلاً من ذلك، يمكنك تحديد الوقت لقطع الاتصال والاسترخاء بدون خطة محددة لكيفية قضاء ذلك الوقت. سيمنحك المرونة لاتخاذ قرار أكثر عفوية بشأن ما تريد فعله - الاتصال بالأصدقاء لشرب القهوة؟ التحقق من لعبة Xbox الجديدة؟ القراءة؟ مهما كان قرارك، تذكر فقط أن تبقي بعض وقت فراغك حرًا على الأقل.

تحديد الوقت ودمج المهام

قد يكون تحديد الوقت الصارم - تخصيص مجموعة زمنية لكل مهمة فردية - أمرًا شاقًا ويصعب الحفاظ عليه بمرور الوقت. يوصى بدمج تحديد الوقت ومجموعات المهام للحصول على نظام أكثر انسيابية. بدلًا من مجموعة زمنية واحدة لكل مهمة فردية، ستحدد مجموعة زمنية لكل فئة من المهام التي تقوم بتجميعها معًا. إليك كيف يبدو ذلك عمليًا: أولًا، حدد فئات العمل العامة التي يجب أن تنعكس في جدولك اليومي أو الأسبوعي. مثلًا، قد يكون للكاتب المستقل قائمة الفئات التالية:

• البريد الإلكتروني
• إدارة العمل
• المبيعات
• الاجتماعات
• الأبحاث
• الكتابة
• التطوير المهني
• اليوجا
• تحضير وجبة
• الإدارة الشخصية
• القراءة
• وقت الفراغ

الآن، اجلس مع تطبيق التقويم أو مخطط الورق المفضل لديك، وأنشئ مجموعات زمنية للأسبوع القادم تعكس الأوقات التي ستعمل فيها على كل فئة. تأكد من إعطاء جميع أولوياتك والتزاماتك مساحة كافية. إذا وجدت أنك تواجه صعوبة لإيجاد مساحة، فقد تحتاج إلى البدء في خفض التزاماتك. ستبدو النتيجة النهائية شيئًا مثل هذا:

إذا وجدت صعوبة في الالتزام بجدولك الرقمي، فإننا نوصي بتخطيط يومك على الورق. يجبرك الجدول الزمني الورقي على البدء بنشاط كل يوم ويجعل من السهل تدوين الأشياء والتكيف كما يسير اليوم. بالإضافة إلى ذلك، من الأسهل إبقاء جدولك الورقي مفتوحًا على مكتبك كتذكير مرئي لما كنت تخطط للتركيز عليه.

إذا كنت تعمل في شركة لديها تقاويم مشتركة، فقد تجد أنه من المفيد تحديد وقت لـ العمل العميق بشكلٍ عام، للحفاظ على جزء كافٍ من الاجتماع طوال اليوم. يستخدم خوي فينه، مصمم رئيسي في Adobe ، هذه الاستراتيجية في مكتبه:

اقتباس

"أبحث عن فترات زمنية في تقويمي يمكنني حجزها لـ" العمل العميق". وأحيانًا، أتنقل حول الاجتماعات لإنشاء فترات متجاورة أطول، ثم سأنشئ اجتماعًا يسمى "لا تحجز"، أو إذا اشتبهت أن شخصًا ما سيتجاهل ذلك، فسأطلق عليه اسمًا مثل "جلسة التعاون" أو "مراجعة البحوث". يجب أن تكون ماهرًا".

لديك الآن مجموعات زمنية لكل فئة، ولكن لا تزال بحاجة إلى معرفة أي مهمة محددة - أو مجموعة من المهام - للعمل عليها عندما يحين الوقت. هنا يأتي دور مدير مهام مثل Todoist.

في تطبيق Todoist، أنشئ تصنيفًا لكل فئة مجمعة توصلت إليها في الخطوة الأولى، ثم راجع جميع المهام الحالية وحدد التصنيف المناسب لكل فئة.

الآن عندما تصل إلى مجموعة زمنية، كل ما عليك فعله هو سحب قائمة التصنيفات المقابلة والاختيار من المهام ذات الصلة. سيتم ترتيب المهام ذات التواريخ في الجزء العلوي تلقائيًا، حتى تعرف متى يحين أقرب موعد لتسليم شيء ما ويحتاج إلى انتباهك أولًا.

نصيحة: يمكنك أيضًا إنشاء مرشح جديد باستخدام استعلام مثل "@مدير شخصي والأيام ال 7 القادمة" لمشاهدة المهام التي يجب تسليمها في الأسبوع القادم فقط مع هذا التصنيف المحدد.

للتأكد من عدم نسيان أي شيء، يجب أن يكون لكل مهمة تصنيف. ومع ذلك، ستجد على الأرجح أنه لا يجب تتبع كل صنف في Todoist. مثلًا، قد ترغب في تتبع اجتماعاتك أو تدريباتك في التقويم بدلاً من مدير المهام. وكما قلنا من قبل، لا تريد الإفراط في جدولة وقت فراغك. جرب الإعداد الخاص بك لمعرفة ما هو منطقي لظروفك الخاصة.

المهام اليومية

إذا جربت تحديد الوقت وما زلت تشعر بالتشتت وعدم التركيز، فقد ترغب في تجربة المهام اليومية. نحن نوصي بدورة Skillshare المجانية هذه والتي يقدمها Mike Vardy. حيث يرشدك خلال إعداد نظام المهام اليومية، بما في ذلك أمثلة تفصيلية باستخدام كل من الورق و Todoist.

جدولة المجموعات الزمنية للمهام الفردية

بالطبع، إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بجدول أكثر دقة، يمكنك إنشاء مجموعات زمنية منفصلة لكل مهمة دائمًا. أسهل طريقة للقيام بذلك مع Todoist هي من خلال التكامل ثنائي الاتجاه مع تقويم Google.

عند إعداد الدمج:

• أنشئ تقويمًا جديدًا لمهام Todoist الخاصة بك فقط، حتى تتمكن من تبديلها وإيقافها داخل التقويم الخاص بك حسب الحاجة.
• اختر مزامنة حساب Todoist الخاص بك بالكامل بدلًا من مشروع واحد.
• اختر مزامنة المهام مع تاريخ تسليم فقط بالإضافة إلى المهام التي لها تاريخ ووقت تسليم.

ستظهر أي مهمة Todoist لها تاريخ ووقت، تلقائيًا كحدث في تقويم Todoist الجديد. ستظهر أي مهمة لها تاريخ ولكن بدون وقت، كحدث لمدة يومٍ كامل.

خلال المراجعة الأسبوعية، حدد لكل مهمة تريد إنجازها و / أو وقت البدء بكتابة شيء مثل "الإثنين ظهرًا" أو "كل جمعة الساعة 9 صباحًا" في حقل المهمة. سيتعرف Todoist تلقائيًا على التاريخ ويبرزه ويضبطه عند حفظ المهمة.

الآن، عندما تفتح طريقة العرض الأسبوعية في التقويم، سترى كل مهمة من المهام المجدولة كأحداث منفصلة (تعرف أيضًا باسم مربعات الوقت). يمكنك توسيع، وتقصير، وتعديل ونقل مربعات الوقت الخاصة بك داخل التقويم. ستتم تلقائيًا مزامنة أي تغييرات تجريها في تقويم Google مع Todoist (والعكس صحيح).

قد تبدو جدولة الأيام والأسابيع مقدمًا مضيعة للوقت الثمين الذي قد تستخدمه لإنجاز الأمور فعليًا. ولكن عندما لا تتحكم في تقويمك، فمن السهل السماح للتشتت بالسيطرة. من خلال التحضير المسبق لعملية اتخاذ القرار بشأن ما ستعمل عليه لليوم أو الأسبوع، ستوفر الوقت والطاقة العقلية عندما يتعلق الأمر بالبدء في العمل.

جرب تحديد الوقت ومجموعات المهام لمدة أسبوع، وشاهد كيف تشعر باستعادة السيطرة على وقتك واهتمامك.

ترجمة وبتصرف للمقال Workflow Guide] Reclaim Your Schedule with Time Blocking] لكاتبه Laura Scroggs