نصائح للعمل من المنزل بفاعلية

هل يبدو هذا السيناريو مألوفًا لك؟ أنت حديث العهد بالعمل من المنزل، وتعتريك الحماسة لذلك، إذ بات بوسعك النوم متأخرًا والاستيقاظ متأخرًا أيضًا، والتحكم بجدول عملك وأن تكون مدير نفسك. لكن ستدركُ فجأةً أن الشمس باتت خلف الأفق، وتكتشف أنك بالكاد أنجزت أي عمل، وذلك لأن المنزل مصدر كل ما من شأنه تشتيتك، أو ربما تكون قد عملت حد الإرهاق، أو لا تثق بنفسك أو لم تتناول وجبة الغداء ولم تعطِ نفسك استراحة.

عندما تبدأ العمل من المنزل -سواءً بوصفك كاتبًا مستقلًا أو موظف شركة عن بعد-، فسيخيّل إليك أن لديك كل الوقت لتنجز عملك، ولكن تلك النظرة لا تلبث أن تتلاشى لتكتشف أن الوقت ليس مثلما اعتقدت فعلًا، وأنه ليس هناك ما يكفي منه، كما إنك لا تستطيع التحكّم به، إذ لا يعود تحقيق التوازن ممكنًا بين الحياة والعمل عندما يجتمعان في المكان ذاته الذي هو منزلك؛ أما الحقيقة المخيفة، فهي أن الضغط الذي يسببه لك مديرك وزملاء العمل في المكتب يبدو غيضًا من فيض الضرر والقلق اللذين تنزلهما بنفسك عندما تحاول إدارة وقتك بفعالية عند العمل من المنزل.

نصائح للعمل من المنزل

إذًا فلتأخذ نفسًا عميقًا ولتبحث عن طريقة لإدارة وقتك على نحو سليم؛ وهنا يأتينا السؤال المهم، وهو كيف تعمل من المنزل بفعالية؟ سنبدأ ببعض النصائح التي تنجح مع أي شخص كان، وذلك بصرف النظر عن منهجه في العمل، ثم سننتقل إلى عرض بعض الحِيل للعمل من المنزل التي ستعيد إليك ثقتك بنفسك وتحقق لك توازنًا بين حياتك وعملك.

النصيحة 1: خطط لعملك بوضوح

تُعَد معرفة ما ينبغي تنفيذه في بداية يومك أمرًا ضروريًا جدًا، وذلك بأن تكون قادرًا على رؤية العمل الذي يحتاج إلى إنجاز، وكم من الوقت سيستغرق هذا الأمر، لكن الأمر أعمق من ذلك.

انظر إلى نوع العمل الذي عليك التعامل معه وإكماله، وضع تقديرًا موضوعيًا حول المدة التي سيتطلبها إنجاز كل مهمة، فلو كانت إحدى المهام الرد على رسالة بريد إلكتروني والتالية ملء جدول بيانات والثالثة هي المهمة الرئيسة (وذلك حسب عملك) مثل كتابة مقالة أو إجراء مقابلة على سكايب أو إجراء بحث مفصّل على الإنترنت، فسيستغرق الرد على رسالة البريد الإلكتروني عشر دقائق، وقد يتطلب ملء جدول البيانات بين 20 و30 دقيقةً؛ أما المهمة الرئيسية فقد تستغرق من ساعتين إلى ثلاث. اعطِ أدق تقدير ممكن للوقت الذي ستستغرقه كل مهمة بناءً على أي منها الأكثر إلحاحًا، وأي منها المسبب الأكبر للضغط، وأي منها الأسهل.

ومتى انتهيت من التخطيط لكل مهمة وباتت لديك فكرة موضوعية حول الوقت الذي تحتاج إليه لإكمال تلك المهام، فلتحول كل ذلك إلى جدول لكل يوم، واحرص على تضمين ذلك الجدول الاستراحات وفترات تناول الغداء، فلا مشكلة في أخذ استراحة وجيزة بعد إكمال مهمة قصيرة مثلًا، ولا ضرر في أن تقسم مهمةً مدتها ساعتان إلى قسمين يستغرق أحدهما ساعةً واحدةً، مع أخذ استراحة بينهما مدتها عشر دقائق بين الساعتين المذكورتين.

يعود الأمر لك في اختيار طريقة تنفيذ ذلك، فقد تنجزه عبر تقويم جوجل Google Calendar أو عبر تدوين ملاحظات على هاتفك الذكي، أو باستخدام ملصقات ورقية، أو حتى باستخدام مخطط مرسوم باليد. المهم ألا تبقي الأمر برمته في رأسك تفكر فيه، بل دونه على الورق فعليًا أو رقميًا على هاتفك أو حاسوبك، إذ يساعدك ذلك أكثر مما توقعت.

النصيحة 2: فكر في مكان عملك

بات منزلك مكتبك الآن وقد يمثل ذلك وضعًا خطيرًا على نحو مفاجئ للذين يعملون من المنزل، فمن المهم أن تتمكن من تقسيم حياتك إلى أجزاء حتى ولو كنت لا تغادر منزلك. يمكنك تنفيذ ذلك فعليًا عبر تخصيص مساحة للعمل وأخرى للمعيشة.

يُعَد تحويل المنزل إلى مكتب خطوةً مذهلةً بالنسبة لمن يملكون المال والمساحة لتحقيق ذلك؛ أما إذا لم تكن تملك المال أو الإمكانية لفعل ذلك، فاتخذ ما تقدر عليه من ترتيبات لفصل العمل عن المعيشة على نحو واقعي.

قد يعني ذلك شراء طاولة مكتب تضعها في زاوية غرفة معيشتك، أو قد يعني ببساطة العمل على طاولة الغداء، وتناول الطعام أمام التلفاز.

أنت من يحدد طريقة تنفيذ ما ذكرنا أعلاه، لكن عليك بناء حواجز مادية بين مكان العمل وباقي مساحة منزلك، إذ ستتحول تلك الحواجز المادية إلى أخرى ذهنية بالتوازي مع بدئك بربط مكان ما ضمن منزلك بالعمل، وآخر بالاسترخاء وقضاء حياتك اليومية.

قد يتطلب ذلك مالًا يُحتمل ألا يكون لديك حاليًا، أو استخدام مساحةً ليس بوسعك توفيرها الآن، لكنك بحاجة إلى تفسير ذلك بطريقتك الخاصة. استفد من المساحة التي لديك، حتى لو اقتضى الأمر امتلاك طاولة مكتب في الزاوية بجوار الأريكة ضمن شقتك المكونة من غرفة واحدة (استديو). فطاولة المكتب تُخصَّص للعمل والأريكة للاسترخاء ولاستخدامها بعيدًا عن العمل. احرص على إنارة المكان جيدًا، بحيث يستطيع الآخرون رؤيتك إذا شاركت في مؤتمرات افتراضية عبر الإنترنت.

النصيحة 3: اعتني بجسدك

يترافق الشعور ببعض الذنب مع العمل من المنزل، فصحيح أنك في منزلك تشعر بأنك مميز وتكون محاطًا بالراحة وليس عليك تحمل عناء التنقل من منزلك إلى مكان عملك، وبعيد عن عناصر الطبيعة من رياح وأمطار وبرد الشتاء القارس وحرارة الصيف الحارقة؛ إلا أنك سرعان ما ستلاحظ آلامًا في العضلات والظهر لم تكن تشعر بها في أيام العمل الذي كنت تتنقل فيها بين منزلك ومكان عملك، إذ تترافق قلة الحركة أثناء العمل من المنزل مع مجموعة من المشاكل، فالذهاب إلى مكتبك في الشركة نوع من التمارين الصباحية ويمثل عادات صحية جسدية غائبة عن حياتك اليوم.

إن تسمُّرك أمام شاشة حاسوبك طوال اليوم أمر فظيع، حيث لدينا أصدقاء يعملون فناني رسم وهم دائمو الشكوى من آلام حارقة في ظهورهم تسببها وضعية أجسادهم المنكبة على اللوحات، والتي يستمرون عليها طوال النهار تقريبًا، إذ ينطبق ذلك علينا نحن العاملين من المنزل. لذا احرص على أداء تمارين لشد الظهر وعضلات الذراع قبل أن تجلس لتبدأ العمل، ومارس بعض تمارين التمدد أثناء الاستراحات الموزعة بين المهام التي تحدثنا عنها أعلاه، وخذ جولةً في الغرفة واخرج لبعض الوقت ونفّذ إحدى المهام المنزلية البسيطة مثل غسل الأطباق، وافعل شيئًا يحرك عضلات أخرى في جسدك ويفضل أن تكون عضلات ساقيك.

النصيحة 4: اجعل التمارين أولوية

من السهل جدًا أن يزيد وزنك وتشعر بالكسل أثناء العمل من المنزل، ومن السهل كذلك أن تشعر بأن التمارين رفاهية لم تكن متوفرةً لك أثناء العمل من مكتبك في الشركة، وهنا قد تتكاسل عن التمرين وتقول لنفسك: لم علي فعل ذلك الآن ما دمت أني كنت أمضي هذا الوقت في مكتبي أيام العمل من الشركة؟

الفكرة هنا أن عليك إعطاء أولوية للتمارين أثناء العمل من المنزل، ويمكنك فعل ذلك بواحدة من الطرق الثلاثة التالية:

• تمرن حالما تستيقظ وقبل أن تبدأ العمل، فمن شأن ذلك تنشيط دماغك.
• تمرن بعد انتهائك من أداء عمل اليوم كاملًا، إذ تمثل تلك طريقةً ممتازةً لتنفيس الضغط والتخلص من الطاقة الزائدة.
• تمرن أثناء استراحة منتصف اليوم، وكرس ساعةً للهرولة خارج المنزل، أو مارس رياضة رفع الأثقال داخله، ثم استحم وعُد للعمل لتشعر بالتجدد والانتعاش النفسي والجسدي.

يعود إليك تحديد كيفية فعل ذلك، لكن إياك أن تفتر همتك بشأن أداء التمارين، فهي مفيدة لجسدك ولنفسيتك ومستويات تركيزك وعملية الهضم وغيرها. تلك هي جميع الجوانب التي قد تتأثر سلبًا أثناء العمل من المنزل، لهذا اعتني بجسدك ونفسيتك بإعطاء أولوية للتمارين الرياضية.

النصيحة 5: استوعب متى تعمل على النحو الأفضل

يعني العمل من المنزل أنك أنت من ينظم جدول عمله، وبالتوازي مع بقاء النصيحة 1 أعلاه مطبقةً، يمكن أيضًا دمجها مع هذه النصيحة: افهم متى تعمل على النحو الأفضل.

بما أنك بدأت تعمل من المنزل، فقد أصبح بوسعك أن تقرر متى تعمل، لكن ذلك ليس عائدًا لك بل يعود لكيمياء جسمك ودماغك، فجميعنا منقسمون بين من ينام متأخرًا ومن يستيقظ باكرًا، وعليك العثور على تلك النقطة المناسبة -أي تلك الفترة الممتدة لثمانية ساعات تقريبًا- التي يكون دماغك أثناءها في أَوج نشاطه، والتي تكون أكثر فترة تستمتع خلالها بإنجاز عملك.

لا تحاول التحكم في ساعة جسدك، ولا تجعل إيقاع العمل الذي كان يفرَض عليك أيام العمل من الشركة يملي عليك جدول عملك من المنزل، بل أصغ لجسدك واعمل عندما يكون في أوج نشاطه وراحته.

لا تحاول اتخاذ القرار بمعزل عن جسدك أو أن تدخل في صراع معه حول توقيت العمل من المنزل، بل عليك الإصغاء إليه، وليس التحكم فيه. وسيستغرق الأمر أسبوعًا أو اثنين من العمل في المنزل لتصل إلى ذلك الوضع في النهاية، ولكنك سرعان ما ستشعر به، فإذا أردت الاستيقاظ في السابعة صباحًا فلتنجز بعض المهام المنزلية، أو لتمضي بعض الوقت على ألعاب الفيديو حتى حلول المساء، ثم اعمل من أول المساء وحتى الساعة الثامنة مساءً وبعدها اخلد إلى النوم؛ أما إذا أردت النوم حتى ظهيرة اليوم التالي، فاعمل طوال فترة بعد الظهر والمساء، ثم تسل حتى ساعة متأخرة من الليل ونم بعدها؛ أما إذا كنت تحب الاستيقاظ مبكرًا، في الساعة الخامسة صباحًا مثلًا فهذا عظيم، إذ بتَّ تعلم كيف تحقق ذلك، حيث يساعدك على تحقيق ذلك التنسيق بين جسدك ودماغك لتخرج بأفضل النتائج المرجوة.

كافئ نفسك

تحدثنا عن أهمية أخذ استراحات لكن عليك استغلال تلك الاستراحات بوصفها وقتًا للمكافأة، إذ يُعدّ وجود شيء تتطلع إليه أثناء عملك محفزًا كبيرًا. فعندما تعمل تحت إدارة شخص آخر تتمثل الأمور التي تتطلع إليها في استراحات غداء وقيادة السيارة عائدًا إلى منزلك؛ أما الآن فأنت في المنزل وأنت من يقرر ما هي مكافآتك.

قد تكافئ نفسك بقطعة بسكويت، أو بفنجان قهوة طازجة، أو بفصل من كتاب، أو بالدردشة مع أصدقائك لبعض الوقت، أو بتصفح حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي، فالأمر عائد لك. لكن ينبغي ألا يأخذ الأمر وقتًا طويلًا ولا يجب أن يتراكم بحيث يشتتك عن العمل الذي تنجزه، حيث تريد شيئًا يعطيك استراحةً من الطباعة، لكنه يعيد تنشيطك لتتابع العمل.

اعط نفسك وقتًا كافيًا لإنجاز عملك عندما تقرر ما هي مكافأتك التالية، وستلاحظ أن عملك هذا بدأ يُنجز بوتيرة أسرع بالتوازي مع تطلعك بسعادة نحو المكافأة التالية.

حيل العمل من المنزل

بعد انتهائنا من عرض النصائح الخاصة بالعمل من المنزل لننتقل إلى بعض الحيل ذات الصلة التي قد تساعدك في زيادة مستويات تركيزك وإنتاجيتك، ونعني "بالحيل" هنا التطبيقات والمواقع الإلكترونية الخاصة بالإنتاجية.

تعمل هذه التطبيقات بوصفها حيلًا حياتيةً للإنتاجية، والتي يمكن أن تساعد الذين يعملون من المنزل ممن يحتاجون إلى انضباط ذاتي (يمثل هؤلاء أغلبنا بصراحة).

تطبيقات مناسبة لإدارة المهام المكلف بها

شرحنا في النصيحة 1 أعلاه أن تنظيم نفسك أمر لا بد منه. يُعَد برنامج تريلو Trello أحد البرامج المخصصة لذلك، والمناسبة خاصةً إذا كنت تعمل من المنزل وكنت جزءًا من فريق. يأتي تريلو Trello في شكل موقع إلكتروني وتطبيق، أي يمكنك الوصول إليه بسهولة من أي جهاز، وهو متوفر على متجري التطبيقات أب ستور App Store وجوجل بلاي Google Play. يرتكز التطبيق على بطاقات تتيح لك إمكانية تحويل أفكارك وملاحظاتك ومعلوماتك المهمة إلى بطاقات يمكن لاحقًا تفريغها ضمن ألواح أو تقويمات (رزنامة)، بحيث يمكنك الكتابة على تلك البطاقات وإعادة تسميتها وتغييرها كما تشاء.

كما يمكنك استخدام منصة أنا التي هي عبارة عن منصة عربية سهلة الاستخدام والتخصيص، والتي تؤدي وظائف عديدة منها تنظيم سير اﻷعمال، كما يمكن الوصول إليها هي الأخرى بسهولة من مختلف اﻷجهزة المحمولة وغيرها، وبها مزايا وتطبيقات داخلية عديدة ستفيدك في تنظيم عملك ومهامك بفاعلية أكبر.

تطبيقات مناسبة لتعقب الوقت: تطبيق فوكاس ليست

يتناغم تطبيق فوكاس ليست Focus List مع برنامج تريلو فبينما يمكن استخدام هذا الأخير بوصفه رزنامةً على امتداد الأيام والأسابيع والأشهر، يرتبط تطبيق فوكاس ليست بكل يوم على حدة، حيث يصف هذا التطبيق نفسه بالعبارات التالية:

اقتباس

فوكاس ليست: مُخطِّطٌ يومي وتطبيق تركيز قائم على تقنية الطماطم لإدارة الوقت (أو طريقة بومودورو). يساعدك في التخطيط ليومك والبقاء مركِّزًا وتعقب وقتك.

هل تذكر عندما قلنا أن من المهم تحديد كم من الوقت سيتطلب إنجاز كل مهمة بوضوح؟ يتيح لك تطبيق فوكاس ليست إدخال تلك المعلومات ورسم خطة ملموسة مسبقة ليومك، إذ يمكنك استخدام هذا التطبيق صباح كل يوم لتقسيم ذلك اليوم إلى مهام كما لو إنها لعبة التركيب ليجو Lego.

ومتى كتبت المهام التي عليك إنجازها خلال اليوم، إضافةً إلى كم من الوقت ستستغرق كل منها، يحوّل تطبيق فوكاس ليست تلك المهام إلى سلسلة من المؤقتات لإضفاء مزيد من التحفيز. هل تحتاج إلى عشر دقائق لكتابة رسالة بريد إلكتروني وإرسالها؟ اضبط مؤقتًا لذلك وابدأ العمل، كما يمكنك توقيت استراحاتك لتبقى مركِّزًا على يومك وجعله مضبوطًا ضمن جدول عمل مثالي.

أفضل التطبيقات للابتعاد عن وسائل التواصل الاجتماعي

هناك طريقتان لمساعدتك في البقاء مركِّزًا على عملك، وفي الابتعاد عما يشتتك مثل وسائل التواصل الاجتماعي أو غيرها من مسببات التأجيل والتأخير. حيث تُعدّ الطريقة الأولى هي التمكين الإيجابي والثانية وضع حواجز صارمة.

هناك التطبيق المسمى فوريست Forest بالنسبة للطريقة الأولى وهو تطبيق رائع الآن، يتيح لك هذا التطبيق أن تغرس بذرةً عندما تبدأ العمل، ثم تبدأ تلك البذرة في النمو رويدًا رويدًا حتى تصل إلى شجرة كاملة ما دمت تستخدم هذا التطبيق وتحافظ على التركيز على عملك، أما إذا خرجت من ذلك التطبيق فستبدأ الشجرة بالذبول والموت بعدها.

وتضبط منبهًا لنفسك على هذا التطبيق أيضًا وفقًا للوقت الذي تريد البقاء مُركّزًا خلاله، حيث سيشجعك على الالتزام بذلك وتنمية شجرتك. ومن الإيجابيات التي تضاف إلى هذا التطبيق أن الفريق الذي صممه دخل في شراكة مع جمعية خيرية تغرس شجرًا حقيقيًا لجعل الأرض مكانًا أفضل للعيش.

وبالحديث عن الطريقة الثانية للحفاظ على تركيزك وإبعادك عن المشتتات وهي وضع حواجز صارمة، يبرز تطبيق أوف تايم Offtime فهو مخصص لأولئك الذين يُشتَّتون أكثر من غيرهم بوسائل التواصل الاجتماعي والهواتف الذكية أكثر من أي شيء آخر.

يضع تطبيق أوف تايم حاجزًا مؤقتًا بوقت محدد على هاتفك يعطِّل فيه تطبيقات وسائل التواصل الاجتماعي، ويقلل من الإغراء الذي يدفعك إلى تفقد هاتفك كل خمس دقائق، كما يمكنك بسهولة تحويل هذا التطبيق إلى لعبة مباهاة وتنافس مع أصدقائك وزملائك، وذلك عبر مشاركتهم وقتك الذي بقيت خلاله مركِّزًا لتظهر لهم مدى التركيز الذي حققته مؤخرًا.

يُعَد هذا التطبيق رائعًا للعاملين من المنزل، كما يشجعك على الابتعاد عن هاتفك أثناء مشاهدتك لفيلم أو عندما تخرج مع أصدقائك. اضبط وقت الحاجز الذي ينشئه هذا التطبيق واستمتع بوجبة الغداء مع عائلتك أو مع أصدقائك. قد لا يبدو ذلك مهمًا لبعض الناس لكنه مهم وفعال بالنسبة لغيرهم.

أفضل التطبيقات للتواصل: تطبيقا سلاك وديسكورد

إذا كنت تعمل من المنزل لكنك ما زلت موظفًا، فلا بد لك من تطبيق يتيح لك التواصل السهل؛ أما إذا كنت مستقلًا تزاول العمل الحر، فلا تزال تطبيقات التواصل مهمةً بالنسبة لوظائف محددة. ينتمي تطبيقا سلاك Slack وديسكورد Discord إلى تطبيقات التواصل التي تعمل على نحو مماثل، كما يستخدم كاتب المقال كلا هذين التطبيقين لوظيفتي عمل حر طويلتي الأمد.

سلاك Slack هو تطبيق ويب وتطبيق هاتف ذكي يتيح لك تواصلًا بعيد المسافة، حيث تُسجل الدخول إليه وتتواصل مع أشخاص محددين (مديرين وزملاء وغير ذلك) عبر محادثات خاصة وقنوات جماعية كذلك.

بوسعك إنشاء قناة ودعوة عدة أشخاص لعصف ذهني ونقاش جماعي، حيث يمكن لهذا التطبيق أن يبقى مفتوحًا وسيرسل لك رسائلًا عندما يريد أحد الأشخاص التواصل معك عبره.

وبالحديث عن التطبيق الثاني وهو تطبيق ديسكورد Discord، فقد تعرفه إذا كنت تمارس ألعاب الفيديو، فهو إنه مخصص للاعبي الفيديو أساسًا، حيث يعمل هذا التطبيق على نحو مشابه لتطبيق سلاك أي بوصفه مكانًا خاصًا لاستضافة دردشات خاصة أو جماعية.

لا يشترط أن يكون لتطبيق ديسكورد أي علاقة بألعاب الفيديو، لكن ما يميزه عن تطبيق سلاك قدرته على استخدام محادثات صوتية إلى جانب الكتابة، فإذا أردت الاستمتاع بمحادثة صوتية فوضوية مع زملائك من أي مكان يمكنك فعل ذلك، وكل ما عليك هو إنشاء محادثة جماعية والاستمتاع بما يوفره هذا التطبيق.

ترجمة وبتصرف للمقال Working from Home Efficiently (11 Tips & Tricks) لصاحبه Will Health.

اقرأ أيضًا

• مدخل إلى إدارة المهام وآلية تنظيمها عبر منصة أنا
• دليل استخدام منصة أنا لإدارة المهام في سطح المكتب
• النسخة الكاملة من كتاب دليل المستقل والعامل عن بعد