عندما يقرر صاحب العمل أن الوقت قد حان للاستعانة بمصدر خارجي من أجل الحصول على مساعدة، فعادةً ما يكون مستعدًا لتوظيف أحدهم كما جرت العادة، لا سيما بالنسبة لرواد الأعمال الذين يحملون أعباء جميع مهام العمل بأنفسهم.
إن اتخاذ قرار توظيف مساعد افتراضي أو مدير أعمال عن بُعد يعني أنه قد آن أوان التحرر لتوجيه الطاقة والتركيز، وكذلك الحد من الإرهاق واستهلاك الوقت على الواجبات الداخلية والمهام اليومية للعمل.
بالنسبة لصاحب العمل، فهذه المرحلة أشبه بالعودة إلى الجانب الإبداعي والرؤية التي انطلقت منها مساعيه الأولى. يمكن أيضًا أن تترافق هذه المرحلة مع الحاجة إلى التركيز على مستوى أعلى من المهام التي تتطلب اهتمامًا فريدًا من صاحب العمل من أجل متابعة تقدم المشروع، مما يؤثر إيجابيًا في النهاية على المحصلة المالية.
يمكننا القول بأن معظم المشاريع تنطلق بدافع الشغف والرغبة من خلال الرؤية الإبداعية التي دفعت إليها، وغالبًا ما يتطلب تحقيق هذه الرؤية بذل الكثير من الجهد والدموع، لذا عندما يتطلب الأمر إيجاد شخص مناسب يشارك في العمل ويحمل هذه الرؤية، فلا بد من البحث عن عضو فريق مميز وجدير بالثقة.
تشير التجارب العملية إلى أن الاستعداد لتوظيف أشخاص جدد قد يترافق مع شكل آخر من أشكال الإرهاق، لذلك فإن إيجاد الأفراد المناسبين للعمل يتطلب أولًا فهم بعض الأمور للمساعدة على تبسيط عملية البحث. وسنتحدث فيما يلي عن أهم الأمور التي تساعد على تخفيف هذا الإرهاق المحتمل، من خلال الإرشاد إلى نقطة الانطلاق بحثًا عن مصادر خارجية للمساعدة عالية الجودة.
هل يحتاج مشروعك إلى مساعد افتراضي أو مدير أعمال عن بعد؟
عند الشروع بعملية إيجاد مساعدة ملائمة عالية الجودة وخالية من الإجهاد قدر الإمكان، فإن الخطوة الأولى تتمثل بمعرفة ما الذي يجب البحث عنه. في الواقع، يستطيع العاملون المستقلون منح أنفسهم أي لقب، ورغم وجود هذه المرونة؛ إلا أن هناك بعض المعايير السائدة حول توصيف العمل الذي يتعين على الشخص الحامل لمسمى وظيفي معين أن يمارسه فعليًا.
على سبيل المثال، إن كلًا من مسمى المساعد الافتراضي ومدير الأعمال عن بعد معروفان إلى حد ما، لكن لا شك بأن هناك بعض الالتباس بينهما كما سنوضح بعد قليل، غير أنهما في النهاية يتضمنان أدوارًا ومسؤولياتٍ مختلفة، وبالنسبة لصاحب العمل، فإن فهم هذا الاختلاف بينهما يساعد على تضييق نطاق البحث وتسريع عملية التوظيف.
إذًا ما الفرق بين المساعد الافتراضي ومدير الأعمال عن بعد؟ للإجابة على هذا السؤال يجب أن نفهم أولًا ما المقصود بمدير الأعمال عن بعد.
ما المقصود بمدير الأعمال عن بعد؟
يعتمد فهم وظيفة مدير الأعمال عن بعد Online Business Manager (اختصارًا OBM) على فهمنا لتعريف كلمة المدير بوصفها المهمة الرئيسية لهذه الوظيفة.
ما أنواع الأدوار الإدارية التي قد تحتاج إلى مدير أعمال عن بعد؟
يُعَد كل عمل تجاري حالةً فريدة؛ وذلك بسبب اختلاف المنتجات والخدمات التي يقدمها، وانتمائه لقطاعات صناعية متنوعة ومجالات مختلفة. ونظرًا لحاجة جميع الأعمال إلى التنظيم بطريقة خاصة تسهّل سير العمل قدر الإمكان، فإن العناصر التي تتطلب التنظيم تختلف من عمل لآخر.
بالنسبة لرواد موقع onlinebusinessmanager.com فإن وظيفة مدير الأعمال عن بعد قد تتضمن الإشراف على جوانب مثل:
- إدارة المشروع: تتضمن إدارة المشروع الافتراضية وضع خطط لتنفيذ الأفكار، وتفويض الأشخاص المناسبين لاتخاذ الإجراءات اللازمة، والإشراف على المتغيرات المختلفة في مراحل المشروع لضمان إتمامها بنجاح.
- إدارة العمليات: يركز هذا الجانب من دور مدير الأعمال عن بعد على العمليات الداخلية للشركة ويسعى إلى تسهيل سير العمل، وقد يتضمن ذلك إنشاء عمليات وتفعيلها بما يلائم الأعمال اليومية للشركة أو بما يخدم الصورة الكبيرة للعمل، فضلًا عن أتمتة العمليات.
- إدارة المقاييس: لا شك بأن معرفة ما يفي بالغرض وما يفشل في ذلك هو أمر أساسي لنجاح العمل، وبالنسبة لمدير الأعمال، فإن إدارة المقاييس تعني تتبع الأرقام وإعداد التقارير المتعلقة بنجاح العمل بناءً عليها، مثل المبيعات المباشرة وعدد المشتركين الجدد يوميًا ومعدلات التحويل وغيرها. تشمل إدارة المقاييس أيضًا في معظم الأحيان وضع مقترَحات وتطبيق أفكار للتأثير على هذه الأرقام ومؤشرات النمو.
- إدارة الأفراد: غالبًا ما يؤدي مدير الأعمال عن بُعد أيضًا دور المندوب المسؤول عن الإشراف على الفرق وتوزيع المهام بصورة مناسبة وتسهيل سير عمل الفرق بما يصب في مصلحة أهداف المشروع.
لا شك بأن مجالات التركيز هذه قد تتداخل لدى مدير الأعمال، لكن يبقى الموضوع الأهم هو الإشراف على الجوانب المختلفة للإجراءات الداخلية في العمل.
بغضّ النظر عن مجال التركيز أو نوع الإدارة، غالبًا ما يكون مدير الأعمال عن بعد مسؤولًا عن الإشراف على الأفراد والفرق الأخرى، كما يشكّل بدوره صلة وصل بين أفراد الفريق وصاحب العمل من خلال تقديم التقارير والمستجدات من جهة، وتطبيق الملاحظات والأفكار الجديدة من جهة أخرى.
أخيرًا، يمكن أن يؤدي مدير الأعمال عن بعد دور الاستشاري نظرًا لطبيعة عمله المتمثلة بالإشراف على العمليات الداخلية في سير العمل، إذ يحظى مديرو الأعمال بموقع فريد يمكّنهم من رؤية الصورة الكبيرة بموضوعية وتقديم مقترَحات حول كيفية تحسين العمليات والإجراءات.
الآن، وبعد أن تعرفنا على وظيفة مدير المنتجات عن بعد والأدوار التي يمكن أن يؤديها، لنتحدث عن الفرق بين مدير الأعمال عن بعد والمساعد الافتراضي.
ما الفرق بين مدير الأعمال عن بعد والمساعد الافتراضي؟
يمكن تعريف المساعد الافتراضي Virtual Assistant (اختصارًا VA) على أنه:
- أي شخص يقدم خدمة.
- مقابل أجر.
- وعن بُعد.
نظرًا لوجود أعداد هائلة من الشركات ذات الاحتياجات الكثيرة المختلفة، فإن هذا يوفر فرصًا كبيرةً للمساعد الافتراضي حول نوعية الخدمات التي يمكن أن يقدمها، ويعني ذلك أيضًا أن هناك مساحةً كبيرةً للاختلاف فيما يتعلق بتوصيف عمل المساعد الافتراضي، بما في ذلك مدى تخصصه في الخدمات التي يقدمها ونوعية الأعمال التي يشارك فيها.
غالبًا ما يتدرج المساعد الافتراضي المبتدئ في استلام المهام المطلوبة، ومع اكتسابه المزيد من الخبرة فإنه يترقّى في وظيفته ليصل أيضًا إلى العمل بصفة استشاري.
اقتباسوبالنسبة للاختلاف الجوهري بين المساعد الافتراضي ومدير الأعمال عن بُعد؛ فهو الفرق بين أداء المهام وإدارة المهام.
لا شك بأن التداخل بين هاتين الوظيفتين وارد الحدوث، لكن كما وضحنا سابقًا؛ فإن مدير الأعمال عن بُعد ينظر إلى الصورة الكبيرة للمشروع ويحرص على انسجام أداء المتغيرات المختلفة في سير العمل، في حين أن دور المساعد الافتراضي غالبًا ما يتضمن أداء المهام التي تحرك الصورة الكبيرة إلى الأمام.
عدد العملاء وطرائق الدفع لكل من مدير الأعمال عن بعد والمساعد الافتراضي
من الطبيعي أن يحصل تدرج في تقديم الخدمات انطلاقًا من مظلة المساعد الافتراضي، وصولًا إلى مدير الأعمال عن بعد مع مرور الوقت. غالبًا ما يكون معدل الأجور أعلى بالنسبة لمدير المبيعات عن بعد، لا سيما وأنه يأتي إلى طاولة المفاوضات حاملًا خبرةً أكبر في المجال، في حين أن المساعد الافتراضي يمكن أن يدخل مبتدِئًا إلى سوق العمل دون أية خبرة سابقة ليسعى إلى بناء عمل ناجح.
من ناحية أخرى، فإن مدير الأعمال عن بعد يعمل غالبًا مع عدد أقل من العملاء لكي يتمكن من التركيز جيدًا على مشاريعهم. على سبيل المثال، ليس من الغريب أن يعمل المساعد الافتراضي مع خمسة إلى عشرة عملاء، بينما يعمل مدير الأعمال عن بعد مع عميل واحد إلى ثلاثة عملاء فقط بوقت متزامن.
أخيرًا، يمكن أن يتقاضى المساعد الافتراضي أجره مقابل مجموعة خدمات متكاملة مع دفعة مسبقة، كما يمكن أيضًا أن يتقاضى أجره اعتمادًا على نظام الساعات، خصوصًا إذا كان مستجدًا؛ أما مدير الأعمال عن بعد فعادةً ما يتقاضى راتبًا شهريًا مسبقًا.
خلاصة القول، غالبًا ما يكون مدير الأعمال عن بعد مسؤولًا عن الإشراف على المساعد الافتراضي؛ ولتوضيح الأمر جيدًا، يمكن ترتيب الصورة الكلية من خلال وضع صاحب العمل في الذروة، يليه مباشرةً مدير الأعمال عن بعد، ثم يليه فريق العمل الذي قد يتضمن مساعدين افتراضيين.
هل مدير الأعمال عن بعد هو نفسه المكامل؟
أثناء بحث صاحب العمل عن مساعدة عالية الجودة، من الممكن أن يصادف مسمًى إدرايًا آخر عن بُعد وهو المُكامِل integrator، فما المقصود به؟
صاحب العمل هو الممثِّل لرؤية مشروعه، أما المُكامل فيمكن عَدُّه الذراع الأيمن المسؤول عن تحقيق هذه الرؤية.
في هذا السياق، يعمل المُكامل على مستوى أعلى من مدير الأعمال، فهو مسؤول عن الإشراف الكامل على العمليات اليومية وجميع جوانب إجراءات العمل اليومية، وبالنتيجة فإن صاحب العمل يتفرغ تمامًا للاهتمام بجوانب الرؤية والإبداع للمشروع من خلال التحرر من المهام اليومية.
قد يبدو هذا الدور مألوفًا بسبب التداخل بينه وبين دور مدير الأعمال عن بعد. على سبيل المثال، يتضمن عمل المُكامل تطبيق الأتمتة من أجل تحسين وتسهيل سير العمليات، تمامًا كما هو الحال بالنسبة لمدير الأعمال عن بعد الذي يركز على إدارة العمليات، لكن مدير الأعمال عن بعد يميل إلى التركيز أكثر على التسويق ومواجهة العميل، بينما يكون المُكامل عادةً في موقع القيادة فيما يتعلق بجميع جوانب سير العمل للمشروع.
إذًا هل مدير الأعمال عن بعد هو نفسه المكامل؟ ليس تمامًا، إذ يُعَد المكامل أكثر تخصصًا وأعلى رتبةً من مدير الأعمال عن بعد.
ما الأمور التي يجب مراعاتها عند توظيف مدير أعمال عن بعد؟
سواء كنت بصدد توظيف مساعد افتراضي أو مدير أعمال عن بعد، هناك أمران لهما أهمية خاصة عند الاستعانة بمصادر مساعدة خارجية؛ وهما الثقة والاتصال.
وكما ناقشنا أعلاه، فإن إحضار شخص للمساعدة في تنفيذ المهام اللازمة في المشروع ينطوي على درجة من الثقة في قدرته على تنفيذ المطلوب بدقة وكفاءة، كما يعتمد عادةً أيضًا على الشعور بأن هذا الشخص يهتم بالمشروع ويسعى لنجاحه.
تشير التجارب إلى أن أفضل العلاقات بين العميل من جهة والمساعد الافتراضي أو مدير الأعمال عن بُعد من جهة أخرى؛ هي تلك العلاقات التي تتضمن مستوى من التواصل الشخصي الذي يمكن أن تزدهر فيه علاقة عمل قائمة على الثقة والتآزر. قد يكون من الصعب تسليم المهام والعمليات لشخص آخر (خصوصًا في المرة الأولى)، وهنا تكمن أهمية اختيار شخص جدير بالثقة ومدرك للمطلوب منه.
صفات يجب أن يتحلى بها مدير الأعمال عن بعد
إلى جانب الانطباع الذي يتركه الشخص حول مدى ملاءمته للعمل، هناك بعض الصفات الشخصية التي يجب البحث عنها عند توظيف مدير أعمال عن بعد، كما قد تنطبق هذه الصفات أيضًا على المساعد الافتراضي الناجح.
- منظَّم: وهو أمر بديهي، لكن من الضروري التأكيد على أهمية أن يكون الشخص على درجة عالية من التنظيم ليتمكن من الإشراف على سير العمل من موقعه عن بُعد، مع التذكير مرةً أخرى بأن مدير الأعمال عن بعد يشرف عادةً على الكثير من المتغيرات، لذا يجب أن يكون قادرًا على الوصول إليها بكفاءة عالية.
- منفتح على التعلم: عادةً ما يكون مدير الأعمال عن بعد أكثر خبرةً في أساليب العمل وإجراءاته، لكن كما ذكرنا سابقًا فإن كل مشروع هو حالة فردية، لذا فمن الضروري أن يكون مدير الأعمال عن بعد قابلًا ومتحمسًا لتعلم ما يلزم عن المشروع أو عن الأدوات والموارد الخاصة بمجال المشروع.
- مبادر: يعمل مدير الأعمال عن بعد على ضوء رؤية صاحب العمل وطلباته، ومع ذلك فإن عليه أن يكون واثقًا من نفسه بما يكفي للمضي قدمًا فيما يرى أنه يجب فعله، دون الحاجة إلى الكثير من التوجيه. رغم أن هناك تشاورًا مستمرً كما أسلفنا، ومع أن صاحب العمل هو صاحب الكلمة الأخيرة دائمًا، إلا أنه من المتعارف عليه أيضًا أن مدير الأعمال عن بعد يمكنه اتخاذ قرارات سليمة تصب في مصلحة العمل.
- يتمتع بمهارات التواصل: لا يعمل مدير الأعمال عن بعد عادةً من صومعته الخاصة، فطبيعة عمله تتطلب منه إسناد العمل إلى الآخرين والإشراف عليهم، مما يعني أن عليه أن يتمتع بمهارة كبيرة في التواصل.
عندما يتعلق الأمر بإدارة الفرق، يجب أن يكون هذا التواصل واضحًا وموجزًا مع تحفيزه للناس وإعطائهم دافعًا لتنفيذ المهام. بالنسبة للتواصل مع أصحاب العمل، يجب أيضًا أن يكون التواصل واضحًا وموجزًا مع تبسيط المعلومات الضرورية لكي لا تسبب الإرباك.
- إيجابي ومحفز: تماشيًا مع مهارات التواصل الاحترافية، يجب أن يكون سلوك مدير الأعمال عن بُعد باعثًا على الثقة والتحفيز لكل من صاحب العمل والفرق التي يشرف عليها. هذا الموقف الإيجابي المؤمن بقدراته كفيل بتحفيز الآخرين وتقديم طاقة هائلة تساعد على دفع عجلة المشروع ونموه.
- قادر على اتخاذ القرارات بسرعة: تنسجم هذه الصفة مع المبادرة، وهي تتعلق بجانب أساسي من جوانب الإدارة الناجحة؛ وهو القدرة على التفكير المنطقي في جميع الشروط. ونظرًا لأن إدارة العديد من المتغيرات هي إحدى مهام مدير الأعمال عن بعد، إلا أنه من الضروري أن يتمتع بالقدرة على اتخاذ القرارات بسرعة وكفاءة عالية.
الخلاصة
سواء كنت مستعدًا أو غير مستعدٍ لتوظيف مساعد افتراضي أو مدير أعمال عن بُعد، من المرجح أن تكون قد أخذت فكرة واضحة عما يلائم احتياجاتك حاليًا. قد تكون بحاجة إلى مساعد افتراضي ينفذ المهام بكفاءة عالية، أو إلى مدير أعمال عن بعد بمستوى أعلى من الإدارة.
لا شك بأن هناك الكثير من التصورات المغلوطة حول مفهوم المساعد الافتراضي، مثل الاعتقاد الخاطئ بأنه مرادف للعمالة الرخيصة! لكنك في الواقع ستحصل على نتيجة موافقة لما تدفعه، تمامًا كما هو الحال بالنسبة لأي شيء آخر في الحياة. تذكر أن الهدف الأساسي يجب أن يتركز على إيجاد الشخص المناسب الذي يقدم عملًا ممتازًا، وينطبق ذلك على كل من المساعد الافتراضي ومدير الأعمال عن بعد.
هناك الكثير من الأمثلة عن علاقات بين العميل والمساعد الافتراضي تطورت من تنفيذ المهام المطلوبة إلى ما يتجاوز مدير الأعمال عن بعد، مثل العلاقات الاستشارية، ذلك أن توظيف مساعد افتراضي واستثمار الوقت والطاقة معه يساعد كلًا من صاحب العمل والمساعد الافتراضي على تطوير علاقات عمل رائعة طويلة الأمد، ليصبح المساعد الافتراضي في نهاية المطاف هو الشخص الأكثر تفاهمًا مع صاحب العمل والأكثر معرفة بمشروعه والذي يهتم به بما لا يقل عن اهتمام صاحب العمل، مما يجعله الشخص الأنسب لاستلام وظيفة مدير الأعمال عن بعد عند الحاجة لذلك.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال ?Online Business Manager vs. Virtual Assistant: What’s the difference لصاحبته Laura Nicholls.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.