ماذا تفعل عندما يختفي عميلك قبل أن تنهي المشروع؟

كعامل مُستقل ستواجه باستمرار -مهما حاولت تجنّب ذلك- مشكلة العميل الذي يبدو رائعاً في بداية المشروع ومن ثمّ في مكان ما في المنتصف يبدأ بالتراجع.

سيبدو هذا العميل مثاليًا تقريبًا في البداية ولكن مع مرور الوقت ستبدأ بالارتياب من تغير سير الأمور.

ماذا تفعل في مثل هذه الحالة؟ وهل يمكنك إنقاذ الوضع دون خسارة كثير من الأموال؟

من المهم أن يكون لديك آليات بديلة جيّدة كي تتجنب الخسارة، ولكن في حال لم تقم بمثل هذه العمليات حتى الآن هناك بعض الخطوات التي بإمكانك فعلها في حال اختفى العميل في منتصف عملك وكيف تتجنب هذه الحالة في المستقبل.

1. لا تتجاهل المحاذير التي تلاحظها في العميل

قد يبدو هذا الأمر بديهيا ولا يحتاج إلى تذكير، لكن أفضل شيء ممكن أن تفعله لتتجنب العميل المثير للمشاكل هو أن تنتبه لأي إشارة تحذيرية قد تُلاحظها في العميل، لأن هذه التنبيهات تبعد عنك الكثير من المتاعب التي تنتظرك خلال المشروع لذا من المهم ألا تتجاهلها.

الفكرة الأساسية من كونك مُستقلّا ومُدير نفسك هي حرّيتك في العمل مع عملاء مميّزين يلائمون توجّهاتك، وبينما أنت المُتّحكم بالمُخطّط اليومي، لا تتنازل وتستسلم لطلبات هؤلاء العملاء وإلا سترجع إلى عقلية الموظف وأنت في موقع المدير.

إليك أهم ثلاث إشارات تحذيرية يجب أن تنتبه إليها في علاقتك مع أي عميل وهي:

البطء في الدفع

عادةً في المراحل الأولى عند توقيع العقد وأخذ الدفعة الأوليّة يكون العميل سريعًا جدًّا في إنهاء هذين الإجراءين؛ بالتالي إذا تأخر عميلك في الدفع في البداية كن متأكدًا أنه سيتأخر في الدفع عند إنهاء المشروع، في الحقيقة ربما لن يرسل الدفعة النهائيّة أبدًا لذا من الأفضل الانتباه لهذا الأمر.

الحاجة إلى إنهاء المشروع بشكل سريع

إذا كان العميل يعاني من ضيق الوقت ويحتاج إلى إنهاء المشروع بأسرع وقت مُمكن؛ عليك أن تتوّقع منه دفعة إضافية للقيام بذلك، ولكن إذا أراد أن تُنفّذ المشروع بسرعة وبسعر رخيص فهذه إشارة تنبيه مهمة، إذا كان عميلك يساوم على المخطط الزمني وسعر المنتج سويّةً فعليك أن تفكر في جدوى الاستمرار فأنت لا تريد التضّحية بجودة العمل من أجل القليل من المال.

تجاهل مساحتك الشخصية

إذا كان عميلك يتوقع منك الإجابة على الرسائل طوال ساعات اليوم، في الليل وخلال أيام العطل-بعد أن تكون قد وضحت مسبقاً ساعات عملك- فهذه حقيقةً إشارة سيّئة جدًّا لما هو آت لأنه لا يحترم مساحتك الشّخصية كعامل مستقل، هو فقط مهتم لاحتياجاته وما يريد منك تنفيذه.

2. أرسل رسائل تذكير وتابع

في بعض الأحيان يكون العميل مشغولا جدًّا والرسائل تتراكم في بريده الإلكتروني (كثيرًا ما يحدث معي هذا)

لذا من الأفضل أن تُرسل له رسالة تذكير لطيفة أو رسالتين على مدى عدة أيام، لِتُذّكر العميل بأنك جدّي بشأن العمل معه وأنّك لم تنس مشروعه.

في حال لم يستجب عميلك لرسائل التذكير الأوليّة من المهّم أن تُتابع الإرسال، اجعل رسائلك قصيرة ومحدّدة واطلب ردًا سريعا يبين لك إن كان بحاجة لتمديد الوقت المحدّد للمشروع.

عندما تتعب من رسائل التذكير ، إشعارات السكايب، رسائل البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة،الشيء الأخير الذي بإمكانك فعله والذي من شأنه أن يحاصر عميلك هو إرسال

رسالة عبر البريد الكلاسيكي (رسالة ورقية في ظرف) تُوضح فيها أنك حاولت التواصل معه بشتى الطرق الممكنة لكنك لم تنجح،

ويتوجب عليه إن كان يريد الاستمرار في العمل أن يتواصل معك بأسرع وقت ممكن وإلا سيَخسر الدّفعة الأولى المقدّمة وسوف يُعتبر العقد بينكما لاغيًا.

تأكد من أنك قد احتفظت بنسخ من جميع مراسلاتك معه، فقد تحتاجها إن ساءت العلاقة بينكما.

3. قيم الأمر وانتقل إلى المشروع الذي يليه

بعد أن تعطي وقتًا وطاقة كافيتين للخطوة الثانية يكون قد حان الوقت لتتحرك، لا تعطي هذا العميل أي مساحة من تفكيرك بعدها، عليك أن توقف خساراتك وتمضي قُدمًا ولا تعتبر ما حدث معك خسارة بل استخدمه كدرس مستقبلي لعلاقاتك مع الزبائن، كيف بإمكانك جعل العملية أسرع؟ ماذا يمكن أن تفعل من أجل تواصل أفضل؟ هل تحتاج لطلب أرقام الهاتف الشخصية للعميل منذ البداية؟ هل تحتاج إلى تحديث الإجراءات والعقود بحيث تتضمن طلبك لدفعة مُسبقة أو نسبة من تكلفة المشروع بشكل مُسبق؟ خذ ما تعلمته من هذه الحالة ونفذه مستقبلاً ولا تأخذ الموضوع بشكل شخصي، الله فقط يعلم لماذا تراجع العميل لذلك لا تقلق بشأنه قيّم الحالة وتحرّك، لا تفكر فيها مرّة ثانية.

4. حافظ على سيولتك النقدية

كي تضمن بقاء سيولة مالية دائمًا في متناول يدك يجب أن تجدّد الاتفاقيات والعقود الخاصة بك، في حال لم تكن قد خصّصت نوعا من الدفع المسبق فقد حان الوقت لتفعل ذلك، وستحتاج أيضاً أن تحدد بشكل واضح موعدا لتسليم كل جزء من المشروع، توقعاتك عنه وأية أفعال محددة يجب أن تنفذ.

أعرِف عاملًا مُستقلًا أضاف بند "التزامات العميل" إلى عقوده والتي تنصّ على أنه في حال لم يجب العميل على رسائل البريد الإلكتروني أوالطلبات في الوقت المُحدّد لذلك(كما هو مذكور في العقد) فعليه أن يدفع غرامة قبل أن يُواصل العمل معه.

وهذا حقيقة رادع كبير للعملاء الذين يتردّدون بشكل مستمر بشأن العمل ويساعد في التخلص من العملاء المُتعبين. الفكرة الأساسيّة هنا أنَّ حفظ السيولة النقديّة يعني أن تكون كل التفاصيل واضحة وأن تتعامل بحزم مع السياسات التي وضعتها.

كيف تعالج اختفاء الزبون ؟

إذا كنتَ تتعامل مع زبون مُتعب، خذ وقتاً كافياً لتقييم المحاسن والمساوئ.هل هناك تحذيرات تستمر في الظهور بينما تتجاهلها؟ هل الضغط الذي يُسببه العمل معه يستحق استمرارك في المشروع أم لا؟

تذكر أن فقدانك لعميل أو القليل من الدخل لا يعني الفشل، فقط تَعّلم من التجربة وتقدّم، وبالمناسبة لديك الآن وقت كافٍ لتبحث عن مشروع أكبر.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال: What to Do When a Client Disappears in the Middle of a Project لصاحبته: Carrie Smith.