بناء ثقة كمستقل: كيف تتواصل بفعالية مع عملائك

يعتبر التّواصل الثّابت والواضح حاسمًا لنجاح أيّ علاقة سواء كانت علاقة صداقة، زمالة،... وهو ما ينطبق بشكل كبير على علاقات العملاء، فبغضّ النّظر عن نوعية علاقتك بعملائك، ستجد نفسك أحيانًا تتواصل معهم أكثر مما تتواصل مع أشخاص آخرين في حياتك، خصوصًا كمُستقل.

من المهمّ تحديد توقّعات وخطّة تواصل مُقدّمًا حتّى قبل الاتّفاق على العمل مع عملائك، وذلك من أجل تجهيز نفسك لارتباط ناجح معهم. هذه 6 خطوات يمكنك اتّخاذها قبل وأثناء الارتباط من أجل زيادة احتمال سعادة كلا الطّرفين خلال فترة العمل.

1. تحديد توقعات متبادلة حول النتائج

عند الوصول لاتّفاق حول الشّكل النّهائي للارتباط الذي سيجمعك بعميلك، تأكدا من أنّ كليكما تريان نفس النّتائج المتوقّعة للعمل. إذا لم يشاركك العميل أهدافه وغاياته فسيكون عليك سؤاله أو العمل جنبًا إلى جنب على تطويرها، كما عليك تضمين هذه الأهداف ضمن الاتّفاق الذي يوقّعه كلا الطّرفين، أعد مراجعة هذه الأهداف والغايات مع العميل كلّما ورد طلب جديد، وذلك من أجل التّأكّد من أنّ هذا النّشاط يتوافق معها، حيث سيساعد هذا على ردع الطّلبات التي تتمّ بعد الاتّفاق النّهائي على المشروع، والتي يمكن أن تشكّل مشاكل كبيرة للمستقل.

2. إدارة توقعات العمل اليومي

حدّد مواعيد نهائيّة منطقيّة لنفسك عند تطوير خطط أو استراتيجيّات، جدول التّدوين الزّمني على مدونة مثلًا، فإذا أراد العميل منك نشر ثلاث تدوينات أصليّة وكان ذلك غير منطقيّ بالنسبة لك، فسّر ذلك له واعرض عليه بدائل أخرى.

في هذه الحالة، قد يكون الحلّ هو عرض نشر تدوينة أسبوعيّا بينما يتم بناء مكتبة محتوى مع زيادة بطيئة في معدّل النّشر، أو ربّما إنشاء استراتيجيّة مساهمة لضمّ خبراء آخرين للكتابة في المدوّنة. تأكّد من أن تضع مخطّطًا تقديريًّا للفترة التي ستستغرقها كل مهمّة أيًّا كان الطّريق الذي ستسلكه.

لقد قمت بهذا في وظائف سابقة لنشر المحتوى، وقد كان مفيدًا لكل الأطراف. تذكّر، عملاؤك قد وظّفوك لأنك الخبير في المجال، أي أنّهم قد لا يعلمون متطلّبات العمل الذي تعمل عليه، لذا اجعل مسؤوليّاتك واضحة من أجل تجنّب انزعاجهم من عدم قيامك بعمل كاف.

3. استخدام أداة تتبع للوقت

امتلاكك لتقرير مادّيّ للوقت الذي تستغرقه لإكمال مهمة أو مشروع، يضيف مصداقيّة لعرضك المقدّم للعمل، يمكنك استخدام أدوات مثل Harvest وTimely لتتبّع الوقت الذي تقضيه في إنجاز عمل كلّ عميل، وتكون هذه الميزة مفيدة على وجه الخصوص عندما تودّ تحديد فوترة لعملك، في حال كنت تتلقّى أجرًا بالسّاعة.

4. كن دقيقا في عملك أو كن صادقا وامتلك خطة بديلة

تعدّ هذه النّقطة واضحة، حيث لا يعلم مستقلّون كُثر مدى أهميّة تسليم العمل في الوقت المحدّد بالنّسبة للعميل، فأفضل طريقة يمكنك من خلالها كسب ثقة عملائك هي تسليم العمل في الوقت المحدّد، والأهمّ هو التّواصل معهم في حال لم تكن قادرًا على تسليم العمل في وقته.

مهما يكُن، فإنّ حدوث شيء خارج عن إرادتك وارد، كما أنّ عملاءك بدورهم بشر، فعلى الرّغم من أنهم قد يُحبطون من تأخّرك، إلا أنهم سيتفهّمون ذلك. قد يكون الأمر مخيفًا، لكن سيكون عليك إعلام عملائك في أقرب وقت ممكن إذا كنت ستتأخر في تسليم العمل، وإلا ستؤذي بذلك جميع الأشخاص المشاركين، لذا احرص على تنبيههم بشكل مبكّر والعمل معًا على حلّ مناسب حتّى لا يبقى أي طرفٍ دون علمٍ بما يحدث أو يصاب بخيبة أمل.

وسيكون من الأفضل أن تمتلك خطّة بديلة جاهزة تقدّمها للعميل عندما تُعلمه بتأخرك، فتقديمك لحلّ مُقدّمًا يضيف طبقة مصداقيّة وثقة إلى علاقتك به، كما أنّك تبني سمعة قويّة لنفسك.

5. التحقق من سير العمل بانتظام

لا يدع التّحقق من سير العمل بانتظام مجالًا للتخمين، لذا أضف بندًا للاتّصال من أجل التّحقق من سير العمل أسبوعيّا عند الاتفاق على إطار العمل، كما سيكون تحديد هذه موعدٍ لهذه المحادثات في نفس الوقت من كلّ أسبوع خيارًا ممتازًا يتحوّل لأولويّة أسبوعيّة. الوقت يمرّ بسرعة، لذا من المهمّ جدًّا التّأكد من أنّكما تتواصلان مع بعضكما البعض بانتظام، حيث يتوافق هذا النّشاط جيّدًا مع التوقّعات المحدّدة.

يضع التّحقق من سير العمل الجميع ضمن نفس القارب، وإذا كانت هنالك أي شكاوى فسيكون من المناسب تقديمها في نفس الوقت من كلّ أسبوع. جهّز أي أسئلة أو اقتراحات تمتلكها من أجل المضيّ قُدمًا بمشاريعك خلال كلّ مكالمة، وشجّع عميلك على القيام بنفس الشيء.

هكذا يجب أن تكون محادثة التحقّق من سير العمل:

لتكن لديك مذكّرة لكل محادثة ولتكن قصيرة. ابدأ أنت وعميلك بمراجعة أهداف المحادثة، بعدها اسمحا لبعضكما البعض بالسّؤال والإجابة عن أي سؤال، وإذا صادفتما أي شيء يعتبر غير ملحّ خلال ذلك الأسبوع، اتّفِقَا على موعد آخر لإجراء محادثة لمناقشة ذلك العنصر على حِدة أو التّعامل معه عبر البريد الإلكتروني، وبالتّالي لن تحيدَا عن هدف المحادثة وستناقشان غالبًا أهداف ذلك الأسبوع. بعد الإجابة على كافّة الأسئلة المرتبطة، اختِما المحادثة بملخّص لخطوات العمل المنوطة بكل طرف، بما في ذلك الطّريقة التي سيتم التّعامل فيها مع أي موضوع غير مرتبط بعد انتهاء المحادثة، ثمّ راجعَا خطوات العمل التي نوقِشت.

6. أنشئ خطة تواصل

يجب أن تتّفقا أنت وعميلك حول الطّريقة التي ستتواصلان بها معًا خلال فترة الارتباط، ربّما تكون خدمة Slack مناسبة لكما، أو ربّما يفضّل كلاكما التّواصل عبر البريد الإلكتروني، المهمّ هو أن تجدا وسيلة تواصل تناسبكما معًا وتلتزما بها، وذلك تجنّبًا لأي عادات تواصل غير مريحة مثل إرسال رسالة نصيّة في منتصف الليل إلى هاتفك.

خلاصة

تذكّر أنّك اخترت حياة المستقلّ من أجل الاستمتاع بحريّة القيام بعمل مُجدٍ ومثير بالنّسبة إليك، وبالتّالي فأنت مسؤول عن استغلاله أفضل استغلال. تواصل بوضوح واستمرار مع عملائك لكي تبني علاقة طويلة الأمد سينتج عنها عمل أكثر وإحالات مع مرور الوقت.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Building trust as a freelancer: How to effectively communicate with your clients لصاحبته Shannon Byrne.

حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.