كيف تدير الاجتماعات في شركتك الناشئة لتحقق أقصى استفادة ممكنة

يُمكن للاجتماعات أن تكون ناجحةً ومُثمرة للشّركات بشكل عام وللشّركات النّاشئة بشكل خاص، كما يُمكن لها أن تُصبح مجرد مضيعة للوقت.

لقد حضرت اجتماعاتٍ أدارها روّاد أعمال محترفون وكان حُسن إدارتهم سببًا في الشعور الرائع الذي يشعر به الجميع بعد ذلك. حيث يشعر الجميع وكأنّهم أنجزوا شيئًا، وكيف أنّ الأمور أصبحت أكثر وضوحًا عن ذي قبل، وأنّ هناك زخمٌ مستمر.

إليك نص الرّسالة التي أرسلتها إلى فريقي من مديري المُنتَجات، المصمّمين، والباحثين في شركتنا Intercom:

وقت اجتماعات العمل أمرٌ ثمين. فيجب الأخذ بعين الاعتبار قيمة الوقت المقتطع من كلّ فردٍ من الحضور - فهؤلاء كان من الممكن أن يستثمروا هذا الوقت في إنجاز أشياء أخرى مهمة. وعليه، فعليك أن تتعامل مع أوقات الآخرين بشيءٍ من التّقدير وأن تدرك قيمة أن يتوفّر لك وقتٌ يُتيح لك إنجاز عملك.

في رأيي الاجتماع هو أيُّ محادثةٍ بنّاءةٍ بين شخصين أو أكثر. اليوم، في Intercom، لا ندير اجتماعاتنا بشكل ممتاز (كما لا يُمكن القول على اجتماعاتنا بأنّها سيّئة). يُمكن القول بأنّ اجتماعاتنا جيّدة، ولكننا نسعى لجعلها مُثمرةً بشكلٍ أكبر. فالمشكلة تكمُن ببساطة في طريقة إدارتنا للاجتماعات؛ الأمر الذي يمكننا التّحكّم به كلّيًا. حيث يكمن حلّ هذه المشكلة في اتّباع أفضل الممارسات التي تُدار بها الاجتماعات النّاجحة.

ما سأسرده الآن هو المعايير التي ينبغي عليك اتّباعها في إدارتك لاجتماعاتك وينبغي أن تُحمّل زملائك مسؤولية اتّباع هذه المعايير.

شخص واحد هو المسؤول عن الاجتماع

ويتلخص دوره في الآتي:

• إدارة الاجتماع.
• أن يكون مسئولًا عن ألّا يحيد الحضور عن موضوع الاجتماع.
• الحِرص على عقد الاجتماع في ميعاده المُحدّد.
• الحِرص على أن يبقى الاجتماع في مساره، خلال الوقت المتبقي، لتحقيق الأهداف التي تم وضعها في بدايته.

لذلك إذا دُعيت إلى اجتماعٍ ولم يكُن واضحًا لك من يُديره، فغادر على الفور وقم بإنجاز شيءٍ أكثر فائدة للشركة.

تبدأ الاجتماعات بمشاركة الحضور الأهداف المرجوة منها

يستهل مدير الاجتماع حديثه بذكر الهدف المنشود من الاجتماع. فعلى سبيل المثال، "نحتاج إلى قرارٍ فيما إذا كنّا سنعمل على الخيار A أو الخيار B". ثمّ يقوم مدير الاجتماع بتحديد الخطوط العريضة التي سيُبنى عليها القرار.

على سبيل المثال، "لا نحتاج اليوم إلى التّغذية الراجعة الخاصّة بواجهة المستخدم UI feedback. نحتاج فقط مناقشة التصميم الرئيسي لكي نحسم قرارنا بين العمل على الخيار A أو الخيار B".

تنتهي الاجتماعات ببنود عمل واضحة، يختص كل فرد من الحضور بتنفيذ إحداها في موعد محدد

بينما يستمر الاجتماع، يقوم مدير الاجتماع بجمع وتدوين أيّ قراراتٍ قد اتُّخذت، بنود العمل والمنوطين بها، وتواريخ تنفيذها.

في نهاية الاجتماع يقوم المدير بقراءة القرارات التي اتُّخذت على الحضور، وبنود العمل والمنوطين بها. وهذا للتأكُّد من أنّ الأمور المُتّفق عليها واضحة ولا يشوبها أيّ لُبس.

يجدر بمدير الاجتماع بعد ذلك إرسال قائمة القرارات وبنود العمل إلى جميع الحضور لكي لا يترك مجالًا للشك بأنّ الجميع قد عرف دوره والمسؤولية التي تقع على عاتقه.

تقع على كلّ فردٍ منوطٍ بأحد بنود العمل مسؤولية إخبار الجميع إن كان غير قادرٍ على تنفيذ ما هو مطلوبٌ منه في في التاريخ المحدّد له.

ممارسات أخرى في اجتماعات العمل الناجحة

• إذا انتهى النقاش قبل الموعد المخصّص لانتهاء الاجتماع، فأنهِ الاجتماع وغادر! لا تحاول استغلال الوقت المتبقي في مناقشة مواضيع عشوائية تشغل تفكيرك.
• إن كنت في اجتماع وتشعر بأنّه لا حاجة لتواجدك هناك، فأعلِم الحضور بذلك، ثمّ أنهض وغادر ما لم يطلب منك أحدهم أن تبقى. ولا تقلق، فلن يشعر أحدٌ بالإهانة.
• اعلم أنّه من حقك رفض حضور الاجتماعات التي تعتقد أنّه لا ينبغي لك التواجد فيها، أو ليس لديك فكرة عن سبب انعقادها. فلا تذهب إلى اجتماعٍ وأنت لا تعلم ماهيّته.
• لا ينبغي للاجتماعات أن تكون سببًا في التّأجيل غير الضروري للقرارات الهامّة. فلا تنتظر انعقاد الاجتماع في حين أنّك تحتاج لاتّخاذ القرار الآن. فإن كنت تحتاج إلى بعض المساعدة والتّغذية الراجعة، فقم بذلك دون انتظار انعقاد الاجتماع.

خلاصة القول، وقتك ثمينٌ؛ فتأكّد دائمًا من أنّ اجتماعات العمل تُدار بشكلٍ جيّد. فزملائك مدينون لك بهذا، والجميع يستفيد في النهاية.

ترجمة -وبتصرُّف- للمقال Towards Better Meetings لصاحبه Paul Adams.

حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.