لا تخفى على مديري كبرى الشركات أهمية المحادثات والاجتماعات المنفردة مع موظفيهم، فهي تلعب دورًا رئيسيًا في نجاح أعمالهم. حيث أن اهتمامك المستمر بالموظفين وأدائهم، يبقيك على اطلاع دائم بأعباء العمل وسيره والتحديات التي يواجهونها. ولكن قد تجد صعوبةً في طرح الأسئلة المناسبة، أو التعامل مع المحادثات ذات الخصوصية المعينة، أو تحديد الخطوات التالية التي يجب اتخاذها. لهذا السبب أجرينا عدة لقاءات مع خبراء من هذا المجال، أي مديرون حقيقيون، لنقدم لك أفضل النصائح لإجراء محادثاتك المنفردة على نحو أفضل وأكثر فعالية.
ما هي الفوائد التي يجنيها المديرون من المحادثات المنفردة
هناك أهداف عديدة لعقد اجتماعات منفردة وطرق عدة لكيفية التعامل معها، لكن قبل أن نبدأ في سرد النصائح، سألنا الخبراء عن أعظم فوائد الاجتماعات المنفردة بالنسبة لهم، وقد وجدنا الإجابة كالآتي:
تعزز من أداء الموظفين
بالنسبة لكاثرين كلام Kathryn Kellam، يُعَد أداء الموظفين على رأس أولوياتها، فهي تدير فريقًا مكونًا من خمسة موظفين في شركة MMC Global، وتحرص على الاهتمام بملاحظات الموظفين وتدريبهم في كل محادثة منفردة تجريها معهم. وعبر النظر إلى جميع شؤون الموظفين بشمولية، تضمن أن يغطوا في اجتماعهم أكثر الأمور أهميةً في الوقت الراهن. من هذه النقطة، يمكنهم تحديد عناصر العمل التي يلزم اتخاذها ويتابعوها في اجتماعهم القادم.
عندما سُئلت كاثرين عن سبب نجاح محادثاتها المنفردة مع الموظفين، قالت:
اقتباس"إن الأمر يتعلق بكوننا قادرين على مناقشة الأمور التي نحتاج إلى معالجتها، سواءً كانت إيجابيةً أو سلبيةً، والحصول على تحديث حالة للأمور التي غطيناها في المحادثة السابقة، ثم من تلك النقطة نغطي كافة الأمور التي تحتاج إلى تركيزهم في الأسبوع القادم، ونعالج الأشياء التي تتطلب إنجازًا على نحو عاجل".
التعامل مع المحادثات الصعبة
إن التعامل بأريحية مع المحادثات الصعبة هو شيء يفخر به توني تيكنور Tony Ticknor. وتوني، هو مدير أحد الفروع في شركة Irish Titan، ويستخدم المحادثات المنفردة ليعطي فرصةً لأعضاء الفريق حتى يشاركوا ما يدور في أذهانهم بأريحية مطلقة. بهذه الطريقة يمكنه اكتشاف المشكلات قبل أن تتحول إلى مشاكل فعلية، ويكون قادرًا على مساعدة الموظفين في وضع خطط عمل.
وفي هذا الصدد، يحدثنا توني عن تجربته فيقول: "أجلس مع الموظفين وأقول لهم (أريد أن يكون هذا الاجتماع مربكًا ومحرجًا)، فأنا أريد أن يأتوا ويصارحوني عندما يواجهون شيئًا صعبًا، أو أنهم لا يريدون فعل شيء ما، أو في حال واجهوا خلافًا مع زميل ما في الفريق، فأنا لا أحب أن أقضي كامل فترة المحادثة أسمع تحديثات حالة عن مسار المشروع، بل أفضل التركيز على الأهداف والأمور الشائكة والمربكة".
4 نصائح تجعل من محادثاتك المنفردة أفضل
1. خطط مسبقا لمحادثاتك مع الموظفين
يساعد التخطيط والتحضير المسبق لموضوعات المحادثة على رفع جهوزيتك، كما أن جعل الموظفين يحددون نقاط الحديث، سيمنحهم فرصةً للإتيان بأشياء ربما لم تفكر بها من قبل. حدثنا توني عن فوائد التحضير المسبق لاجتماعاته، حيث منحه ذلك مزيدًا من الرؤية حول نقاط الحوار القادمة، مما مكنه من إجراء محادثة مركزة وفعالة. وقد ساعد هذا أيضًا على منح الموظفين توكيلًا أكبر ليخططوا لمحادثاتهم المنفردة، يقول توني:
اقتباس"منذ أن بدأت التخطيط للاجتماعات والمحادثات المنفردة، لاحظت مزيدًا من المشاركة في التخطيط لما سوف نتحدث عنه، فهم يحضرون بنود جدول الأعمال، ويأتون مستعدين وجاهزين للتحدث عن أهدافهم أو أية أشياء أخرى أدرجوها في جدول أعمالهم".
2. تتبع الملاحظات والالتزامات
لا تقل أهمية التخطيط للمحادثات عن أهمية تدوين ما تمت مناقشته، حيث أن تدوين ملاحظات واضحة عن الاجتماع، يسهل متابعة نقاشاتك المستقبلية. بدأت فالون بيترز Falon Peters مؤخرًا، وهي مديرة فريق مؤلف من عشرة موظفين في شركة LaFleur، في استخدام بعض البرامج الحاسوبية التي تساعد على تدوين وتخزين ملاحظات حول اجتماعاتها ونقاط الحديث المحورية. وسواء كنت تستخدم برنامجًا لفعل ذلك أم لا، فيجب أن يكون لديك أسلوب معين لتدوين ملاحظات حول الاجتماعات، إذ سيوفر ذلك وقتًا في التخطيط (مراجعات الأداء) ويخفف من عبء التفكير الذهني.
تتحدث فالون عن تجربتها فتقول:
اقتباس"إن جدولة الأعمال بأسلوب تعاوني، بحيث يضيف الموظفون بنودًا للنقاش قبل البدء في الاجتماع؛ يساعدنا على التأكد من أن اجتماعنا سيشمل كل الأمور التي يجب مناقشتها، ومن ثم تأتي عملية تحديد عناصر العمل التي يلزم إجراؤها وتنفيذها، والتي تساعد على ربط جميع الأمور ببعضها البعض، مما يمنحنا نظرةً شاملةً وواسعةً على كامل الأعمال التي كنا قد جدولناها".
3. توجيه أهداف الموظف
في المحادثات التي تتمحور حول أداء الموظفين، من المفيد التركيز على تعزيز شعور الموظف بأهدافه التي يطمح لها. وإحدى الطرق التي تتبعها فالون، هي عبر ربط نقاط المحادثة، خاصةً تلك الأكثر حساسيةً مع قيم الشركة. ومؤخرًا، اضطرت فالون إلى توجيه بعض الملاحظات البناءة لموظف كان أسلوبه في التواصل شائكًا بعض الشيء.
وقد تحدثت عن تلك التجربة قائلةً:
اقتباس"لقد بدأت الحديث بإخباره أن أحد أكثر القيم التي نقدرها في شركة LaFleur هي العلاقات، وهذا يعني أنه أحيانًا يتعين علينا تقدير العلاقات بين بعضنا البعض أكثر من كوننا على حق. من المهم أن تضع أهدافك وأهداف الشركة دائمًا نصب عينيك، وأن تقدم مساعدتك في كل الأمور، ومن هذه النقطة يمكنك وضع خطة العمل اللازمة، بحيث تبدأ بها بالتزامن مع مواءمتها مع قيم شركتنا".
4. تحدث عن تفاعل الموظف
يساعدك التحدث عن تفاعل الموظف وتجربته على مواكبة ما يشعر به خلال العمل في شركتك. في بعض الأحيان، قد يكون من الصعب على أعضاء فريقك التحدث معك عندما تتشابك الأمور، خاصةً إذا كنت تجري اجتماعات فردية عن بُعد، سواءً كان الأمر يتعلق بالتعاون الجماعي، أو التوازن بين العمل والحياة الشخصية، أو التطور الوظيفي، أو أشياء أخرى؛ إذ أن الإطلاع الدائم والمنتظم على أحوال الموظفين يمنحهم فرصةً للتحدث. تستخدم كاثرين استبيانات نبض لتبقى على إطلاع دائم وتحظى بنظرة شمولية عن تفاعل أعضاء فريقها، بحيث تستخدم الإحصائيات التي وجدتها في تقاريرها، مثل بنود للنقاش أثناء حوارتها المنفردة.
تتحدث كاثرين عن هذا الأمر فتقول:
اقتباس"إن الإطلاع الدائم على أداء الشركة وكيف يبلي موظفينا في هذه الظروف، يمكّنني من رؤية أمور معينة. كما أن مشاركة نتائج الاستطلاعات التي أجريها مع الفريق ومن ثم دمجها في أسلوب عملنا، يزيد من رضا الموظفين وسعادتهم في العمل معنا."
في النهاية، يجدر القول أن عقد اجتماعات منتظمة أثناء إعداد تقاريرك الدورية، يساعدك على تدريب الموظفين وتطوير أدائهم، ومنحهم فرصةً للتحدث حول الأمور التي تكون مربكةً أو محرجةً بالنسبة لهم. كما أن إعداد جداول أعمال تعاونية وتشاركية مع تحديد لعناصر العمل وتتبعها من اجتماع إلى آخر، يؤدي إلى محادثات أكثر إنتاجيةً وفعاليةً مع أعضاء الفريق، فعندما تساعد الموظفين على البقاء متحمسين ومتفاعلين، ستبدو أنك مهتم فعلًا بهم وبما يشعرون به.
ترجمة وبتصرّف للمقال 4 Tips for better one-on-one conversations: managers share لصاحبته Nora St-Aubin.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.