القائمة المرجعية الأفضل لإعداد المديرين الجدد

يشبه إعداد المدير الجديد إعداد أي موظف جديد؛ إذ يقتضي الأمر تخطيطًا وتحضيرًا، ونقلًا للمعرفة الخاصة بالمؤسسة والدور الذي تضطلع به، وتعرفًا على الزملاء الجدد، وتواصلًا منتظمًا، وتقييمًا للتقدم؛ فعند إعداد مديرٍ جديدٍ يمكن تطبيق قائمة مرجعية نموذجية وشاملة خاصة بإعداد الموظفين الجدد.

ومع ذلك، فهناك بعض الاختلافات الرئيسة التي ينبغي أخذها بالحسبان عند وضع خطة لإعداد المديرين الجدد، والتي من شأنها التأثير في فعالية جهودك الرامية إلى تحقيق ذلك. يتضمن هذا المقال بنود إعداد موظفين جدد مصممة تحديدًا للمديرين الجدد.

القائمة المرجعية الأساسية لإعداد المديرين الجدد بفعالية

خطِّط مسبقًا للأنشطة والاجتماعات.
أحط المديرين الجدد بنظرة عامة حول فريقهم الجديد.
أشرك الأشخاص المناسبين.
أعط لمحةً عامةً شاملةً عن الشركة.
أطلعهم بدقة وتفصيل على سياسات الشركة.
ضع توقعات وحدد إنجازات واضحة.
ضع جدولًا زمنيًا لتدريب روتيني.
ضع جدولًا زمنيًا لتواصل منتظم.

خطط مسبقا للأنشطة والاجتماعات

يُعَد التخطيط أمرًا لا غنى عنه لوضع خطة متماسكة لإعداد موظفين جدد، ورغم ذلك فالتخطيط لوحده لا يجعل عملية إعداد المدير الجديد أكثر قوة، إذ ينبغي التحضير والتخطيط، مع الأخذ باعتبارات مهمة بالحسبان خاصةً بالدور الذي يمارسه المدير.

سواءً كنت في طور إعداد موظف جديد، أو نقل موظف موجود مسبقًا إلى منصب وظيفي جديد، فينبغي أن يكون المديرون الجدد على درجة عالية من الخبرة والدراية بالفريق الذي سيتولون إدارته، وبفريق الإدارة الذي سيصبحون جزءًا منه، وبالشخص الذي سيعملون تحت إدارته، ولذلك ربما يكون عليك فعل ما يلي:

التخطيط لأنشطة واجتماعات محددة بحسب المجموعات أو الأقسام.
تحضير مصادر مختلفة خاصة بمشاركة المعرفة أو بالاتفاقات العقدية.
إطلاع المديرين الجدد خلال الاجتماعات الثنائية قبل حلول موعد بدئهم العمل.

ومن الوارد جدًا أن تفوّت أو تتخطى إحدى الخطوات الأساسية في حال لم تكن قد حضّرت نفسك كما ينبغي، أو داهمك الوقت، مثل عدم إرسال اتفاقيات عدم الإفصاح، وهنا يبرز الدور المساعد الذي تؤديه أدواتٌ معينة مثل التطبيقات المتخصصة لمساعدتك في هذا المجال، حيث تساعدك النماذج المعدة مسبقًا في أداء الأمور الأساسية وجدولة كل شيء وفق إطار زمني ضمن منصة واضحة وسهلة التصفح.

أحط المديرين الجدد بنظرة عامة حول فريقهم الجديد

ينطوي الدور الذي يؤديه المدير على مسؤوليات عديدة، من بينها قيادة فريق من الموظفين؛ وإتقان هذا الدور يتطلب صقل العديد من مهارات إدارة الأشخاص، بدءًا من التواصل الجيد، مرورًا بالتعاطف، ووصولًا إلى القدرة على التكيف، فالهدف الأساسي للمديرين الجدد هو تعويد أنفسهم على فريقهم وأفراده، وذلك يتطلب تطبيق مهارات إدارة الأشخاص بفعالية، وحتى يتحقق ذلك، ينبغي إطلاع المديرين الجدد على نحو صحيح على التوقعات، بما في ذلك ديناميكيات الفريق ومشاكله الحالية، ويمكن لعملية الإطلاع تلك أن تتضمن:

وصفًا خاصًا بكل عضو في الفريق، ومسؤولياته، والدور الذي يؤديه.
تسليط الضوء على إنجازات الفريق وأفراده.
ديناميكيات زملاء الفريق؛ مثل تحديد الموظفين الذين يعملون أفضل مع بعضهم بعضًا.
التحديات والأهداف؛ سواء السابقة منها أو الحالية.
نقاط القوة والضعف التي ينبغي أخذها بالحسبان.

أشرك الأشخاص المناسبين

عند التخطيط لإعداد الموظفين الجدد، يتجلى إشراك الأشخاص الآخرين بواحدة من الطريقتين التاليتين: تفويض بعض مهام إعداد الموظفين الجدد إلى أشخاص أكثر ملاءمة (مثل تكليف خبير برمجيات بإعطاء دروس حول أحد البرامج)، أو تكريس وقت لعقد اجتماعات ثنائية.

وإذا ما تحدثنا عن المثال الأخير، فعليك ألا تؤخر فرص التقاء المديرين الجدد بزملائهم، لا سيما أن أولئك المديرين يمثلون صلة الوصل بين العديد من الأشخاص، لذا يجب أن تتضمن اجتماعات التعارف المخطط لها في سياق عملية إعداد مديرين جدد إشراك الأشخاص المذكورين أدناه:

المشرف أو المشرفين المباشرين.
المديرين الآخرين.
أعضاء فريق المديرين الجدد.
موظفو قسم الموارد البشرية الذين يمثلون جهات اتصال معول عليها.

أعط لمحة عامة شاملة عن الشركة

يُعَد المديرون ممثلين للشركة التي يعملون لها، وذلك في ظل دورهم القيادي من منظور أعضاء فريقهم؛ إذ تنعكس معرفتهم واحترافيتهم وأعمالهم الإدارية على الشركة ككل، ولذا يحتاج المديرون الجدد إلى تشرّب ثقافة الشركة وقيمها وتبنّيها والاقتداء بها بموجب أساليبهم القيادية، وبذلك ينبغي لتوجه المديرين الجدد أن يغطي المواضيع التالية على نحو معمق:

تاريخ الشركة.
فريق القيادة وهيكليتها.
رؤية الشركة وأهدافها.
ثقافة الشركة ككل.
ثقافة إدارة الشركة.

اعرف الفرق

ثقافة الشركة تشير إلى موظفي الشركة، وقيمها وسلوكياتها الجمعية المشتركة، أمّا ثقافة إدارة الشركة فتشير إلى كيفية تطبيق تلك القيم والسلوكيات على أرض الواقع عبر أعمال الإدارة والقيادة، ومن المهم جدًا للمديرين الجدد معرفة ذلك الفرق.

أطلعهم بدقة وتفصيل على سياسات الشركة

باعتبار أن المديرين أمناء على ثقافة شركاتهم وسياساتها، فينبغي للجدد منهم أن يكونوا على علم بجميع التدابير والمبادئ التوجيهية، لذا ينبغي تزويدهم بموارد ومواد قراءة شاملة، حتى يتحقق الاندماج الوظيفي أسرع، مع الحرص على أن يكون لدى مديرك الجديد جهات اتصال يعوَل عليها عندما تكون لديه أسئلة أو مخاوف. مثل هذه السياسات تختلف من شركة لأخرى، لكنها يمكن أن تتضمن:

سياسة ترك العمل.
سياسة التأمين.
سياسة العمل عن بعد.
سياسة الخصوصية.
سياسة التنقل الداخلي.
سياسة التوظيف.
المكافآت والتقدير (مثلًا برامج العلاوة).

ضع توقعات وحدد إنجازات واضحة

يحتاج جميع الموظفين الجدد إلى استيعاب التوقعات المنوطة بالأدوار التي يؤدونها، بحيث يتعلمون كيفية إنجاز الأعمال على نحو جيد، كما يجب أن تكون التوقعات واضحةً ومحددةً وفقًا لجدول زمني (مثلًا إنجازات شهرية أو ربع سنوية).

يمكن أن يتعلق هذا بالنسبة لمديريك الجدد بما يلي:

الميزانية والجداول الزمنية لتسليم المخرجات الفعلية.
أداء الفريق (الفردي أو الجماعي).
أداء الإدارة (إدارة الفريق ودوران الموظفين والتقييم).

ضع جدولا زمنيا لتدريب روتيني

على المديرين كافة، الجدد منهم والمتمرسين، المشاركة في تدريب إداري منتظم، حتى لو كان ذلك بهدف المحافظة على مهاراتهم فقط، وهناك بعض المجالات التي قد يكون فيها التدريب إلزاميًا، فلا غنى عن التدريب لغرس القدرات القيادية، ولضمان تدريب مديريك تدريبًا مواكبًا للعصر، درّبهم على أمور مثل:

التدريب على القيادة أو على تحفيز الموظف.
التدريب على التواصل مثل التواصل اللاعنفي.
إدارة النزاعات أو إدارة الأزمات.
إدارة الوقت أو إدارة الميزانية.
إدارة الفريق.
دورات الاحتواء والمساواة والتحيز.

ضع جدولا زمنيا لتواصل منتظم

يمثل التواصل المنتظم مع جميع الموظفين الجدد عنصرًا رئيسًا من عملية إعداد أولئك الموظفين (التي تستمر عادةً طوال السنة الأولى للتوظيف) فذلك يساعد على تحقيق الإندماج الوظيفي بسرعة أكبر، وسواء كانت عمليات التواصل رسميةً (أي كل شهر أو شهرين أو ثلاثة) أو غير رسمية، فعلى المديرين الجدد أن يتواصلوا بانتظام مع المشرف عليهم لقياس التقدم في عملية إعدادهم بوصفهم موظفين جدد، ومع أحد المشرفين في قسم الموارد البشرية لتوضيح أي تساؤلات، لضمان أنهم يسيرون على الطريق الصحيح فيما يخص تبنّي السياسات وأنهم مطلعون على أي تغييرات.

الأفكار الرئيسة حول إعداد المديرين الجدد

يتشابه المديرون الجدد في نواحٍ كثيرة مع الموظفين الجدد عمومًا، فهم بشر وسيتحقق إنضمامهم بسرعة كبيرة، وسيكونون أكثر ولاءً لشركتهم الجديدة، كما سيندمجون أكثر إذا ما تلقَّوا إعدادًا ممتازًا؛ أي إذا شعروا بأن خطة إعدادهم موضوعة لهم خصيصًا، وبهذا يؤتي الإعداد الفعال للموظفين الجدد أُكله؛ إذ تستفيد الشركات التي تستثمر في إعداد موظفيها الجدد من إنتاجية، ومعدلات احتفاظ بهم، أعلى من سواها خاصةً مع تحقق الرضا الوظيفي، لذا ينبغي أن يكون هذا دليلك لاعداد جميع الموظفين والمديرين الجدد على نحوٍ صحيح.

ترجمة وبتصرف للمقال Your go-to checklist for onboarding new managers لصاحبته Jules Rollet.