أفضل الطرق لتحسين إنتاجية فريق العمل

جرّب أن تنظر إلى فريق عملك عن قرب، وستجده يضم أشخاصًا موهوبين وأذكياء ومنتجين معظم الوقت، لكن لابد أن يمر وقت على هذا الفريق المنتج، ليواجه أمورًا كثيرةً وضغوطًا في العمل، الأمر الذي سيؤثر سلبًا على إنتاجية الفريق. والحقيقة أن ذلك يحدث لعدة أسباب، سواء كان ذلك بسبب الافتقار إلى الحافز، أو انخفاض الروح المعنوية، أو المشكلات الشخصية التي تؤثر على الإنتاجية والعمل.

وبالنسبة لك بصفتك مديرًا، فيجب أن تعرف السبب الحقيقي وراء تلك المشكلات حتى تجد الحلول المناسبة وتعيد فريقك إلى الطريق الصحيح، لكنك قد تتساءل عن الطريقة الأفضل لتطبيق ذلك، ونوعية الاستراتيجيات التي يجب اتباعها لتحسين إنتاجية فريقك. لذلك إليك مجموعةً من الأفكار التي ستساعدك على زيادة إنتاجية فريق عملك.

ما هي إنتاجية فريق العمل؟

تُعرّف إنتاجية الفريق بأنها الطريقة التي تعبّر عن طريقة عمل فريقك، كما أنها المفهوم الذي يعبّر عن قدرة فريق عملك على إدارة المهام بفعالية وتحقيق النجاح. وتجدر الإشارة إلى أن مفهوم إنتاجية الفريق يختلف عن مفهوم إنتاجية الموظف، فالحقيقة أنه من المهم أن يتمتع الأشخاص بالاستقلالية لينجزوا المهام بأنفسهم، إلا أن ذلك لا يعني بالضرورة أن يكون فريقك منتجًا، خاصةً إذا لم يستطع الموظفون أن ينسجموا ويعملوا وفق خطة واحدة.

وبذلك نجد أن أساس إنتاجية الفريق هو التعاون، حيث يتعلق الأمر مباشرةً بقدرة كل موظف على التعاون، والاستفادة من نقاط القوة كفريق، ليمتد هذا إلى ما هو أبعد من السعي لتحقيق أهداف الموظف الشخصية ودفع الفريق إلى الأمام نحو تحقيق الأهداف الجماعية.

تُعَد الفرق التي تتمتع بإنتاجية عالية من أكثر الأمور التي تميز المنظمات الناجحة. حيث يمكن تسخير قوة المجموعة لإحداث تأثير أكبر بكثير وبناء فريق عالي الأداء، وهذا يعني تحقيق نتائج أفضل مما لو كان الأشخاص يعملون بمفردهم، حتى لو كان كل موظف من هؤلاء الموظفين منتجين إفراديًا.

6 استراتيجيات لتحسين إنتاجية الفريق

قد تحتاج إلى اتباع نهج قصير الأمد ونهج متوسط الأمد ونهج طويل الأمد لتحسين إنتاجية فريق عملك، ويعتمد هذا على سياق فريقك والتحديات الإنتاجية التي يواجهها.

تحسين الإنتاجية على المدى القصير

1. حدد سبب انخفاض إنتاجية الفريق

ابدأ بفهم الأسباب الكامنة وراء انخفاض إنتاجية فريقك وراقب ما يحدث مع فريقك وشركتك، فقد تمر الشركات والفرق الإنتاجية مثلًا بتغيرات عديدة، وقد يسبب إدخال سياسات عمل جديدة، بذل جهودٍ أكبر للتكيف مع هذه التغيرات. وهو الأمر الذي يُخفض الروح المعنوية للفريق، وبالتالي يقلل من الإنتاجية في العمل.

من ناحية أخرى، تُعَد المشكلات المتعلقة بالإنتاجية إشارةً لمشكلات أكبر داخل مؤسستك، مثل معاناة الموظفين من عدم التقدير أو المساواة، وهو الأمر الذي يخفض الرغبة في العمل والأداء في نفس الوقت.

2. اتخذ خطوات فورية لمعالجة المشكلات التي تجدها

بعد أن حددت أسباب انخفاض الإنتاجية، يجب البدء في العمل على هذه الأسباب. استمع إلى اقتراحات فريقك للحلول المحتملة، وناقش معهم ما إذا كان هناك أي شيء يمكن العمل عليه لدعمهم، فكلما عالجت المشكلات التي تسبب تراجع إنتاجية الفريق بطريقة أسرع، زادت سرعة عودة فريقك إلى المسار الصحيح، وهذا يعني العودة إلى الأداء العالي وتحقيق النتائج المرضية في العمل.

في حال انضم موظف جديد إلى فريقك مثلًا ووجدت أن الفريق يعاني من تقسيم المهام، فيمكنك جدولة نشاط الفريق لمساعدة الأشخاص على التعاون بفعالية أكبر، فإذا كان فريقك يكافح من أجل التكيف مع عملية أو تقنية جديدة، فوفّر المزيد من التدريب المتعمق لجعلهم مواكبين لكل التغيرات.

تحسين الإنتاجية على المدى المتوسط

1. ضع توقعات واضحة للفريق بأكمله

يؤدي عدم الوضوح في الأهداف إلى ارتباك فريق العمل، وبالتالي حدوث مشكلات في الإنتاجية، لذلك احرص على وضع توقعات واضحة وشارك الموظفين خططك المستقبلية، فكلما كان الأمر أكثر وضوحًا مع فريقك بشأن ما هو متوقع منهم، كان من الأسهل عليهم تلبية توقعاتك، فإذا كنت تريد أن يتواصل فريقك بطريقة أكثر فاعلية مثلًا، فضع توقعات واضحة حول علاقات وخطط الفريق من خلال إنشاء قنوات اتصال مفضلة لأشياء معينة. ووضح الأدوار الوظيفية لكل فرد من أفراد فريقك.

2. امنح فريقك مساحة للتنفس

يعتقد الكثير من المديرين أنهم يجب أن يكونوا مع الفريق لإعطاء التعليمات مباشرةً، لكن أسلوب الإدارة المركزية يؤثر على روح العمل وسرعة الأداء، لذلك يجب أن تعطي الموظفين مساحةً جيدةً للتعبير عن أفكارهم وتنفيذها، لتضمن التجدد والاستمرارية في طريقة العمل، وبالتالي زيادة الإنتاجية وتعزيزها. تذكر أنك جزء من هذا الفريق، وتقع على عاتقك مسؤولية قيادة الفريق ودعمه في نفس الوقت، والتأكد من جودة العمل وأهميته.

حدد يومًا في الأسبوع مثلًا لمناقشة آخر التحديثات والتطورات مع فريق العمل، وذلك بدلًا من المتابعة معهم عدة مرات يوميًا، مع منحهم مساحة لإدارة المهام بين تحديثات المشروع على النحو الذي يرونه مناسبًا، وستجد حينها أنهم يحرزون تقدمًا في تلك الفواصل الزمنية المنتظمة.

تحسين الإنتاجية على المدى الطويل

1. استعد للتحديات المرافقة للحفاظ على الإنتاجية

يكمن السر في هذه النصيحة بالاستعداد المسبق للتحديات المستقبلية، فإذا كان بإمكانك توقع أشياء قد تتداخل مع إنتاجية الفريق، فستتمكن من اكتشاف الحلول المناسبة قبل وقوع المشاكل، وبذلك يمكنك حل المشكلات قبل أن يكون لها تأثير سلبي على أداء وإنتاجية فريقك.

إذا كنت تعلم أن فترة التغيرات التي تمر بها الشركة ستؤثر على إنتاجية وأداء الموظفين، فضع الخطط المناسبة لدعم فريقك في هذه المرحلة، ويُفضل وضع تلك الخطط في الفترة التي تسبق التغيير مباشرةً.

تعني المعرفة المسبقة بالمشاكل والتحديات، مواكبة ما يشعر به فريقك من خلال استبيانات الموظفين والاجتماعات الفردية، حيث يمكن تحديد المشكلات التي قد تؤثر على الإنتاجية مبكرًا والتعامل معها قبل أن تصبح مشكلةً كبيرة.

2. عدل خطط عملك حسب الضرورة

يُعَد التخطيط المبكر من أفضل أساليب المدير الناجح، لكن الحقيقة أنه لا يمكن توقع كل شيء قد يحدث في المستقبل. لذلك احرص على أن تكون خطط عملك مرنةً وقابلةً للتكيف مع أي وضع جديد يُفرض على فريق عملك. الأمر الذي يساعدك على معالجة مشكلات الإنتاجية عند ظهورها. بحيث إذا غادر عضو رئيسي في الفريق بشكل غير متوقع مثلًا، فقد يؤدي ذلك إلى إبعاد فريقك عن المسار الصحيح، لذلك يجب إجراء التغييرات المناسبة على مهام الفريق وتحديد موعد اجتماع طارئ، لمناقشة الوضع الجديد والمخاوف المرافقة لذلك التغير، ومن ثم إيجاد الحلول المناسبة والحفاظ على المستوى العالي من الإنتاجية.

تذكّر أنه لا يمكن التحكم بكل شيء حولنا، وأن هناك أشياءً جديدةً وغير متوقعة من المحتمل أن تهدد إنتاجية الفريق.، لكن الاستعداد المسبق سيسهل مواكبة هذه التغييرات وتعديل استراتيجيات العمل وفقًا لذلك.

الفريق المنتج هو فريق عالي الأداء

إن الحفاظ على إنتاجية فريق العمل أمر لا بد منه إذا كان التقدم والتطور ضمن خطة عملك. لذلك اتبع النصائح السابقة، فهي كل ما يلزمك للحفاظ على إنتاجية فريق عملك.

ترجمة -وبتصرف- للمقال How to improve team productivity so people do their best work لصاحبته Deanna deBara.