قواعد ذهبية يتبعها المديرون للوصول إلى أفضل عادات للفرق الموزعة

إذا كنت تقود فريقًا موزعًا، فربما تكون قد لاحظت في السنتين السابقتين أو ما شابه أن الأمر أكثر بكثير من مجرد تنزيل تطبيق زووم أو التنزه في المساحات الافتراضية.

يفكر البعض بتنظيم شكل وبيئة المكتب لتحسين تعاون وإنتاجية الفريق، ويجب التفكير بالمثل عند التفكير حول أدائنا في العالم الرقمي. يجب أن يهتم قادة الفرق الموزعة بأسلوب ترتيب الأعمال ووسائل التواصل والكثير من الأمور بعيدًا عن أسلوب ترتيب المكاتب والعبارات التحفيزية التي نعلقها على الجدران. ستتعلم في هذا المقال أفضل أربع عادات تتبعها لتحديد مبادئ أداء الفريق الناجح.

لماذا يجب أن يمتلك الفريق الموزع هيكلا؟

الفريق الموزع بدون هيكل هو بمثابة قنبلة موقوتة، جاهزة للفشل أو حتى للانفجار في حال لم تتم إدارتها بالشكل المطلوب. فكر بالأمر وكأن الشركة والفرق التي تشكلها هي نماذج مصغرة من مجتمعنا الكبير، وأن السبب في قدرتنا على العمل جيدًا كمجتمع هو وجود مجموعة من المعايير المشتركة أو الهيكل.

تُوجه إشارات المرور مثلًا حركتنا ويساعد القانون في توجيه بعض السلوكيات المتوقعة، لذا تحتاج الفرق التي تعمل عن بعد لمثل هذه الإرشادات للتغلب على تحدياتهم خاصة الفرق التي تعمل في مدن ومناطق زمنية مختلفة، تحتاج الفرق إلى مجموعة من القواعد والأدوات للتنسيق بين العمليات وأساليب العمل والتوقعات.

أفضل أربع عادات لقيادة الفرق الموزعة

سنتحدث تاليًا عن أفضل الطرائق التي يمكن اعتمادها لقيادة الفرق الموزعة.

1. يجب أن يكون يتوفر التواصل

يعجب الموظفون المعاصرون بنمط العمل عن بعد كثيرًا، ولكن توجد بعض المشاكل المؤكدة بهذا الصدد، فعلى سبيل المثال، عند انتشار جائحة كوفيد 19، تضررت قدرتنا على التواصل الاجتماعي والاتصال مع الناس، وكان هذا مؤذيًا للكثيرين. وعلى هذا الأساس، ناقشت مجلة هارفارد Harvard للأعمال مشكلة زيادة الشعور بالوحدة، مشيرةً إلى أنها تسبب المشاكل الصحية وترفع من نسبة استبدال العمال وتقلل الإنتاجية وتؤدي إلى الإنهاك والتعب.

تخاطر الفرق أصحاب التواصل الضعيف بالوقوع في نوبة من ضعف الأداء، إذ تشكل العلاقات والثقة والمقدرة على التواصل بأريحية بين الأعضاء البنية التحتية للفرق الناجحة.

احرص على حدوث التواصل

لا يستطيع فريقك الذي يعمل عن بعد الالتقاء جسديًا أثناء ساعة الغداء، لذا احرص كمدير على جدولة بعض وجبات الغداء الافتراضية في جدول أعمال الفريق. كانت لحظات التواصل غير الرسمية التي كنا نحظى بها في المكتب مهمةً لصنع ديناميكيات إيجابية للفريق، لذا لا تجعلهم يفشلون. هذا الأمر صحيح، خاصةً عند توظيفك للموظفين الجدد الذين لم تتح لهم الفرصة لمقابلة أي أحد شخصيًا.

2. زودهم بالأدوات اللازمة للنجاح

تحتاج الفرق التي تعمل عن بعد إلى الأدوات المناسبة للعمل بسلاسة، لذا فعملك هنا هو مساعدة فريقك الذي يعمل عن بعد على الانتقال إلى المساحة الافتراضية والتأكد من استخدامهم الأدوات الأكثر ملائمةً لاحتياجاتهم. يبدأ اختبار مجموعة الأدوات المناسبة للعمل عن بعد عادةً بأدوات التنظيم لضمان أن جميع فرق الشركة تعمل بانسجام، ومن المهم سؤال فريقك على احتياجاتهم أيضًا.

استمع لطلباتهم والبرامج التي قد يحتاجونها لزيادة الإنتاجية والفعالية وحتى الإبداع من المنزل واستقبلها بصدر رحب، وكن على استعداد لإخبار مديرك بهذه البرامج.

ضع هذه الأدوات في الحسبان

1. أدوات التواصل: يمكن للفرق الموزعة استخدام العديد من أشكال ونماذج التواصل. فكر بأدوات التواصل الكتابي اليومي مثل سلاك Slack، والبريد الإلكتروني مثل أوت لوك Outlook، وأدوات الاتصال بالفيديو مثل زووم Zoom ومايكروسوفت تيم Microsoft Teams، وأدوات الملاحظات مثل أوفيس فايب Officevibe وأداة أنا
2. أدوات التعاون: لا توجد سبورة بيضاء وملصقات تقليدية للحصول على تدفق للأفكار في العمل الموزع، لذا ستحتاج لإيجاد طرق جديدة لكي يتعاون فريقك الموزع. خذ في الحسبان أداة مثل ميرو Miro لاستضافة جلسات تعاونية ناجحة أو أداة إدارة المشروع مثل تطبيق أنا ANA لمتابعة تعاون فريقك.
3. أدوات الأثر الرجعي: تحتاج الفرق الآن أكثر من أي وقت سابق إلى النظر إلى الماضي ومناقشة كيف سارت الأمور معًا. لحظات التفكير هذه مهمة للفرق للحصول على مناقشات صادقة بين أعضاء الفريق حول ديناميكيات الفريق أو حتى أساليب العمل. وتُعَد اجتماعات الأثر الرجعي هي اجتماعات الفريق التي يجتمع فيها المديرون مع الموظفين لمناقشة العمل الذي أنجز خلال فترة زمنية محددة وغالبًا ما تكون الفترة هي الوقت ما بين الاجتماعين.

تتيح هذه الاجتماعات للموظفين إمكانية أن يكونوا أذكياء ويكرروا الأشياء بحيث يمكنهم التطور باستمرار.

3. راقب صحة الفريق ودع الموظفين يشاركون آراءهم

أعطى العمل في المكتب الفرصة للقادة لمشاهدة العلامات المرئية التي تدل على شعور فريقهم، ولكن هذا ليس بنفس السهولة عند العمل عن بعد. فإذا بدأ المديرون بفقدان معرفة أحوال أعضاء فريقهم، فسيتراجع الأداء سريعًا، وقد يرتفع معدل استبدال الموظفين.

أفضل نصيحة لمديري الفرق الموزعة هنا هي تذكر أن البعيد عن العين لا يجب أن يكون بعيدًا عن البال، لذا ابحث عن طرق للتحقق من أحوال أعضاء فريقك والسؤال عنهم. تذكر أن تعطيهم فرصةً للتعبير، يعني هذا أن تطلب منهم مشاركة آرائهم وأفكارهم، بالإضافة إلى إعطائهم الوقت والأدوات المناسبة لإنجازها.

اقتباس

الموظفون هم أكثر أصحاب المصلحة ثباتًا لديك على عكس العملاء الذين يمكنهم تبديل الموردين، وعلى عكس المستثمرين الذين يمكنهم بيع أسهمهم. يكرس الموظفون حياتهم للعمل في شركتك ويضعون مكاسب عائلاتهم ووقتهم وطاقتهم الشخصية في مصلحة شركتك، لذا عندما يواجهون مشكلة أو يقترحون أفكارًا جيدة، عليك الاستماع.

كيف يمكن للمديرين التحقق من أحوال فرقهم الموزعة؟

جدول لقاءات فردية متكررة: يُنصح بجدولة لقاءات فردية أسبوعيًا مع كل فرد من أعضاء الفريق للسؤال عن أحواله كشخص وكموظف. لذا خصص وقتًا لسؤالهم عن أحوالهم والمعوقات التي يواجهونها وكيف يمكنك المساعدة. يمكن لثلاثين دقيقة في الأسبوع أن تذكّر الموظفين بأنك مهتم، وأن اللقاءات الفردية أوقات مهمة لمناقشة التوقعات والتأكد من أن الموظفين مستعدون لتحقيق أهدافهم.

4. لا تكن مديرا يشبه الهليكوبتر

يجب أن يكون مديرو الفرق الموزعة الحديثة أو التي تعمل عن بعد حذرين من أنهم قد يميلون إلى أسلوب الإدارة التفصيلية، فقد تحولتَ من امتلاك رؤية كاملة لأماكن تواجد الموظفين والأشياء التي يعملونها يوميًا إلى امتلاك عدسة أصغر لرؤية ما يفعلون.

انتظر! تذكر قبل التحقق من أي أحد عدة مرات أنك وظفت فريقك لسبب محدد وأن الموظفين عن بعد يتوقعون الاستقلالية والثقة من قادتهم.

كيف تتجنب الإدارة التفصيلية؟

أولًا كن صادقًا مع فريقك، إذ أنكم تواجهون جميعًا نفس التغيير. إذا كنت تشك أنك تسأل موظفيك كثيرًا، أخبرهم أنك تحاول إيجاد التوازن وأطلب منهم إخبارك في حالة شعورهم بالاختناق أو عدم الثقة من مديرهم، يؤدي هذا إلى إنشاء علاقات موثوقة مع أعضاء فريقك الموزع. هذه بعض أسئلة التفكير التي قد ترغب في سؤالها لنفسك قبل إرسال الرسالة أو الاتصال.

أسئلة التفكير لتجنب الإدارة التفصيلية:

1. هل أحتاج معرفة هذا الآن؟ أم هل يمكن الانتظار للقائنا الفردي القادم؟
2. هل أعطاني عضو الفريق هذا سببًا لافتراض أنه لا ينجز المهام؟ أم هل هذا هو رغبتي الملحة للسيطرة؟
3. هل أنا مضغوط من قبل مديري للحصول على تحديثات مستمرة؟ إذا كانت الإجابة نعم، ربما يجب أن تتحدث مع مديرك وليس مع الفريق.
4. هل سيتشتت الموظف عن العمل الذي ينجزه بسبب هذا التواصل؟

كيف يمكن للقادة النجاح في البيئة الموزعة؟

شرحنا الأساليب التي تَستَخدمها لمساعدة الموظفين الذين يعملون عن بعد على النجاح، ولكن ماذا عنك؟ ستؤدي دورًا مهمًا في قيادة فريق موزع سليم وعالي الأداء، لكن الفريق قوي فقط بقدر قوة قائده الذي يوجهه، لذا لنتحدث قليلًا للتأكد من أنك جاهز تمامًا كذلك. إليك بعض النصائح التي يعطيها بعض المديرين الذين يديرون فرقًا موزعة.

1. اطلب من مديرك الأدوات التي تحتاجها. لا تتردد بالتعبير عن احتياجاتك التي توصلك إلى النجاح في الواقع الافتراضي، لكن يجب التأكد من أهمية تأثيرها.
2. إذا كان مديرك لا يجدول لقاءات فردية معك، فتأكد من طلب بعض اللقاءات، إذ أنك تحتاج إلى متنفس بقدر موظفيك، وتوقعات نجاحك مهمة للوصول إلى نجاح الفريق كاملًا.
3. ابحث عن مرشد في شركتك عَمِل من قبل في بيئة عَمْل موزع، بحيث يمكنك اقتباس بعض الأفكار منه. وإذا لم تكن هذه هي المشكلة، فخصص بعض الوقت للتواصل مع المديرين الآخرين لمشاركة أفضل العادات وتعلم وتصفح هذا الواقع الجديد.
4. إذا كنت تشجع فريقك الذي يعمل عن بعد على الموازنة بين الحياة والعمل، احرص على إعطاء الأولية لنفسك أيضًا، كن مثالًا يحتذى به.

ترجمة وبتصرف للمقال Distributed teams best practices: 4 golden rules for managers to live by لكاتبه Alison Robins.

اقرأ أيضًا

• أفضل النصائح لإدارة فرق العمل الموزعة
• كيف تدير فريق العمل الموزع؟
• فوائد استبيانات جس نبض الفرق الموزعة