لا ينتهي المشروع بمجرد تحقيق الأهداف، إذ تتضمن عملية إتمام المشروع التأكد من كل المهام الموجودة ضمن قائمة مهامك قبل إنهاء الأمور رسميًا. سنتعلم في هذا المقال ثماني خطوات مهمة لمساعدتك على إتمام المشاريع بثقة.
يقول هنري وادزوورث لونجفيلو Henry Wadsworth Longfellow:
اقتباس"فن البدء هو أمر عظيم، ولكن الأعظم هو فن الإنهاء".
استطاع لونجفيلو Longfellow أن يثبت نفسه كواحد من أعظم شعراء أمريكا، tقد فهم أن النهايات العظيمة في القصائد تمنحها رونقًا خاصًا، وعلى الجانب الآخر، يمكن للنهايات الضعيفة في القصائد أن تسيء إلى أفضل الكتابات.
وعلى الرغم من أن لونجفيلو Longfellow لم يحصل على أي شهادة في إدارة المشاريع، إلا أنه ما يزال بإمكانه تعليمنا شيئًا أو شيئين حول كيفية إتمام المشاريع.
تحتاج المشاريع -مثل القصائد- إلى نهايات رائعة، فحتى وإن نفَّذت خطة مشروعك بحذافيرها، فإن الخاتمة غير المنظمة يمكن أن تنسف كل عملك الشاق، ولكن عندما تنتهي بقوة، عندها يمكنك الوثوق بأن من وراء مشروعك هي فوائد مستخلصة واضحة وخطوات تالية وقوة ثابتة.
ما المقصود بإتمام المشروع؟
تتمثل المرحلة الأخيرة من المشروع في إنهائه وإتمامه، وذلك عندما تنجز المهام غير المكتملة، وتتوصل إلى النتائج النهائية، وتستخلص المعلومات المفيدة مع فريقك؛ إذ تضع مرحلة إتمام المشروع نهايةً رسميةً لمشروعك، وتزودك بخطة قوية للخطوات التالية، سواءً كان ذلك نقل المشروع إلى فريق آخر أو بدء مشروع جديد لتحسين عملك أو تجسيد الدروس المُتعلَّمة في المشاريع المستقبلية.
يمكنك تخصيص عملية إتمام مشروعك لتتناسب مع احتياجات فريقك، وسنعرض لك فيما يلي بعض الخطوات الرئيسية التي لا بُدَّ من أخدها بالحسبان:
- إجراء الاختبارات النهائية للتأكد من تلبية المشروع لكامل التوقعات، مثل اختبار ميزة ما بعد الإطلاق للتأكد من أنها ما تزال تعمل، أو مراجعة تسليمك النهائي مع المسؤولين.
- مراجعة خطة مشروعك لإنجاز المهام غير المكتملة، والتأكد من عدم نسيان أي شيء.
- إتمام المهام الإدارية، مثل تحديث الوثائق وإنهاء ميزانية مشروعك وإعادة تخصيص الموارد.
- إيصال الملاحظات للمسؤولين وإعلامهم بالخطوات التالية.
- عقد اجتماع بعد إنجاز المشروع لمراجعة الدروس المُتعلَّمة ومنح فريقك فرصة لتقديم الآراء.
- تقديم تقرير نهائي يوضح كيفية إنجاز المشروع جنبًا إلى جنب مع الأهداف المحددة.
5 مراحل لإدارة المشروع
يتكون مصطلح "إتمام المشروع Project closure" من نموذج إدارة المشروع المكون من خمس مراحل، والمُبتكَر من قِبل معهد إدارة المشاريع PMI.
ينسب معهد إدارة المشاريع PMI هذا النموذج في دليلهم إلى الهيئة المعرفية لإدارة المشاريع، والمعروفة أيضًا باسم الدليل المعرفي لإدارة المشاريع PMBOK. يقسم نموذجهم دورة حياة المشروع إلى هذه المراحل الخمسة:
- بدء المشروع: تعريف مشروعك بطريقة واضحة ووضع خطة شراء آمنة.
- التخطيط للمشروع: ابتكار أهداف تفصيلية ووضع خطة عمل.
- تنفيذ المشروع: إطلاق مشروعك باستخدام المعلومات من الخطوتين السابقتين.
- أداء المشروع: قياس الفعالية باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs.
- إتمام المشروع: إنجاز المهام غير المكتملة، واستخلاص المعلومات مع المسؤولين، والانتهاء من الخطوات التالية.
أين تكمن أهمية إتمام المشروع؟
على الرغم من المشاعر الرائعة التي تنتابك عندما تنجز مهامك الأخيرة أو تحقق أهدافك، إلا أن ذلك لا يعني أن عملك قد انتهى. فبعدما تذوقت طعم النجاح، ما تزال هناك بعض المهام التي يجب أن تتأكد منها قبل أن تصل رسميًا إلى نهاية المشروع.
سنعرض لك فيما يلي الكيفية التي يمكن أن يساعدك من خلالها إتمام المشروع على وضع علامة "الصح" على مربعات المهام وإتمام مبادراتك بثقة.
التأكد من اكتمال العمل
يضمن ذلك تتبع عملية إتمام المشروع المحددة مسبقًا والتأكد من اكتمال عملك وعدم نسيان أي مهام محددة في خطة المشروع. تتضمن هذه المرحلة الأخيرة من المشروع كل تلك التفاصيل التي يسهل تفويتها مثل الاختبار النهائي ومراجعة خطة مشروعك وإيصال النتائج إلى المسؤولين.
علاوةً على ذلك، تساعدك المرحلة الختامية على الاتفاق مع المسؤولين على أن عملك فعال ومكتمل. بهذه الطريقة، يعرف الجميع ما أنجزته ويفهمون أن المشروع قد انتهى.
تقديم خطوات تالية واضحة
عندما تنهي مشروعك بصورة صحيحة، تصبح لديك خطوات تالية يمكن التماسها، مثل نقل المشروع إلى فريق آخر أو بدء مشروع جديد لتحسين عملك أو تجسيد الدروس المُتعلَّمة في المشاريع المستقبلية. بهذه الطريقة، يساعدك إتمام المشروع على تجنب الأمور غير المرغوبة، مثل:
- عدم امتلاك المشروع لأي إطار زمني محدد وفريقك مسؤول عنه لأجل غير مسمى: تخيل أن لديك مشروعًا لتحسين عدد الزوار في موقع ما بنسبة 20%، وعند عدم اكتمال المشروع بصورة صحيحة، يمكن أن تكون مسؤولًا عن التعديلات الصغيرة والتحسينات المستقبلية إلى أجل غير مسمى.
- عدم تسليم المشروع إلى الفريق المناسب، وبالتالي سيبقى مكانه دون تقدم: تخيل أنك ابتكرت مشروعًا جديدًا لاختبار ميزة على موقعك الإلكتروني. يجب عليك هنا إبلاغ المسؤولين بأنك أنجزت الهدف من مشروعك (أي اختبار الميزة). ستحتاج بعد ذلك إلى تسليم الرؤى التي توصلت إليها إلى فريق الإنتاج المناسب لبناء الميزة.
تعلم الدروس المستفادة
يمنح كل مشروع فريقك الفرصة للتعلم والتحسن، إذ يضمن إتمام المشروع أنك استفدت من تلك الدروس، عوضًا عن تركها وراء ظهرك في ملاحظات المشروع، ويعود الفضل في ذلك إلى الاجتماع الذي يُعقد بعد الإنجاز في عملية الإتمام، بحيث يملك فريقك الفرصة للتفكير بالأمور التي سارت على نحو جيد وبالأمور الأخرى التي يمكن تحسينها في المرات القادمة.
تساعد مناقشة إتمام المشروع مع فريقك على توضيح القضايا التي ربما لم تفكر فيها، إذ يمكن لأعضاء الفريق تقديم حلول على أرض الواقع، مما يعني أنه يمكنك تحسين إدارة مشروعك بمرور الوقت، مع امتلاك فرصة التعلم وتبسيط عمليات الفريق والتواصل وتنفيذ المشروع في كل مشروع تنفذه.
وبعيدًا عن التحسينات العملية، يساعدك إتمام المشروع على التقاط ومشاركة الدروس المستفادة من المشروع، إذ يمكنك التقاط الدروس المستفادة من بيانات مشروعك الفعلية في التقرير النهائي الذي تشاركه مع المسؤولين، مثل المعلومات التي توصلت إليها من اختبار A/B، أو نتائج بحث المستخدم، أو الجدول الزمني لبناء ميزة تطبيق جديدة. يمكن للمسؤولين التعلم من مشروعك ودمج تلك النتائج في عملهم الخاص.
كيف تعرف موعد إنجاز المشروع؟
يجب عليك أن تحدد إذا اكتمل مشروعك أم لا قبل إنهائه رسميًا، ولكن ما الذي يعنيه ذلك بالضبط؟ ثمة عدد قليل من الطرق التي يمكنك من خلالها تحديد ما إذا اكتمل مشروعك أم لا، ولكن أكبر مؤشر لذلك هو تحقيق الهدف المنشود الذي حددته عند وضع الخطة.
وبغض النظر عن منهجية تحديد الأهداف التي استخدمتها، تحدد الأهداف معيار نجاح مشروعك وتعطيك طموحًا واضحًا تسعى إليه. هناك عدة طرق لتحديد الهدف، منها طريقة الأهداف والنتائج الرئيسية OKRs، ومؤشرات الأداء الرئيسية KPIs، والأهداف الذكية SMART goals.
لا يحقق كل مشروع الأهداف المرجوة منه، وهو أمر لا بأس به، فحتى إن لم تستطع تحقيق أهدافك، يمكنك القول بأن مشروعك منتهي عندما:
- تكمل المخرجات الموضحة في إطار مشروعك.
- تنهي الجدول الزمني لمشروعك.
- تستخدم ميزانية مشروعك بالكامل.
كيفية إتمام المشروع
ليس من الضروري أن يكون إتمام مشروع ما أمرًا صعبًا، فمن خلال عملك على عدة مشاريع، ستعرف المناسب وغير المناسب لفريقك، وبالتالي ستتمكن من تطوير خبراتك ومهاراتك في إتمام المشاريع. جرب هذه الخطوات الثمانية المقترحة أدناه في حال كانت هذه المرة الأولى التي ستنهي بها مشروعًا رسميًا. دوِّن ملاحظاتك حول ما يناسبك وما لا يناسبك لتحسن من العملية في المستقبل.
1. إجراء الاختبارات النهائية
تُعَد هذه الخطوة هي الأكثر أهميةً، ولا سيّما للفرق التي تركز على إطلاق منتجات أو ميزات جديدة. من المهم أن تجري الاختبارات النهائية لتتأكد من أن منتجك النهائي ما يزال يعمل مثل المتوقع قبل أن تنهي العمل على مشروعك رسميًا.
يتغير أداء المنتج بعد الإطلاق، ولا سيّما إذا كان يصل إلى شريحة كبيرة من المستهلكين، لذا فإن هذا الأمر مهم جدًا.
يُعَد التنبؤ بأداء المنتج بعد الإطلاق أمرًا صعبًا في غالب الأحيان، وبغض النظر عن إجراء الاختبارات التقنية، يمكنك مراقبة آراء المستخدمين، وخاصةً على وسائل التواصل الاجتماعي، لترى ما إذا كانوا يواجهون أي أخطاء كبيرة. ابتكر مشروعًا خاصًا لإصلاح الأخطاء في حال واجهتك مشكلات كبيرة.
2. إنجاز المهام غير المكتملة
حان الوقت الآن لمراجعة خطة مشروعك وتحديد المهام غير المكتملة، إذ يضمن ذلك إنجاز تلك المهام وعدم نسيان أي خطوات حاسمة. ستكون هذه الخطوة سهلةً إذا كنت تستخدم برامج وأدوات مميزة لإدارة المشاريع، ومن الأمثلة على ذلك أداة أنا.
لا تقلق إذا نسيت بعض الأمور، وقيِّم تلك المهام غير المكتملة وقرر ما إذا كانت ضمن نطاق مشروعك أم لا. ابتكر خطةً لمعالجة تلك المهام المتبقية في حال كانت ضمن نطاق مشروعك؛ وفي حال لم تكن ضمنه، فأخبِر المسؤولين بذلك وسلِّم المهام إلى الفريق المناسب.
على سبيل المثال، تخيل أن فريق التطوير أنهى مشروعًا لإعادة تصميم موقع إلكتروني، وأدركت أنك لم تكمل مهمة تحديث بعض الصور على الموقع. بعد النظر في نطاق مشروعك، ستجد أن هذه المهمة ليست من اختصاص فريقك، إذ يركز فريقك بصورة أساسية على تطوير بنية الموقع، وبالتالي ستحول هذه المهمة إلى فريق التصميم، والذي يمكنه استخدام بنية الموقع التي ابتكرتها لتحديث الصور.
3. إكمال المهام الإدارية
حان الوقت الآن لمعالجة الجانب الإداري من مشروعك بعد أن أنجزت المهام غير المكتملة، إذ يمكن أن تختلف المهام الإدارية حسب المشروع، وإليك بعض المهام الشائعة التي يجب مراعاتها:
- التأكد من وضع كامل ملفات المشروع والأمور المتعلقة به في المكان الصحيح وأن يكون المسؤولون على دراية بهذا المكان.
- تحديث وثائق المشروع، مثل وثائق العملية وميزانية المشروع والجدول الزمني. يمكنك في هذه المرحلة المقارنة بين توقعات المشروع والنتائج الفعلية له، وذلك لمعرفة مدى نجاحك.
- التأكد من توقيع كامل وثائق المشروع، مثل العقود أو اتفاقيات البيع.
- إنهاء أي عقود للممولين أو المقاولين الفرعيين أو المتبرعين أو المسؤولين الخارجيين.
- إغلاق عملية تمويل المشروع والتأكد من استلام المدفوعات النهائية أو إرسالها، إضافةً إلى إرسال التحديثات للفريق المالي حول أرقام ميزانيتك النهائية.
- التأكد من انتداب أعضاء الفريق لمشاريع مختلفة.
- بيع أو نقل المعدات أو موارد المشروع الأخرى إلى فرق مختلفة وفق الحاجة.
4. إبلاغ فريقك بالخطوات القادمة
دوِّن الملاحظات لفريقك لتشركهم في خطة الإنهاء، وأخبرهم بالخطوات التالية، مثل كيفية معالجة أو نقل ملكية أي مخرجات مشروع معلقة. أخبر فريقك أيضًا عن الأحداث الختامية التي يجب حضورها، مثل الاجتماعات النهائية أو الاجتماعات المخصصة لمناقشة الإنجازات مع المسؤولين. وإذا كنت ترغب بالاستماع إلى آراء فريقك خلال مرحلة ما بعد الإنجاز، فسيكون من المناسب إعلامهم بذلك حتى يتمكنوا من البدء في التحضير.
5. إرسال التحديثات والتقرير النهائي للمسؤولين
حان الوقت للمزامنة مع المسؤولين بعد التواصل مع فريقك، إذ يمكن أن يكون ذلك بمنزلة اجتماع اختتام رسمي، وبغض النظر عن الصيغة المتبعة، تأكد من تضمين المعلومات التالية:
- يتضمن التقرير النهائي ملخصًا لكل ما أُنجِز من المشروع وكيفية إنجازه، مقارنةً بالأهداف الموضوعة مع توضيح أي نجاحات أو إخفاقات رئيسية.
- قائمة بالعناصر غير المكتملة والتي كانت ضمن نطاق المشروع وكيفية التعامل معها.
- قائمة بالعناصر غير المكتملة والتي كانت خارج نطاق المشروع مع شرح سريع حول كيفية المتابعة مع الفريق المناسب.
- قائمة بالعناصر التي لا بُدَّ من متابعتها بسرعة، والتي تخطط لإكمالها كجزء من مشروعك الحالي أو نقلها إلى فريق آخر.
- طلب الآراء، والتي يمكن أن تكون بصورة مثالية استبيانًا أو مسحًا.
6. عقد اجتماع ما بعد الإنجاز
يُعَد عقد اجتماع ما بعد الإنجاز هو الطريقة الأفضل لأخذ ومراجعة الدروس المستفادة من كل مشروع. يملك أعضاء الفريق خلال هذا الاجتماع الفرصة لتقديم آرائهم حول ما سار بصورة جيدة أو بصورة غير جيدة، وما يمكن تطويره في المرات القادمة.
سنقدم لك بعض النصائح التي يجب أخذها بالحسبان قبل القيام بهذه الخطوة:
- إرسال قائمة لأعضاء الفريق تتضمن الأسئلة، وذلك للتفكير فيها قبل يومين على الأقل من عقد الاجتماع. يمكن أن تكون الأسئلة بسيطةً، مثل: "ما الذي سار جيدًا؟ وما الذي لم يسر جيدًا؟ وما الذي تعلمناه من هذا المشروع؟" سيساعد ذلك فريقك على تنظيم أفكارهم ويمنحهم شعورًا بالجاهزية.
- مشاركة وجه نظرك خلال الاجتماع (إن كنت تستطيع ذلك) وأخذ الملاحظات لتدوين آراء كل شخص، إذ يشعر فريقك بهذه الطريقة أن آراءهم ذات قيمة.
- إعطاء كل عضو من الفريق الوقت الكافي لمشاركة آرائه خلال الاجتماع، إذ يمكنك من خلال هذه الطريقة التأكد من وصول صوت الجميع.
- تخصيص بعض الوقت في نهاية الاجتماع لشكر أعضاء الفريق على مساهماتهم، وإرسال المستجدات لهم لإعلامهم بكيفية معالجة مخاوفهم، وذلك عند تحول ملاحظاتهم إلى عناصر ملموسة في العمل (سنتحدث عن ذلك في الخطوه التالية).
7. وضع خطة للتطوير
من الضروري امتلاك رؤية للمستقبل بعد تحليلك لكيفية سير المشروع. يمكنك استخدام خارطة المشروع في هذه النقطة للتخطيط لكيفية تحسين المنتج النهائي والعملية الإدارية:
- خذ بالحسبان نتائج الاختبار النهائي من الخطوة الأولى، واعرف المشكلات ذات الأولوية التي تريد حلها. فعلى سبيل المثال، إذا اشتكى بعض المستهلكين من بطء سرعة تحميل الموقع فيمكنك إعطاء الأولوية لتحسينها.
- اجمع الملاحظات التي تلقيتها من المسؤولين وفريق عمل المشروع، وابحث عن السمات المشتركة، وسلّط الضوء على عناصر العمل التي تريد معالجتها. وفي حال أخبرك أعضاء الفريق بأنهم لم يملكوا الوقت الكافي لإنجاز المهام، فيمكنك إضافة وقت احتياطي إلى الجداول الزمنية للمشروع في المستقبل.
- ابتكر خارطة طريق للتخطيط لكيفية معالجة عناصر العمل والنطاق الزمني لها.
- اطلب من فريقك تقديم الآراء حول خارطتك التي ستسير عليها واحصل على الموافقة من المسؤولين المعنيين.
8. الاحتفال
في ختام كل هذه الخطوات، لا تنسَ تخصيص الوقت للاحتفال مع فريقك بهذا الإنجاز، إذ يُعَد إظهار التقدير أمرًا مهمًا لبناء ثقافة تنظيمية قوية وتعزيز روح العمل الجماعي في مكان العمل. يمكن أن يكون الاحتفال بعدة طرق، مثل تقديم الهدايا أو رسائل الشكر، أو منح الفريق وقتًا للاحتفال، أو حتى إجازة عمل بعد الظهر، ولتحديد الخيار الأفضل، يجب أن تأخذ في الحسبان تفضيلات كل عضو في فريقك، ومن ثم اختيار طريقة الاحتفال التي تعتقد أن الجميع سيقدّرونها.
إتمام المشروع بثقة
هنيئًا لك، لقد أتممت للتو مشروعك بنجاح. لقد تحققت من كل المهام وأنجزت المهام غير المكتملة منها، وبات بإمكانك الآن الانتقال إلى مشروعك القادم وأنت مرتاح البال.
إذا كنت ترغب في توحيد معايير عملية إتمام المشروع لفريقك، فيمكنك التفكير في تحويل عملية إتمام المشروع إلى قالب مشروع مخصص، إذ تتيح لك القوالب إمكانية ابتكار مجموعة محددة من الخطوات، والتي يمكنك نسخها وإعادة استخدامها في كل مرة تنهي بها مشروعًا.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال Project closure: 8 steps to finish projects confidently لصاحبته Caeleigh MacNeil.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.