في عالم الأعمال المعاصر، والذي يمكن أن تبدو فيه المهام والمسؤوليات مثل متاهة معقدة، يظهر إطار عمل كانبان كحل استراتيجي يساعد على حل تعقيدات المتاهة بكل وضوح ومرونة، إذ يسمح لمديري المشاريع بتنفيذ أعمالهم بدقة وكفاءة، ولهذا السبب اكتسب تبعًا لذلك قبولًا وشهرةً كبيرين. يغوص هذا المقال في عالم كانبان المثير للاهتمام، حيث نتعرف على جذوره التاريخية وأهم مبادئه وميزاته، لنصل في النهاية إلى وضع صورة شاملة ودليل عملي للمبتدئين الراغبين في التعرف عليه.
ما هو إطار عمل كانبان Kanban؟
كانبان هو إطار عمل شهير من أطر منهجية أجايل لإدارة المشاريع والمنتجات، يسمح بتصوير المهام والتخفيف من عدم الفعالية في تنفيذ المشروع، ويُستخدم لتصميم وإدارة وتحسين أنظمة سير العمل، كونه أداةً بصريةً تعتمد على لوحة تعرف بلوحة كانبان تسمح بمشاهدة كل من سير العمل وانتقال المهام خلاله، حيث تتوزع عناصر العمل على اللوحة بما يسمح لأعضاء الفريق بمشاهدة وضعية كل عنصر في أي وقت، وهو عملية تسمح بالتحسين التدريجي لأي شيء نقوم به، سواءً تعلق الأمر بتطوير البرامج، أو بتقنية المعلومات والعمليات، أو بالتوظيف والتوجيه، أو بالتسويق والمبيعات، وغيرها.
يُناسب إطار عمل كانبان الوضعيات التي يسير فيها العمل بصورة غير متوقعة، والحالات التي نريد فيها أن نُسلِم العمل حال جاهزيته، بدل انتظار عناصر العمل المتبقية لتصبح جاهزةً هي الأخرى، وهو ما يسمح لفرق العمل بالانطلاق من وضعيتها الحالية لسير العمل لتحقيق تغيرات كبرى، وكثيرًا ما يُستخدم في مجال تطوير البرامج بالموازاة مع أطر أخرى مثل سكرام Scrum.
اقتباسما هو أصل مصطلح كانبان؟
يعود أصلكلمة كانبان إلى كلمتين يابانيتين: "كان" وتعني الإشارة، و"بان" وتعني اللوحة، لتدلا معًا على مفهوم لوحة الإشارات.
الجذور التاريخية لإطار عمل كانبان وتطوره
حسب موقع أداة كانبان kanbantool، فإن أصل إطار عمل كانبان يعود إلى سنوات الأربعينات من القرن الماضي، إذ وضعه تاييشي أونو Taiichi Ohno، وهو مهندس صناعي ورجل أعمال ياباني، طور لأول مرة نظام كانبان في شكله الأولي لصالح شركة تويوتا لصناعة المركبات في اليابان، وكان الهدف من النظام المراقبة والإدارة المثلى للعمل في المخازن خلال كل مرحلة من مراحل الإنتاج، وسماه كانبان بمعنى لوحة الإشارات، ليشير إلى تنظيم سير العمل بناءً على البطاقات، فكل بطاقة على لوحة كانبان تمثل عنصر عمل يتحرك عبر اللوحة في خانات عمودية تمثل الحالة.
اقتباسكانبان في شركة تويوتا: أن تُنتِج فقط ما تحتاجه، عند الحاجة إليه، وبالكمية التي تحتاجها. تاييشي أونو
عرف نظام الإنتاج في شركة تويوتا اليابانية نجاحًا كبيرًا عقب تبني إطار عمل كانبان لإيقاف الهدر وتنظيم سير العمل، ومع زيادة شهرته، جلب كانبان اهتمام مديري المشاريع من مختلف التخصصات، حيث بدأوا بتطبيق أساسياته على مجال عملهم.
يُعد مجال تطوير البرامج أحد أنجح المجالات في تبني إطار عمل كانبان، ففي العقد الأول من الألفية، كان مديرو المشاريع يبتعدون أصلًا عن طرق الإدارة التقليدية ويتجهون إلى البحث عن أطر عمل أكثر مرونة، ليُترجم هذا الاتجاه إلى موجة تبني سريع وواسع لمنهجية أجايل، وقد تطورت عدة أطر عمل سريعًا لسد هذه الحاجيات، لتشكل جوهر منهجية أجايل في تطوير البرمجيات خلال تلك الفترة، وأشهرها سكرام Scrum، والبرمجة الاستثنائية extreme programming، والتطوير المرن للبرامج Lean softare development. كل هذه الأطر كان لها دور هام فيما سيصبح لاحقًا إطار عمل كانبان.
خلال هذه الفترة، أخذت بعض فرق العمل التي تستخدم لوحات سكرام بتبني تقنيات كانبان وإعادة تنظيم لوحاتها، من خلال إدخال خانات تمثل المراحل المختلفة للعمل، وهو ما زاد من شهرة لوحات كانبان؛ أضف إلى ذلك أساليب تطوير البرمجيات المرنة وطرق إدارة أجايل التي أعطت دفعةً لظهور أسلوب كانبان في تطوير البرامج، والذي لقي قبولًا كنظام في حد ذاته، لأنه يساعد في تجاوز النقائص التي لا يغطيها إطار عمل سكرام، مثل تخفيض الفترة الزمنية من لحظة تقديم العميل لطلبه إلى لحظة التسليم، وضمان السير المستمر للعمل.
ورغم أن انتشار استخدام إطار عمل كانبان كان بطيئًا في البداية، إلا أنه عرف تسارعًا كبيرًا وزيادةً في الشهرة بعد تبنيه من قِبل شركات كبرى عرف معها النجاح، مثل مايكروسوفت وياهو. ومع تبلور المعرفة المتعلقة باستخدام إطار عمل كانبان، تبين أنه ليس ناجحًا فقط في مجال تطوير البرامج، ولكن في أي عملية تتطلب التكرار، بما في ذلك الإنتاج، والمبيعات، والتسويق، والتوظيف، حتى أن الجيش الأمريكي أبدى رغبته في تبني مبادئ كانبان.
تبعًا لهذا النجاح الكبير، ظهرت العديد من المجهودات التي هدفت لوضع مبادئ جوهرية لكانبان، وبدأ الخبراء بنشر المقالات والكتب التي تهدف إلى تحديد أساسياته، وتوجت هذه الجهود سنة 2016 بإصدار كتاب الأساسيات المختصرة لكانبان Essential Kanban Condensed لصاحبه ديفيد أندرسون David Anderson، والذي قسّم تطبيق كانبان إلى خمس ممارسات:
- تصور سير العمل.
- تحديد حدود العمل الجاري.
- قياس وإدارة تدفق العمل.
- جعل سياسات العمليات صريحة.
- استخدام النماذج لاكتشاف فرص تحسين العمليات.
ويؤكد ديفيد أندرسون أن الأشخاص الذين لا يطبقون كل هذه العمليات، لا يستفيدون كليًا من إطار عمل كانبان حتى لول استخدموا لوحة كانبان.
لوحات كانبان: ما هي وكيف تستخدم؟
لوحة كانبان هي أداة بصرية لإدارة المشاريع، تساعد الفرق على تصور العمل، وتحديد العمل الجاري تنفيذه، وزيادة الفعالية، وتُمثل عناصر العمل أو المهام في لوحة كانبان ببطاقات على اللوحة تسمح لأعضاء فريق العمل برؤية حالة كل عنصر في أي وقت، بحيث يَسهُل تخصيص هذه البطاقات لتتماشى والاحتياجات الخاصة للفريق، فيما تُمثَل مراحل العمل بخانات عمودية تنتقل بينها هذه البطاقات، وتُساعد هذه الطريقة فريق العمل على الالتزام بحجم العمل الضروري للوصول إلى أهدافها.
تجدر الإشارة في هذا السياق إلى أن لوحات كانبان يمكن أن تكون ماديةً أو رقميةً، إذ توجد تطبيقات رائدة في هذا المجال، كما يمكن أن تكون شخصيةً مخصصةً لمشروع شخصي أو مخصصةً لفريق عمل كامل يتداول على العمل عليها.
خطوات إنشاء لوحة كانبان
حسب موقع أداة كانبان Kanbantool، يمكن إنشاء لوحة كنبان لأي غرض كان من خلال خمس خطوات رئيسية كما يلي:
- وضع التصور البصري لسير العمل: خلال هذه الخطوة، ينبغي أخذ لوحة أو ورقة بيضاء ورسم تدفق العمل منذ انطلاقه إلى نهايته، مع تقسيمه إلى خطوات مستقلة وتحديد خانة لكل خطوة.
- تحديد أنواع المهام أو عناصر العمل: وهنا نحدد أنواع العمل التي ينجزها فريق العمل عادةً، ويمكن أن تأخذ صورة طلبات العملاء، أو مهام الصيانة؛ وخلال هذه المرحلة، نعطي لونًا محددًا لكل واحد من هذه المهام، ليكون اللون الذي ستأخذه البطاقات اللاصقة التي تمثله على لوحة كانبان.
- كتابة المهام على البطاقات وإلصاقها على اللوحة: خلال هذه المرحلة، نكتب كل أمر نعمل عليه على ورقة لاصقة مستقلة يتوقف لونها على نوع المهمة، و نلصقها على اللوحة في الخانة الملائمة لها، وينبغي أن تأخذ البطاقات في كل خانة ترتيبًا يعكس أولويتها النسبية، لتكون البطاقات المتعلقة بالمهام المستعجلة في أعلى الخانة.
- البدء باستخدام لوحة كانبان: عند البدء في استخدام لوحة كانبان، فإننا نبدأ بالمهام الموجودة في أعلى الخانات، وعندما يصبح العنصر جاهزًا للنقل إلى الخانة الموالية، نضعه أدنى هذه الخانة، وتسمح طريقة العمل هذه بالحفاظ على سير عمل سريع على اللوحة.
- تحسين سير العمل: عند استخدام لوحة كانبان، ينبغي أن نكون قادرين على الحصول على نظرة شاملة حول حالة العمل والتحديد الفوري لأي مشكلة أو نقطة تعثر، فلا ينبغي أن تتأخر أي مهمة عن المهام الاخرى، كما لا يجب أن تتراكم المهام في خانة معينة، ويُعَد تقييد حجم العمل قيد التنفيذ إحدى أنجع الطرق لضمان السير المستمر للعمل.
مثال عن إنشاء بطاقة كانبان لمشروع خيري
إذا افترضنا أننا بصدد تنظيم حدث لجمع التبرعات لصالح منظمة خيرية، فعندها يمكننا استخدام إطار عمل كانبان لإدارة وتحسين مختلف مراحل تخطيط وتنفيذ الحدث، وفيما يلي مثال عن إحدى الطرق الممكنة لاستخدام لوحة كانبان في مثل هذه الحالة.
| الانتهاء | التنفيذ | التخطيط | توليد الأفكار |
|---|---|---|---|
| مراسيم نهاية الحدث | الإعلان للحدث | تحديد الميزانية | أفكار العصف الذهني |
| شكر المتبرعين | التنسيق مع البائعين | حجز مكان الحدث | اختيار الموضوع |
| إرسال رسائل الامتنان | تسيير الإمدادات | خطة التسويق | تطوير البرنامج |
| إجراءات تكميلية | توفير الدعم في الموقع | التنسيق بين المتطوعين | تحديد الأنشطة |
في هذا المثال، تُمثل كل مرحلة من مراحل تنظيم فعاليات جمع التبرعات بخانة على لوحة كانبان، أما عناصر العمل وهي المهام والأنشطة، فتُمثل من خلال بطاقات ضمن كل خانة؛ ومع التقدم في مراحل العمل، ننقل البطاقات من اليمين إلى اليسار، فعلي سبيل المثال، نبدأ بالعصف الذهني في مرحلة توليد الأفكار، ومع إكمال كل مهمة، ننقل البطاقة المذكورة إلى المرحلة الموالية حتى تنتهي الفعاليات بنجاح.
يساعد استخدام إطار عمل كانبان في هذا السياق على تتبع تقدم فعاليات جمع التبرعات، وتحديد أي عائق يواجه العمل، وضمان السير الحسن للمهام، وهو ما يقود في النهاية إلى تنظيم وتنفيذ ممتازين.
مبادئ إطار عمل كانبان
عند الاطلاع على المراجع التي اهتمت بوضع الأسس الجوهرية لإطار عمل كانبان، نجد أن الخصائص الخمس الأساسية التي وضعها ديفيد أندرسون في كتابه الأساسيات المختصرة لكانبان، هي المبادئ الأكثر شهرةً في مختلف المصادر ذات الصلة، وتتمثل هذه المبادئ فيما يلي:
1. تصور سير العمل Visualize Workflow
سير العمل هو مجموعة المهام أو المراحل المحددة لتحقيق هدف معين، ولضمان تقدم فعال ومنظم؛ وأول خطوة ينبغي تنفيذها عند استخدام إطار عمل كانبان، هي وضع تصور لسير العمل حتى نتمكن من تحديد الخانات التي ستظهر على لوحة كانبان، فإذا تعلق الأمر مثلًا بإدارة فريق لخدمة العملاء، فعندها يمكننا وضع مراحل مثل "استقبال الرسالة"، و"تحت المراجعة"، و"تم تقديم الحل"، و"محلول" كخانات على لوحة كانبان، ويساعد ذلك على ضمان استمرارية معالجة طلبات الدعم، كما يسهل الرقابة والتوجيه طيلة العملية.
2. تحديد حدود العمل الجاري Limit Work in Progress
عند العمل على قائمة تتكون من عدة مهام، تتصاعد الرغبة في العمل على عدة مهام في آن واحد، غير أن تعدد المهام يخفض من الأداء على المستويين الفردي والجماعي، لذلك، وضمن إطار عمل كانبان، يُعَدّ وضع حدود لعدد المهام المسموح بالعمل عليها في ذات الوقت أمرًا جوهريًا، لغرض تجنب التكدس وتحسين سير العمل.
وكمثال توضيحي، فلنتخيل أن شخصًا ما يعمل على كتابة مقال ولكنه يفتح من حين لآخر بريده الإلكتروني للاطلاع على البريد الوارد، فرغم إحساسه بأنه حقق إنجازًا بالعمل على هذين النشاطين في نفس الوقت، فإن التشتت الذهني الناتج عن الاطلاع على البريد يمكن أن يؤثر على جودة المقال ويزيد من الوقت اللازم لتحريره، ويسمح تبني إطار عمل كانبان في هذه الحالة من زيادة كل من الإنتاجية وجودة المخرجات.
3. قياس وإدارة سير العمل Measure and Manage Flow
ينبغي على مدير المشروع مراقبة تقدم فريق العمل من خلال لوحة كانبان، إذ سيشاهد بانتظام انتقال البطاقات ضمن سير العمل، فإذا تراكمت بطاقات معينة على غير العادة في خانة معينة، دل ذلك على أن الوقت حان لتدخل صاحب هذه المهمة، فالتشخيص المبكر للعوائق الممكنة، مثل المعلومات المفقودة أو التجهيزات المعطوبة، يسمح بتفادي التعطيلات الهامة للمشروع، وبلوغ مرحلة التسليم في الوقت المحدد.
4. جعل السياسات صريحة Make Policies Explicit
تتضمن هذه النقطة توثيق وتوضيح سياسات وقواعد العمليات لجميع أفراد الفريق من أجل تحقيق فهم واضح لكيفية العمل، حيث أن توحيد هذه السياسات بالنسبة لكل العمليات باستخدام لوحة كانبان يوحّد المقاربة التي ينتهجها كل عضو في الفريق لتنفيذ المهام، كما يسهّل اندماج الأعضاء الجدد، وتعزيز روح العمل الجماعي والاعتماد على النفس ضمن الفريق، ويمكن لمدير المشروع بهذه الطريقة أن يرتاح من عبء كونه الملجأ الوحيد للمعلومات حول سير العمل.
وكمثال على ذلك، يمكن لقسم التسويق في شركة ما مثلًا تبني لوحة كانبان. عندها، يمكن لفريق العمل، أن يتبع طريقًا واضحًا ومتماسكًا من خلال تنميط العمليات بدءًا من توليد الأفكار إلى تنفيذ الحملات الإعلانية، ويمكن للمسوقين الجدد في الفريق استيعاب العملية بسرعة من خلال الاستفادة من لوحة كانبان، مما يعزز التكامل السلس والإنتاج المتناسق، كما يقلل من الاعتماد على شخص واحد في توجيه سير العمل.
5. استخدام النماذج لاكتشاف فرص تحسين العمليات Use Models to Recognize Process Improvement Opportunities
ويعني هذا المبدأ استخدام التمثيلات المرئية أو النماذج التي تعبر عن سير العمل لتحديد المجالات التي تحتاج إلى التحسين. يسمح تحليل هذه النماذج بالحصول على معلومات قيّمة حول نقاط تعطيل العمل، وعدم الكفاءة، والمجالات المحتملة لتبسيط أو تنقيح العمليات؛ فإذا طبقنا هذا المبدأ على فريق تطوير برامج يستخدم لوحة كانبان لإدارة مهامه، فيمكنه أن يلاحظ بمرور الزمن أن المهام تتراكم باستمرار في بعض الخانات، وهو ما يدل على نقطة يتعطل فيه سير العمل.
يسمح التمثيل البياني لهذا السير وتحليل النموذج باكتشاف الحاجة إلى تخصيص موارد أكثر، أو إلى تقسيم العملية إلى عمليات أصغر حجمًا عند هذه النقطة، وتساعد هذه المقاربة على التحديد المستمر لفرص التحسين، وتعديل سير العمل بما يحقق أكبر كفاءة ممكنة.
وضمن تطبيقات هذا المبدأ أيضًا، يحرص إطار عمل كانبان على الاستفادة من التغذية الراجعة، ويتجسد ذلك في تركيزه على تنظيم اجتماعات دورية تشجع على تقديم الملاحظات والأفكار حول العمل المنجز والجاري انجازه، حيث تسمى هذه المعلومات الراجعة في مصطلحات إطار العمل هذا بإيقاعات كانبان Kanban cadence، ويبلغ عدد الاجتماعات المنصوح بها ضمن إطار كانبان حسب بعض المراجع سبعة اجتماعات كما يلي:
- الاجتماع اليومي أو الوقفة اليومية.
- الاجتماع الأسبوعي أو الاجتماع التجديدي.
- الاجتماعي نصف الأسبوعي أو جلسة مراجعة تسليم الخدمة.
- الاجتماعي الشهري: ويتناول مراجعة المخاطر والعمليات.
- الاجتماع من حين لآخر لتخطيط التسليم.
- الاجتماع ربع السنوي لمراجعة الاستراتيجية.
ميزات إطار عمل كانبان ومحدوديته
يوفر إطار عمل كانبان عدة ميزات لمديري المشاريع فيما يتعلق على وجه الخصوص بتحسين العمليات، ويمكن أن نلخص ميزاته الرئيسية كما يلي:
- امكانية مشاهدة سير العمل على لوحة كانبان، وبالتالي تسهيل تحديد نقاط العرقلة وتحسين كفاءة العمل.
- المشاهدة السهلة لمرور المهام عبر المراحل المختلفة للمشروع، ما يسمح لفريق العمل بتحديد وضعية كل مهمة في أي وقت يريد.
- زيادة الكفاءة من خلال الحد من حجم العمل قيد التنفيذ، وبالتالي حماية أعضاء الفريق من تحمل حجم كبير من ضغط العمل، وضمان أن العمل المطلوب أُنجِز تمامًا قبل البدء في مهمة أخرى، ويساهم هذا بدوره في التخفيض من زمن العمل وتحسين سيره، وبالتالي زيادة الفعالية.
- المرونة العالية التي تتمتع بها لوحة كانبان، وإمكانية استعمالها في عدة مجالات خارج إطار تطوير البرامج، مثل التسويق، والموارد البشرية، والمالية.
- التخفيض من حجم الزمن والعمل الضائع، فألواح كانبان تزيد من إنتاجية فرق العمل، وتساعدها على إنجاز المزيد من العمل بأقل زمن وجهد ممكنين، ما يسمح بدوره بتخفيض التكلفة وزيادة المنفعة.
- تعزيز التعاون بين أعضاء فريق العمل من خلال تحسين التواصل، إذ توفر لوحة كانبان رؤيةً موحدةً وشاملةً لسير العمل.
- إمكانية مراقبة أداء الفريق وقياس تقدم المهام بسهولة، وهو ما يسمح لمدير المشروع باتخاذ قرارات حكيمة تستند على معطيات واقعية فيما يخص تحسين الأداء.
- تساعد لوحة كانبان على إدارة الأولويات من خلال تحديدها الفعال، ما يسمح بتنفيذ المهام الأكثر أهميةً أولًا بأول.
على الرغم من هذه الميزات العملية والقيّمة، توجد بعض الأمور التي ينبغي أن يأخذها مدراء المشاريع في الحسبان بخصوص محدودية استخدام إطار عمل كانبان، وأبرز هذه النقاط ما يلي:
- لا يركز إطار عمل كانبان كثيرًا على مرحلة التخطيط، ويمكن أن يشكل ذلك نقطة ضعف بالنسبة لفرق العمل التي تتطلب مشاريعها مستوى عالي من التخطيط.
- يعتمد إطار عمل كانبان كثيرًا على تواصل الفريق وتعاونه من أجل إدارة المشروع بفعالية، ويمكن أن يشكل ذلك عائقًا لفرق العمل التي لا تتواصل جيدًا أو تلك التي تضم أعضاءً يعملون عن بعد، وكذا لفرق العمل كبيرة الحجم.
- عند الاعتماد على إطار عمل كانبان، يمكن أن يواجه مديرو المشاريع صعوبات في العمل على المشاريع المعقدة التي تتطلب الكثير من التنسيق والتخطيط، فهو يناسب المشاريع الأصغر والأقل تعقيدًا.
- لا يركز إطار عمل كانبان كثيرًا على إدارة الوقت، ويمكن تبعًا لذلك ألا يناسب فرق العمل التي تحتاج إلى الالتزام بمواعيد تسليم صارمة.
- عند حدوث تغيرات كبيرة أو مفاجئة، يمكن أن يكون من الصعب على مدير المشروع تكييف إطار عمل كانبان بفعالية لملاءمة هذه التغيرات.
ختامًا، فإن إطار عمل كانبان ليس عبارةً رنانةً فقط، بل هو مقاربة منطقية وواقعية تدعم فرق العمل وتنسق تعاونهم بكل مرونة، ويمكن لمنظمات الأعمال، من خلال تبني مبادئ مشاهدة سير العمل وتحديد حجم العمل قيد التنفيذ والتعرف على فرص التحسين، تحقيق نسق متناغم في عملياتها، ولنتذكر في النهاية أن إطار عمل كانبان لا يتمحور فقط حول إدارة المهام، بل يتجاوز ذلك إلى وضع أسلوب للكفاءة والإنتاجية في خضم عالم العمل المتغير باستمرار.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.