مقدمة إلى تطبيق إدارة المشاريع Trello

يُعتبر Trello أحد تطبيقات الوِب الشهيرة لإدارة المشاريع، بدأتها شركة Fog Creek Software عام 2011 (وهي ذاتها الشركة التي أطلقت Stack Overflow) قبل أن يتحوّل الموقع إلى شركة مستقلّة عام 2014، يتضمن التطبيق حزمتين للاشتراك، الأولى مجانية وتتضمن المميزات الأساسية لاستخدام الموقع، والثانية مدفوعة لفرق العمل.

يستخدم Trello نموذجًا يُدعى kanban لإدارة المشاريع، والذي أشاعت شركة تويتا استخدامه في الثمانينيات. تُمثَّل المشاريع وفق هذا النموذج على شكل ألواح boards والتي تتضمن قوائم lists (مُشابهة لقوائم المهام task lists)، تتضمن القوائم بدورها بطاقات cards (تُمثّل المهام). ويُفترض بهذه البطاقات أن تنتقل من قائمة إلى أخرى (عبر السحب والإفلات) مُعبّرة عن سير العمل قُدمًا إلى الأمام.

يُمكن استخدام Trello بأشكال كثيرة ومتنوعة، بما في ذلك إدارة المشاريع البرمجية، التخطيط للتدوين، العمل على كتاب، إدارة مكاتب المحاماة، العمل على مجلات الحائط المدرسية إلخ، كما يتكامل مع عدد من الخدمات الشائعة مثل البريد الإلكتروني، IFTTT، Slack وغيرها من وسائل التواصل والتنظيم، مما يجعل Trello مكانًا ملائمًا لربط كل شيء مع بعضه ومتابعة سير العمل.

نبدأ في درس اليوم الخطوات الأولى مع البرنامج من قبيل إنشاء حساب، تصميم اللوح الأول والتعرف على المزايا الرئيسية وسنتطرق في دروس لاحقة إلى تفاصيل ومواضيع متقدّمة في العمل على Trello.

إنشاء حساب

يمكن إنشاء حساب في Trello بسهولة عبر التوجّه إلى الصفحة الرئيسية للموقع ثم الضغط على SingUP، الخانات المطلوبة ثلاثة فقط: اسمك، البريد الإلكتروني، وكلمة المرور:

بعد ذلك ستنتقل إلى الصفحة الرئيسية في Trello والتي تعرض الألواح boards الخاصّة بمشاريعك، مبدئيًا لن تتضمن هذه الصفحة سوى لوح واحد ترحيبي يُدعى Welcome Board والذي يشمل الكثير من الأمثلة والخصائص التي يمكن تنفيذها باستخدام Trello.

إنشاء لوح جديد New Board

لنُنشئ لوحًا جديد باسم "أكاديمية حسوب" عبر الضغط على المربع الرمادي Create new board، ثمة خياران مُتاحان عند الإنشاء، الأول هو اسم اللوح، والثاني هو مجموعة العمل التي سنشارك اللوح معها، ولأننا لم ننشئ مجموعات عمل فسنترك هذا الخيار none ونضغط على Create:

إنشاء القوائم

بعد إنشاء اللوح ينقلنا Trello إلى داخله، وتظهر قائمة جانبية باسم Menu لنغلقها الآن ونُركّز على الزاوية اليُسرى حيث ينتظرنا إنشاء القائمة الأولى، سوف أكتب "مواد للترجمة" وأضغط على Enter، سأنشئ قائمتين إضافيتين "مواد للتدقيق" و "مواد جاهزة للنشر"، الآن يفترض أن يبدو اللوح على الشكل التالي:

تُمثّل هذه القوائم سير عملي في أكاديمية حسوب. لنبدأ مع قائمة "مواد للترجمة"؛ تحتوي هذه القائمة على المقالات التي أنوي ترجمتها، هذا يشابه قائمة To Do والتي تتضمن الأعمال التي يتوجّب عليّ تنفيذها.

إضافة مهام إلى القوائم

لنبدأ بإضافة بطاقة/مهمة إلى القائمة عن الطريق النقر على زر Add a card، سيظهر مربع نصيّ صغير قابل للكتابة، سأضع هنا عنوان إحدى المقالات التي يتوجب عليّ ترجمتها، ثم أضغط على Enter لأرى المهمة قد أضيفت إلى القائمة. بعد ذلك سأضغط عليها بزر الفأرة الأيمن لتُفتح نافذة تفاصيل البطاقة والتي سنتطرق لاحقًا لإدارتها بالتفصيل.

ما يهمني الآن في البطاقة هو إرفاقها مع رابط المقال كي يسهل عليّ الوصول للأصل الإنكليزي عندما أبدأ بالعمل، لذا أنسخ الرابط وأضعه في خانة Add Comment ثم أضغط Enter. سيُضاف في الأعلى مربع جديد باسم Attachments والعنصر الأول (والوحيد حاليًا) في المرفقات هو رابط المادة الأصل.

انتهيت الآن من إضافة المهمة الأولى، أغلق البطاقة بالضغط على Esc من لوحة المفاتيح أو الضغط على رمز الإغلاق أعلى يمين نافذة إدارة البطاقة. سأتابع بالطريقة عينها مع باقي المقالات التي يجب عليّ ترجمتها، ليصبح اللوح مشابهًا لما يلي:

بهذا الأسلوب تكون لديّ صورة دقيقة عن كمية المواد التي عليّ تنفيذها، وسيكون سهلًا متابعة سير عمل العديد من الأعضاء في فريق واحد. في البداية ستكون المقالات ضمن قائمة "مواد للترجمة" مع رابط الأصل لكل منها، لنفترض أنني أنهيت ترجمة المقال الأول، أعود الآن إلى Trello وأضغط على البطاقة الخاصّة به، ومن مربع Add Comment أختار رمز المشبك (الأول من اليسار) لإرفاق النصّ المترجم مع البطاقة، كما في الصورة التالية:

الخطوة التالية هي سحب البطاقة من قائمة "مواد للترجمة" وإفلاتها ضمن قائمة "مواد للتدقيق"، سأضغط عليها مُجددًا ومن صندوق إضافة تعليق أختار رمز الإشارة (الثاني من اليسار) لإضافة إشارة mention إلى المُدقّق، كي يصله إشعار بوجود مادة جديدة تحتاج إلى تدقيق، كما هو موضح في الصورة:

المُدقق بدوره سيحصل على نسخة من الترجمة مع رابط الأصل، وبعد التنقيح سيرفع نسخة جديدة من الملف، وسينقل بطاقة المقال من قائمة "مواد للتدقيق" إلى قائمة "مواد للنشر"، وعبر الضغط على البطاقة هناك يمكنه إضافة إشارة mention إلى مسؤول النشر في الموقع كي يستلم المادة ويجدولها للنشر.

هذه صورة مختصرة ومُبسطة عن أسلوب Trello لإدارة سير العمل وتتبعه، وتسهيل التعاون بين فريق العمل.

كيف تنشئ مجموعة عمل؟

حتّى تستطيع إدارة العمل مع الفريق الخاص بك أنت بحاجة إلى إنشاء مجموعة عمل أولًا؛ ثم إنشاء لوح مشترك جديد خاص بالمجموعة. للقيام بذلك اضغط على إشارة الإضافة + أعلى ويسار الموقع، لتظهر لدينا ثلاثة خيارات:

الأول لإنشاء لوح جديد، الثاني لإنشاء مجموعة عمل شخصية، أما الخيار الثالث فهو لإنشاء مجموعة عمل تجارية وهذا الخيار يحتاج إلى اشتراك في الخطة المدفوعة لدى الموقع. لذا سننتقي الخيار الثاني ثم نكتب اسمًا للفريق ونضغط على Create:

سينقلنا الموقع بعدها إلى المساحة الخاصة بمجموعة العمل والتي تتضمن أربع علامات تبويب:

• الأولى Boards لإنشاء وإدارة ألواح العمل الخاصة بهذه المجموعة.
• الثانية الأعضاء Members من هنا يمكنك البحث عن الآخرين عبر أسمائهم على Trello أو عبر عنوان بريدهم الإلكتروني، في حال لم يكن الشخص مُسجلًا لدى الموقع فسيظهر أسفل اسمه زر Send بدلًا من Add لإرسال دعوة بريدية له للاشتراك.

• علامة التبويب الثالثة Settings تتضمن عدّة خيارات، يمكننا تعديل واحد منها فقط والباقي تحتاج إلى الاشتراك المدفوع، الخيار هو Visibility ويُعبّر عن مستوى خصوصيّة مجموعة العمل، حيث لدينا خيارين:

1. الأوّل خاص Private، وهنا تكون رؤية المجموعة وإمكانية العمل ضمنها محصورة بمن تدعوه لها.
2. الثاني عام Public، حيث يمكن لأي شخص لديه رابط المجموعة تصفح جميع تفاصيلها، كما يمكن لمحركات البحث مثل Google فهرسة محتواها، لكن فقط الأعضاء المدعوون يمكنهم العمل ضمنها.
3. أما ثالث الخيارات Business class فهو مخصص بمزايا إضافية للخطة المدفوعة.

نصائح عامة

• استخدم عناوين واضحة وكاملة لوصف البطاقات.
• أول ما تقوم به بعد إنشاء البطاقة هو كتابة المزيد من التفاصيل بداخلها، وإرفاق الروابط والملفات اللازمة للعمل.
• تابع سير العمل بنقل البطاقة من قائمة إلى أخرى كما هو مخطط له، الالتزام بهذا النظام سيجلب فوائد تنظيمية عديدة تظهر مع الوقت.
• لا تحذف البطاقات بعد انتهاء العمل بل أنشئ قائمة باسم «أرشيف» واحفظ فيها جميع الأعمال المنتهية، قد تلزم هذه البطاقات لاحقًا في حال حدوث خلل أو ما شابه.
• يمكنك استخدام Trello كلوح لإدارة المهام الشخصية حتى لو لم يكن لديك فريق عمل.
• ادخل صباحًا إلى Trello وراجع جميع المهام التي يتوجّب عليك تنفيذها وتفحّص إلى أين وصل سير العمل.

سنتابع في دروس قادمة شرح المزيد من التفاصيل والاستخدامات عن تطبيق Trello.