البحث في الموقع

هل أنت مدرك للخطوات التي يتخذها العميل حتى يوظفك؟ وما الذي يجمع بينكما في النهاية؟ ربما تهدر الكثير من الوقت في فعل وتوضيح نفس الأشياء مرارًا وتكرارًا لكل عميل محتمل. أعلم أنني كنت أقوم بذلك، فقد عملت مع العملاء منذ زمن طويل (حوالي 100,044 سنة انترنيتية)، لذا قررت منذ بضعة أشهر تغيير هذا الوضع وجعل أكثر من نصف عملية جلب العملاء المهتمين لتوظيفي لتنفيذ مشاريع تصميم ويب تتم بشكل آلي. أحبّ إجراء التّجارب. حيث أنني لم أرضَ أبدًا على آلية عمل أي شيء، وأحاول دومًا تغيير الأمور لمعرفة إذا كان هناك شيء ما آخر يعمل بشكل أفضل. لكن على الرغم من ذلك لم أغيّر أي شيء في عملية تأهيل العملاء منذ بدء عملي الحر. وهكذا كانت تتم العملية عادةً: يجد العميل اسمي ورابط موقعي في أسفل الموقع الذي يزوره. ينقر العميل على كلمة "تصميم" في موقعي ويشاهد معرض أعمالي. في حال أُعجب العميل بعملي فإنه يتواصل معي -أحيانًا يرسل رسالة إلكترونية قصيرة وغامضة وأحيانًا يرسل مقالة من 10 صفحات تشرح كل شيء بالتفصيل بدءً من كيف ولماذا بدأ بمشروعه التجاري انتهاءً بالحديث عن حيواناته الأليفة. أرد على رسالته عندما أجد الوقت لذلك وأطلب منه تعبئة مخطط المشروع (وهو عبارة عن وثيقة على Google Doc قمت بإنشائها خصيصًا لهذا الغرض). يراسلني العميل مجددًا بعد تعبئة المخطط ليعلمني بذلك. أراسله من جديد لاقتراح موعد محادثة على السكايب (التاريخ والوقت). ويتكرر الأمر عدة مرات لنتفق في النهاية على موعد يناسبنا سويةً. نتحدث عن المشروع على سكايب حوالي 30-40 دقيقة. ثم اكتب تقرير العمل الذي يفصلّ ثلاثة أشياء: السعر، المخرجات النهائية للعمل (ما الذي سأسلّمه له) والتوقيت. يوقع العميل عليه ويرسل لي دفعة أولى لتحديد تاريخ البدء. أرسل له قائمة بالمهام التي تحتاج إلى الإنجاز قبل أن نبدأ. نبدأ العمل على المشروع. تحتاج كل خطوة من هذه الخطوات الـ 12 إلى القليل من العمل، وبعد كتابتها كان من الواضح أنه من الممكن جعل أول 7 خطوات تتم بشكل آلي، مما يجب أن يوفر الكثير من الوقت ويعطي العميل المحتمل المعلومات التي يحتاجها بسرعة لمعرفة فيما إذا كنت ملائمًا لمشروعه. التأهيل Onboarding، تعريف موجز التأهيل Onboarding هو مصطلح مستعمل في الموارد البشرية للموظفين الجدد، واستخدم فيما بعد من قبل مستسرعي النمو Growth Hackers ومطوري التطبيقات للإشارة إلى تبني وتوجيه الزبون الجديد. تنقسم هذه العملية غالبًا إلى ثلاثة أجزاء: التجهيز، الاستيعاب، والتسريع. التجهيز هو إعطاء الأشخاص الجدد الأدوات لاستخدام ما سجلوا من أجله. لذا عندما تسجل في الانستغرام تعلّمك الشاشات القليلة الأولى كيف تستخدم التطبيق -هذه هي عملية التأهيل الخاصة بهم. وقد وثق Samuel Hulick ذلك: الاستيعاب هو مساعدة المستخدم الجدد على الشعور بأنه ينتمي إلى مجموعة الأشخاص المخلصين لذلك الشخص، الشركة أو التطبيق. وقد فعلت شركة Zappos ذلك من خلال إجراء حلقة تدريبية للموظفين الجدد عن قيم الشركة، حيث لا تعلمهم الشركة ما تقوم به فقط وإنما بما تشعر بأنه مهم أيضًا، إضافة إلى منحهم خيار في نهاية الدورة لأخذ 2000$ نقدًا ومغادرة الشركة. وكما يبدو فإن 1% فقط يغادرون. التسريع هو جعل الشخص الجديد ينضم بسرعة إلى المجتمع الحالي. وأنا أقوم بذلك في قائمتي البريدية من خلال إرسال رسالة ترحيب مخصصة جدًا. لقد استهلكت الكثير من الوقت على هذه العملية وصياغة ما يحدث عندما يشترك شخص ما في قائمتي البريدية، وصياغة رسالة الترحيب، والتي تؤتي ثمارها بشكل كبير جدًا بما يتعلق بتفاعل وبقاء المشتركين. تبدو كل تلك الأشياء في الأعلى نظرية أو حتى مُبهمة بعض الشيء، لكن في جوهرها تحاول جعل الشخص الجديد يشعر بأنه موضع ترحيب، وإعطائه الأدوات التي يحتاجها ليصل إلى ما يريد والتأكد من أنه في المكان الصحيح. إن جعل عملية التأهيل تتم بشكل آلي سيوفر الكثير من الوقت في حال تنفيذها بشكل صحيح. إضافة إلى كونها تقوي التواصل والالتزام من جانب المستخدم. عملية التأهيل الجديدة الخاصة بي هنا تجد الكيفية التي صممت بها عملية التأهيل الخاصة بي لجعلها تتم بشكل آلي ومفيد قدر الإمكان: يجد العميل اسمي ورابط موقعي في أسفل الموقع الذي يزوره. ينقر العميل على كلمة "تصميم" في موقعي ويشاهد معرض أعمالي. في حال أُعجِب العميل بعملي فإنه يُدخل اسمه وبريده الإلكتروني ويتلقى رسالة تحتوي على ملف "البدء" بصيغة PDF، ويتم إضافة معلومات العميل إلى قائمة MailChimp البريدية (مجانية) التي لا ترسل رسائل اعتيادية وإنما ترسل ملف "البدء" بشكل آلي وتُتابع فيما إذا نقر عليه العميل أو لم ينقر. يوضح ملف البدء بشكل مفصلّ أسعاري، آلية عملي، نوعية المشاريع التي أنفذها (ونوعية المشاريع التي لا أنفذها)، كما يجيب على جميع الأسلة الشائعة التي يسألها العملاء عادةً عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف. ويتضمن الكثير من توصيات العملاء. يوجد في نهاية ملف البدء رابط لتعبئة مخطط المشروع. مخطط المشروع هو نموذج مستضاف على موقع typeform.com (مجاني) لا يحتاج إلى إعادة توليده لكل شخص جديد، ويتم تخزين إجابات العميل وإعلامي برسالة إلكترونية عند الانتهاء. عند الانتهاء من تعبئة النموذج، تظهر الشاشة الأخيرة التي تحتوي على رابط لتحديد موعد مكالمة سكايب. يوجد نموج حجز مكالمة سكايب في نظام يدعى youcanbook.me (مجاني) والذي يقوم بالمزامنة مع Google Calendar (بالتالي يُظهر فقط أوقات الفراغ في أيام محددة)، وبعد أن يختار وقت فارغ بالنسبة لي نقوم بتبادل رسائل البريد الإلكتروني للتأكيد على الموعد والتذكير. وتتم بقية الخطوات بشكل مشابه للعملية السابقة، حيث يتم إجراء المكالمة وفي حال الاتفاق أكتب تقرير العمل وأحصل على الدفعة المسبقة وأبدأ العمل. ما وجدته في الأشهر القليلة الأولى من تنفيذ الأمور على هذا النحو أن تخوفي من تأجيل العملاء المُحتملين للعمل معي بسبب عدم التواصل معي بشكل فعلي منذ البداية لم يكن في مكانه. حيث سألت كل شخص أتمَّ العملية "هل استمتعت بهذه العملية؟ وهل كان كل شيء على ما يرام على الرغم من أننا لم نتواصل بشكل شخصي حتى المكالمة؟" وكان الجميع سعيدين تمامًا ﻷن العملية كانت سريعة وأجابت على أسئلتهم، وشعروا بالراحة حقًا. ومن أصل ستة أشخاص قاموا بالعملية الجديدة، وظّفني 5 أشخاص لتنفيذ مشاريعهم أما الشخص السادس لم ينتبه إلى أنني غير متاح للعمل لمدة أربع أشهر ولا يستطيع الانتظار كل هذا الوقت. بالنسبة لهؤلاء الأشخاص الستة، فقد وفّرت ساعات من الوقت ﻷنه لم يكن علي الرد على أسئلة أجبت عليها مئات المرات من قبل أو الدخول في حفلة تبادل الرسائل الإلكترونية لتحديد موعد مكالمة السكايب. إن عملية استيعاب الناس بشكل آلي تسمح لهم بالحصول على المعلومات التي يحتاجونها عن عملي التجاري في الوقت الذي يناسبهم. وأنا أقوم بهذه العملية من خلال الإجابة على كل الأسئلة الشائعة التي سبق وأن طُرحت عليّ عن طريق "ملف البدء" المفيد (والمصمم بشكل جيد). وأسرّع العملية عن طريق استخدام أدوات مجانية تسمح للعميل بالانتقال من مرحلة الاطلاع إلى إجراء مكالمة تأكيد المبيع خلال دقائق قليلة (والتي لا تتطلب أي عمل يدوي من طرفي). ترجمة وبتصرف للمقال User onboarding: not just for HR and growth hackers لصاحبه Paul jarvis.