أحمد رجب معوض

فرق الدعم الرائعة لا تجذب انتباه العملاء المحتملين فحسب، و لكنها تكسبهم أيضًا.بعد قضاء وقت طويل في طوابير الانتظار ودراسة العديد من الأمثلة في الأرشيف، اتضح أن ولاء العملاء و سعادتهم يتم بناؤهما شيئًا فشيئًا وخطوة بخطوة. حتى لو أننا لا نمتلك الميزة أو الخاصية التي يحتاجها العميل بشدة أو حتى إن كان هناك مشاكل في الخادوم، إلّا أن المحادثات الصريحة بالنبرة المُناسبة والسلوك الأنسب، يكون لها صدى جيد مع عملائنا (أغلبهم وليس كلهم). باختصار، هم مستعدون لأن يكونوا صبورين ومتفتحين للبدائل والأفكار المختلفة. لماذا؟قبل أن أبدأ العمل في فرق الدعم الفنّي، كنت كعميل وبدون أي شكل من أشكال الفهم لمعنى الدعم الفنّي الجيد ومع توقعات كبيرة في ذهني حول نوعية الخدمة التي سأتلقاها-كان من الصعب أن أكون متعاطفًا معهم. بعد ذلك، فهمت أهمية الدعم الفنّي الجيد، كما أنني أيضاً مررت بتلك التجربة وبدأت في تقديمها للآخرين. على سبيل المثال، منذ عام، قمت بشراء حذاء على الإنترنت، لكن قام شخص ما بسرقته من ردهة المبنى الذي تتواجد فيه شقتي. لم ترسل لي الشّركة التي اشتريت منها حذاءً جديدًا و لكنهم خففوا من حدة الموقف بتوفير تخفيض لي إن أردت شراء مُنتج جديد مع تركيز جهودهم حتى أبقى مهتمًا بمنتجاتهم. في المرة التالية، وصل الحذاء لباب شقتي و لم يتركوه في الردهة، وأرفقت معه رسالة لطيفة مرفقة من فريق الدعم لديهم. كان من السهل أن أكتب مراجعة أو تعليقًا سيئًا عنهم، أو أن أذكرهم بسوء على الشبكات الاجتماعية أو أن أنتقل إلى شركة مُنافسة لهم، لكن على العكس، شيء ما في الرّسالة التي أرسلوها لي جعلني أبقى معهم. بعد أن عملت لدى Help Scout لستة أشهر فقط، بدأت كل هذه الخبرات والمهارات الجديدة التي اكتسبتها في الترابط مع بعضها البعض وحينها أدركت أن أفضل فرق الدعم هي عبارة عن مزيج من الأدوار، كارتداء ثلاثة قبعات في ذات الوقت: قبّعة الأصدقاء، وقبّعة المُعلّمين، وقُبّعة الطّلاب. الأصدقاءماذا نتوقع من أصدقائنا ؟ نتوقع منهم أن يكونوا معنا عندما نحتاج إليهم. نتوقع منهم أن يكونوا مهتمين ومتفاهمين، متعاطفين، أمناء وطيبين. لمّا تتعامل مع فريق دعم رائع، فإنّك ستشعر أنك تتحدث إلى صديق، بغض النظر عمّا إذا كنت عميلًا بالفعل أم لا. هم يهتمون لأسئلتك، يستمعون إليك، ويعطونك آراءً و اقتراحاتٍ بنزاهةٍ تامة، فهم لا يضيعون وقتك. يردون عليك ردًا سريعًا كأنك تراسل صديقًا برسالة نصّية وهو يُجيبك سريعًا. نحن في زمن يُطلب فيه منك أن تُظهر جانبك الإنساني لكن تحقيق ذلك ليس بالأمر الهيّن. فإن أظهرته كثيرًا بدا ذلك تصنّعا، وإن لم تظُهره كثيرًا بدا ذلك تقصيرًا. عندما تضع في ذهنك بأنّك تتحدّث إلى صديقك، فهذا سيُفترض به أن يساعدك في تحديد النبرة الأفضل والكلمات الأنسب. اقرأ ردودك الإلكترونية على العملاء بصوت عالي، أو إذا كنت تتحدث مع عميل عبر الهاتف، تصرف وكأنك تخاطب أحد أصدقائك المقربين. المحادثة يجب أن تسير بشكل طبيعي، وردك يجب أن يكون شيئًا تحب أن تسمعه إذا كنت في الجهة الأخرى من الهاتف في مكان العميل. معلمونعندما يتعلّق الأمر بالبرمجيات، فإن أفضل فرق الدعم تتكون من المعلمين. منتجات البرمجيات تحديدًا تتطور وتتغير بشكل دائم. فريق الدعم الجيد يفهم الخواص الجديدة والأدوات بحكم خبراتهم مع المنتج، ويسعون جاهدين لمعرفة طرق ومناهج الشركات الأخرى. ببساطة هم يوصلّون النقاط بعضها ببعض بشكل أسرع. عضو فريق الدعم الرائع يجب أن يكون معلمًا لأنه يتوجّب عليه أن ينقل فهمه للعميل ويقوم بتعليمه مهارة معينة تُسهّل عليه المهمّة. المعلم يشرح أفضل الطرق لاستخدام المنتج ويعطي استراتيجيات بديلة تعوض الأشياء التي يفتقر لها المنتج. وماذا نتوقع من معلمنا ؟ الصبر، الوضوح، والإرشاد. بعض الشخصيات تكون مناسبة أكثر بشكل طبيعي لهذه النوعية من التواصل بسبب رغبة عميقة متجذرة بداخلهم لمساعدة الناس في أن يصبحوا أفضل. هذا لا يعني بأنه لا يمكنك إتقان نبرة أو طريقة معينة في الكلام تمكنك من مساعدة الناس على التعلم وتشجيعهم على تجربة أشياء هم بطبيعة الأمر لم يجربوها من قبل. إذا عملت في مجال الدعم الفني، ستتمرن على تلك المهارة يومياً. طلابالصفة التي تُعرِّف الطالب الجيد هي الرغبة الجامحة في التعلم. الطلبة الجيّدون متفتحون وفضوليون، يفكرون بشكل نقدي، وتجدهم مُبادرين. أفضل فرق الدعم دائمًا من تكون لديها النية في أن تحسن مجهوداتها، منتجهما والآليات المُتّبعة في سبيل تقديم الخدمة، والطرق التي تخدم بها العملاء. فهم يبحثون عن التعلم أكثر فأكثر باستمرار، هم لا يشعرون بالراحة لأن الراحة تؤدي إلى الركود. فرق الدعم المليئة بالطلاب حريصة على فهم منتجها وعملائها؛ هم دائما يكتشفون طرقًا وأساليب مختلفة والتي ستساعدهم على تأدية عملهم بشكل أفضل. حينما يأتيهم موقف غير مألوف، هم دائما متحمسون جدًا لإيجاد أكثر الحلول فاعلية. كيف تغيرت حياتنا عندما ارتدينا عدسات مختلفة لمراجعة أعمالنا؟ عقلية الطالب، إذا اقترنت مع صفات الصديق المقرب مع توفر الشغف لتعليم الآخرين، هي الأبعاد الثلاثة التي يمكنها صناعة فريق دعم رائع. من المُمكن تعلّم هذه السلوكيات وشحذها؛ لا نجد هذه الخصال الثلاثة بشكل طبيعي لدى الجميع. ربما الرغبة في التأقلم مع أحدها ستحفّزك أكثر، ولهذا فإن الأمر أقرب من فكرة ارتداء القبّعة المُناسبة في الوقت المُناسب. حتّى تُصبح هذه السّلوكيات جزءًا لا يتجزّأ من طبيعتك كعضو في فريق الدّعم الفنّي فستحتاج للوقت وللتدريب، ويجب أن تنظر إلى كل محادثة مع عميل على أنّها فرصة للتّعلّم والتّدريب. عندما أتعامل مع خدمة عملاء رائعة، أشعر أنني مرئي، مسموع، ومُقدَر. هذا الإحساس بسيط جدًا، و لكنه لسوء الحظ نادرً جدًا. عندما يُتقن عضو فرق الدّعم الفنّي هذه الأدوار الثلاثة بشكل جيّد، فسيكون من الأنسب حينها أن نتوّجه بتاج بدل أن نضع فوق رأسه قبّعة. ترجمة -وبتصرّف- للمقال The Three Hats Worn by Great Support Teams لصاحبه Paul Jun. حقوق الصورة للمقال الأصلي.

"أخرجه وأدخل غيره سريعًا" تبدو كالاستراتيجية التي يعرفها الجميع لكن لا أحد يُفصح عنها في العديد من أقسام خدمة العملاء، و لكن هل يجب علينا كعملاء الشكوى من هذا الأمر؟ أليس صحيحًا أننا نريد تقليل الوقت الذي نقضيه في الانتظار في طوابير الخدمة؟ يبدو أن هذه فعلًا مشكلة إذا ما نظرنا للأمور بسطحية، ولكن إذا نظرنا من ناحية ردود أفعال العملاء بالنسبة للدعم الذي يتلقونه، سينكشف أمامنا ما يريده العملاء ببعد آخر تمامًا. بينما نعتبر السرعة شيئًا مهمًا، ففي الحقيقة ليست هي الشيء الأهم بالنسبة لنا كعملاء عندما نتواصل مع فرق الدعم. عرض بحث عن العملاء استنتاجات مهمة تتعلق بهذه الفكرة ملخصها أن قضاء وقت أطول مع العملاء هو الطريقة الملائمة للقيام بالأمور، وذلك الاستنتاج سنستعرضه في باقي المقال. الكثير من رواد الأعمال المشهورين حكوا بالفعل قصص تتعلق بجعل خدمة العملاء الخاصة بشركاتهم أبطأ من خلال طريقتهم في الإدارة. Zappos هي مثال واضح لعرض هذه الفكرة، حيث كانت فلسفة مديرها التنفيذي طوني شاي Tony Hsieh دائمًا تتمحور حول سعادة العملاء والمجتمع الناشئ حول علامتهم التجارية. ديريك سيفرس Derek Sivers، مؤسس CD Baby (والتي تم بيعها لاحقًا بـ22 مليون دولار)، يحمل نفس الأفكار عن خدمة العملاء. من وجهة نظره، خدمة العملاء التي تجعل العملاء يعودون مرة أخرى لا يمكن أن تتم في عجالة وبشكل متسرع. لقد كان مهتمًا بهذا الجانب في تجربة عملاء شركته لدرجة أنه درّب موظفيه على أن يأخذوا وقتهم مع العملاء، كما شرح في مقابلة قائلاً : هذه الفكرة من الناحية العاطفية تبدو مذهلة في التعامل مع العملاء، و لكن كأي رائد أعمال يعرف أن الاستراتيجيات طويلة الأمد تحتاج أيضًا إلى أن يشار إليها بالنتائج. هل توجد أية معلومات تُظهِر أن جعل خدمة العملاء أبطأ هي الخطوة المناسبة لتتخذها في إدارة شركتك ؟ هناك بعض الدراسات على العملاء جديرة بالملاحظة في هذا السياق بالطبع والتي يجب أن يهتم بها رواد الأعمال. فمثلًا يجب أن يضعوا في الاعتبار هذه الدّراسة التي أعدّتها Gallup والتي تمت بغرض استكشاف ارتباط العملاء ببنك. باحثو Gallup أرادوا أن يكتشفوا ما هي مواصفات تجربة خدمة العملاء والتي تؤثر على معدلات ارتباطهم بالبنك، النتائج كانت مفاجئة بالنسبة للمهتمين بمستويات كفاءة الخدمة: استشاريو Gallup وجدوا أن مستويات الارتباط التي يشعر بها عملاء البنك تأثرت بالسرعة التي اقترنت بالخدمة، كما كان متوقعًا. ملاحظات العملاء على مجاملات مندوبي البنك ومظهرهم الراغب في المساعدة كانت أهم بفارق كبير عن ملاحظاتهم المتعلقة بسرعة الخدمة المُقدمة، عند قياس مدى الارتباط بين العملاء و البنك. العملاء الذين أثنوا على طريقة تعامل الموظفين مقدمي الخدمة كانوا أكثر بتسعة مرات من حيث الارتباط بالبنك. نشر الدكتور ويليام ج.ماكوين ملاحظات حول هذا التحليل والذي على الرغم من صحته، إلا أنّ الكثير من الشركات تميل إلى التركيز على السرعة فقط في تقديم الخدمة لأن "السرعة تبدو سهلة القياس، وسهلة في الإدارة أيضًا" كما ذكر ويليام. غالبا ما تميل الشركات لأسرع خدمة بدلًا من أفضل خدمة، ولكن الوقت الذي تستغرقه الخدمة لا يُظهِر طريقة معاملة العملاء أو إذا كان هذا التفاعل نتج عنه سمعة طيبة أو ولاء من جهة العملاء للشركة مقدمة الخدمة. نتائج مشابهة تم نشرها لدراسات كانت تحاول الإجابة عن التساؤل المستمر، لماذا يقوم عميل بترك شركة ما لصالح المنافس؟ طبقا لدراسة RightNow عن مدى تأثير تجربة العملاء، قال العملاء "فريق عمل غير كفؤ ومُتعجرف" كالسّبب الأول التي تجعلهم يتوقفون عن التعامل مع شركة، هؤلاء العملاء كانوا أكثر بنسبة 18% عن الذين قالوا "المشاكل لم تُحَل في توقيتٍ كافٍ". الخدمة المتسرعة عادة ما يتم ترجمتها كفعٍل مُتعجرف، لذلك دعونا نجب عن سؤال آخر، ما هو الثمن الحقيقي لتقليل وقت خدمة العملاء للعميل الواحد بشكل كبير أو مُلفِت ؟ 15 دقيقة من الدّعم الفنّي المُمتاز أفضل من 5 دقائق من الدّعم الفنّي المُتسرّعتُظهِر بعض الدراسات الأخرى، أنه بالطبع هناك علاقة بين السرعة والجودة، فالخدمة عندما تكون ذات جودة لا يمكن أن تكون بطيئة أو قليلة الكفاءة. على الرغم من ذلك الترابط فهذا لا يعني أن أحد العاملين يتسبب في الآخر، بمعنى أن الخدمة السريعة لا تعني أنها جيدة لأنها تتغاضى عن ما يشعر به العميل بعد انتهاء مدة الاعتناء به من قِبل خدمة العملاء. نشر معهد Jim Moran بيانات عن بحث بعنوان Lee Resources في 2010 تأكيدًا على ذلك، ومن بين ما جاء فيه: 70% من العملاء الذين يشتكون سوف يظلون يتعاملون معك إذا قمت بحل تلك المشكلة. 95% منهم سوف يستمرون في التعامل معك إذا قمت بحل تلك المشكلة بسرعة.الجمع ما بين سرعة تقديم الخدمة وجودتها تتضح في هذه الحالة أيضًا. العملاء متسامحون، ولكنهم يعيرون الكثير من الاهتمام على قدرتك في حل مشاكلهم. لكن عندما تكون السّرعة أحد المعايير التي تؤخذ بالحسبان، فهل يمكنك التأكد من أن فريق الدعم الخاص بك يولي اهتمامًا بحل مشاكل العميل قبل أن يلقوا بالًا إلى سرعتهم لدى قيامهم بذلك ؟ بينما قد تصف مقاييس كفاءة الشركة تذاكر الدّعم الفني التي تمّت الإجابة عنها في أقل من دقيقة واحدة على أنها "خدمة ممتازة"، إلّا أن العملاء قد لا يتفقون كثيرًا مع ذلك. فبالرغم من اهتمامهم في حل مشاكلهم بسرعة، إلّا أن هذه الدّراسة أظهرت أن العملاء يهتمون أكثر بالإحساس بأنهم مرحب بهم وتم معاملتهم بشكل جيد عن طريق عاملين أكفاء، وودودين. التّركزي حول عامل تقليل الوقت الذي تستغرقه تذكرة الدّعم الفنّي الواحدة قد يؤدي إلى قرارات سيئة. لو ضغطت على موظفيك كي يُعالجوا التّذاكر بأسرع وقت ممكن، فإنّه يصعب عليك التأكد أن الجودة و الدقة لن يُضحَى بهما للقيام بذلك. كما قالها ماكوين بشكل ظريف: ترجمة -وبتصرّف- للمقال Support Teams: Stop Being Blinded by Faster Response Times لصاحبه Gregory Ciotti.