لوحة المتصدرين

يُعد التخطيط أحد العمليات الأساسية في كل الشركات، وهو يضمن تحديد أهداف الشركة بوضوح، وتعيين المهام وجدولتها للموظفين. وأحد أهم جوانب التخطيط هو الوقت، فعند إدارة الوقت بفعالية تنفذ الخطط بفعالية. الوظيفة الأساسية للمدير هي وضع الخطط وضبط التخطيط المناسب للعمل، وهذا ضروري لإتمام العمل بدقة. يساعد التخطيط الفعال على: التنبؤ بالمستقبل وتجنب المخاطر، والاستفادة من التجارب السابقة، والتغلب على المشاكل غير المتوقعة. الاستخدام الأمثل للموارد، وتجنب الأنشطة التي تسبب ضياع الوقت. تنظيم وظائف كل قسم، ويساعد على العمل بسلاسة مثل كيان واحد؛ وهذا يضمن تنفيذ العمليات والمهام بطريقة واضحة وسلسة، ويعزز الأفكار المبتكرة. تنظيم جهود الموظفين وتوجهيها بطريقة صحيحة، من خلال خطوات مدروسة، تُحقق أهداف الشركة ونجاح العمل. نظام أودو هو الحل الأنسب لتنفيذ استراتيجيات التخطيط والجدولة، ومن خلال تطبيق أودو للتخطيط يمكنك إدارة جدولة الأعمال، وتقسيم العمل، وتوزيع المهام. لم يكن التخطيط وحدةً منفصلةً في إصدارات أودو السابقة، بل كانت جزءًا من وحدة المشاريع، وبعد معرفة أهمية إدارة التخطيط، أطلقت أودو وحدةً مخصصةً لإدارة التخطيط. في هذا المقال سنلقي الضوء على أهم تطبيقات أودو للتخطيط وجدولة المواعيد، وكيف يمكن أن تساعدك في جدولة أعمالك وتنظيمها. وحدة التخطيط في البداية يجب أن تثبت تطبيق أودو للتخطيط من بين تطبيقات أودو. وبعد أن تفتح التطبيق وتدخل إلى لوحة المعلومات، ستظهر جداول البيانات المتعلقة بالمهام والمشاريع في جدول التقويم. جدولة يمكن عرض الجداول وفقًا للموظف وأدواره ومشاريعه. ولتحديد أحد الجداول المخصصة، انقر فوق علامة التبويب "جدولة"، حيث يمكنك تحديد الخصائص التي تحتاجها للاطلاع على الجداول الزمنية التي تتضمنها. وافتراضيًا، يُعرض الجدول الزمني حسب الموظف؛ ومن خلال تحديد الخيار حسب الأدوار، ستتمكن من رؤية تحول الأدوار المختلفة. ويمكنك تحديد الجدول حسب المشروع لعرض التخطيط، وجدولة الأعمال المتعلقة بالمشاريع المنفصلة؛ كما يمكنك عرض الجداول في مخطط جانت أو التقويم أو كانبان أو في القائمة، إلى جانب إمكانية استخدام عوامل التصفية لتحديد الجداول الزمنية من القائمة بأكملها. لإرسال الجدول الزمني إلى الموظفين عبر البريد الإلكتروني، يمكنك الضغط على خيار إرسال الجدول الزمني، كما يمكنك تحديد الفترة التي يجب إرسالها، وإضافة أسماء الموظفين الذين تريد إرسال الجدول الزمني إليهم. ومن ميزات تطبيق التخطيط، نجد نوبات العمل المفتوحة التي تساعدك على إبقاء المناوبة مفتوحةً للموظفين. فإذا لم يتمكن الشخص الذي أنشأ الجدول من إكمال المناوبة، فيمكن لأي موظف آخر استلام العمل وإكماله. My Planning ستحصل على تفاصيل جدولك الزمني في عرض التقويم، وذلك من خلال تحديد خيار My Planning من علامة التبويب، حيث يعرض ملخصًا إجماليًا لعدد الورديات لديك كل يوم، ويمكنك النقر على إنشاء لتظهر التفاصيل على الشاشة. تشمل هذه التفاصيل الوقت المخصص، والوقت المخصص بالنسبة المئوية، والدور، والمهمة، والمشروع، وإذا ما كانت الخطة مكررةً أم لا. يمكنك إرسال الجدول بالضغط على خيار الإرسال. ولإرسال الجدول كاملًا أو الجداول من فترة زمنية معينة، يمكنك الضغط على خيار الإرسال، كما يمكنك تحديد الفترة الزمنية وأسماء الموظفين الذين تريد إرسال الجدول إليهم؛ بالإضافة إلى إمكانية عرض جدولك الزمني في الفترة الزمنية التي تختارها. ومن الميزات الأخرى، نجد إمكانية إضافة مهمة جديدة إلى جدولك الزمني، بالنقر فوق زر "إضافة"، وتحديد الدور وإنشاء الجدول الزمني، وعرض الورديات المفتوحة. إضافة جداول جديدة من السهل إضافة مهام جديدة إلى الجداول؛ وذلك بالضغط على زر إضافة من لوحة القيادة، وستظهر صفحة نموذج. يمكنك تحديد قالب مناوبة، ويُملأ الوقت المخصص تلقائيًا، ثم تضيف اسم الموظف والدور والمشروع والمهمة والشركة، وبتحديدك المربع المتوفر تتكرر المهمة أكثر من مرة. كما يمكنك إضافة رسائل إضافية في المساحة المتوفرة، وبالنقر على زر "حفظ" سيضاف جدولك الزمني إلى القائمة. التقارير يمكنك تحليل التخطيط عن طريق تحديد علامة التبويب "إعداد التقارير"، وسيُعرض تحليل تخطيط كل موظف لكل شهر على الشاشة، كما تستطيع الحصول على تقييم مفصل للعمل أو المهمة التي قام بها الموظف. بعد ذلك يمكنك إدراج التحليل في جدول البيانات، وعرض التحليل على شكل جداول خاصة، ومخططات غانت، أو قائمة. إعدادات التكوين تستطيع تكوين الإعدادات والأدوار ونماذج المناوبة في وحدة التخطيط، ويمكنك السماح للموظفين بإلغاء تعيين أنفسهم من المناوبة، إذا لم يكونوا متوفرين أو عُينوا بالفعل مع وردية أخرى. إضافةً إلى ذلك، يمكن إنشاء أدوار جديدة في قاعدة البيانات، واختيار الأدوار الحالية ومهام الموظفين. كذلك من الممكن إدارة قوالب المناوبة، وتعيين نوبات لأدوار معينة، وتحديد مدة المناوبة، وتحرير قوالب جديدة وإنشاؤها. يساعدك تطبيق أودو للتخطيط في تنظيم المناوبات وجدولتها بطريقة فعالة. وتسمح لك بتتبع الجداول الزمنية، والقيام بالتخطيط المستقبلي بسهولة كبيرة. ومن خلال هذا التطبيق، يمكنك أيضًا الحصول على تقرير تحليل مفصل للتخطيط الذي أجريته، وتعيين مهام الموظفين، ويساعدك في التخطيط المستقبلي. وحدة المواعيد في نظام أودو تُعَد اجتماعات العمل ضروريةً في جميع المنظمات والشركات؛ لأنها تفتح الباب لتبادل الأفكار، وتحديد الأهداف، وتنظيم المهام، والحديث عن المشاريع والخطط القادمة. وتُعد إدارة اجتماعات العمل والمواعيد مهمةً لأي مدير أو صاحب عمل؛ إذ من خلال الاجتماع المخطط والمنظم والمراقب بطريقة صحيحة يمكن تحقيق عدة أهدف مهمة، منها: حل الخلافات. صنع قرار أفضل. مشاركة أفضل لأعضاء الفريق. توفير الوقت والجهد والمال. يقدم نظام أودو تطبيقًا لإدارة المواعيد، وباستعماله يمكن جدولة المواعيد، وإرسال رسائل بريد إلكتروني للمشاركين، إلى جانب إرسال التذكيرات، وتحديد الأشخاص المشاركين؛ كما يساعد العملاء على تحديد المواعيد بمرونة. يمكن أيضًا تضمين روابط الاجتماعات في الموقع الإلكتروني، وضبط ساعات العمل، ومزامنة جدول الأعمال مع تقويم جوجل، وغيرها من الميزات. للاستفادة من ميزة المواعيد عبر الإنترنت الخاصة بنظام أودو، يجب أولًا تثبيت تطبيق المواعيد، ومن ثم يمكن استخدامه في التطبيقات الأخرى. كيفية إدارة جدولة المواعيد عبر الإنترنت انتقل إلى موقع الويب، ثم إعدادات التكوين، ثم المواعيد عبر الانترنت. يمكن للمستخدم إنشاء موعد جديد بالنقر على زر إنشاء، وبالتالي سيظهر نموذج جديد في نافذة جديدة. وتستطيع أيضًا إنشاء موعد تجريبي من خلال ملء الحقول، كما هو موضح بالصورة التالية: جدولة المواعيد يجب أن يملأ المستخدم جميع الحقول لجدولة موعد محدد، ويجب تحديد مدة الاجتماع والموظفين المتاحين. ويمكن من خلال نموذج إنشاء الموعد تحديد المنطقة الزمنية، والموقع، وإضافة الملاحظات؛ كما يتيح لك النظام تحديد الموظفين المتاحين تلقائيًا، عن طريق التوافر، والذي من خلاله يمكن للمستخدم تحديد يوم المواعيد ووقتها. أما الأسئلة، فإذا أراد المستخدم طرح أسئلة على المشاركين، فيمكنه ذلك من خلال الانتقال إلى تبويب الأسئلة، والنقر فوق إضافة بند، لتظهر النافذة المنبثقة التالية: بينما للرسائل، تساعد هذه الميزة المستخدم على إرفاق رسالة وإرسالها للعملاء. ويمكن استخدام تطبيق المواعيد لهذا الغرض. نشر الموعد يمكن نشر المواعيد على الموقع الإلكتروني، بالنقر على زر "الذهاب إلى الموقع الإلكتروني"، وسيظهر للمستخدم عرض التقويم، كما توضح الصورة التالية: عندما تنقر على الزر الأحمر "غير منشور"، فسيتحول إلى اللون الأخضر ويصبح منشورًا، كما يمكنك الوصول إلى المواعيد من خلال زر "الموعد" في شريط القائمة من داخل موقع الويب. وحدة التقويم في نظام أودو يقدم نظام أودو تطبيق التقويم لإدارة الاجتماعات الداخلية والخارجية للشركة بسهولة، ويمكن باستعماله عرض الاجتماعات المجدولة، ومشاهدة عرض التقويم بتنسيقات مختلفة، مثل اليوم أو الأسبوع أو الشهر، وبالتالي سيصبح من السهل لمديري الأعمال والموظفين معرفة التزاماتهم، والتخطيط للمشاريع والاجتماعات القادمة بطريقة أفضل. من خلال فتح تطبيق التقويم، يمكن للمستخدم إما إنشاء الاجتماع في طريقة عرض النموذج، أو عرض التقويم، وكل ما عليك فعله هو تحديد الحضور ووقت بدء الاجتماع، كما يمكنك أيضًا إضافة العلامات وموقع الاجتماع للبحث السريع. يمكن تعيين تذكير من أجل ضمان وصول الجدول الزمني إلى كل المشاركين؛ إذ يقوم هذا الإجراء بتشغيل بريد تذكير أو إعلام لكل مشارك، وبالتالي سترسل إشعارات إلى كل المشاركين من خلال البريد الإلكتروني، كما ستضاف الاجتماعات أيضًا إلى عرض التقويم لكل من الحاضرين والمشاركين. ولعرض مواعيد اجتماعاتك الخاصة، يمكنك استخدام فلتر "اجتماعاتي"، وبالتالي ستظهر مواعيد الاجتماعات التي أنشأتها أو التي دُعيت إليها. يضمن أودو تلبية احتياجات عملك؛ لذلك يُعَد أودو الخيار الأفضل سواءٌ أكنت بحاجة إلى أدوات لإدارة اجتماعات العمل، أو الحسابات التجارية، أو الشؤون المالية، أو الموارد البشرية؛ ويمكنك الاعتماد عليه لتحقيق أهدافك وإدارة شركتك بطريقة أفضل. اقرأ أيضًا تطبيقات أودو لإدارة الموارد البشرية كيفية استخدام فواتير أودو لإدارة الأمور المالية في الشركة التقارير في نظام أودو جداول بيانات أودو Odoo وأهم ما يميزها

يقصد بتخطيط موارد المؤسسات إدارة جميع العمليات التجارية الأساسية اللازمة لإدارة الشركة في نظام متكامل. وقد أصبح استخدام تطبيقات ERP ضروريًا لعمل الشركات بمختلف أحجامها وتخصصاتها. في هذا المقال، سنوضح مفهوم تخطيط موارد المؤسسات، وأهم الوحدات المضمنة في أنظمة ERP، وكيف تساعد في تنظيم وإدارة عمل الشركات. تعريف تخطيط موارد المؤسسات تخطيط موارد المؤسسات هو نظام برمجي يساعد على إدارة جميع عمليات الشركات، بما في ذلك العمليات المالية والموارد البشرية والتصنيع وسلسلة التوريد والخدمات والمشتريات وغير ذلك. ما أهمية تخطيط موارد المؤسسات ERP؟ يوصف نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP بأنه الجهاز العصبي المركزي للمؤسسة، وهو ضروري لتشغيل جميع العمليات التجارية اليومية بطريقة مؤتمتة وذكية ومتكاملة. تحتاج المبيعات إلى تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات لإدارة طلبات العملاء، وتعتمد الخدمات اللوجستية على برنامج تخطيط المؤسسات لتقديم المنتجات والخدمات المناسبة للعملاء في الوقت المحدد. من خلال نظام ERP تُنجز المهام اليدوية مثل إعداد الفواتير والتقارير تلقائيًا وتُلخص استنادًا إلى العمليات التي تنفذ في النظام. يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات على تبسيط الأنشطة والتخطيط بطريقة أفضل للنمو المستقبلي والتأقلم مع متغيرات السوق. كيف تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP؟ يتكون نظام تخطيط موارد المؤسسات من وحدات نمطية متكاملة، أو تطبيقات أعمال مترابطة من خلال قاعدة بيانات مشتركة. تركز كل وحدة ERP عادةً على منطقة عمل واحدة، لكنها تعمل معًا باستخدام نفس البيانات لتلبية احتياجات الشركة. وتتضمن تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات الوحدات التالية: المالية والمحاسبة والموارد البشرية والمشتريات والخدمات اللوجستية وسلسلة التوريد، ويمكن لكل شركة اختيار الوحدات التي تحتاجها وإضافتها وتوسيع نطاقها حسب الحاجة. تدعم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المتطلبات الخاصة بالصناعة إما كجزء من الوظائف الأساسية للنظام، أو من خلال التطبيقات التي تتكامل بسلاسة مع النظام. يمكن شراء برنامج تخطيط موارد المؤسسات باستخدام نموذج اشتراك سحابي (برمجي أو SaaA)، أو نموذج ترخيص محلي. وحدات تخطيط موارد المؤسسات تتضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مجموعةً متنوعةً من الوحدات النمطية المختلفة، بحيث تدعم كل وحدة عمليات تجارية محددة مثل التمويل أو المشتريات أو التصنيع، وتزود كل وحدة الموظفين بالأدوات التي يحتاجونها للقيام بوظائفهم. تتصل كل وحدة بنظام ERP، الذي يوفر مصدرًا واحدًا للمعلومات وبيانات دقيقة لكل الأقسام. تشمل وحدات ERP الأكثر استخدامًا ما يلي: وحدة المالية تُعَد وحدة المالية والمحاسبة الوحدة الأساسية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات. وتتيح للشركات إمكانية فهم حالتها المالية الحالية وتوقعاتها المستقبلية. وتشمل الميزات الرئيسية لهذه الوحدة تتبّع الحسابات الدائنة والحسابات المستحقة القبض وإدارة العمليات المالية. يمكن لوحدة المالية أتمتة المهام المتعلقة بالفواتير ومدفوعات البائعين وتسوية الحسابات، مما يساعد موظفي قسم المحاسبة على إغلاق الدفاتر في الوقت المناسب ومعرفة الإيرادات الحالية. كما تتضمن الوحدة البيانات التي يحتاجها موظفو التخطيط والتحليل المالي لإعداد التقارير الرئيسية، بما في ذلك بيانات الأرباح والخسائر. وحدة المشتريات تساعد وحدة المشتريات المؤسسة على تأمين المواد الأولية أو المنتجات التي تحتاجها لتصنيع أو بيع البضائع. يمكن للشركات الاحتفاظ بقائمة الموردين المعتمدين في هذه الوحدة، واستخدامها لأتمتة طلبات رض الأسعار، ثم تتبع الأسعار الواردة وتحليلها. بمجرد أن تقبل الشركة عرض أسعار، تساعد وحدة المشتريات موظفي قسم المشتريات في إعداد أوامر الشراء وإرسالها. ويمكن بعد ذلك تتبع أمر الشراء، إذ يحوله البائع إلى أمر مبيعات وشحن البضائع، وتحديث مستويات المخزون تلقائيًا بمجرد وصول الأمر. وحدة التصنيع يُعَد التصنيع جزءًا أساسيًا من نظام تخطيط موارد المؤسسات، وعادةً ما تحتوي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على أدوات لإدارة الإنتاج والتصنيع. تساعد وحدة التصنيع الشركات المصنعة على تخطيط الإنتاج والتأكد وجود كل متطلبات الإنتاج مثل المواد الخام وقدرة الآلات. وأثناء عملية التصنيع، يمكن تحديث حالة السلع ومساعدة الشركات على تتبع الإنتاج الفعلي مقابل الإنتاج المتوقع. ويمكن حساب متوسط الوقت لإنتاج عنصر، ثم موازنة العرض بالطلب المتوقع لتخطيط الإنتاج المناسب. وحدة إدارة المخزون تتيح وحدة إدارة المخزون القدرة على التحكم في المخزون من خلال تتبع كميات العناصر، وتقدم هذه الوحدة صورةً كاملةً للمخزون الحالي والمخزون الوارد، من خلال تكامل وحدة المخزون مع وحدة المشتريات. ويساعد هذا البرنامج الشركات على إدارة المخزون، والتأكد من وجود مخزون كافٍ، ومنع نفاد المخزون مما يعزز خدمة العملاء. وحدة إدارة الأوامر (الطلبات) تقوم وحدة إدارة الأمر بتتبع الطلبات بدءًا من الاستلام إلى التسليم. وهذه الوحدة مسؤولة عن تغذية جميع الطلبات الواردة إلى المستودع أو مركز التوزيع أو متجر البيع بالتجزئة بعد وضعها من قِبل العملاء. ومن خلال هذه الوحدة، يمكن ضمان عدم فقدان الطلبات وتعزيز معدلات التسليم في الوقت المحدد لإرضاء العملاء وتقليل النفقات غير الضرورية. وحدة إدارة المستودعات يمكن أن توفر وحدة إدارة المستودعات عائدًا سريعًا على الاستثمار للشركات التي تدير مستودعاتها الخاصة، وتساعد هذه الوحدة على تخطيط العمالة بناءً على حجم الطلب المتوقع. عند دمج وحدة إدارة المستودعات مع تطبيقات إدارة المخزون وإدارة الأوامر، يمكن للموظفين العثور على المنتجات المطلوبة وتسريع عملية الشحن. ويؤدي التسليم السريع إلى زيادة رضا العملاء. وحدة إدارة سلسلة التوريد تتعقب وحدة إدارة سلسلة التوريد كل خطوة في حركة الإمدادات والسلع عبر سلسلة التوريد، وذلك ابتداءً من الموردين الفرعيين إلى الموردين، ثم إلى الشركات المصنعة، إلى الموزعين، ثم تجار التجزئة أو المستهلكين؛ ويمكن من خلاله إدارة أي مواد أو منتجات تم إرجاعها للاسترداد أو الاستبدال. وحدة إدارة علاقات العملاء تخزن وحدة إدارة علاقات العملاء جميع معلومات العملاء، ويتضمن ذلك سجل الاتصالات (تاريخ ووقت المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني) وسجل الشراء. وتعمل هذه الوحدة على تحسين خدمة العملاء لأنها تمكّن الموظفين من الوصول بسهولة إلى جميع المعلومات التي يحتاجونها عند العمل مع العميل. تستخدم العديد من الشركات وحدة إدارة العملاء لإدارة العملاء المحتملين والفرص المتاحة، حيث يمكن استخدامها لتتبع التواصل مع العملاء المحتملين واقتراح العملاء الذين يجب استهدافهم. وحدة أتمتة الخدمات المهنية تسمح وحدة أتمتة الخدمات المهنية والتي تسمى أيضًا وحدة إدارة موارد الخدمة للمؤسسة، بتخطيط وإدارة المشاريع. غالبًا ما تستخدم الشركات القائمة على الخدمات هذه الوحدة، ومن خلالها يمكن تتبع حالة المشاريع وإدارة الموارد البشرية ورأس المال، إضافةً إلى إدارة النفقات والجداول الزمنية، وإعداد الفواتير وإرسالها تلقائيًا إلى العملاء. وحدة إدارة القوى العاملة تتشابه وحدة إدارة القوى العاملة مع وحدة إدارة الموارد البشرية، ولكنها مصممة للشركات التي لديها موظفون يعملون بنظام الساعات. ومن خلال هذه الوحدة، يمكن مراقبة حضور العمال وساعات العمل وقياس أشياء مثل إنتاجية الموظف والتغيب عن العمل. وحدة إدارة الموارد البشرية تشتمل وحدة إدارة الموارد البشرية على جميع ميزات تطبيق إدارة القوى العاملة، مع إمكانيات وأدوات إضافية. تحتوي هذه الوحدة سجلات مفصلة عن جميع الموظفين ومستندات خاصة بتقييم الموظفين ومراجعات الأداء. ويمكن من خلالها تتبع عدد ساعات العمل والإجازات المدفوعة. وحدة التجارة الإلكترونية تتضمن التطبيقات التجارية أدوات سهلة الاستخدام تتيح للموظفين إضافة عناصر جديدة بسهولة وتحديث محتوى المنتج (أوصاف العناصر والعناوين والمواصفات والصور)، وتغيير شكل ومظهر موقع الويب. عندما يدمج تطبيق التجارة الإلكترونية مع تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات، فإن جميع معلومات البيع والطلب والمخزون يمكن الوصول إليها من قاعدة البيانات المشتركة. وحدة أتمتة التسويق تدير وحدة التسويق الحملات التسويقية عبر القنوات الرقمية، مثل البريد الإلكتروني والويب ووسائل التواصل الاجتماعي والرسائل النصية القصيرة، ويمكن أتمتة عمليات إرسال البريد الإلكتروني بناءً على قواعد الحملة، كما يمكن لبرامج أتمتة التسويق تقديم تقارير مفصلة عن أداء الحملات لتخطيط حملات التسويق المستقبلية. كيفية اختيار وحدات تخطيط موارد المؤسسات المناسبة لعملك تختلف وحدات تخطيط موارد المؤسسات التي يجب استخدامها من قبل الشركات بناءً على نموذج العمل والصناعة والعقبات الحالية وعوامل أخرى. ولكن هناك بعض الوحدات النمطية المناسبة لمعظم المؤسسات. تحتاج كل شركة وحدة مالية ووحدة للمحاسبة للتأكد من المعاملات المالية وضمان سلامتها والتأكد من دفع الفواتير. تُعَد وحدة إدارة علاقات العملاء مهمةً لكل الشركات وكذلك وحدة إدارة القوى العاملة وإدارة الموارد البشرية. ومن المهم استخدام وحدات إدارة المخزون والطلبات لتنظيم العمليات اليومية وضمان تقديم خدمة مناسبة للعملاء، كما تُعَد وحدات إدارة المشاريع وتخطيط الموارد المطلوبة، من بين الوحدات الضرورية لضمان تنفيذ المهام بكفاءة عالية وخلال الوقت المخصص. ما هي فوائد تخطيط موارد المؤسسات ERP؟ تقدم نظم تخطيط موارد المؤسسات الكثير من الفوائد، بدءًا من تحسين العمليات إلى مساعدة الإدارات المختلفة لتحسين العلاقة بين الشركة وعملائها. وفيما يلي سنوضح أهم فوائد استخدام تطبيقات ERP في الشركات: زيادة الكفاءة: إحدى المزايا الأساسية لتطبيقات تخطيط موارد المؤسسات أنها تسمح للشركات بأتمتة الوظائف الروتينية، وهذا يساعد في تحسين كفاءة الموظفين، وتحسين العمليات الإدارية؛ وبالتالي نمو الأعمال والقدرة على البقاء في صدارة المنافسين. تحسين التعاون: تعمل أنظمة ERP على تحسين التواصل ومشاركة الموظفين وربط فرق العمل. وباستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات، يمكن لكل موظف الوصول إلى البيانات التشغيلية، وفهم كل مراحل المهام المطلوبة منه والاطلاع على الجداول الزمنية لكل مشروع ومواعيد الاجتماعات. بيانات متزامنة وتقارير محسّنة: يتيح لك نظام ERP جمع البيانات وتخزينها وتحليلها في موقع مركزي واحد، مما يوفر مصدرًا واحدًا للمعلومات. تمكّن هذه البيانات المركزية مدير الشركة من الوصول إلى المعلومات بطريقة متزامنة وإنشاء تقارير أكثر فائدة؛ وبالتالي يمكن موازنة الوظائف في مختلف الأقسام ومراقبة مراحل العمل والمهام ومستويات المخزون. خدمة عملاء أفضل: يوفر نظام ERP مركزًا لجميع معلومات العملاء. وباستخدام بيانات العملاء المركزية، يمكن للإدارات المتعددة الوصول بسهولة إلى احتياجات العملاء والعمل على تلبيتها، مما يؤمن استجابةً أسرع وتحسين دقة التسليم والطلبات. وبالتالي يصبح من السهل التركيز على بناء علاقات العملاء وإنشاء حملات تركز على العملاء. تحسين التخطيط وإدارة الموارد: يوفر نظام ERP عدة رؤى تمكنك من التخطيط الفعال لجداول الإنتاج والتنبؤ باحتياجات الموارد. فعندما تكون قادرًا على التنبؤ بأحداث مثل صيانة المعدات أو تنفيذ الطلبات، ستتمكن من تقليل فترات التوقف غير المتوقعة، إذ يُمكّن التخطيط الفعال وإدارة الموارد أصحاب الشركات من اتخاذ قرارات أكثر فاعلية والتغلب على التحديات. زيادة الإنتاجية: من خلال أتمتة العمليات الرئيسية مثل تتبع المخزون وإنشاء الفواتير. يمكن لأنظمة ERP إجراء عمليات حسابية متقدمة بسرعة وأتمتة المهام الشاقة. خفض التكاليف العامة: عند استخدامها بطريقة صحيحة، يمكن أن تساعد أنظمة ERP على خفض تكاليف المؤسسة من خلال منع الاضطرابات والتأخيرات التي يمكن أن تنتج عن نقص المعلومات الدقيقة، وتخفيض عدد الموظفين الإضافيين وتراخيص البرامج والموارد الإدارية اللازمة لبرامج توحيد البيانات التقليدية، كما تساعد أيضًا أنظمة ERP على تبسيط العمليات وتبسيط الفواتير وتوفير كل الأدوات التي تحتاجها لعمل الشركة. تضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات تنفيذ جميع المهام والمشاريع بكفاءة عالية، وتساعد أصحاب العمل على اتخاذ القرارات المناسبة وإدارة الشركة وتنظيم العمليات من خلال الأدوات والميزات التي توفرها أنظمة ERP. اقرأ أيضًا كيفية استخدام تطبيقات أودو وما أهميتها لعمل الشركات كيفية استخدام تطبيقات أودو لإدارة المشاريع تحقيق التعاون وتخطيط الموارد في عالم الأعمال

لإنشاء تطبيق عالي الجودة ستحتاج إلى اختيار فريق تطوير جيد، بالإضافة للتعرف على أنواع التطبيقات المختلفة وتحديد طبيعة العملاء المستهدفين من التطبيق، لأن ذلك يؤثر مباشرةً على تصميم التطبيق والميزات التي سيتضمنها، بالإضافة للعديد من الاعتبارات الأخرى. قبل البدء بالخطوات العملية لكيفية استخدام منصة أنا كأداة فعالة في إدارة فريق بناء التطبيق، لنتوقف قليلًا مع بعض النصائح لإدارة فريق عن بُعد، ثم نمضي مع تنظيم العمل على بناء التطبيق بكل مراحله باستخدام منصة أنا. نصائح حول إدارة فريق عمل عن بعد إليك أهم النصائح المساعدة على إدارة فريق عمل موزع عن بعد: أنشئ استراتيجية اتصال فعالة وكن متاحًا لفريقك: قد تكون الكثير من الاتصالات غير لفظية، لذلك من السهل الوصول لفهم خاطئ عند العمل مع فرق بعيدة، ولا تُسمع نبرة صوتك. ومن أفضل الممارسات لتجاوز الفهم الخطأ ننصحك بالآتي: بناء نقطة تفاعل مع فريقك البعيد مرةً واحدةً على الأقل يوميًا. احرص على استخدام المراسلة الفورية. حدد مواعيد مكالمات أسبوعية أو نصف شهرية مع فريقك لمناقشة سير العمل. توفير وسيلة للتعاون: يُعد توفير مستند مشترك لتتبع أنشطة العمل إحدى الطرق التي يمكن من خلالها البقاء على اطلاع بما تعمل عليه فرقهم. ويساعد هذا المستند على تحسين توقعات المديرين ومسؤوليات الموظفين على حدٍ سواء. ممارسة الشفافية: غالبًا ما ينظر الموظفون إلى مديريهم وقادتهم على أساس مثال حول كيفية التصرف في بيئة العمل. فإذا كنت منفتحًا وصادقًا، فلا يوجد سبب يمنعهم من فعل الشيء نفسه، فمن خلال ممارسة الشفافية في كل مرحلة وتنفيذها كجزء من ثقافة فريقك، فإنك لا تكتسب ثقة موظفيك البعيدين فحسب، بل تضمن أيضًا عدم ترددهم في المجيء إليك بأي أسئلة أو مخاوف. تقطع هذه الممارسة أيضًا شوطًا طويلًا في الاحتفاظ بالموظفين البعيدين على المدى الطويل. إدارة التوقعات: حدد توقعات واضحة واطلب التعليقات لضمان الفهم الجيد، ولا تفترض ببساطة أن الفريق يستطيع أن يفهم أين يحتاج إلى تركيز طاقته. التركيز على النتائج وليس النشاط: حدد بوضوح الأهداف والنتائج المرجوة، فإن السماح للموظفين بوضع خطة للتنفيذ يعزز الإبداع وشعورهم بالملكية. تحديد الغرض من تلك النتائج: إن ضمان أن الجميع يعرف الغرض العام ودوره في تحقيق النجاح هو حجر الأساس للأداء العالي للفرق البعيدة. احتفل بالنجاح: يجب على المديرين البحث عن فرص للاحتفال بنفس معالم العمل التي سيحتفل بها في المكتب. يمكنك إثراء معارفك حول إدارة المشاريع وفرق العمل من خلال مقالات متنوعة وثرية على مدونات مستقل وخمسات وغيرهما، من مكان واحد من خلال استخدام لوحات في منصة أنا، مثل لوحة الأعمال ولوحة عمل حر وعن بُعد الافتراضية التي تستخدم تطبيق قارئ الأخبار. استخدام منصة أنا لتنظيم العمل على مشروع بناء التطبيق سنشرح كيفية استخدام منصة أنا من خلال مثال نموذجي لبناء تطبيق، وسنرى أن عملية بناء التطبيق قد تمر بالمراحل التالية الموضحة بالصورة الآتية: لمنصة أنا دور كبير وفعال في تنظيم وتيسير بناء التطبيق وتعزيز تواصل الفريق بطريقة فعالة ومثمرة. ويتضح هذا الدور في جميع مراحل بناء التطبيق، حيث يمكننا بدايةً وضع جدول بالمراحل الرئيسية لبناء التطبيق في لوحة خاصة بالمشروع باستخدام تطبيق قائمة المهام، بالإضافة لساحة نقاش عام حول المشروع باستخدام تطبيق المحادثة، ومشاركة ملفات المشروع الناتجة عن كل مرحلة من المراحل باستخدام "تطبيق مجلد"، وصفحة للملاحظات العامة باستخدام "تطبيق ملاحظات" كما في الشكل الآتي: وكذلك إنشاء لوحة فرعية جديدة لكل مرحلة من مراحل بناء التطبيق: والآن، لنبحر أعمق وبداية مع مرحلة تأسيس التطبيق. 1. تنظيم ورش العمل وبناء شخصيات التطبيق في لوحة مرحلة التأسيس تتميز مرحلة تأسيس التطبيق بتحديد المفهوم الأساسي والهدف من المشروع من خلال ورشة عمل تعاونية لمدة يوم أو يومين مع محلل أعمال وخبير تسويق، وذلك لضمان أن صوت جميع أصحاب المصلحة موجود من البداية، كما ويتم خلالها بناء شخصيات المستخدم التي تساعدك على فهم أهداف وعقبات الأشخاص الحقيقيين الذين سيستخدمون التطبيق، وقد يفيدك النظر إلى التطبيقات المماثلة الموجودة فعليًا في السوق، في العثور على دروس وتطبيقها. إن منصة أنا حاضرة وبقوة في هذه المرحلة، حيث يمكنك من خلال تطبيقاتها المختلفة تنظيم ورش العمل والمحادثات والملفات ونتائج الدراسات ومهام أخرى، أهمها: تطبيق قائمة المهام لتحديد المهام المطلوبة في المرحلة التأسيسية، وهي: تحديد الهدف من التطبيق وتحديد نقاط ألم المستخدم وطريقة معالجتها. بناء شخصيات المستخدم. دراسة المنافسين والتطبيقات المماثلة. تحديد أفضل التقنيات المناسبة. المخطط الأساسي لبنية النظام وتدفق البيانات. تطبيق المحادثة لوضع جميع أعضاء الفريق في صورة مراحل العمل الحالية والإجابة على أي استفسار. تطبيق المجلد لمشاركة ملفات المشروع الناتجة عن ورش العمل المختلفة. تطبيق ملاحظات ويمكن استخدامه في هذه المرحلة لتحديد المخرجات المطلوبة في نهاية المشروع، وهي على سبيل المثال لا الحصر: تقرير بهدف المشروع ونقاط ألم المستخدم. تقرير حول شخصيات المستخدم وفق قالب يُشارَك ضمن اللوحة. دراسة المنافسين ونقاط قوتهم وضعفهم. تقرير بأفضل التقنيات المناسبة. رسم للمخطط الأساسي لبنية النظام وتدفق البيانات. تطبيق التقويم لتثبيت مواعيد ورش العمل، وتاريخ انضمام أي عضو جديد إلى الفريق. الآن بعد أن حُدِّد نطاق المشروع ومتطلباته، ستدخل أنت وفريق التطوير المرحلة التالية من إنشاء التطبيق. 2. لوحة إنشاء الوثائق الفنية للتطبيق في المرحلة الثانية إن المواصفات الفنية أو وثائق البرامج هي عبارة عن دليل لمنتجك مع تحديد المتطلبات ومنطق العمل، وهي مستند يجب على كل مدير مشروع أو منتج كتابته قبل بدء تطوير الويب أو الهاتف المحمول الفعلي. لكل تطبيق مجموعة من المتطلبات لكي يعمل كما يُفترض، ويجب استيفاء قائمة المتطلبات هذه قبل اكتمال تطوير المنتج. ستحتاج العديد من السيناريوهات إلى شخص ما لتطوير المواصفات الفنية، وقد تشمل وقت إصدار الخدمات، والحصول على المنتجات التقنية وتطوير المشروع وغير ذلك الكثير. ستوفر لك منصة أنا العديد من التطبيقات التي تساعدك على التواصل مع فريق التطوير وتنظيم عملهم مثل فريق، ومن أهم هذه التطبيقات: تطبيق قائمة المهام لتحديد المهام المطلوبة في مرحلة إنشاء الوثائق الفنية، وهي: تحديد الهدف والغرض من التطبيق بدقة. تعريف التقنيات المستخدمة، والاختبار الذي يتعين إجراؤه. . تحديد الأطر الزمنية والميزانية. دراسة المخاوف والشكوك وجميع المخاطر المحتملة. تطبيق المحادثة لتبادل الأفكار والآراء والاستفسارات حول المرحلة. تطبيق التقويم لتثبيت مواعيد ورش العمل الخاصة بالمرحلة. تطبيق مجلد لمشاركة ملفات المرحلة الثانية. تطبيق ملاحظات للتذكير بأهم المخرجات المطلوبة في مرحلة بناء الوثائق الفنية، وهي: تقرير بعدد مستخدمي التطبيق (المشتري والبائع والمسؤول). تقرير بالوظائف الرئيسية للتطبيق. تقرير بمستوى تفاصيل المتطلبات. رسم هيكل واجهة التطبيق. تقرير بالتفاعلات بين الأنظمة والأنظمة الفرعية ضمن التطبيق. تحليل وظيفي لتقسيم قصص المستخدم إلى وظائف معينة، وتحديد أولوياتها. خطة مشروع تطوير تطبيقات الهاتف المحمول. ألم تجد اسمًا لتطبيقك بعد؟ تتشابه أسماء تطبيقات الأجهزة المحمولة مع أسماء النطاقات، ويجب أن تكون فريدةً داخل كل متجر تطبيقات، وهنا يمكنك البحث في كل متجر تطبيقات للتأكد من أن اسم تطبيقك ليس قيد الاستخدام. 3. لوحة إنشاء النموذج الأولي للتطبيق يُعَد إنشاء نموذج أولي للتطبيق إحدى خطوات إنشاء تطبيق يلبي احتياجات عملك. وفي هذه المرحلة، سيستخدم الفريق متطلبات المشروع والوثائق الفنية من الخطوات السابقة لبناء نموذج أولي للتطبيق. وبهذه الطريقة، ستختبر تدفق التطبيق وتقدم ملاحظات حول ما إذا كان النموذج الأولي يلبي توقعاتك. تساعدك منصة أنا في تنظيم مهمة إنشاء النموذج الأولي للتطبيق من خلال تطبيقاتها، كما في الشكل: تطبيق قائمة المهام لتحديد المهام المطلوبة في مرحلة تصميم النموذج الأولي، والتي قد تتضمن: إنشاء رسم تخطيطي -الإصدار الأول والمسودة من تطبيقك على الورق الذي يحدد الجوانب المهمة- النطاق وعدد الشاشات والطريقة التي تتفاعل بها مع بعضها البعض. إنشاء إطارات توفر تصورًا لهيكل مسودة التطبيق. إنشاء نموذج أولي قابل للنقر يساعد في اكتشاف وتحليل جميع حالات الاستخدام المحتملة، واكتشاف الفواصل المنطقية والتناقضات الفنية في الفكرة الأصلية. تصميم أشكال التطبيق / التصميم النهائي من خلال جمع كل الإطارات ووضعها معًا للحصول على التصميم النهائي. تطبيق المحادثة للتواصل بين أعضاء الفريق بما يخص المرحلة. تطبيق التقويم لتحديد مواعيد تسليم النماذج والمخططات. تطبيق مجلد لمشاركة النماذج والتصاميم للنموذج الأولي للتطبيق. تطبيق المفضلة لمشاركة الروابط المهمة وروابط النموذج الأولي لمشاركتها مع جميع أعضاء الفريق. الآن وقد أصبح النموذج الأولي جاهزًا، سيدخل تطبيق إلى المرحلة التالية. 4. لوحة بناء تصميم التطبيق في هذه المرحلة من مراحل بناء التطبيق يتحدد مدى نجاح التطبيق بناءً على مدى اعتماد المستخدمين على جميع ميزاته والاستفادة منها. يكون الهدف من تصميم واجهة المستخدم UI وتصميم تجربة المستخدم UX لتطبيقات الأجهزة المحمولة هو إنشاء تجارب مستخدم ممتازة تجعل تطبيقك تفاعليًا وبديهيًا وسهل الاستخدام، حيث تساعد تصميمات واجهة المستخدم المصقولة في التبني المبكر للتطبيق من قِبل المستخدمين. باستخدام النموذج الأولي للتطبيق من المرحلة السابقة، سيُنشئ واجهة وتجربة المستخدم UX / UI تصميمًا لكل شاشة لتطبيقك، وخلال هذه المرحلة ستناقش مع الفريق كيفية تفاعل التطبيق وتدفقه، ويجب أن يتمتع تطبيقك بتجارب مستخدم سهلة للحفاظ على تفاعل مستخدمي التطبيق. ستلعب منصة أنا دورًا فعالًا في هذه المرحلة من خلال تعزيز التواصل بين أعضاء فريق التطوير فيما بينهم عمومًا ومشاركة مصممي UX / UI لنتائج عملهم أولًا بأول مع باقي أعضاء الفريق خصوصًا من خلال تطبيقات لوحة بناء تصميم التطبيق، والتي يمكن أن تتضمن تطبيق المهام والملاحظات والمفضلة والتقويم، بالإضافة لتطبيق المحادثة. ومن أبرز المهام التي تساعدك منصة أنا على متابعة سيرها في هذه المرحلة، ما يلي: تخطيط التنقل في التطبيق. تصميم الأيقونات. تصميم الأزرار. تصميم العناصر المرئية الأخرى. اعتمادًا على مدى تعقيد مشروعك، قد تستغرق مرحلة إنشاء تصميم تطبيقات الأجهزة المحمولة من أسبوع إلى ثلاثة أشهر، وستتضمن النتائج في نهاية تطوير تصميم التطبيق على: مخططات شبكية لتجربة المستخدم UX wireframe. تصميمات تطبيقات منفصلة لأنظمة iOS وAndroid. نموذج أولي لتصميم التطبيق التفاعلي. 5. لوحة البدء بتطوير التطبيق ستبدأ منصة أنا مع فريقك الآن المرحلة التالية من دورة حياة تطوير التطبيق، وستعمل على تنظيم جميع مهام المرحلة وهي: تصميم الواجهة الأمامية Front-end: بمعنى التطوير من جانب العميل، والذي يتعلق بالأدوات والتقنيات المستخدمة لإنشاء طبقة عرض من البرنامج لتفاعل المستخدم المباشر معها. تصميم الخلفية / التخزين السحابي Backend/cloud storage: جزء قاعدة البيانات من الترميز تربط الجزء الأمامي من التطبيق بطبقة الوصول إلى البيانات. احرص في هذه المرحلة على تزويد العملاء بتحديثات المشروع لتضمن شفافية العمل وتتأكد من أن المطورين على نفس الصفحة مثل العميل. 6. لوحة اختبار التطبيق تساعدك منصة أنا على تنظيم إجراء الاختبارات على التطبيق من خلال تنظيم المهام التالية: اختبار الواجهة: التحقق من أداء التنقل والقائمة والأزرار. اختبار توافق الجهاز: كيف يبدو التطبيق وأداءه على أحجام الشاشات المختلفة. اختبار الموارد منخفضة المستوى: فحص التطبيق على الأجهزة أثناء انخفاض مستوى البطارية فيها، أو بطء الاتصال بالإنترنت، وما إلى ذلك. اختبار الأمان: ضمان جودة سلامة البيانات الحساسة. الاختبار التجريبي: الفحص الأولي لمجموعة التركيز للتطبيق والحصول على التعليقات. بالإضافة لمشاركة النتائج والنقاشات حول الأخطاء ونقاط الضعف والصعوبة في استخدام التطبيق عبر أدوات، مثل المحادثة والملاحظات ومشاركة الروابط المهمة من خلال تطبيق "المفضلة"، وتحديد مواعيد انطلاق الاختبارات باستخدام تطبيق التقويم. 7. لوحة نشر التطبيق والدعم تعمل منصة أنا على تنظيم مهام نشر التطبيق على متاجر جوجل Google وآبل Apple من خلال ضبط إيقاع المهام التالية: إعداد البيانات الوصفية للتطبيق، والتي تتضمن: عنوان التطبيق. وصف التطبيق. فئة التطبيق. الكلمات الدالة. أيقونة التطبيق. لقطات من متجر التطبيقات. إنشاء حساب مطور على متاجر Google وApple. نشر التطبيق على متاجر Google وApple. مراقبة استخدام التطبيق من خلال منصات تحليلات الأجهزة المحمولة وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs لقياس نجاح تطبيقك. التحقق باستمرار من تقارير الأعطال أو المشكلات الأخرى التي أبلغ عنها المستخدمون. توفير الدعم الفوري للمستخدمين النهائيين وإصلاح التطبيق باستمرار مع التحسينات للحفاظ على تفاعل المستخدمين. إضافةً لمهام الدعم الفوري للمستخدمين، ومهام متابعة الأخطاء والأعطال ومقترحات التطوير على التطبيق. ولاستخدام التقويم دور في تنظيم مواعيد النشر، واجتماعات التقييم والتطوير، كما أن لتطبيق مجلد دور مهم أيضًا لحفظ ملفات وتقارير مرحلة النشر . وأخيرا يُعَد بناء وتطوير التطبيق عمليةً مستمرة، حتى أنه سيستمر بعد الإطلاق الأولي، حيث تتلقى ملاحظات المستخدمين وبناء وظائف إضافية. ولكن مع التخطيط الصحيح والعمليات والموارد وتنظيم مشاريعك، فلا يوجد سبب يمنع فكرة تطبيقك من التطور إلى حل قوي وناجح يخدم جمهورك، سواءً كان داخليًا أو خارجيًا ولسنوات عديدة قادمة، ومع استخدام منصة أنا، يمكن تنظيم عمل هذه المشاريع وإدارتها بالطريقة الأمثل مع جميع أفراد فريق العمل لتسهيل التواصل وتبادل المعلومات وإدارة المهام بصورة منتظمة وسهلة وسلسة. اقرأ أيضًا المقال السابق: دليل استخدام منصة أنا على الهاتف المحمول دليل استخدام منصة أنا لإدارة المهام في سطح المكتب مدخل إلى إدارة المهام وآلية تنظيمها عبر منصة أنا