لوحة المتصدرين

يكمن سحر العمل عن بعد (remote work) في أن المكان الذي تعمل منه لا يملك أية دلالة أو تأثير مُباشرة على العمل، فيُمكنك أن تقوم ببناء فريق، ثقافة، وشركة ليس لها حدود جغرافيّة. في Help Scout، نفتخر بثقافة العمل عن بعد التي أنشأناها، صحيحٌ أنّنا ارتكبنا العديد من الأخطاء خلال مسيرتنا، إلّا أنّنا نسعى للتّعلّم من كلّ تلك الأخطاء. لقد أعطتني ثلاثُ سنواتٍ من العمل الحرّ تَلَتها ثلاثُ سنواتٍ هنا في Help Scout بعض الآراء الرّاسخة بخصوص مفهوم العمل عن بعد، وسأورد هنا خلاصة ما تعلّمته خلال هذه السّنوات: 1- الكتابة تؤثر على كل ما تقوم بههناك سببٌ وجيهٌ لتكون نصيحة "توظيف الكاتب الأفضل" ذائعة الصّيت: الكتابة الواضحة تعني التّفكير الواضح، فتكلفة إرباك الفريق أو تشويش الزّبون تكلفةٌ باهظة، ولكنّها لا تُقارن بتكلفة إرباك نفسك. وبما أنّ التّواصل عن بعد مبنيٌّ تقريبًا وبشكل حصري على الكتابة، فستحتاج إلى أن تكون قادرًا على إيصال أفكارٍ معقّدةٍ بقوّة، وشرحها لفريقك بلغةٍ سهلةٍ واضحة. 2- لابد من تحديد وقت للتوقف عن العملقد يكون من الصّعب عليك عندما تعمل من المنزل أن "توقف التّشغيل" عند نهاية اليوم. ما مقدار العمل الكافي عندما تكون أنت مُدير وقتك بشكل كامل؟ سأقتبس مقولةً لـJo Bennett من مسلسلThe Office التّلفزيونيّ يقول فيها: "إن كان بإمكانك أن توقّع باسمك على هذا اليوم، وتكون فخورًا بمقدار العمل الذي أنجزته، عندها يُمكنك أن تحتفل بكل ما تحمله الكلمة من معنى". وإن كان ذلك يعني بأنّ يوم الأربعاء سيكون قصيرًا ومريحًا بعض الشّيء مقابل عملٍ طويلٍ يوم الخميس، فلْيكن ذلك. لا يأتي العمل العظيم من عدد السّاعات التي تصرفها عليه، بل من المهام الهادفة التي أنجزتها فيه. يُمكنك القول بأنّ يوم عملك قد انتهى عندما تكون فخورًا بأن توقّع باسمك عليه. 3- إن لم يؤمن مديرك بفكرة العمل عن بعد فستفشللا يُمكنك النّجاح في العمل عن بعد إن لم تكن شركتك مبنيّة على أساس العمل عن بُعد. حتّى لو كان لديكم مكتبٌ رئيسيّ لإدارة الفريق، فلا بدّ على الفريق أن يختار بين ثقافة العمل عن بعد، أو ثقافة العمل في نفس المكتب، فليس هناك حلٌّ وسطٌ بينهما. ستعيق ثقافة العمل في نفس الحيّز الجغرافي قدرات فريقك الكامنة، فهي تعتبر العامل عن بعدٍ مواطنًا من الدّرجة الثّانية. 4- سترتفع إنتاجيتك على حساب التعاونهذه مقايضةٌ مشهورةٌ في العمل عن بعد، سيكون التّركيز والإنتاج المطلوبان لإدارة وقتك الخاص صعبًا، ولكنّ عليك تحمّل ذلك. سيتطلّب التّعاون مجهودًا إضافيّا، وعليك أن تعرف كيف تُوازن بين إنتاجيّتك الشّخصيّة مع إنتاجيّة الفريق، أو بعبارةٍ أخرى، معدّل إنجاز المهام عندما يعمل شخصان أو أكثر معًا.الوقت هو الأساس، والنّجاح يعتمد على السُّرعة في التّحرّك، والسّرعة في الاستجابة، وأن تكون ملتزمًا بنظام العمل في الشركة. 5- اسع جاهدا للتحكم في بيئتكيُساعد الارتباط الوثيق للمؤثّرات الخارجية الكثيرَ من النّاس على إنشاء العقليّة المناسبة للعمل.” في هذا المكان سأعمل، وفي هذا المكان سأعيش”. عندما يتعارض العمل مع الوجود في المنزل، ستحتاج إلى وضع حدودٍ لنفسك، فبالنّسبة لي، أقوم بإبقاء باب مكتبي المنزليّ مغلقُا دومًا، وذلك لأفصل نفسي عن بقيّة المنزل، إنّ مكتبي أرضٌ محرّمةٌ لا يتمّ فيها شيءٌ غير العمل. إن لم تقم بهذا الفصل فستجد أن "المنزل" قد أصبح مكانًا بلا هويّة، حيث لا يُمكنك فصل العمل عن حياتك الأُسريّة. 6- برامج المحادثة = إلهاء متواصللا يوجد في العمل عن بعد إمكانيّة ليتلهّى الموظّفون بحديثهم إلى بعضهم في المكتب، إلّا أنّ تطبيقات المراسلة والمحادثة هي البديل. تبقى هذه التّطبيقات مفيدةً للتّقليل من عدد رسائل البريد الإلكترونيّ المتبادلة، إلّا أنّ العديد من الأشخاص يُبقون التّنبيهات مُشغّلة، وبذلك سيبقى التّراسل معطِّلًا للعمل. حسنًا، مقاطعة العمل أمرٌ ضروريٌّ من وقتٍ لآخر، ولكن يجب اختيار هذا الوقت بحكمة. من المُفيد أن يتّبع الفريق نظامًا مُعيّنًا للتّراسل، ويبدأ ذلك بتعريف نوع الرّسائل الملائمة لكلّ قناةٍ من قنوات الاتّصال. 7- تشجع واطلب وقتا دون إزعاجفليحذر من يُحاول إرضاء النّاس: لأنّك في العمل عن بعد لن يرى أحدٌ ما تقوم به، فلا أحد سيعرف الوقت الملائم لمقاطعتك. يُفترض بالمحادثات غير المتزامنة أن لا تكون مخصّصةً للأمور العاجلة أبدًا أو للّقاءات، ولكن طيبة قلبك ستدفعك للردّ على رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات الفوريّة دون تأخير. توقّف عن القيام بذلك، فعندما تحتاج إلى إغلاق هذه الوسائل لتتمكّن من إنجاز العمل الصّعب، كُن حازمًا (ولكن بلطف) بخصوص عدم قُدرتك على الرّد في هذا الوقت. 8- رجح دوما سوء التواصل على الخبث والمكرهذه هي النُّسخة الخاصّة بالعمل عن بعد لمبدأ Hanlon’s razor، فقد تبدو بعض الانفعالات المتبادلة باردةً بسبب ميل الإنسان إلى إساءة تفسير النّصوص الخالية من العواطف، فالمزاح والتّهكّم لا يُمكن التّعبير عنه جيّدًا، فليس هناك لغة جسد لتساعد المتلقّي على الفهم، كما أنّ المحادثات عبر برامج المحادثة يُمكن أن تنقطع في أيّ لحظة، ممّا سيؤدّي بسهولةٍ إلى افتراض وجود نبرةٍ حادّةٍ في الكلام رغم أنّ الشخص الآخر لا يقصد ذلك. حافظ على حُسن الظّنّ، فعندما تعمل مع أشخاصٍ رائعين، سيكون حسن ظنّك في مكانه غالبًا. 9- الحديث والدردشة عن أمور لا علاقة لها بالعمل ينفع أكثر مما تتخيلالصّمت ليس دومًا من ذهب، فالمحادثات القصيرة تُنشئ روابط بين النّاس لا يشعرون بقيمتها إلّا عندما تزول. حتّى المحادثات التي تخلو من الفائدة يُمكنها أن تُقدّم مُدخلاتٍ خلّاقة، وقد تُعطيك تغذيةً راجعة مبكّرة، وتُعلمك بما يجري ضمن الشركة. يُمكنك الاستعاضة عن هذه المحادثات بلقاءاتٍ محضّرة من قبل أو مرتجلة بينك أنت وشخص آخر (one-on-one meeting) ، كأن تعقد جلسةً أسبوعيّة مع قائد الفريق أو أن تقوم بعمل دردشات غير رسميّة مع شخصٍ من خارج القسم الذي تعمل فيه. 10- أنت المسؤول عن الحديث عن سياق عملكلقد مرّت بضعة أشهر دون أن أنشر أي تحديث داخلي أو أن أخبر أيّ أحد من أفراد الفريق عن أداء مُدوّنتنا(والتي أتوّلى مسؤوليتها). لقد ظننت بأنّ جميع العاملين خارج قسم التّسويق لن يهتمّوا لذلك، ولكنّني كُنت مخطئًا بالطّبع، أفضلُ الفِرَق ترغب بأن تعرف على الأقل القليل عن كلّ شيءٍ يحدث في الشركة. هذه التحديثات البسيطة تطمئن المُوظّفين وتُساعد في تحسين العمل، فعلى سبيل المثال، أتطلّع دومًا للتّحديثات في قسم الدّعم الفنّي، وذلك لأنّني أرغب بمعرفة المزيد عن زبائننا. 11- الثقة تولد الثقةلا أحد يرغب أن يظلّ المدير واقفًا وراءه طوال الوقت. في العمل عن بعد، المُدير الجيّد يكون على عكس ذلك تمامًا، لا بُدّ من أن تحصل على الثّقة لتقوم بمهامك. وبالمقابل، عليك أن تثق بقائد فريقك. إن كنت أنت المدير، ستكون اللحظة التي تنتقل فيها من المتابعة المنظّمة إلى الإزعاج البغيض هي اللحظة التي تتحول فيها إلى نوع المدراء الذي تكرهه. إن كنت تريد أن يثق بك الناس، فثق بهم. 12- الأيام القليلة الأولى صعبة ومربكةكانت البداية سهلةً بالنسبة لي، فقد كان عندي تجربةٌ سابقة في العمل عن بعد، إلّا أن العمل عن بعد يكون منعطفًا صعبًا للكثيرين، ولذا يكون توظيف أشخاصٍ جدد أمرًا غاية في الأهمّيّة. سأخبرك بأحد أفضل الممارسات لدي، وقد قُمنا بها في شركتنا وهي تحديد "الصّديق الصّدوق للموظّف الجديد"، حيث يقوم واحدٌ من أفراد الفريق بمصادقة الموظّف الجديد فَور انضمامه، ويكون ذلك ممتازًا للإجابة عن الأسئلة "الغبيّة"، ليتعلّم القواعد المتعارف عليها، وليشعرَ بالرّاحة في تكيّفه مع الشركة الجديدة، الممارسات الجديدة، الوجوه الجديدة، وكلّ ذلك وهو بعيدٌ مئات أو آلاف الأميال عن باقي الفريق. 13- أنصحك بألا تعمل مرتديا ملابس النومسأخبرك بسرّي الذي احتفظت به لنفسي طيلة هذا المقال: أنا لا أعمل بملابس النوم فعلًا، فهذا تعبيرٌ مبتذلٌ قد شاع بين الناس، وسيسرّني نقض هذه الصورة، وذلك لأنّ معظمنا يرتدي الملابس التي لا نشعر بالخجل إن ارتديناها عندما نكون معًا، وهذا يؤثّر على مزاجك، وثقتك، وعلى العمل ككُلّ. خلاصة رُبّما يكون أفضلُ جزءٍ في العمل عن بعد هو الفرص التي يُتيحها، كما أنّك ستتعرّف على أشخاصٍ يؤثّرون فيك أكثر من تأثير العمل نفسه، ولذلك عليك أن تختار من تعمل معهم بحكمة، فستحتكّ بهم لساعاتٍ كثيرةٍ وعليك أن تكون متوافقًا معهم. إن وجدت مجموعةً من الناس لها نفس هدفك، فالعمل عن بعدٍ سيعطيك الفرصة لتكون معهم، بغضِّ النّظر عن المكان الذي أنت فيه، وهذا ما يُسعدني. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Lessons Learned from 6 Years of Working in My Pajamas لصاحبه Gregory Ciotti. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

في العالم المثالي، لا حاجة لأن تكون استبيانات الموظفين مجهولة الاسم، ولكن لسوء الحظ لا تتيح معظم الشركات الحرية الكاملة لموظفيها للتعبير عن آرائهم، لذا فإن عدم الإفصاح عن الأسماء يعدّ أمرًا ضروريًا. يسعني القول بأنّ أكبر سبب لعدم الاستجابة بشكل جيد للاستبيان أو تقديم معلومات غير دقيقة فيه، هو القلق الذي ينتاب الأشخاص حول مدى مجهولية الاستبيان الذي يُقدِمون على اﻹجابة عنه؛ فعلى سبيل المثال، إن كنتُ غير واثق بأن المعلومات التي سأدلي بها في الاستبيان ستكون مجهولة المصدر، فهناك فرصة كبيرة لأنْ أدلي بمعلومات مبالغ فيها بشأن رئيسي في العمل، أو قد لا أجيب على الاستبيان من أساسه. يمكن لاستبيانات الموظفين مجهولة الاسم أن تساعد على إزالة عقبة الخوف عن طريق الموظفين، وأن يكونوا أكثر انفتاحًا وصدقًا في الإجابة عن الأسئلة المطروحة في الاستبيان. لنطّلع معًا على بعض الفوائد المترتّبة على مجهولية الاستبيانات، ثم لتوضيح الأمر بصورة أكبر، سأقدم مثالًا عن الآلية التي نتبعها في Officevibe للقيام بذلك. فوائد الاستبيانات مجهولة الاسم إن من أكبر الفوائد المترتّبة على كون استبيانات الموظفين مجهولة الاسم هو دفع الموظفين إلى التعبير عن آرائهم وعن الأمور التي تثير قلقهم، فكون الاستبيان مجهول الاسم يعني أن الموظفين مطمئنون إلى أنّهم لن يقعوا في المشاكل وأنّ لديهم متّسعًا من الحرية للإفصاح عمّا يجول في خاطرهم. ولكن لا يخلو الأمر من المشاكل، ففي الاستبيانات مجهولة الاسم لا يمكنك معرفة الشخص الذي طرح المشكلة، وكل ما يسعك القيام به هو التركيز على التغذية الراجعة Feedback التي حصلت عليها من الاستبيان، وبطبيعة الحال، فإن معرفة هويّة الشخص الذي طرح مشكلة معيّنة أقلّ أهمية بكثير من إيجاد حلّ مناسب لتلك المشكلة. في بعض الأحيان، يكون من الضروري متابعة المشكلة، وهناك عدة طرق للقيام بذلك مع المحافظة على المجهولية (سنتحدث عن هذا بعد قليل)، ولكن إليك بعض الفوائد التي ستجنيها من كون الاستبيان مجهول الاسم. 1. تغذية راجعة صادقة من أعظم فوائد كون الاستبيان مجهول الاسم هو أن الموظفين سيكونون أكثر انفتاحًا وأمانة في التعبير عن آرائهم. فعدم الإفصاح عن هوية الموظف سيمنحه الشعور بالأمان من الناحية النفسية، اﻷمر الذي سيدفعه إلى الحديث عمّا يزعجه دون خوف أو قلق، والعكس بالعكس، فالخوف من عدم مجهولية الأسماء يدفع الموظفين إلى الشعور بالخوف من الوقوع في المشاكل. 2. شعور الموظفين بأن صوتهم مسموع عندما تقدّم إلى موظفيك استبيانًا مجهول الاسم، فأنت تُشعرهم بذلك أن صوتهم مسموع في الشركة، وتُعلمهم بأنّك لا تمانع في تعبيرهم عن آرائهم واستقبال التغذية الراجعة منهم، وبالتالي يكون للموظفين رأي في مجريات الأمور التي تخصّ الشركة التي يعملون فيها. شعور الموظفين بأن صوتهم مسموع سيؤدي بالنتيجة إلى تفاعلهم مع العمل بشكل أكبر، وهذا يؤدي إلى المزيد من الإنتاجية. 3. تحسين نسبة استبقاء الموظفين إن كنت تستجيب للتغذية الراجعة التي يقدّمها إليك العملاء، فهذا يعني - من الناحية النظرية - أنّك تجعلهم أكثر سعادة في عملهم، وهذا يؤدي بالنتيجة إلى زيادة نسبة استبقاء الموظفين Retention في الشركة. إن أكبر خطأ ترتكبه الشركات عند إجراء الاستبيانات (سواء أكانت مجهولة الاسم أم لا) هو عدم الاستجابة للتغذية الراجعة التي يحصلون عليها بعد الاستبيان. في الواقع، فإن عدم الاستجابة للتغذية الراجعة سيحمل أثرًا عكسيًا وسيؤدي إلى عدم تفاعل الموظفين، وشعورهم بالاستياء والغضب، ومع استمرار المشكلة لفترة طويلة، قد يؤدي ذلك إلى تركهم للعمل. من هنا، تساعد الاستبيانات مجهولة الاسم على تحسين نسبة استبقاء الموظفين في شركتك. كيف نتعامل في officevibe مع خصوصية استبيانات الموظفين نحن نحترم بشكل كامل خصوصية جميع المستخدمين، ونحرص دائمًا على أن يشاركوا ما يرغبون هم في مشاركته فقط، لهذا السبب تُحذَف جميع التفاصيل التعريفية من المعلومات التي ترد إلينا. ولكننا في المقابل نرغب في خلق بيئة تتيح للمديرين تشخيص مكامن الخطأ في الشركة، ليكونوا قادرين على إيجاد الحلول المناسبة لها. فعلى سبيل المثال، إن كان المديرون قادرين على تشخيص انخفاض في مؤشر صحة الموظفين وعافيتهم، فسيكون بمقدورهم حينئذٍ المبادرة إلى إيجاد الحلول المناسبة. مثلاً، إن أجبت عن 5 أسئلة في الاستبيان حول رضى الموظفين وكانت جميع إجاباتك بالنفي، فسيكون بمقدور المديرين حينها أن يدركوا بأن النتائج اﻹجمالية سلبية، ولكن دون أن يطلعوا على اﻹجابات الفردية ومعرفة أصحابها. فيما يلي سأوضح اﻷمور بشفافية أكبر، وسأبين لك جميع النشاطات التي نقوم بها واﻷسلوب الذي نتبعه في المحافظة على الخصوصية. أجوبة الاستبيان كما ذكرت مسبقًا، فإن الإجابات تكون مجهولة الأسماء 100%، ولا يمكن لأي مدير أن يعرف صاحب الإجابة على اﻹطلاق. ومن الضروري بالنسبة إلينا أن يدرك جميع الموظفين الذين يستخدمون المنصة هذه الحقيقة، فلن تُعرَض اﻹجابات على المدرين مهما أصرّوا على ذلك. في الواقع، كان هذا الأمر مدار نقاش وبحث طويليْن في الشركة، وقد قرّرنا أنّه من الأفضل أن نتيح للمستخدمين الإجابة على الاستبيانات براحة وطمأنينة حتى لو كان ذلك على حساب إرضاء فضول المديرين. تقرير التفاعل تُجمع كل المعلومات بلا أسماء، وتُعرَض على المدراء على هيئة تقرير تفاعل قوي وبسيط في آن واحد. هذا بالضبط ما يراه المديرون في المنصة، إذ يكون التركيز على الناتج النهائي إضافة إلى المقاييس العشرة لتفاعل الموظفين. أعود وأكرر مرة أخرى بأنّنا لا نعرض الإجابات الفردية للموظفين، فاﻷرقام إجمالية والهدف منها هو الحصول على فكرة عامة عن مجريات الأمور في العمل. إضافة إلى ذلك هناك بعض النصائح التي تساعد على تطوير الأوضاع بالاعتماد على أدنى النتائج التي نحصل عليها من الاستبيانات. تقرير التغذية الراجعة في Officevibe نطرح أسئلة إضافية مرتبطة ببعض الأسئلة المطروحة في الاستبيانات السابقة، وعندما يرسل الموظفون أجوبتهم يتاح لهم اختيار ما إذا كانوا يرغبون في إخفاء هويتهم أم لا. تُعرض جميع هذه المعلومات في تقرير يبيّن التغذية الراجعة التي يمكن للمدير أن يشاهدها. فعلى سبيل المثال، إن كنت مدير فريق تكنولوجيا المعلومات في Seattle، وكانت اﻹعدادات تتيح لك رؤية التغذية الراجعة من تلك المجموعة فقط، فلن تكون قادرًا على مشاهدة أي تغذية راجعة من أي فريق آخر عدا هذا الفريق، ويمكنك رؤية صورة الموظف إن اختار هو ذلك، أما إن اختار إخفاء هويته فلن تكون قادرًا على رؤية صورته الشخصية على اﻹطلاق. الردّ على التغذية الراجعة من أجمل الخصائص المتوفرة في Officevibe هو القدرة على الردّ على التغذية الراجعة الخاصة بالموظفين، وأحد أكبر التحديات التي واجهناها في هذا السياق هو إخفاء معلومات الموظفين مع استمرارهم في الردّ على التغذية الراجعة التي يقدّمونها إلى مديريهم. لهذا، ستبقى هوية الموظف مجهولة دائمًا، لأنّنا نرغب في التركيز على التغذية الراجعة، وليس على الشخص الذي قدّمها، إذ يجب أن يشعر الموظّفون بالراحة عند استخدام هذا النظام. هل استبيانات الموظفين سرّية حقًّا؟ من الممكن الاستعانة بطرف ثالث للمساعدة في إدارة الاستبيانات ونتائجها، ولكن المستخدم يتحمّل جزءًا من المسؤولية أيضًا. نمتلك في Officevibe طرقًا متعددة نضمن من خلالها السرية التامة لإجابات الموظفين، ولكن يمكن تجاوزها إن بُذِل الجهد الكافي لذلك. نحن نعمل على تحسين هذا الأمر باستمرار، مع أني كنت أتمنى أن لا نحتاج أصلًا إلى مثل هذه التحسينات. المشكلة في أغلب الاستبيانات مجهولة الأسماء تكمن في أنّها تتحول إلى ما يشبه المطاردة، إذ بدلًا من التركيز على التغذية الراجعة، تصبح معرفة صاحب تلك التغذية الراجعة الشغل الشاغل، ومن المؤسف القول بأنّ المدير هو المتضرر الوحيد في نهاية المطاف. إن فقدت ثقة أحد الموظفين بك فلن تحصل على تغذيته الراجعة مجدّدًا، وستواجه الكثير من المشاكل غير الموثقة والتي يمكن أن تتحول فيما بعد إلى كوارث حقيقية. سترتفع معدلات التحول Turnover، وسينخفض مستوى التفاعل، وسيسود الشعور بعدم الرضي بين الموظفين، وستتضرر سمعتك وسمعة شركتك و … إلخ. قد تبدو الصورة مأساوية جدًّا، ولكن هذا هو الواقع. يعتمد كل شيء على الثقة، وإن كنت تثق بموظفيك بما يكفي فلن تكون بحاجة إلى جعل استفتاءاتك مجهولة الاسم من الأساس. هل تعتقد بضرورة كون استبيانات الموظفين مجهولة الاسم؟ شاركنا رأيك في التعليقات. ترجمة - وبتصرّف - للمقال Why Using An Anonymous Employee Survey Is Important لصاحبه Jacob Shriar. حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik