لوحة المتصدرين

مع استمرار التكنولوجيا في جعل الكثير من الأمور مُمكنة بعد أن كانت تبدو بعيدة المنال، أصبح الناس يستغلون الأدوات التكنولوجية المُتوفّرة ما بين أيديهم لتنظيم وقتهم بشكل أفضل سمح لهم بالعمل على أكثر من مشروع جانبي إلى جانب وظائفهم النّهارية. بعبارة أخرى، إذا كنت تعمل في وظيفة بدوام كامل، سواء كنت موظفا في شركة أو تُدير عملا استشاريا خاصا بك، لا يعني ذلك أنّك غير قادر على العمل في وظائف جانبية أو مشاريع ابتكارية في نفس الوقت. في الكثير من الشّركات الناشئة التي تُقدّر حرّية العمل بالطريقة التي يرغب فيها كل عضو في الفريق خاصّة إذا كان الفريق يعمل عن بعد، وموزّع على عدة مناطق ويركّز على النتائج وليس على الوقت الوقت، يُشجَّع الموظفون على البدء في مشاريع جانبية لمساعدتهم على أن يصبحوا منتجين ومكتفين إبداعيا. وبذلك يُصبحون قادرين على تطبيق الدروس المستفادة والأفكار الإبداعية التي استخلصوها من هذه المشاريع في وظائفهم اليومية، وهذا ينعكس على سعادة الموظّفين وشعورهم بالاكتفاء. لقد مرّت سبعة أشهر منذ أن بدأت وظيفتي الجانبية، على مشروعي الجانبي، في نفس الوقت الذي أعمل فيه في وظيفة بدوام كامل. لقد تعلّمت، وما زلت أتعلم، المحاسن والمساوئ، ما يصلح وما لا يصلح في إدارة وقتي وطاقتي. وبناءً على تجربتي، إليك سبع نصائح، آمل، أن تساعدك في تحويل تلك الفكرة التي تجول في فكرك إلى واقع في نفس الوقت الذي تبدع فيه في وظيفتك المنتظمة. 1. ابحث عن مرشد يساعدك على التركيز أشارك في برنامج "رائد أعمال مُقيم" في شركتنا النّاشئة (التي أشغل فيها وظيفة بدوام كامل)، حيث اجتمع مع مديرتنا التنفيذية Kate لبضع ساعات من كل شهر للإجابة على الأسئلة ووضع الاستراتيجيات لعملي الجانبي، وهذا الأمر مفيد جدا بالنسبة لي. تساعدني Kate على التركيز على الأمور الأكثر أهمية، وليس فقط امتلاك الأفكار الممتازة لتحسين المنتج والتجربة. فهي تشير إلى المشتتات، وما الشيء الذي يجب التركيز عليه خلال المراحل المختلفة للمشروع. وفي الحقيقة، لا يستطع أحد فعل ذلك بكفاءة وصدق غير الشخص الذي عاش التجربة بنفسه. ولذلك أعتبر Kate كمرشدتي الحكيمة فيما يتعلّق بأمور العمل. عندما تملك شخصا يوجّهك في الاتجاه الصحيح، ويبعدك عن المشتتات المحتملة ستتمكن بذلك من استغلال وقتك بحكمة وبشكل أفضل؛ أي قضاء وقت أقل في القيام بأعمال عديمة القيمة، ووقت أكثر في القيام بأعمال هادفة. 2. حدد الأولويات وركز على التأثير في مرحلة ما، سيصبح امتلاك الوقت الكافي للتفوّق في وظيفتك الصعبة والعمل على مشاريعك الجانبية تحديا كبيرا، إن لم تكن تواجه هذا التحدي دائما. وسيأتي وقت تحتاج فيه إلى قبول حقيقة أنّ ليس كل شيء في قائمة مهامك سيُنجز في الميعاد النهائي الذي فرضته على نفسك. عليك بتحديد الأولويات. بالتأكيد، يأتي عملك، معاشك، أولا. وكيفية تحديد الأولويات هنا قد تختلف عن كيفية تحديد الأولويات في عملك الجانبي. وبالنسبة لمشروعك الجانبي، حاول أن تسأل نفسك الأسئلة الأربعة التالية: ما هو الشيء الأهم الذي أواصل تأجيله؟ ما هي الأمور التي لا يستطيع أحد غيري إنجازها؟ إذا كان لدي المال أو المصادر، ما الشيء الذي أستطيع تفويضه إلى غيري بسهولة؟ ما هو الشيء الذي يجب إنجازه قبل الانتقال إلى شيء آخر؟ ومن خلال هذه الأسئلة يمكنك القيام بالتالي: تخصيص أحد أيام عطلة نهاية الأسبوع (وليكن السبت مثلا) لإنجاز أكثر الأمور التي تشغل تفكيرك وتقلقك. التركيز على المهام أو المسؤوليات ذات التأثير الأعظم. تفويض المهام الصغيرة إلى غيرك. إنّ الطريقة التي أفضلها شخصيا في إدارة المهام هي: إنشاء قائمة من الأمور التي يجب إنجازها، تحديد الوقت المقدّر لإنهاء كل مهمة أو نشاط، ثم حجز هذا الوقت على التقويم للالتزام بإنجازها. 3. ابحث عن المواضع غير الفعالة، وجد لها حلولا دعونا نواجه الأمر، جميعنا نضيّع الوقت في القيام بشيء ما. وأقر بأنّ الأمر مؤلم وصعب، خصوصا إذا كنت معتادا على العمل على عدد من المهام بالتّوازي، مثلي، ولكن عليك أن تتعقّب وقتك. هل تقضي أربع ساعات في الرد على رسائل البريد الإلكتروني؟ ربّما يمكنك حفظ الأجزاء التي تكرر استخدامها دائما، أو العثور على طريقة للحد من البريد الوارد. أو ربما تقضي الكثير من الوقت في إنشاء الفواتير أو بناء قوالب البريد الإلكتروني. في هذه الحالة ابحث عن برنامج ليفعل ذلك بالنيابة عنك. هناك الكثير من البرامج التي تقوم بكل المهام التي تخطر على بالك. 4. تعلم كيفية تفويض بعض المهام إلى غيرك لا يُناسب التفويض أغلب الناس، فبالرغم من كل شيء، من الأسهل، الأسرع، والأكثر كفاءة أن نقوم بمهامنا بأنفسنا، صحيح؟ لا، ليس صحيحا! إذ ستتمكن من التركيز على بناء شركتك/مشروعك التجاري حالما تتقبّل مساعدة الآخرين في إنجاز المهام غير المهمة والتي تستغرق معظم وقتك. يجب عليك التحضير للأمر فقط، حيث يتطلّب التفويض تواصل، توجيهات، ومنهاجًا واضحًا، وهذه الأمور تستغرق وقتا لإعدادها. خصص عطلة نهاية الأسبوع للتحضير لها، فستجد على المدى البعيد أنّها تستحق هذا الوقت. ينصح الخبراء بتفويض المهام المتكررة، الدورية، والتي تتبع نمطا قياسيا إلى مساعد إداري أو إلى مساعد افتراضي virtual assistant. يمكنك الاستفادة من Zirtual للحصول على مساعدة عالية الجودة وبأسعار معقولة. يُعنى التفويض أيضا بإدراك نقاط قوتك ونقاط ضعفك، وكذلك معرفة متى تتخلى عن القيام ببعض الأمور. هل تقوم بإدارة شؤون مشروعك على وسائل التواصل الاجتماعي بنفسك؟ حتى إذا كنت جيدا في القيام بهذا الأمر وتستمتع به، على الأرجح هناك شخص يقوم به بشكل أفضل وأسرع. فكّر في توظيف شخص لبضع ساعات كل أسبوع ليساعدك في إنجاز هذه الأنشطة. ابحث على خمسات أو على مُستقل، ستجد من يقدر على القيام بذلك بدلًا منك. أعلم أنّه من الصعب تقبّل فكرة ضخ الأموال في شيء لم يُظهر عائدات بعد. حاول أن تحسب أجرك بالساعة، وحدّد "المبلغ" الذي تضيّعه عندما تأخذ على عاتقك القيام بكل الأمور التي يجب إنجازها. وإذا كنت لا ترغب أبدا في إنفاق المال لتوظيف مساعد لك، ابحث عن متطوّع، متدرّب، أو صديق. فعلى الأرجح لديك من معارفك شخص يتحمس لمُساعدتك في مشروعك. 5. قم بإعداد آليات وروتين لنفسك، فهذا سيحفظ صحتك العقلية بالإضافة إلى إنشاء توجيهات ومناهج لمساعديك، يجب أن تقوم بإعداد منهج وأنشطة متكررة لنفسك أيضا. هل هناك ساعات أو أيام معيّنة تخصصها للعمل على مشروعك؟ يجب أن تعرف ما الذي يجب عليك إنجازه قبل أن يأتي ذلك الوقت، وقم بوضع استراتيجية لذلك. قم بإنشاء أنشطة روتينية للترويح عن نفسك. اسمح لنفسك بأخذ استراحات وتخصيص وقت للأمور الاجتماعية، لكن حافظ على نظامك. أنا غالبا ما أفسد نظامي بأخذ استراحات لمشاهدة التلفاز في الأوقات ما بين أنشطة وظيفتي المنتظمة ومشروعي الجانبي. فبدلا من ذلك، يجب أن أمارس القليل من الجري واستحم، لكي أركز لبضع ساعات على إنجاز عملي، ومن ثم الخلود إلى النوم مبكرا، الاستيقاظ، وهكذا دواليك. باختصار، يجب أن تعثر على النهج الذي يصلح لك، لكن ستجد نفسك في حال أفضل كلما أسرعت في إعداد هذا النهج. 6. اعثر على شريك لمساءلتك لقد أصبحنا أنا وKate شريكتين تُساعد إحدانا الأخرى على الالتزام بالعمل، حيث تعمل كل واحدة منا على مشروعها الجانبي. حتى أنّها تستطيع الوصول إلى لوح Trello الخاص بي لتتأكّد من أنّني أسيّر عملي بشكل جيّد. ابحث عن شخص لتكون تحت إشرافه وتلتزم أمامه، فهذا سيساعدك على البقاء على المسار الصحيح والتقدم دائما إلى الأمام. 7. اعرف متى تقول "لا" وكيفية التعامل بسهولة مع هذا الأمر من الصعب جدا أن نقول "لا"، فلا يوجد من بيننا من يرغب في خذل الأصدقاء أو العائلة. والكثير منا أشخاص اجتماعيون، يحبون لقاء الناس الذي يشابهونهم في طريقة التفكير، النقاش حول مختلف الأمور، وتبادل أفضل الممارسات. مع ذلك، تحتاج أن تعمل وتُركّز لتنهي المهام التي يجب القيام بها، وهذا يعني قول "لا" ورفض الكثير من الأمور التي ترغب في القيام بها. وهذا الشيء سيساعدك على تحديد الأمور الأكثر أهمية بالنسبة لك، على أقل تقدير. بالنسبة لي، يعني هذا التخطيط لمواعيد العمل وتوضيحها للأصدقاء، تحديد الأولويات للحفلات ("لا أستطيع الحضور يوم الجمعة، لكنني سأذهب إلى عرض يوم السبت في حال كنت ترغب في الذهاب معي")، وعندما أستطيع تخصيص الوقت للخروج مع الأصدقاء، أحرص على جعله وقتا ممتعا ومهما. وهذا يعني إبعاد هاتفي عندما أتناول الطعام مع صديق لم ألتقِ به منذ أشهر. قد لا يبدو دائما أنّ أحباءك يتفهمون الأمر، لكنهم في الواقع سيتفهمون. تأكّد فقط من أن تكون حاضرا في المواقف التي يكون تواجدك فيها ضروريا ومهما أكثر من أي وقت مضى. خاتمة لا توجد طريقة علمية دقيقة أو خطوات مباشرة للعمل على مشروعك بينما تستفيد أقصى فائدة من عملك اليومي المنتظم وتصبح أفضل عضو في الفريق. الأمر يتطلب الممارسة، تجربة أمور جديدة، وتعلّم كيفية التحسين للأمثل. حاول، جرّب، وشاركنا الدروس التي تتعلمها. ما هي النصائح التي ترغب في مشاركتها حول إدارة مشروع جانبي؟ ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to be awesome at your job while pursuing creative side-gigs لصاحبته: Shannon Byrne.