كيف يخطّط المستقلون لإجازتهم بطريقة صحيحة

عندما تبدأ عملك الخاص، قد يكون من الصعب أن تستريح. خاصة إن كنت تعمل بمفردك. سأشارك بعض التقنيات والنصائح التي تساعدني على الحصول على إجازة جيدة.

شعرت بالصدمة عندما علمت أن قلّة فقط ممّن أدرّبهم يحصلون على عطلة منتظمة، فأخذ استراحة من العمل أمر ضروري لصحتك النفسية ولفعاليتك عند إدارة أعمالك التجارية، لكنّ العديد من أصحاب الأعمال لا يتمكنون من تحقيق ذلك.

إن كنت تكافح من أجل العثور على وقت للإجازات أو تجد أنه عندما تأخذ استراحة، تستدعيك حالات الطوارئ ودعم العملاء، فهذه المقالة لك.

اسمحوا لي أن أكون واضحًا؛ لكل عمل ظروف مختلفة. أنا لا أعرف ظروفك أو طابعك الخاص. ولكن لأولئك الذين يريدون أن يأخذوا استراحة حقيقية، سأطلعكم على كيفية تحقيق ذلك. ربما بعض ما أكتب يمكنكم تطبيقه على وضعكم الخاص.
كل شيء يبدأ من واقعيتك عند تسعير خدماتك.

هل تكسب ما يكفي لتأخذ إجازة؟

من المشاكل الكبيرة التي يبدو أنها تمنع الكثيرين من أخذ إجازة أنهم لا يستطيعون تدبير نفقاتهم. والسبب في ذلك أن نسبة الربح الصافي غير واقعية.
عند حساب الربح الصافي، فمن المهم أن تضع في الاعتبار مدة عطلاتك التي تريد أن تأخذها طوال السنة. ثم، بالطبع، هناك عطلات نهاية الأسبوع والعطل الرسمية. علاوة على ذلك تحتاج إلى أن تدرك أنه سيكون لديك الكثير من العمل الإداري بدون مقابل للقيام به.
ومعنى ألا تضع أسعارًا واقعية هو أن تجد نفسك في حياة بدون إجازات، أو عطلة نهاية الأسبوع أو المساء.

لنفترض أنك ترغب في الحصول على أرباح بقيمة 80.000 جنيه إسترليني على مدار العام. يجب أن يغطي ذلك كل شيء بدءًا من الراتب ووصولًا إلى الضرائب والنفقات. لا يمكنك تقسيم هذا الرقم فقط على 365 يومًا للحصول على معدلك اليومي.
بدلًا من ذلك، أنت تحتاج إلى حساب عدد الأيام التي تعمل فيها، فمثلا:

• 365 يومًا في السنة.
• اطرح منها 104 أيام عطلة نهاية الأسبوع.
• واطرح منها عشرة أيام العطل الرسمية (هنا في المملكة المتحدة على الأقل).
• واطرح منها 20 يومًا إجازة العطلة.

وهذا يترك لك فقط 231 يوم عمل، مما يجعل معدلك 346 جنيه إسترليني لليوم الواحد. ولكنك لم تنته بعد. إن كنت تفعل ذلك فقط، فسيقضي عملك على وقت إجازتك. وذلك لأنك لم تضع في الاعتبار أن يمثّل صافي الأرباح نسبة 100٪ من أسبوع العمل؛ سيكون لديك الموارد المالية والمبيعات والتسويق والعديد من الأمور الإدارية الأخرى للقيام بها كذلك. في الواقع، عندما حسبت معدلي عملت على افتراض أن 50٪ فقط من وقتي في حاجة إلى الدفع مقابله. وهذا يقلل من عدد الأيام المدفوعة إلى 115 ويزيد في مثالنا المعدل اليومي إلى 695 جنيه إسترليني!

بطبيعة الحال، عندما تقوم بهذه الحسبة قد تعتقد أن المعدل غير مستدام لأن العملاء لن يرضوا به. إن كان هذا هو الحال، إذًا هناك مشاكل أكبر لمعالجتها مما يمكنني ذكره في هذه المقالة. ما أحاول توضيحه هو أنك لن تحصل على عطلة جيدة إذا كنت لا تضع توقعات واقعية. ولكن حتى لو كنت تتقاضى ما يكفي، فإن مطالب العملاء قد تجعل الإجازة صعبة المنال. لحسن الحظ، يمكنك أن تفعل شيئًا حيال ذلك أيضًا.

كيف تقلل تأثير العملاء المتطلبين

الخطوة الأولى في الحصول على إجازة بدون انقطاع هي أن تفكر جيدًا في نوع العمل الذي تقوم به للعملاء. على سبيل المثال، إن كنت تقدم مستوى معينًا من الخدمة للعملاء، حتى لو كان ذلك على نحو غير رسمي فقط، فإنه سيجعل الابتعاد أكثر صعوبة.
المثال الأكثر شيوعًا لهذا هو الاستضافة Hosting. إن كنت ترتب استضافة لعملائك، ثم حدث وتوقف موقعهم أثناء إجازتك، من الطبيعي أن يتصلوا بك. حتى لو لم يحدث ذلك، ستشعر أنك ملزم بمتابعة البريد الإلكتروني، فقط للاحتياط.

شخصيًا، أوصي بالتوقف عن الاستضافة في أسرع وقت ممكن. فهي لا تجلب أي شيء سوى الألم والنفقات الإدارية غير المتعلقة بها. وأيضًا، من السهل أن تبيع لعملائك مميزات شراء استضافة بأنفسهم. ستكون أرخص لهم في البداية، وسيحصلون على دعم مضمون متواصل 24/7.

توقف عن استضافة المواقع للعملاء فهي شيء مزعج، ولن يجعلك تهنأ بإجازتك.

لكن، إن لم يكن ذلك ممكنًا، ساعد عملاءك في التعامل مع إجازتك عن طريق منحهم رقم الدعم المباشر لشركة الاستضافة. تهيئة العملاء عنصر أساسي في الحصول على عطلة مريحة.

أعطِ العملاء الكثير من الإشعارات المسبقة بأنك ستكون في إجازة، واستمر في تبليغهم حتى تبدأها، ووضح أنك ستكون خارج الاتصال، وأنك ستكون مشغولًا بصورة متزايدة في التجهيز للرحلة. شجعهم على حل أية مشكلات معك في وقت مبكر. ولكن هذا ليس هو الإعداد الوحيد الذي عليك القيام به قبل الذهاب بعيدًا.

خطواتي الأربع للتحضير لقضاء العطلة:

هناك أربعة أشياء أفعلها دائمًا قبل البدء في إجازة، وهي تجعل التجربة كلها أكثر متعة.

1. اجعل يومك الأخير بدون اجتماعات

أنا أجعل اليوم الأخير في العمل خاليًا من الاجتماعات. سيحاول الجميع انتزاع وقتك قبل أن تذهب بعيدًا وسيتحول الأمر إلى كابوس. لذلك أقول للجميع أنا بالفعل مشغول تمامًا. وهذا يعني أنني يمكن أن أقضي اليوم في الاهتمام ببعض المهام غير المكتملة، حتى لا تكون الأمور مجهدة عند عودتي.

2. جدوِل رسائل البريد الإلكتروني في اللحظة الأخيرة لتُرسل بعد أن تغادر

مشكلة البريد الإلكتروني هي أنه كلما أرسلت رسائل أكثر، حصلت على ردود أكثر. وبينما ترسل الرسائل في اللحظة الأخيرة، ستتلقى ردودًا تؤدي إلى المزيد من العمل. لذلك أجدول تلك الرسائل لتُرسَل بعد تسجيل الخروج للذهاب للعطلة. وبهذه الطريقة لا أشعر بالإغراء للرد والاندماج فيها.
أي شخص سيرد على رسالتي سيحصل على رسالة بأني خارج المكتب. وهذا يعني أنهم لن يتوقعوا مني ردًا حتى عودتي.

3. أنشئ رسالة “خارج المكتب” بالطريقة الصحيحة

أنا متأكد من أنك قد عشت جو رعب العودة من عطلة ومواجهة جبل من رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك تقليل ذلك بإرسال إخطار مكتوب بطريقة حسنة بأنك خارج المكتب.
يمكن للرد المكتوب بعناية أن يقلل على نحو كبير من عبء العمل عند العودة إلى المكتب.
في رسالتي بأني خارج المكتب، أوضح أنني سأرد على أي عملاء أو العملاء المحتملين عند عودتي. ومع ذلك، أطلب من الجميع أن يراسلوني مرة أخرى عندما أعود إلى العمل. وبهذه الطريقة يمكنني تجاهل أي رسائل من غير العملاء ما لم يأخذوا الوقت للمتابعة عندما أعود.
من المثير للاهتمام أن عددًا قليلَا من هؤلاء الأشخاص غير العملاء يراسلونني مرة أخرى. وهذا يوضح عدد الرسائل غير المهمة التي نتلقاها، فهي ليست مهمة كفاية للمرسل ليهتم بإعادة إرسالها.

وأخيرًا، لا تنسَ تغيير تحية بريدك الصوتي أيضًا. أقول للعملاء أني بعيد وأطلب منهم أن يرسلوا لي رسالة بالبريد الإلكتروني بدلًا من ترك رسالة صوتية. وبهذه الطريقة يمكنني التعامل مع جميع الرسائل في نفس المكان عند عودتي.

4. افرغ البريد الإلكتروني قبل أن تذهب

قبل أن أنهي العمل، أفعل شيئًا آخرًا. أنظف صندوق البريد الوارد. وهذا ليس صعبًا بالنسبة لي، أنا أميل إلى اتباع مبدأ تصفير البريد الوارد، أي أفرغه تمامًا. إن لم تكن تفعل ذلك، فهذه ليست مشكلة. يكفي إنشاء بريد باسم مثل “البريد الوارد قبل العطلة”، ووضع كل رسائل البريد الوارد هناك.

السبب في ذلك هو التأكد من أنك لا تغرق في البريد الإلكتروني عند عودتك. وهذا أيضًا سيجعل التعامل مع البريد الإلكتروني أثناء إجازتك أسهل بكثير؛ أجل، أنا أتحقق من البريد الإلكتروني أثناء الإجازة.

كيف تتعامل مع العمل عندما تكون في إجازة؟

في هذه النقطة، ربما تتوقع أن أقول لك أنه يجب أن تتجاهل تمامًا العمل أثناء قضاء العطلة حتى تتمكن من الاسترخاء تمامًا. ولكن إن كنت تشبهني في أي شيء، فهذا لن يحدث. القلق حول ما يجري في غيابي يمنعني من الاسترخاء، وأيضًا، بينما تقترب العطلة من الانتهاء، أشعر بالرهبة من كم العمل الهائل الذي في انتظاري مرة واحدة عندما أعود.

بدلًا من ذلك، أضع بعض القواعد الأساسية لنفسي التي تضمن تحقيق الفائدة القصوى من العطلة وتجنب القلق.

• أولا، آخذ فقط الهاتف الذكي. فهو جيد كفاية للبقاء على اتصال، ولكن ليس جيدًا كفاية للقيام بأي عمل. فإن أخذت جهاز حاسوب محمول أو حتى الجهاز اللوحي، سأجد نفسي قد غرقت في العمل.
• ثانيًا، أتحقق بالفعل من البريد الإلكتروني ولكن مرة واحدة فقط في اليوم. في نهاية كل يوم إجازة، أجلس مع هاتفي وأعالج رسائل البريد الإلكتروني في صندوق البريد الوارد حتى يكون فارغًا مرة أخرى.

أبدأ بأرشفة الرسائل التي ليست من عميل أو عميل محتمل. هؤلاء الناس سيراسلونني مرة أخرى بعد عودتي إن كان الأمر مهمًا، وأنا لا أريد هذه الرسالة أن تؤرقني. أقرأ بسرعة الرسائل المتبقية. إن كانت لا تحتاج إلى رد، أقوم بأرشفتها. والرسائل التي تتبقى، ستحتاج إلى أن أتعامل معها عند عودتي إلى المكتب. ولكن بدلًا من ترك الرسائل في صندوق البريد الوارد، أستخدم خادم البريد الإلكتروني (Polymail) ليظهرها لي عند عودتي. وبطبيعة الحال، ليست كل خوادم البريد الإلكتروني توفر هذه الميزة، لذلك فقط أضفه إلى مجلد لتسترجعه في وقت لاحق.
يُتيح Polymail لك إعادة إظهار رسائل البريد الإلكتروني بمجرد العودة إلى المكتب. وهذا يعني أنك يمكن أن تبقي صندوق البريد الوارد فارغًا عندما تكون في إجازة.
القيام بذلك لمدة 5 دقائق كل يوم سيقلل بقدر كبير عدد رسائل البريد الإلكتروني التي عليك العمل عليها عند عودتك للعمل. وبإفراغ صندوق البريد الوارد كل يوم، ليس عليك أن تنظر إلى كل هذه الرسائل التي يتوجب عليك الرد عليها عندما تبدأ العمل. ولكن الأهم من ذلك كله، سيعطيك ذلك شعورًا بالسيطرة وسيجعلك مطمئنًا. بالطبع، قد تستلم رسالة مُحزِنة، ولكن هذا الشخص سيعرف أنه لن يحصل على رد فوري، وأن لديك نظامًا للتعامل معه. وهذا يعني أنه يمكنك الجلوس والاسترخاء حتى يحين الوقت للعودة إلى العمل.

نصيحة نهائية عند العودة إلى العمل

اعتدت أن يكون أول يوم لي عند العودة إلى العمل بعد الإجازة كابوسًا. كان عليّ أن أقرأ كل هذا الجبل من رسائل البريد الإلكتروني، وهناك أناس حجزوا مواعيد لاجتماعات منذ لحظة دخولي المكتب. وأي مشاعر جيدة بقيت من العطلة تبخرت على الفور.

الأمور مختلفة الآن. جزء من السبب، لأنني أقلل من جبل رسائل البريد الإلكتروني بينما أنا بعيد. ولكن الحقيقة الأخرى هي أنني أرفض حضور أي اجتماعات أو أي عمل هادف في اليوم الأول.

بدلًا من ذلك، أخصص اليوم الأول للرد على رسائل البريد الإلكتروني وتنظيم أفكاري. وقد اعتدت في الماضي قضاء الليلة الأخيرة من العطلة في تحديث قائمة المهام وتهيئة نفسي للعمل. الآن أفعل ذلك في يوم عودتي، وهذه الطريقة جعلت بدء العمل مرة أخرى أكثر متعة بكثير.

ها هي الخطة بأكملها، هكذا أتعامل مع الإجازة أثناء العمل. آمل أن تجدها مفيدة، وأن تجد نصيحة أو اثنتين تساعدك على الحصول على عطلة أكثر متعة هذا الصيف.

ترجمة - بتصرّف - للمقال How to take a vacation the right way as a Freelancer لصاحبه Paul Boag.

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik