6 طرق بسيطة لتحسين إنتاجيتك في العمل

إن أرت أن نتصارح مع بعضنا بعضًا، فإن جميعنا نرغب في أن نكون أكثر إنتاجيةً. إلا أنه يُمثل أحيانًا هذا الأمر تحديًا.

ما يعنيه أن تكون في حالة "اتصال دائمة" في وقتنا الحالي، هو وجود المزيد من المشتتات أكثر من أي وقت مضى. سأشارككم في السطور أدناه ستًا من طرقي المفضلة لزيادة الإنتاجية في العمل. إذ أن الأمر ينحصر في مجمله في التصرف بذكاء بشأن كيفية إدارة وقتك وطاقتك.

لكن يجب أن أنبه إلى أمر واحد وهو أنه قد لا ينجح معظم ما سأذكره هنا إذا كنت في شركة ذات ثقافة سامة. حيث يجعل هذا تنفيذ هذه الأفكار أمرًا صعبًا. إلا أنه بغض النظر عن ذلك ما يزال في وسعك جني بعض الفوائد وزيادة إنتاجيتك ببذل القليل من الجهد. لهذا دعنا نبدأ.

1. تقسيم الوقت إلى أجزاء صغيرة

أود أن أقدم مفهوم "تقنية بومودورو" (أو تقنية الطماطم) إلى أولئك الذين قد لا يكونون على معرفة به.

أظهرت بعض الأبحاث أن الدماغ لا يمكنه التركيز فعلًا سوى لمدة خمسة وعشرين دقيقة في المرة الواحدة على مهمة منفردة. وعليه تتمثل القاعدة التي تقوم عليها تقنية بومودورو في أنك تؤقت لنفسك مدة عمل لا تتجاوز الخمسة والعشرين دقيقة، ثم تأخذ قسطًا من الراحة لمدة خمس دقائق، تستعيد فيها نشاطك بسرعة. وهي تقنية رائعة تساعدك في الحفاظ على وقتك.

من المهم أيضًا أن تبقى مسترخيًا، وتحافظ على هدوئك، وأن تشعر بالراحة. حيث تظهر الدراسات أنك تصبح أكثر إنتاجيةً عندما تكون مرتاحًا جيدًا.

لا تضيع وقتك في الاجتماعات، وفي العمل على مشاريع ترى أنها ليست مهمة. يقوم تطبيق أسانا Asana بأجراءٍ يُسمى "عدم عقد اجتماعات في أيام الأربعاء" حيث يخصص ذاك اليوم تحديدًا للعمل المتواصل.

2. تعلّم كيف تقول لا

تُعد هذه الخطوة أحد أعظم الدروس التي تعلمتها على الإطلاق، بالنظر إلى ضرورة تعلّم كيفية قول لا.

وقد يكون هذا صعبًا؛ لأننا نريد جميعًا أن نتصرف بلطف تجاه بعضنا بعضًا، ونحرص على إبقاء علاقات جيدة مع زملاء العمل. لكن يوجد العديد من الطرق لتعلم كيفية قول لا بفعالية. قال وارن بافت (رجل أعمال شهير) ذات مرة،

اقتباس

يكمن الفرق بين الأشخاص الناجحين والأشخاص الناجحين جدًا في أن هؤلاء الأخيرين يقولون "لا" لكل شيء تقريبًا.

ومن الحكمة أن نستمع إلى نصيحته.

3. اعثر على البيئة المناسبة

يعد هذا الأمر أكثر أهميةً مما تتصور. سيساعدك العثور على المكان المناسب للتفكير والتركيز على زيادة إنتاجيتك في العمل.

بل ويمكن حتى لأشياء مثل نوع الإضاءة أن تؤثر كثيرًا في مدى إنتاجيتك. لقد اطلعت على مقالات توصي بأنه يجب أن تكون لديك إضاءة طبيعية ومشرقة حتى تستطيع أن تكون منتجًا، وقرأت مقالات أخرى تدعو إلى خفت شدة الإضاءة. أرى أن الأمر يعتمد على أيًا كان ما تفضله. فعلى سبيل المثال، أحب شخصيًا خفت الإضاءة، وأجده يبعث على الهدوء ويساعدني على التركيز.

تتمثل النقطة الأساسية هنا في العثور على بيئة تستطيع من خلالها أن تكون في مجال سيطرتك وتكون أكثر إنتاجية.

4. انفرد بنفسك لزيادة إنتاجيتك في العمل

يقول العديد من كبار المديرين التنفيذيين أنهم يحبون مباشرة العمل في وقت مبكر حتى يتمكنوا من التركيز. لكن ليس بالضرورة أن يكون البدء في وقت مبكر هو الحل، لا سيما إن كنت شخصًا غير صباحيًا (مثلي).

ما الحل؟ يتعلق الأمر ببساطة بذلك الوقت الذي تقضيه منفردًا.

أزل جميع مصادر التشتيت. وأغلق هاتفك، وأرتدِ سماعات رأس مع الاستماع إلى النوع المناسب من الموسيقى لتحسين إنتاجيتك. أو أفعل ببساطة ما يناسبك.

كما أوصيك بالعمل من المنزل على الأقل يوم واحد في الأسبوع إن كان سيسمح لك مديرك بفعل ذلك. وستستطيع أن تنجز أفضل ما عندك في ذلك اليوم.

إن كنت بحاجة إلى بعض الحجج لإقناع فريقك بشأن هذه الفكرة، فإنني أوصي بالتأكيد بمشاهدة محاضرة مذهلة ألقاها جيسون فرايد (مؤسس شركة 37 إشارة 37Signals) على منصة تيد TED، بعنوان "لماذا نفتقد إلى الإنتاجية في العمل".

5. استخدم الأدوات المناسبة لتحقيق المزيد

أنصحك باستخدام مجموعة من الأدوات التي تساعدك في على إدارة عملك. وإن فعلت هذا بالطريقة الصحيحة فستزيد إنتاجيتك بدرجة كبيرة. فعلى سبيل المثال، من المهم أن تحرص على تدوين جميع أفكارك باستخدام أداة مثل إيفرنوت Evernote. وسأشارككم أدناه المزيد من الأدوات التي استخدمها لتسهيل إدارة عملي.

Sqwiggle: يستخدم موقع أوفيس فايب Officevibe هذا البرنامج يوميًا. حيث تجعل هذه الأداة مشاركة الأعمال سهلًا للغاية بغض النظر من أين تعمل. ورغم عدم وجود ميزة مشاركة الشاشة، إلا أنه أحد المنتجات المفضلة لدي. بالإضافة إلى أنه مجاني لغاية ثلاثة أشخاص، فيمكنك تجربته الآن بسهولة.
Trello: يمنحك صورة واضحة لما أنجزت، وما الذي تعمل عليه، وما الذي تبقى فعله في لوحة واضحة وسهلة القراءة، ليجعل حياتك أسهل بكثير.
Yammer: إن كنت تعمل في فريق يتجاوز عدده العشرة أشخاص، فإنني أوصي بأن يكون لديك شبكة اجتماعية داخلية لمشاركة الروابط والأفكار، وللتواصل مع أعضاء الفريق.
Google Hangouts: يعد هذا التطبيق بديل مجاني رائع لبرامج مثل ويب إكس WebEx أو جوين مي join.me. وشخصيًا استخدمه بكثرة. بالإضافة إلى أنه ملائمًا للغاية لإجراء النقاشات المباشرة عبر مكالمات الفيديو.
Google Docs: أحب هذه الأداة كثيرًا. فكل شيء موجود على السحابة الإلكترونية، ويمكن الوصول إليه من أي مكان، وكل الأشياء تُحفظ تلقائيًا. أدون جميع كتاباتي مبدئيًا على مستندات جوجل.
Grooveshark: من الجيد الاستماع أحيانًا إلى بعض الموسيقى أثناء وجودك في مكان العمل. وهذا البرنامج هو قطعًا أحد برامجي المفضلة.
Pomodoro Timer: ترتبط هذه الأداة بتقنية بومودورو التي ذكرتها مسبقًا، فهي تساعدك على إدارة وقتك بكفاءة في أجزاء زمنية صغيرة مدتها خمس وعشرين دقيقة.
Greenshot: أداة لتصوير الشاشة، وهي ضرورية لأي مستخدم للحاسوب. لكنني لم أتمكن من العثور على أي أداة أخرى تضاهي جودتها لمستخدمي حواسيب ماك.
Feedly: يمكن القول بأنها أهم أداة من بين جميع الأدوات التي استخدمها. وذلك لأنها تبقيني على اطلاع دائم بأحدث الأخبار من مواقع الويب المفضلة لدي.
Workflowy: يعد إحدى أدواتي المفضلة لتدوين الملاحظات، واستخدمه بانتظام. وإذا كان هذا التطبيق مفيدًا لمات كاتس (مهندس برمجيات لدى شركة جوجل)، فهو بالتأكيد مفيدًا لي.

6. فوّض المهام البسيطة

إن كنت تشبهني بشيء، فأنت لديك على الأغلب قائمة مهام أكبر مما تستطيع التعامل معها. وقد يبقيك الكم المتراكم من الأفكار مشغولًا لسنوات.

يجب أن تقبل حقيقة أنه يستحيل عليك إكمال جميع المهام في قائمتك، إن كنت ترغب في زيادة إنتاجيتك في العمل. ولهذا أوصيك بتفويض بعض مهامك، وأعني بذلك أن تفوّض فعلًا. عندما أشدد على أن "تفوّض فعلًا" فهو لأنه في كثير من الأحيان عندما يفوّض المديرون مهمة ما إلى موظفيهم ينتهي بهم الحال إلى إقحام أنفسهم وإدارة المهمة جزئيًا. وهذه مضيعة لوقت كلا الطرفين.

في حال لم يكن لديك من تفوّضه بالمهمة، فلا تتردد في استخدام أحد مواقع الويب لتنفيذ المهام الصغيرة. يمكنك استخدام مواقع مثل Elance، و Fiverr ، و Upwork، و TaskRabbit، و Mturk، أو أي موقع آخر تعرفه، بناءً على نوع المهمة.

أدر طاقتك

تناسب هذه الطريقة في الواقع المستخدم الأكثر تقدمًا، الذي لديه وقتًا لتكريسه لتعلم هذه المهارة وممارستها، ولكن إذا تمكنت من اكتساب هذه المهارة، فستتغير طريقة عملك وتفكيرك جذريًا.

إن كنت ترغب في الارتقاء بمستوى إنتاجيتك إلى المستوى التالي، فإنني أوصي بقراءة كتاب توني شوارتز "قوة الانخراط الكامل" (The Power of Full Engagement). يقوم الكتاب أساسًا على فكرة التركيز على إدارة الطاقة بدلًا من إدارة الوقت. قد يكون مفهومًا يصعب إدراكه لكنه في الوقت ذاته قويًا جدًا.

يتعلق الأمر في نهاية المطاف بإنشاء نظام روتيني يطور من إنتاجيتك. فعلى سبيل المثال من الأشياء التي يوصي بها توني في كتابه: النوم والاستيقاظ وفق جدول ثابت، ممارسة التمارين بانتظام، إيجاد توازن جيد بين العمل والراحة.

وإن كنت لا تعرف من هو توني شوارتز فأنصحك بشدة بالتعرف عليه.

ما رأيك في هذه النصائح لزيادة الإنتاجية؟ إن هذه ليست سوى بعض النصائح البسيطة وغير المكلفة. لكن يوجد العديد من الطرق الأخرى التي تمكّنك من زيادة الإنتاجية في مكان عملك، لا سيما تلك التي تتعلق بتحسين جودة التفاعلات داخل مكان العمل.