كيفية زيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل

يحتاج الكثير من الأشخاص حول العالم هذه الأيام إلى تعلّم كيفية زيادة إنتاجيتهم عند العمل من المنزل، فقد تسارع هذا الاتجاه في السنوات الأخيرة، على الرغم من أنه ليس جديدًا تمامًا، كما تزايدت نسبة الأشخاص الذين يعملون من المنزل.

قد بلغ حجم زيادة عدد العاملين من المنازل في الولايات المتحدة الأمريكية 159%، وذلك بين عامي 2005 و2017؛ أما في عام 2020، فقد حدث تغيير كبير في نمط الحياة والعمل، إذ أصبح ملايين الأشخاص يعملون من المنزل وبدوامٍ كاملٍ، وذلك نتيجةً لتفشي وباء كوفيد Covid-19، والذي عند انتشاره، لم تكن هناك الكثير من الخيارات أمامهم، فقد كانوا يعملون في المكتب، وأصبحوا في اليوم التالي يعملون من المنزل ولفترةٍ زمنيةٍ غير محددة. وبهذا فرض هذا التغيير المفاجئ على الأشخاص أن يحصلوا على المساعدة لمواجهة التغييرات التي نتجت عن التحول إلى روتين العمل من المنزل.

يمكن للفرد أن يكون أكثر فاعليةً وسعادةً وإنتاجيةً من المنزل بمرور الوقت، وبتطوير الأنظمة والعادات الصحية، وبتطبيق مجموعة متنوعة من الأدوات الذكية في الروتين اليومي.

بعض الطرائق المساعدة في زيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل

نشرح لك في هذا المقال 5 طرائق رائعة تساعد في زيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل:

إنشاء مساحة عمل مخصصة.
إيقاف الأمور المشتِتة.
الاعتماد على الأدوات والتكنولوجيا.
أخذ فترات راحة منتظمة.
جدولة العمل.

لماذا يصعب الحفاظ على الإنتاجية إثناء العمل من المنزل؟

تُعزى الإجابة عن هذا السؤال إلى مجموعة متنوعة من العوامل التي ستختلف من شخصٍ إلى آخر، ولكن هناك بعض التحديات والاتجاهات والعادات المتماثلة التي يُمكن تعلّم الكثير منها.

إنّ الافتقار إلى الأنظمة والعادات والأدوات المناسبة من أصعب التحديات التي يواجهها الشخص، فإذا لم يَعُد روتين العمل في المكتب موجودًا لترتيب المهام اليومية، فسيبدأ الشخص من الصفر إذا لم يكن قد عمِل سابقًا من المنزل، ويُعَد هذا بحدّ ذاته تعديلًا كبيرًا يستحق الاهتمام المناسب والنهج المدروس؛ كما يجب التعامل مع بعض الأمور بالإضافة إلى التغييرات الحقيقية في الروتين أثناء العمل من المنزل، مثل:

الزوج أو الشخص الذي يعمل عن بُعد من المنزل أيضًا.
الأطفال الذين هم في سن المدرسة ويحتاجون إلى قضاء وقت معهم (والمساعدة في واجباتهم المنزلية).
الأطفال الصغار الذين يحتاجون إلى الرعاية.
المشتتات في المنزل (مثل تطبيق نتفلكس Netflix وثلاجة مليئة بالكامل بالطعام).

عند انتشار جائحة كوفيد 19، لم يكن هناك شخص واحد يواجه بمفرده هذه التحديات والتغييرات في الانتقال إلى العمل من المنزل، فقد واجه معظم الناس هذه التحديات الشخصية والمهنية والمالية، ومنهم من ما يزال يواجه هذه التحديات إلى الآن، لذا سنستعرض هنا أفضل 5 طرائقٍ لزيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل، مع أخذ جميع الأمور المذكورة في الحسبان.

1. إنشاء مساحة عمل مخصصة

يُعَد عزل النفس عن المشتتات أحد أكبر تحديات العمل من المنزل، ومن هنا تنبع أهمية وجود مساحة عمل مخصصة لتهيئة بيئة منتِجة، وليس المقصود هنا طاولة المطبخ أو طاولة الطعام أو الأريكة.

إنّ الخيار الأفضل هو وجود مكتب مخصص في المنزل، ولكن هذا الأمر ليس ممكنًا للجميع، لذا ففيما يلي بعض من أفضل الأماكن لتخصيص المكتب في المنزل:

المكتب: وهو الخيار الأول الواضح.
غرفة المعيشة: من الأفضل إعادة ترتيبها لإنشاء زاوية مفتوحة.
غرفة النوم الإضافية.
الطابق السفلي أو العليّة.

يكمن الهدف في هذه الخيارات الأربعة في عزل النفس عن بقية المنزل الذي تزيد فيه إمكانية التعرض للمشتتات بسهولة أكبر، بالإضافة إلى أنها تسمح بوجود مساحة مخصصة للعمل، وذلك من خلال إنشاء موقع يُستخدم فقط "وقت العمل" خلال الأسبوع، على أن لا يكون من حق كل الأشخاص الوصول إلى مساحة العمل المخصصة، وبطبيعة الحال، ينطبق الأمر نفسه على مساحات العمل في المنزل أيضًا، لذلك يجب الأخذ بالحسبان استخدام المساحات بطريقة مناسبة مثل:

مكان واسع.
زاوية في غرفة النوم.
طاولة في غرفة الطعام أو المطبخ.

لا يُفضّل مشاركة المساحات التي تًستخدم لأغراض أخرى، مثل المطبخ أو غرفة المعيشة، ولكن في بعض الأحيان يجب التأقلم مع الخيارات المتاحة.

إعداد مساحة العمل أثناء العمل من المنزل

يجب الأخذ بالحسبان عند إنشاء مساحة العمل كلًا من زيادة الإنتاجية وتقليل المشتتات؛ لذا يمكن إعداد غرفة النوم الاحتياطية مثلًا، لتكون مكتبًا لك على سبيل المثال، بحيث يمكن وضع طاولة المكتب، وجهاز الحاسوب وأيّ شيءٍ آخر دون التعدّي على مناطق أخرى من المنزل أو على حياة العائلة.

يمكن الحفاظ على المشتتات بحدّها الأدنى حتّى لو بقي باب غرفة الضيوف مفتوحًا، إذ يجب العمل هنا بجدٍّ أكبر إذا كانت مساحة العمل من المنزل مشتركة، وذلك للحفاظ على الإنتاجية وتقليل المشتتات.

فيما يلي بعض الأساليب التي تساعد في زيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل:

العمل في الأوقات التي تكون فيها المشتتات في حدها الأدنى (عند نوم الأطفال مثلًا).
إعداد مساحة عمل مناسبة لمنع المشتتات، مثل وضع طاولة المكتب باتجاه الحائط لعدم رؤية ما يحدث في المنزل.
مشاركة جدول العمل مع أفراد العائلة ليكونوا على علم بموعد العمل وضغوطاته، مما يقلل من احتمالية التداخلات.

يجب مراعاة أنّ الأشخاص الذين يعملون من المنزل أكثر عرضةً لضغوطات العمل الزائدة، وسيكون من المرهق لهم وضع حدود واضحة له، إذ يجد الكثير من الأشخاص أنفسهم يعملون ليلًا ونهارًا.

فيما يلي مقطع من الأبحاث التي أجرتها الجمعية النفسية الأمريكية American Psychological Association:

اقتباس

يفتقر العاملون عن بعد والذين يعملون من المنزل، إلى الفصل الجسدي والنفسي بين هذين المجالين الموجودين في مكان العمل التقليدي، إذ يمكن للالتزامات الأسرية والاجتماعية أن تتسرب بسهولة داخل ساعات العمل. وتُظهر الدراسات في كثيرٍ من الأحيان أنّ الالتزامات المهنية للعاملين عن بعد تمتد إلى أكثر من ساعات يوم العمل التقليدي، بسبب مقاطعة الأسرة ومنعهم من الانعزال أثناء العمل.

يجب اتخاذ إجراءات بسيطة لإعطاء العقل استراحةً من العمل، مثل المشي أو عمل مهمات بسيطة، وذلك عند قضاء وقت طويل ضمن مساحة العمل المخصصة، إذ من المهم عدم حرق النفس وإدراك أهمية الرعاية الذاتية.

2. إيقاف المشتتات الشخصية

قال 54% من الأشخاص بأنّ عوامل التشتيت تعيقهم عن الأداء الجيد في العمل، وذلك حسب تقرير يوديمي Udemy الخاص بتشتيت الانتباه في مكان العمل؛ مع ذلك، يَصعب تجنب التشتيت أثناء العمل من المنزل، ولكن يمكن الحفاظ على بيئة مصممة للإنتاجية والكفاءة طول اليوم مع وجود مساحة عمل مخصصة للعمل بها والتواصل من خلالها، سواءً كان العمل شخصيًا أو جزءً من وظيفة عن بعد.

ليس هناك ما يضمن بقاء الشخص محافظًا على تركيزه حتى لو كانت لديه مساحة عمل مخصصة وجدول زمني صارم، إذ ستبقى المشتتات تعيقه عن أداء العمل إذا لم يكن لديه انضباط وأنظمة متّبعة لتجنب التشتيت.

يمكن اتباع نفس النهج المتبع في مكان العمل في المكتب التقليدي، لكن ذلك لن يمنع تلك المشتتات أيضًا من التأثير، مع ذلك، تُعَد تهيئة البيئة والعقل لتعزيز المحافظة على الإنتاجية هي نصف الطريق.

تتضمن بعض عوامل التشتيت الشخصية الشائعة أثناء العمل من المنزل ما يلي:

التكنولوجيا، مثل: المحادثات مع الأصدقاء والعائلة، أو الاتصال أو إرسال بريد إلكتروني.
التلفاز والراديو.
الزوجة أو رفيق السكن أو الأطفال.
الزيارات من المعارف، مثل الأصدقاء والجيران.

توجد أيضًا فوائد للعمل المرن من المنزل، ومحاولة جعل بعض الأعمال والواجبات المنزلية تتناسب مع الجدول الزمني للعمل، مثل تخصيص الوقت لمساعدة الأطفال في واجباتهم المنزلية، أو مساعدة الوالدين المسنين في إحضار الأغراض من البقالة.

يشجع أصحاب العمل فعل هذه الأمور، وذلك لإيجاد حلّ وسط بين المسؤوليات الشخصية ومسؤوليات العمل، طالما أن ذلك لا يؤثر على مستوى الإنتاجية.

الاعتماد على الأدوات والتكنولوجيا

كانت الإنترنت والرسائل النصية القصيرة تحكمان كل شيء في عصر ما قبل البريد الإلكتروني، كما كانت التكنولوجيا في الماضي تعني شيئًا مختلفًا تمامًا عن اليوم، إذ أنّ مشاركة الوثائق عبر الفاكس وحمل الهاتف المحمول ذو الوزن الثقيل من شأنه أن يثير غيرة زاك موريس Zack Morris.

جاءت تلك الأيام وذهبت، وأصبحت لدينا الآن لحسن الحظ إمكانية الوصول إلى تقنية مفيدة تساعد في تحسين الإنتاجية والتواصل عند العمل عن بُعد.

يجب أن يستخدم المبتدئون بعض الأدوات لتحسين الإنتاجية والتواصل الأفضل مع زملاء العمل، والعملاء والتوقعات أثناء العمل من المنزل، وفيما يلي خمسة من أهم الأدوات:

زووم Zoom: أصبحت المؤتمرات المرئية ومؤتمرات الويب والندوات عبر الإنترنت، أسهل مع وجود برنامج زووم، إذ من السهل إعداد هذه المؤتمرات، بالإضافة إلى وجود جميع الميزات المطلوبة لإجراء محادثات واضحة ومثمرة مع أيّ شخص بغض النظر عن مكان وجوده.
لووم Loom: يمكن إنشاء مقاطع فيديو بسرعة لضمان وجود تواصل أكثر كفاءة، فهو يعمل كشاشة وبرنامج لتسجيل الفيديو، إلى جانب أنه سيثير إعجاب الأشخاص ضمن شبكة علاقاتك.
سلاك Slack: لا داعي للقلق بما يخص البقاء على تواصل مع الفريق، إذ يمكن إرسال الرسائل، ومشاركة الملفات، وإجراء المكالمات الصوتية، وكل ذلك مباشرةً من جهاز الحاسوب.
جوجل درايف Google Drive: لا يُعَد أداة تواصل تقليديةً ومألوفة، ولكنه ضروري للعديد من العاملين من المنزل، إذ يمكن الوصول إلى مستندات جوجل باستخدام درايف، وكذلك جداول البيانات، والعروض التقديمية؛ ويمكن أيضًا إجراء المحادثات مع الأشخاص الذين لديهم إذن الوصول إلى الملفات.
ترووب ماسنجر Troop Messenger: يُعَد أكثر من مجرد تطبيق للمراسلة الفورية، إذ يمكن من خلاله إجراء مكالمات فيديو، ومشاركة الشاشة، وبدء الدردشة الجماعية، وكل ذلك ضمن بيئة آمنة مصممة للعمل وخاصةً بالنسبة للشركات التي تحتاج إلى المحافظة على الأمان أو سرية العميل.

يمكن أيضًا استخدام أداة أنا من حسوب لإدارة المشروعات من المنزل بطريقة أكثر فاعلية.

ما هي ميزات أداة أنا من حسوب؟

تتمتع أداة أنا بالعديد من الميزات، إذ تجمع كل ما يحتاجه الشخص لإدارة المشروعات والفرق عن بعد، ومن هذه الميزات:

إنشاء قوائم مهام للمشروعات والأهداف.
حفظ ومشاركة الملاحظات والملفات وجمعها بمكان واحد.
إنشاء أكثر من لوحة وتخصيصا حسب الاهتمامات المختلفة مع إمكانية متابعتها دائمًا.
مشاركة اللوحات مع فريق العمل.

توجد أنواع عديدة من الأدوات والتقنيات التي تساعد في مواجهة التحديات الناتجة عن العمل من المنزل؛ لذا فكلّ ما يلزم هو البحث على جوجل عن هذه الأدوات، أو الانضمام إلى بعض مجتمعات العمل عن بُعد على فيسبوك، وطلب النصيحة من أولئك الذين اختبروا هذا الموضوع لفترة أطول.

لا يوجد بديل للتواصل وجهًا لوجه، على الرغم من وجود المئات من الأدوات عبر الإنترنت المصممة للاتصال عن بُعد، لذلك من المهم تنظيم لقاء مع زملاء العمل أو العملاء شخصيًا حتى إذا كان العمل من المنزل.

4. أخذ فترات راحة منتظمة

يسهَل الوقوع في فخ الافتراض بأنه كلما زادت ساعات العمل في اليوم أو الأسبوع زادت الإنتاجية، إذ يبدو هذا الافتراض منطقيًا في الظاهر فقط، ولكن عند التعمق، فذلك يعمل ضد الإنتاجية والصحة.

لا تُعد فترات الراحة المنتظمة طوال اليوم مضيعةً للوقت، وخاصةً عندما تُدمج جيدًا مع جدول العمل، إذ يُعَد الابتعاد عن جهاز الحاسوب أو الخروج من المنزل طريقةً رائعةً لزيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل.

نذكر فيما يلي بعض الفوائد الإضافية لأخذ استراحات منتظمة بالإضافة إلى زيادة مستوى الإنتاجية:

تحسين الصحة العقلية: يُعَد الإجهاد مصدر قلق خطير بين جميع العاملين، وخاصةً بالنسبة لأولئك الذين لا يأخذون وقتًا كافيًا من الراحة بعيدًا عن العمل، إذ يمكن للاستراحة القصيرة لمدة 30 دقيقة مثلًا لتناول الغداء أو المشي السريع تحت أشعة الشمس أن تعيد شحن العقل، وأن تحسّن من الصحة العقلية، وتساعد على رفع مستوى الأداء عند العودة إلى العمل.
ممارسة العادات الصحية خلال يوم العمل: لا يُعَد البقاء في المكتب لساعات متتالية والتحديق في شاشة الحاسوب أمرًا صحيًا، لذلك تتيح فترات الراحة المنتظمة إمكانية الحصول على المزيد من الوقت للممارسة العادات الصحية، مثل اتّباع نظام غذائي متوازن، وممارسة الرياضة، والحصول على بعض الهواء النقي، والتواصل مع الأصدقاء، وتصفية الذهن.
التفكير الإبداعي: يؤثِر العمل الشاق الطويل أثناء ضغط العمل على التفكير الإبداعي على المدى الطويل، إذ لا يوجد وقت لتألق الإبداع عندما يعمل الشخص في مشروع واحد وطريقة تفكير واحدة لفترة ممتدة، في حين أن فترات الراحة المنتظمة تسمح بالحصول على الوقت لتطوير الأفكار الجديدة.

فيما يلي بعض الرؤى والبيانات الرائعة لأخذها في الحسبان حسب موقع Lifehack:

اقتباس

يمكن أن يزيد الفاصل الجزئي لمدة 30 ثانية من الإنتاجية بنسبة تصل إلى 13%، كما يمكن أن تقلل الاستراحة لمدة 15 ثانية من التحديق في شاشة الحاسوب كل عشر دقائق من التعب بنسبة 50%

أي لا يحتاج الشخص إلى الابتعاد عن مكتبه لساعات طويلة، إذ يمكن أخذ استراحة لمدة 15 ثانية فقط، لتكون كفيلةً بتحسين الإنتاجية والصحة واليقظة العقلية تحسينًا كبيرًا.

يكون من الصعب أحيانًا أخذ فترات راحة منتظمة خلال اليوم، حتى لو كانت تتمتع بكل هذه الفوائد، وخاصةً عندما تكون هناك قائمة المهام طويلة، لذلك يكون الحل بتضمين الاستراحة في جدول العمل والمهام، ومن ثم التمسك بالجدول وتطبيقه؛ ويٌعَد أسلوب بومودورو Pomodoro أحد أكثر الأساليب شيوعًا، وهو باختصار تقنية تجعل العمل مُقسّمًا على دفعات، إذ تعمل على النحو التالي:

ضبط مؤقت على جهاز الحاسوب أو الهاتف الذكي لمدة 25 دقيقة.
أخذ استراحة لمدة خمسة دقائق بعد مرور 25 دقيقة (تناول وجبة صحية خفيفة، أو تمديد الساقين، أو إراحة العينين).
إكمال أربع جلسات بنفس هذه الطريقة ليصل المجموع إلى 100 دقيقة من العمل، و15 دقيقة من الراحة.
أخذ استراحة أطول بعد الجلسة الرابعة، من 30 إلى 45 دقيقة لإعادة شحن الطاقة بالكامل.

تسمح تقنية بومودورو بجدولة فترات الراحة مع إعادة شحن العقل والجسم، وقد تكون تغييرًا جذريًا عن المعتاد.

5. جدولة العمل

يٌعَد وجود جدول عمل وإتباعه من أهم الأمور لزيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل، وهنا لا تهم تسميته سواءً كانت جدولًا زمنيًا، أو روتينًا، أو أي تسمية أخرى.

يمكن السير على جدول زمني معين في حالة العمل التقليدية، والمحافظة عليه يومًا بعد يوم والتعوّد عليه، ولكن ذلك سيكون صعبًا جدًا أثناء العمل من المنزل (بسبب عوامل التشتيت الموجود في المنزل).

يجب التفكير في روتين اليوم منذ لحظة الاستيقاظ حتى لحظة النوم، وذلك عندما يتعلق الأمر بتنظيم جدول زمني لتحقيق أقصى قدرٍ ممكن من الإنتاجية خلال ساعات العمل.

يعاني الأشخاص الذين ليس لديهم روتين وذلك وفقًا لـ نورث ويسترن Northwestern Medicine مما يلي:

قلة النوم: سيجد الشخص نفسه يستيقظ وينام في أوقات مختلفة كل يوم إذا لم يكن هناك روتين يومي، ولا بأس من حدوث ذلك بين الحين والآخر، ولكن روتين النوم يمكن أن يغيّر الحياة.
الضغط: لا يمكن الاستعداد استعدادًا كافيًا لليوم بدون روتين، ويؤدي ذلك إلى عدم معرفة كيف ستجري الأمور، ولكن لا داعي للقلق بما يتعلق بجدول العمل وكيفية إنجاز المهام مع وجود الروتين.
العادات الصحية السيئة: يمكن أن تؤدي الحياة بدون روتين إلى عادات صحية سيئة جدًا، مثل الأكل السيء وإهمال التمرينات المنتظمة، وتؤثر هذه العادات سلبًا على الحياة.

يجب أخذ العوامل التالية في الحسبان عند تطوير الجدول الزمني للعمل:

عبء العمل المعتاد في يوم معين.
الوقت الذي تكثر فيه الإنتاجية.
متوسط الروتين مع الزوجة والأطفال.

قد يكون الشخص على سبيل المثال من النوع الذي يحب النهوض مبكرًا والذهاب للعمل، أي يكون في هذا الوقت أكثر إنتاجيةً؛ هنا سيحتاج في هذه الحالة إلى العمل بأكبر قدر ممكن في ساعات الصباح من اليوم، وتخصيص فترات بعد الظهر لمهام تحتاج إلى تركيز أقل (أو التركيز على الاهتمام بالنفس)؛ أما إذا كان يعمل بطريقةٍ أفضل في المساء، فسيحتاج إلى ترك المهام الصعبة إلى ما بعد العشاء أو بعد نوم الأطفال.

فيما يلي مثال على روتين الصباح بالنسبة للأشخاص الذين يستيقظون مبكرًا:

6:00 صباحًا: الاستيقاظ والذهاب في نزهة على الأقدام، أو أداء التمرينات الصباحية والاستحمام.
7:30 صباحًا: تناول فطور متوازن.
8:00 صباحًا: بدء العمل (اتباع تقنية بومودورو أو أي روتين آخر مناسب).
12:00 مساءً: أخذ استراحة لتناول الغداء، ومن ثم المشي في الهواء الطلق.

يجب أن تتغير الفترات الزمنية لتناسب الجدول الزمني وأي التزامات زمنية أخرى، ولكن من المهم معرفة كيفية التعامل مع بداية مثمرة لساعات الصباح أثناء العمل من المنزل.

ملخص كيفية زيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل

يعاني الكثير من الأشخاص وحتى الذين لديهم خبرة كبيرة في العمل من المنزل في الحفاظ على إنتاجيتهم وزيادتها. وهنا لا يجب أن يكون الهدف هو تحقيق الكمال وأن يبقى الشخص منتجًا في كل ساعةٍ من كل يوم، إذ لا يُعَد ذلك هدفًا منطقيًا، لذلك يجب تقليل التوقعات قليلًا، لا سيما بالمقارنة مع كل شيء يحدث في العالم. مع ذلك، سيضمن العامل الحر أو عن بعد لحسن الحظ حصوله على الأدوات والأنظمة التأسيسية للحفاظ على الإنتاجية والفعالية أثناء العمل من المنزل، وذلك عند اتباعه هذه النصائح.

يفاجئنا العالم بالتغيرات التي تؤدي إلى تغيير أسلوب ونمط العمل، كما يمكن أن يتغير نمط العمل حسب تفضيلات الشركات، فبعض الشركات قد تفضل العمل ضمن المكتب، فيما يرى البعض الآخر أن شركتهم اكتسبت فوائدًا كثيرةً من العمل عن بُعد، ومن الممكن أن يستمر فريقها في العمل عن بُعد لسنوات عديدة قادمة، لذلك من المهم اعتماد نصائح الإنتاجية الواردة في هذا المقال.

ترجمة – بتصرّف – للمقال How to Be Productive Working From Home in 2022 للكاتب Ryan Robinson