كيف تقوم بتوظيف مساعد افتراضي لعملك الحر

يعتقد البعض بأن توظيف مساعد افتراضي يمكن أن يتم فقط عندما يكون عملك ناجحًا أو عندما تكون قد أمنت العواقب الممكنة المترتبة على توظيفه. ومع ذلك، إذا كان النمو والتوازن بين العمل والحياة أمرًا ذو أولوية قصوى بالنسبة لك، فيجب عليك أن تفكر جديًا في الحصول على بعض الدعم.

ليس هناك أدنى شك بأن العمل الحر هو أمر عظيم، حيث يكون لديك السيطرة الكاملة على أفكارك الإبداعية ووقتك ومشاريعك، ومع ذلك، فإن هذا قد يعني أيضًا إدارة كل شيء بنفسك. إنك الرئيس التنفيذي، كما أنك ستعمل في مجال المبيعات والتسويق، أنت من سيقوم بالدفع كما أنك ستكون بمثابة المساعد الشخصي. مع مرور الوقت، فإن كل هذه الأعمال الإضافية يمكن أن تكون بمثابة عائق أمامك وتمنعك من تقديم أفضل ما لديك كما أنها ستؤثر سلبًا على السرعة التي سينمو بها عملك. لذلك فإن الاستثمار في توظيف مساعد افتراضي (من أي مكان للعمل 4-10 ساعات شهريًا) قد يكون قرارًا ذكيًا على المدى الطويل بالنسبة لك وبالنسبة لعملك.

في العام الماضي، كنت أشعر بالإرهاق كما أني لم أحظَ بالنوم بشكل كاف، حيث عملت لساعات طويلة ولكني لم أحصل على ما يكفي من الوقت للتركيز على تطوير عملي. كان هناك ما يجب أن يتغير بسرعة، لذلك قمت بتوظيف زميلي بييب رينيه ليكون مساعدي الافتراضي – الذي قام بدوره بتغير الطريقة التي أقوم فيها بتنفيذ وإدارة عملي للأفضل.

عند تعيين مساعد افتراضي، حاول إيجاد الشخص المناسب حقًا، وفيما يلي نصائحي بشأن الأمور التي يجب مراعاتها عند توظيف مساعد افتراضي، وخاصة في المرة الأولى:

1- حدد أين تكمن حاجتك للمساعدة

قبل أن تبدأ، قم بتحديد المساعدة التي تحتاجها تمامًا، وحدد الجوانب التي لا تمتلك فيها مهارات كافية حيث تقوم بهدر الوقت كل أسبوع في حين أنه بإمكانك أن تنفقه بشكل أفضل على المزيد من العمل المأجور. إن لم تكن بارعًا بالأرقام، قم بتوظيف مساعد افتراضي يقوم بجمع نفقاتك كل أسبوع وبالتالي سيشعرك بالراحة لتخلصك من هذا العبء. إن كنت تنفق الكثير من الوقت كل أسبوع في تحديث موقعك على الويب، قم بتوظيف مساعد افتراضي للقيام بذلك لتقوم أنت بالتركيز على إنشاء محتوى مميز بدلًا من ذلك!

قم بتدقيق عملك من البداية حتى النهاية، مثل العمليات والأنظمة الحالية، حيث يجب عليك أن تكون واقعيًا بشأن المشاكل التي تعاني منها (لا تخجل، جميعًا نعاني منها!). وتذكر أن المساعد الافتراضي الجديد سيقدم لك نصائح جيدة بشأن كيفية إصلاح تلك العمليات لذا عليك أن تحاول الاستفادة منها. لقد قدم لي ريني نصائح رائعة لمساعدتي في بدء العمل!

2- حاول العثور على الشخص المناسب

ستعمل بشكل دائم مع المساعد الافتراضي لذا فإنه من الأفضل لك أن تجد الشخص المناسب لعملك، شخصيتك والمنطقة الزمنية لديك. شاركه أهدافك وتوقعاتك ورؤيتك للأمور بالتفصيل. حدد الأدوات التي تستخدمها، والأدوات التي تريد استخدامها، والمشاريع الرئيسية التي تحتاج المساعدة بها (مع الجداول الزمنية). قم بتحديد السعر (شهريًا مقابل كل ساعة) وعندما يتوفر الوقت لكلاكما ستقومان بالتواصل. حاول أن تكون واضحًا قدر الإمكان من البداية بحيث تضمن العثور على الشخص المناسب للعمل.

هناك العديد من الطرق للعثور على المساعد الافتراضي: من خلال مواقع مثل CloudPeeps، مجموعات فيسبوك أو من خلال الشبكات المحلية في مدينتك مثل مساحات العمل أو الاجتماعات. بعد اختيار المرشح، أوصيك بإجراء مكالمة فيديو معه أولًا. قبل أن نبدأ العمل معًا، قمت بإجراء مكالمة على الإنترنت مع رينيه (لمدة 20 دقيقة تقريبًا) لمناقشة وضعي بشكل واضح، ومن أجل فهم تجاربنا وتوقعاتنا، ولنتخذ نوع من الشعور تجاه بعضنا. وقد أحسست آنذاك بأنه الشخص المناسب!

3- التواصل بشكل دائم وواضح

تمامًا كما تتصرف مع عملائك، تأكد من وجود تواصل دائم وواضح. قم بإنشاء قائمة قبل أن تبدأ بإطلاع مساعدك الجديد بأكبر قدر ممكن من الوضوح والعمق. قم باستخدام أداة مثل Slack للاتصال العادي (وتخلى عن البريد الإلكتروني!)، وقم أيضًا بإدارة المهام باستخدام Asana أو Trello، لتتبع المهام وتتبع الأسئلة وتقدم العمل.

عندما بدأت العمل مع رينيه، اعترفت بشكل صريح بأنه قد يكون هناك بعض التغيرات بالنسبة لي، حيث أصبحت أستخدم التفويض بالمهام والتخطيط للمستقبل مع عضو آخر في الفريق. إن الانفتاح منذ البداية يوفر أساسًا متينًا لنا من أجل التطور، ومن أجل الوصول لفهم واضح بشأن ما نأمل لتحقيقه في العمل.

4- قم بمراجعة النظم الخاصة بك

أعتقد الآن بأنك تمتلك بالفعل أنظمة ضمن مكان عملك، ولكن مع وجود شخص جديد، فقد حان الوقت لإعادة النظر في كيفية عمل هذه النظم وكيفية تبسيطها قدر الإمكان.

يعتبر موقع Slack مفيدًا للغاية إن كان مساعدك الافتراضي يقيم ضمن منطقة زمنية مختلفة. أما بالنسبة للتواصل الشهري يمكنك استخدام Zoom أو Skype لتحصل على تواصل شخصي وجهًا لوجه، كما يوفر ذلك فرصة لمراجعة العمل السابق واستخلاص النتائج والتقدم بشكل واضح. قم باستخدام Asana لإدارة المهام ولا تنسى وضع عقد واضح، اتفاق للسرية وترتيبات عملية الدفع أيضًا (إن كنت تستخدم CloudPeeps، فإن كل تلك الأمور يتم تغطيتها تلقائيًا في الموقع!).

لقد قمت بإنشاء عنوان بريد إلكتروني شخصي لرينيه أيضًا، وذلك كي يتمكن من إدارة كل ما أملك من مواعيد واجتماعات من خلال نطاقي الخاص وكل ذلك يتم عبر المنزل. إننا نقوم باستخدام Google Drive و Dropboxدائمًا لتبادل الملفات ونقوم بتجنب البريد الإلكتروني. بفضل رينيه، بدأت تدريجيًا بالتخلص من أي أداة أو نظام لا يقدم لي أي فائدة في عملي (أو لا يقوم باستخدام وقتي بشكل أمثل).

5- كن مسؤولًا

وأخيرًا، فإن أكبر تغيير لاحظته عند توظيف مساعد افتراضي هو تغييره للطريقة التي أنظر فيها لنفسي ولأعمالي. فقد أصبحت الآن أكثر وعيًا بما أقوم به وبكيفية الاستفادة من رينيه بطريقة تهدف إلى إنجاز الأمور بشكل أفضل وأسرع. لقد تغير أيضًا إحساسي بـ "الأولويات" والأمور التي أستطيع التخلي عنها (بأمان) قد تغيرت كذلك، وهو التغيير الذي سمح لي بالتطور كشخص والتمتع بعقلية أكثر استراتيجية.

كعامل مستقل زميل، فإني أشعر بالكثير من المسؤولية حيث يجب أن أكون "مدرب" جيد دون أن أؤثر بشكل سلبي على رينيه. سأعترف بأنه على الرغم من أنني لم أكتشف كل شيء حتى الآن ولكني أصبحت أكثر وعيًا من ذي قبل – وبالاستمرار باتخاذ الموقف الإيجابي والحماسي يمكنني أنا ورينيه العمل معًا لنحقق ما نريده.

إن توظيف مساعد افتراضي يمكن أن يغير عملك الحر الخاص، وحتى حياتك للأفضل. كما يمكن أن يشجعك على إدارة ذاتك وعملك بشكل أفضل، ويمنحك أيضًا رؤية مناسبة فيما يتعلق بتنفيذ العمل الأشياء بأفضل شكل ممكن. إنني أوصي بتوظيف مساعد افتراضي اعتبارًا من اليوم، ابدأ بالتخلص من العمل المتراكم منذ العام الماضي، قم بتنفيذ تلك المهام على قائمة "الانتظار"، وأخيرًا تعلم كيف تنام بشكل أفضل في الليل مرة ثانية.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to hire a virtual assistant for your freelance business لصاحبته Kat Loughrey

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik